7 Remote Work Trends, die die moderne Arbeitswelt prägen

Die Berufswelt erlebt in den letzten Jahren einen tiefgreifenden Wandel. Remote Work – unlängst noch als peripheres Konzept angesehen – entwickelte sich zum festen Bestandteil moderner Unternehmenskonzepte. Das hat verschiedene Ursachen. Neben dem zunehmenden Fachkräftemangel in Deutschland ist auch der gern als „War of Talents“ bezeichnete Kampf um junge und gut ausgebildete Mitarbeiter der Generation Z in vollem Gange.

Aber nicht nur der Fachkräftemangel, auch ein völlig neues Verständnis zum Job stellen HR-Manager vor immer größere Herausforderungen. Untersuchungen namhafter Personaldienstleister kommen zu dem Ergebnis, dass etwa ein Drittel der Befragten lieber eine gewisse Zeit der Arbeitslosigkeit in Kauf nimmt, als dauerhaft unglücklich im Beruf zu bleiben. Fernarbeit oder hybride Modelle mit der Möglichkeit für eine bessere Work-Life-Balance heißt für viele Arbeitnehmer die Alternative zur althergebrachten Tätigkeit.

Der folgende Beitrag beschäftigt sich mit spannenden Trends, die bereits Einzug in den Arbeitsalltag gehalten haben, weist aber auch auf einige damit verbundene Herausforderungen und deren Lösung hin.

1. Hybride Arbeitsmodelle mit Flexibilisierung der Arbeitszeit

Individuelle Bedürfnisse prägen die berufliche Tätigkeit, was hybride Arbeitsmodelle besonders relevant macht. Hybride Modelle verbinden Remote Work mit der Arbeit im Büro und unterstützen damit Fernarbeitstrends und Homeoffice-Entwicklungen. Derartige Lösungen bieten Mitarbeitern die Flexibilität, an verschiedenen Standorten zu arbeiten und gleichzeitig - zumindest einen Teil – ihrer Arbeitszeit selbst zu managen.

Anpassungsfähigkeit zeichnet bereits die Auswahl des für Unternehmen und Teammitglieder geeigneten Arbeitsmodells aus. Je nach Tätigkeit und Teamzusammensetzung besteht die Möglichkeit, entweder zu festgelegten Tagen gemeinsam im Büro zu arbeiten, und die restliche Arbeitszeit als Remote Work zu leisten, oder die gesamte Tätigkeit flexibel zu gestalten. Im ersten Fall wird in der Regel eine Kernarbeitszeit bestimmt, in der alle Teammitglieder gemeinsame Projektarbeit leisten, bei der zweiten Verfahrensweise wird selbstbestimmt über Arbeitszeiten im Unternehmen entschieden. Agile Prinzipien der Projektarbeit, wie Scrum, sind ein gutes Beispiel für die Umsetzung eigenverantwortlicher Ausgestaltung von hybriden Arbeitsmodellen.

Der Erfolg einer Mischung aus Remote Work und Büroarbeit hängt von mehreren Faktoren ab. An erster Stelle sind klare Richtlinien für eine konsistente Kommunikation zu nennen. Die Bereitstellung entsprechender Technologien und die Fähigkeit zu deren Nutzung bilden wichtige Grundlagen für eine virtuelle Zusammenarbeit. Führungskräfte müssen in der Lage sein, hybrid arbeitende Teams zu managen. Das setzt in erster Linie Vertrauen auf effektive Arbeit, besonders während der Remotetätigkeit, voraus. Richtig eingesetzt, steigern hybride Arbeitsmodelle das Mitarbeiterwohlbefinden bei gleichzeitiger Produktivitätserhöhung.

2. Digitale Nomaden beeinflussen grenzüberschreitend neue Fernarbeitstrends

Digitale Nomaden sind für ihre speziellen Fähigkeiten bekannt, prägen zunehmend die Remote Work Trends und Projektarbeit. Oft freiberuflich tätig, profitieren solche Teammitglieder von der Möglichkeit, Arbeit und Reisen miteinander zu kombinieren. Unter der einzigen Voraussetzung, ihr technisches Equipment mit einer zuverlässigen Internetverbindung einzusetzen, besitzen solche Mitarbeiter hohe Flexibilität, praktisch an jedem Ort der Welt ihrer Arbeit nachzugehen.

