Ein umfassendes Aufgabenmanagement beinhaltet mehr als reine Verwaltung von To-Do-Listen. Dazu gehört, dass alle Aufgaben von Beginn bis zum erfolgreichen Abschluss, inklusive aller Teilaufgaben, zuverlässig an die zuständigen Mitarbeiter mit allen relevanten Informationen delegiert und bearbeitet werden.
Nur so wird eine frist- und anforderungsgerechte Fertigstellung garantiert. Der Fokus liegt bei der Umsetzung darin eine langfristige Steigerung der Effizienz und Produktivität zu erzielen.
Führungskräfte und Projektmanager haben bei der Suche nach einem passgenauen Task-Management-Tool die Qual der Wahl. Diverse Lösungen versprechen eine Reihe an wichtigen Funktionen und Hilfsmitteln.
Aber wie lässt sich das passende Task-Management-Tool für Ihr Unternehmen finden? Unser Artikel bietet Ihnen passend dazu gleich 7 Hacks, die Sie dabei unterstützen zukunftssicher die richtige Lösung zu finden, um eine effiziente Verwaltung von Aufgaben und Projekten im Arbeitsalltag zu gewährleisten und dabei auch auf eine vielseitige und mobile Task-Management App zurückgreifen zu können.
Hack 1: Im Task-Management-Tool Aufgaben ohne Limit anlegen
Mit unserem ersten Hack empfehlen wir Ihnen, auf eine Lösung zu vertrauen, bei der Ihnen keine Grenzen gesetzt werden.
Ganz gleich, wie viele Aufgaben und Teilaufgaben Ihre Projekte auch umfassen, Sie sollten einschränkungsfrei in der Lage sein Aufgaben anzulegen, diese zu verwalten, zu delegieren und plangerecht abzuarbeiten.
Besonders praktisch ist es, wenn die Software zur Aufgabenverwaltung eine Auswahl an Aufgabenvorlagen und Checklisten bereithält und somit eine nahtlose Anbindung an die Kundenverwaltung (CRM) und die Dokumentenverwaltung ermöglicht.
Für die Einrichtung des Tools benötigen Sie im Idealfall keinen IT-Administrator und können die Lösung innerhalb kürzester Zeit sofort einsatzbereit und unbegrenzt für Aufgaben nutzen, ohne dafür Programmierkenntnisse zu benötigen.
Hack 2: Alle Informationen direkt zur jeweiligen Aufgabe hinterlegen
Ein solides Task-Management-Tool eröffnet nicht nur die Möglichkeit, unbegrenzt Aufgaben anzulegen, sondern passend dazu auch alle Informationen an einem Ort zu sammeln, abzuspeichern und für andere Nutzer verfügbar zu machen.
So können Sie passend zu jeder Aufgabe in einem Projekt detaillierte Beschreibungen hinterlegen, zu denen unter anderem Dateianhänge oder auch Deadlines und Schritt für Schritt Erklärungen beigefügt werden können. Über den Status wird jederzeit ersichtlich, ob die Aufgabe noch in Bearbeitung ist oder bereits erledigt wurde.
Teamleiter und Mitarbeiter haben auf Wunsch die Möglichkeit, passend zur jeweiligen Aufgabe, zu jeder Zeit neue Informationen und Wissensstände hinzuzufügen und somit Rückfragen zu minimieren und einen reibungsfreien Arbeitsfluss zu gewährleisten.
Hack 3: Automatische Reminder setzen
Mit diesem Hack verpassen Sie garantiert keine Deadline mehr und sorgen dafür, dass Aufgaben fristgerecht und vollständig erledigt werden. Darüber hinaus erinnern Sie auch Teamkollegen an die termingerechte Umsetzung aller anstehenden Teilaufgaben.
Möglich wird dies über einen integrierten Reminder, der Sie beispielsweise automatisch daran erinnert, welche Aufgaben bereits überfällig sind oder wo zwingend der nächste Bearbeitungsschritt erforderlich ist.
Mit Hilfe von automatischen Benachrichtigungen und Aufgabenstatus verlieren Sie auch bei einer großen Anzahl an Aufgaben niemals den Überblick, können To-Do-Listen systematisch abarbeiten und alle Termine planmäßig einhalten.