Die Integration digitaler Nomaden in ein Projektteam bringt einige Vorteile mit sich, da sie typischerweise eigenmotiviert und diszipliniert tätig sind. Auf die Remote-Zusammenarbeit angewiesen, verfügen diese Spezialisten über eine breite Palette an Kollaborationstools. Die Nutzung von Messenger-Diensten, Cloudspeicher und die Kommunikation über Videokonferenzen gehören zum Standard. Ausgeprägte IT-Kenntnisse bilden die Basis zur Selbsthilfe bei auftretenden Problemen, die auf längeren Reisen nicht ausbleiben. Fachwissen befähigt solche Teammitglieder, sich schnell auf neue Herausforderungen einzustellen. Updates der Projektmanagementsoftware oder der Kundenkontakt mit einer neuen Zielgruppe in Fremdsprache stellen nur selten ein Problem dar. Weite Reisen erfordern Sprachkenntnisse, die im genannten Fall zur Anwendung gelangen können.

Remote Work auf Reisen funktioniert auf längere Sicht nur durch Networking- und Community-Building-Aktivitäten. Über soziale Medien und Kontaktforen treten digitale Nomaden untereinander in Kontakt, unter anderem mit dem Ziel, an Co-Working-Events und Meetups teilzunehmen und damit ihr Wissen zu erweitern. Mitarbeiter mit den genannten Kompetenzen und der Fähigkeit zur Integration in fremde Kulturen können für jedes Projektteam eine Bereicherung darstellen.

3. Virtuelle Kollaborationstools als digitale Arbeitswerkzeuge für die Teamzusammenarbeit

Digitale Werkzeuge zur Zusammenarbeit sind unverzichtbare Hilfsmittel für verteilte Belegschaften. Kollaborationstools und Kommunikationsplattformen ermöglichen unabhängig vom Standort die effiziente Zusammenarbeit, steigern die Produktivität beim Remote Work und können zur Erhöhung der Motivation im Team beitragen. Neben den genannten Vorteilen gehören ein transparenter Informationsfluss, bei dem die Mitarbeiter Zugriff auf alle den Projektfortschritt kennzeichnenden Daten haben, und ein effektives Zeitmanagement zu den wichtigsten Erfolgsfaktoren der Fernarbeit.

Plattformen, wie sie Bitrix24 zur Verfügung stellt, zeichnen sich durch homogenes Zusammenwirken aller Softwaretools aus. Cloudbasierte Gruppenkalender unterstützen das Termin- und Zeitmanagement. Damit wird die Terminabstimmung für Meetings erleichtert. Projektmanagementwerkzeuge zur Aufgabenverwaltung gewährleisten nicht nur reibungsloses Teamwork über Ländergrenzen und Zeitzonen hinweg, sie sorgen auch für die Workflowautomatisierung. Dem Einsatz künstlicher Intelligenz kommt unter diesem Aspekt immer größere Bedeutung zu. KI-Tools wie der CoPilot von Bitrix24 unterstützen Remote Work durch detaillierte Aufgabenbeschreibungen und daraus resultierende Checklisten. Kommentare einzelner Teammitglieder werden zusammengestellt und daraus Lösungsansätze entwickelt. Hilfe bieten solche Tools zudem bei der Übersetzung von Aufgabenstellungen in verschiedene Sprachen, eine effiziente Unterstützung, wenn verteile Belegschaften mit verschiedenen Muttersprachen zusammenarbeiten.

Wichtige Funktionen, die virtuelle Kollaborationstools und Kommunikationsplattformen auszeichnen sind neben den bereits genannten:

• Videokonferenzen zur Abhaltung virtueller Teammeetings und für den Austausch von Ideen.

• Instant Messaging, das eine schnelle und direkte Kommunikation zwischen Teammitgliedern erleichtert

• Cloudbasierte Dokumentenmanagementsysteme zur gemeinsamen Nutzung von Dateien

• Virtuelle Whiteboards für die Entwicklung neuer Konzepte.

4. Remote Work durch Globalisierung führt zur Erweiterung des Talentpools

Globalisierung wird häufig vor allem mit der Verflechtung der Märkte und der Intensivierung des Waren- und Kapitalverkehrs verbunden. Sie erzeugt aber auch Effekte, die sich positiv auf den Arbeitsmarkt auswirken und zu einer Erweiterung des Talentpools für Unternehmen führen, die konsequent auf Remote Work und verteilte Belegschaften setzen.

Um die Vorteile eines länderübergreifenden Arbeitsmarktes nutzen zu können, müssen HR-Manager ihren Horizont erweitern. Internationale Personalvermittlungsagenturen, weltweite Online-Stellenbörsen und professionelle Networking-Plattformen bieten dafür Unterstützung. Gleichzeitig ist ein Konzept für das Remote-Onboarding zu entwickeln, damit die virtuelle Zusammenarbeit von Beginn an möglichst reibungslos funktioniert. Mehrsprachige Dokumentationen und der Einsatz von KI-Tools, die Kommentare und Fragen bündeln, helfen bei der schnelleren Integration neuer Teammitglieder. Eine konsistente Kommunikation dient dazu, Arbeitsabläufe zu verstehen und die Bindung zwischen den Mitarbeitern zu stärken. Aus dem globalen Talentpool lassen sich funktionsübergreifende virtuelle Teams bilden, die sowohl ihre unterschiedlichen fachlichen Fähigkeiten, als auch eigene kulturelle Sichtweisen in die Projektarbeit einbringen. Solche Ansätze verbessern die Problemlösungsfähigkeit und schaffen neue kreative Ansätze bei Produktneuentwicklungen.

Besondere Vorteile, die Remote Work mit internationalen Teams schafft, sind die Aufhebung der Beschränkung lokaler Ressourcen, Flexibilität hinsichtlich der Arbeitszeit, was besonders einem internationalen Kundenservice zugutekommt, und die Diversität von Mitarbeitern mit unterschiedlichen Erfahrungen, basierend auf ihrer ethnischen Herkunft. Allerdings stellt die Führung solcher Teams zugleich eine Herausforderung an das Management dar. Kompetenz und Empathie bilden die Voraussetzungen für erfolgreiches Teamwork.

5. Hybride Arbeitsmodelle erfordern Investitionen in die Cybersicherheit

Der Schutz vor Angriffen auf die digitale Infrastruktur gehört zu den wichtigsten Aufgaben beim Remote Work. Besondere Bedeutung kommt der Cybersecurity im Homeoffice zu. Hier gibt es nicht selten Schwachstellen. Während Netzwerke im Unternehmen in der Regel gut geschützt und durch die IT-Abteilung überwacht werden, sind bei der Arbeit zu Hause zusätzliche Sicherheitsmaßnahmen erforderlich, die das Risiko von Attacken minimieren. Unternehmensspezifische Richtlinien, die auf gesetzlichen Vorgaben basieren, bilden die Voraussetzung dafür, den Daten- und Informationsaustausch rechts- und sicherheitskonform durchzuführen.

Jeder Mitarbeiter muss dazu verpflichtet werden, sich ausschließlich über ein Virtual Private Network (VPN) mit dem Unternehmensnetzwerk zu verbinden, um Daten verschlüsselt zu übertragen. Das dazu oft verwendete Remote Desktop Protocol ist durch starke Passwörter – dazu können Vorgaben konfiguriert werden – und die Multi-Faktor-Authentifizierung abzusichern. Auf jedem genutzten Computer wird eine Antivirensoftware mit automatischer Updatefunktion installiert. Die Verarbeitung personenbezogener Daten und der Hardwareeinsatz an verschiedenen Arbeitsorten erfordert die Aktivierung der Festplattenverschlüsselung, die bei Diebstahl oder Verlust des Gerätes einen Datenzugriff verhindert.