Hack 4: Desktop Applikation flexibel für Windows und Mac nutzen
Ein geeignetes Task Management Tool hält für Sie eine Desktop App bereit, die Sie in vertrauter Umgebung direkt an Ihrem Arbeitsplatz nutzen können.
Damit lassen sich nicht nur über Ihren Browser, sondern auch direkt über den Desktop alle Aufgaben einsehen, verwalten, passende Benachrichtigung versenden oder die dazugehörigen Dokumente und Termine mit Kollegen teilen.
Je nachdem, welches Betriebssystem Sie in Ihrem Unternehmen zum Einsatz bringen, lässt sich die Desktop App für Windows oder Mac nutzen. So reagieren Sie umgehend auf Kommentare in Aufgaben, teilen Dateien oder kontaktieren Ansprechpartner im Unternehmen.
Hack 5: Gantt Chart Task Management realisieren
Eine Gantt Chart bietet über ein Balken-Diagramm die Möglichkeit, den Zeitablauf von Projekten bis ins Detail zu planen und visuell ansprechend darzustellen.
Darin lassen sich Projektaufgaben, Abhängigkeiten zwischen Teilaufgaben aber auch Meilensteine und der Bearbeitungsfortschritt veranschaulichen.
Ein passendes Tool ermöglicht es Ihnen das Gantt Chart Task Management umzusetzen und dabei eine beliebige Anzahl von Gantt Charts zu erstellen.
Dabei sind online Gantt Chart Vorlagen zoombar und Sie haben darüber hinaus jederzeit die Option, die Zeit-Skala anzupassen.
Hack 6: Task Management Software in der Cloud oder On-Premise nutzen
Für volle Flexibilität bietet Ihnen das beste Task-Management-Tool eine Cloud und eine On-Premise Version.
In der Cloud Variante sollten all Ihre Daten DSGVO konform in Deutschland gehostet und über ein zuverlässiges SSL-Protokoll nachhaltig vor unberechtigten Zugriffen geschützt werden.
Darüber hinaus sollte aber auch eine On-Premise Version möglich sein, bei der Sie einen offenen Quellcode erhalten, mit dem Sie volle Kontrolle über Daten bewahren, individuelle Entwicklungen vornehmen und eine Datenübertragung ausschließlich über eine SSL Verschlüsselung mit 256 Bit Schlüssel durchgeführt wird.
Hack 7: Task Management App, mobil, unabhängig vom Standort einsetzen
Unser letzter Hack ermöglicht es Ihnen die Task Management App, sowohl im Büro, beim Kunden, von unterwegs aus oder auch im Homeoffice jederzeit so nutzen zu können, dass Sie über unterschiedliche Endgeräte, wie Smartphone oder Tablet den vollen Zugriff auf all Ihre Aufgaben erhalten.
Eine mobile App stellt Ihnen hier eine geeignete Lösung bereit, die Sie bequem auf mobile Geräte herunterladen können. So legen Sie jederzeit, auch außerhalb vom Büro, neue Aufgaben fest, ergänzen wertvolle Informationen oder delegieren Teilaufgaben an die jeweiligen Teamkollegen, vollkommen unabhängig von Ihrem jeweiligen Standort.
Unser Fazit: So finden Sie das beste Task-Management-Tool!
Unsere 7 Hacks unterstützen Sie bei der Suche nach einer Task Management Software, die zu Ihrem Unternehmen passt und sich ganz flexibel auf individuelle Herausforderungen anpassen lässt und passende Task Management Tools zur Verfügung stellt.
Wir haben Ihnen die wichtigsten Tricks kompakt aufgelistet und fassen Ihnen an dieser Stelle noch einmal die wichtigsten Vorteile zusammen, die ein effizientes Aufgaben- und Projektmanagement gewährleisten.
Mit der Bitrix24 Aufgabenmanagement Software legen Sie Aufgaben ohne Begrenzung an, hinterlegen alle Details direkt bei der betreffenden Task, werden automatisch erinnert, können Gantt Chart Task Management gewinnbringend einsetzen und nutzen das Tool flexibel und unabhängig, sowohl in der Desktop App für Windows und Mac, als auch mobiler App für iOS oder Android.