Cloudnutzung zum Informationsaustausch stellt eine der besten Möglichkeiten effizienter Remotetätigkeit dar. Durch die Implementierung des Prinzips der geringsten Privilegien, wie es das Bitrix24.Drive durch genau definierte Rechte für Dateien und Ordner ermöglicht, wird erreicht, dass jeder Mitarbeiter nur Zugriff auf die Ressourcen erhält, die für seine Tätigkeit notwendig sind.

Schließlich gehört ein Notfallplan beim Eintritt von Cyberattacken zu den unverzichtbaren Maßnahmen der IT-Sicherheit.

6. Erfolgreiche virtuelle Zusammenarbeit setzt den Fokus auf das Mitarbeiterwohlbefinden

Zur Steigerung von Produktivität und Effizienz der Projektarbeit spielt die Leistungsfähigkeit der Mitarbeiter eine maßgebliche Rolle. In den aktuellen Trends der Fernarbeit besitzt das Wohlbefinden während der Arbeit von zu Hause aus hohe Priorität für den Erhalt von Gesundheit, Motivation und Zufriedenheit.

Klare Regelungen zur Remotetätigkeit helfen dabei, die Work-Life-Balance zu verbessern und Stress zu reduzieren. Durch flexible Arbeitszeiten können Mitarbeiter ihre Tätigkeit im Rahmen der Möglichkeiten an individuelle Bedürfnisse anpassen. Auf diese Weise lassen sich die Anforderungen der Projektarbeit mit privaten Verpflichtungen, wie der Kinderbetreuung oder eventuell notwendigen Pflegeleistungen bei Familienangehörigen, besser vereinbaren.

Die ergonomische Ausstattung des Arbeitsplatzes ist ein fester Bestandteil des Wohlbefindens. Individuell anpassbare Büromöbel gehören ebenso dazu, wie die richtige Anordnung der benötigten Hardware, ein ausreichender Bewegungsraum und optimale Lichtverhältnisse. Selbstverständlich muss auch die Software ergonomischen Anforderungen hinsichtlich intuitiver Bedienbarkeit entsprechen, um Stress zu vermeiden. Die Bereitstellung geeigneter Projektmanagementtools wird allerdings nur dann zu produktiver Arbeit führen, wenn die Mitarbeiter durch Schulungsmaßnahmen mit der Software vertraut sind.

Weiterbildungs- und Qualifizierungsmaßnahmen dienen nicht nur der Verbesserung der Arbeitsfähigkeit, sie können gleichzeitig als virtuelle Teambuilding-Maßnahmen genutzt werden. Eine gute Idee ist es, im Anschluss an eine Schulungsmaßnahme in zwangloser Runde im virtuellen Meetingraum private Kontakte aufzubauen und zu pflegen.

Führungskräfte sollten als Vorbild agieren und auf die gesunde Work-Life-Balance im Team achten. Das Zollen von Anerkennung und regelmäßiges Einholen von Feedbacks sorgen für gute Stimmung im Team. Gleichzeitig kann Letzteres aber auch bei der Wahrnehmung von psychischen Problemen helfen.

7. Einhaltung der Gesetzgebung zur Fernarbeit als Grundvoraussetzung der Remotetätigkeit

Remote Work muss gesetzeskonform vonstattengehen. In Deutschland gibt es eine ganze Reihe von Richtlinien und Vorschriften, die es zu beachten gilt. Einige grundsätzliche Regelungen gelten für die Arbeit im Homeoffice oder an einem anderen Arbeitsort genauso wie bei der Tätigkeit im Unternehmenssitz. Die wichtigsten sollen an dieser Stelle zusammengefasst werden:

• Nach dem Arbeitszeitgesetz darf die tägliche Arbeitszeit 8 Stunden nicht überschreiten. Ruhepausen von mindestens 30 Minuten sind einzuhalten, wenn die Arbeitszeit mehr als 6 Stunden beträgt.

• Im Bundesurlaubsgesetz wird ein Mindestanspruch von 20 Tagen Urlaub pro Jahr fixiert.

• Das Entgeltfortzahlungsgesetz regelt die Vergütung im Krankheitsfall.

• Besondere Bedeutung für Remotetätigkeiten besitzt das Arbeitsschutzgesetz. Denn hier wird ausgeführt, dass der Arbeitgeber seinen Mitarbeitern einen sicheren Arbeitsplatz zur Verfügung stellen muss. Sicherheit und Gesundheit der Arbeitnehmer obliegen dem Unternehmen, auch bei der Ausstattung des Arbeitsplatzes im Homeoffice.

• Über das Datenschutzgesetz ist der Umgang mit personenbezogenen Daten geregelt. Maßnahmen dazu wurden bereits im 5. Abschnitt zur Cybersicherheit erläutert.

Neben diesen gesetzlichen Grundlagen gibt es in Deutschland noch spezielle Regelungen für die Arbeit im Homeoffice in Bezug auf den Arbeitsschutz und zu den Rechten von Arbeitnehmern, die es zu beachten gilt.

An dieser Stelle soll aber nicht nur auf Vorschriften hingewiesen werden, die eine direkte Einflussnahme auf die Tätigkeit besitzen, sondern auch auf einige steuerliche Implikationen. Arbeitnehmer können nach deutschem Recht eine Homeoffice-Pauschale für die Nutzung des Arbeitszimmers geltend machen, Reisekosten für den Arbeitsweg als Werbungsausgaben absetzen und gegebenenfalls die doppelte Haushaltsführung zur Anwendung bringen.

Fazit: Die Vorteile der Fernarbeit richtig genutzt, steigert sie die Produktivität eines Unternehmens

Angesichts der sich ständig wandelnden Trends im Bereich der Fernarbeit zeigt sich, dass Remote Work und der Einsatz hybrider Arbeitsmodelle besonders dann Effektivität und Effizienz der Projektarbeit verbessern, wenn das Unternehmen die Bedürfnisse der Mitarbeiter berücksichtigt und durch globale Recruiting-Möglichkeiten seinen Talentpool erweitert.

Bei der Zusammenstellung internationaler Teams sind den geltenden gesetzlichen Bestimmungen und steuerlichen Implikationen hohe Aufmerksamkeit zu schenken. In diesem Zusammenhang kommt der Cybersicherheit große Bedeutung zu.

Das Wohlbefinden der Mitarbeiter wird einerseits durch eine gesunde Work-Life-Balance bestimmt, ist andererseits aber auch von den Arbeitsbedingungen geprägt. Neben der ergonomischen Ausstattung des Arbeitsplatzes spielt die geeignete Software eine entscheidende Rolle.

Durch die Nutzung virtueller Kollaborationstools und Kommunikationsplattformen, wie sie Bitrix24 bereitstellt, können Remote-Teams ihre Projektmanagementprozesse optimieren. Melden Sie sich noch heute an, um die Vorteile modernster Technologie zu nutzen.

FAQs

Hybride Arbeitsmodelle beeinflussen die moderne Arbeitswelt in unterschiedlicher Weise. Sie gestatten Mitarbeitern, Arbeitsort und –zeit flexibel zu gestalten. Das führt oft zu einer besseren Work-Life-Balance, verbunden mit höherer Motivation und Produktivität. Unternehmen können aus einem größeren Talentpool schöpfen. Herausforderungen bestehen in der Kommunikation.

Virtuelle Kollaborationstools spielen eine entscheidende Rolle bei der Fernarbeit. Softwareplattformen, wie sie Bitrix24 zur Verfügung stellt, ermöglichen Teams die Kommunikation in Echtzeit über Messenger-Dienste, Chats oder Videokonferenzen. Die Projektorganisation wird durch cloudbasierte Zeiterfassung, Aufgabenverwaltung und eine gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten erleichtert.

Unternehmen können ihre verteilten Belegschaften durch eine Vielzahl von Maßnahmen vor Cyberbedrohungen schützen. Zu den wichtigsten technischen Lösungen zählen:

• Verwendung von VPN-Verbindungen und Firewalls

• Einsatz der Zwei-Faktor-Authentifizierung

• Dateiverschlüsselung

• Antivirensoftware