Was ist eine Collaboration-Software?
Bei dieser digitalen Anwendung handelt es sich um eine Sammlung von Werkzeugen, welche die Zusammenarbeit innerhalb eines Teams – auch über mehrere Standorte verteilt – fördert. Deshalb ist die Bezeichnung Collaboration-Tools
treffender. Denn es gibt nicht das eine Produkt, das alle Anforderungen erfüllen kann. Vielmehr unterteilt sich die Collaboration-Software in Kategorien, die es den Nutzern ermöglichen, in Echtzeit Interaktionen zu teilen und Projekte gemeinsam zu bearbeiten. Ein Collaboration-Software Vergleich zeigt, dass sich die Tools in folgende Kategorien einordnen lassen:
- Kommunikation, mit der besonderen Bedeutung der Echtzeitkommunikation durch Collaboration-Software mit Video Chat;
- Filesharing, mit der Dokumentenverwaltung in der Cloud als wichtige Anwendung;
- Ideenfindung (Mindmapping), mit Werkzeugen zum Erstellen von Mindmaps, die zwischen Teammitgliedern geteilt werden können;
- Projektmanagement, mit Tools zur Organisation von Ressourcen und Arbeitsabläufen sowie deren Dokumentation.
Aus der kurzen Aufzählung wird bereits ersichtlich, dass es einer Reihe von grundlegenden Entscheidungen bedarf, um die für das Unternehmen geeignete Collaboration-Software auszuwählen. Werden Kriterien wie Sicherheit, Benutzerfreundlichkeit, Integrationsmöglichkeit, Innovation oder Administrationsaufwand nicht oder nur ungenügend berücksichtigt, wird der effektive Einsatz der Software infrage gestellt.
Die folgenden sieben Gründe machen Sie darauf aufmerksam, weshalb Sie zur falschen Entscheidung bei der Auswahl der für Ihr Unternehmen geeigneten Collaboration-Software gelangen können.
1. Die Akzeptanz der Mitarbeiter wird nicht erreicht oder die Schulung erfolgt unzureichend
Ganz gleich, ob Sie einen schnellen Erfahrungsaustausch über einen Chatroom anbieten, ein Videokonferenzsystem für das Unternehmen zur Verfügung stellen oder den schnellen Datenaustausch in einem Cloudspeicher ermöglichen, die Mitglieder Ihres Teams müssen diese Angebote nutzen. Innerhalb weniger Monate erlangte die Arbeit im Homeoffice eine Bedeutung, an die vorher niemand dachte. Allerdings geht damit ein Stück Unternehmenskultur verloren, die sich meist über Jahre entwickelt hatte. Wenn es Ihnen nicht gelingt, Ihre Mitarbeiter für die neuen technologischen Möglichkeiten zu begeistern, werden Sie die Investition in die Kommunikationstools vielleicht umsonst tätigen. Damit Sie dies vermeiden, müssen Sie Ihr Team motivieren und in Schulungen die Akzeptanz zur Nutzung der Collaboration-Tools erreichen. Haben Sie dies geschafft, vermeiden Sie die Einführung immer neuer Tools innerhalb kurzer Zeit. Denn auch das ist die falsche Entscheidung.
2. Die neu eingeführte Collaboration-Software lässt sich nicht in bestehende Softwarelösungen integrieren
Sie haben in Ihrem Unternehmen eine Kundendatenbank aufgebaut, die Dokumentenverwaltung läuft auf einem eigens installierten Server und die Kommunikation über Telefon und Mail ist perfekt abgestimmt. Nur sind die Lösungen nicht mit den neuen Collaboration-Tools kompatibel. Dann haben Sie die falsche Wahl getroffen. Zur Vermeidung einer falschen Entscheidung ist deshalb ein umfangreicher Collaboration-Software Vergleich notwendig. Bitrix24 bietet eine deutsche Collaboration-Software mit 35 Tools für eine Vielzahl von Anwendungen und deckt auch den Bereich der Kommunikation von der virtuellen Telefonanlage bis zum Social Intranet ab. Importfunktionen und Schnittstellen gewährleisten den Datenaustausch mit bereits implementierten Systemen.
3. Das Preismodell der Collaboration-Software berücksichtigt nicht die dynamische Entwicklung Ihres Unternehmens
Die Preispolitik der Softwareunternehmen hat sich in den vergangenen Jahren geändert. Gab es früher feste Lizenzkosten, die mit einer einmaligen Zahlung den Support für einen längeren Zeitraum – mindestens bis zur Veröffentlichung einer neuen Version der Software – beinhaltete, muss der Lizenznehmer heute meist monatliche Kosten pro Lizenznutzer einplanen. Wurden Collaboration-Tools zunächst aufgabenbezogen für einzelne Teams eingeführt und sollen diese jetzt für das gesamte Unternehmen genutzt werden, können die Kosten schnell „aus dem Ruder laufen“. Lässt sich das Lizenzmodell des Softwareanbieters nicht anpassen, haben Sie die falsche Wahl getroffen. Besser ist es unter dem Aspekt des Preises, eine Software mit fix zu kalkulierenden Kosten zu wählen. Noch besser ist es natürlich, wenn der Leistungsumfang der Collaboration-Software die Erfordernisse für den Einsatz in Ihrem Unternehmen abdeckt und Sie die Tools ohne Lizenzgebühren einsetzen können. Bitrix24 bietet eine Plattform für kostenlose Online-Collaboration und ist für eine unbegrenzte Nutzeranzahl kostenlos.
4. Der Funktionsumfang der eingesetzten Collaboration-Tools entspricht nicht vollständig Ihren Anforderungen
Aufgaben, Anforderungen und Zielstellungen in einem Unternehmen müssen ständig hinterfragt werden, um der Entwicklung auf den globalen Märkten gerecht zu werden. Die eingesetzten Collaboration-Tools müssen den Erfordernissen dieser Entwicklung entsprechen. Wie eingangs erwähnt, lässt sich die Software in mehrere Kategorien unterteilen. Wurde zunächst eine Software für das Mindmapping angeschafft, die es dem Team ermöglichte, Ideen zu visualisieren und alle Mitglieder am gemeinsamen Brainstorming teilhaben zu lassen, ist es später notwendig, das entstandene Ergebnis der Ideenfindung in ein Projektmanagement zu überführen. Lässt die erworbene Software dies nicht zu, haben Sie sich für das falsche Produkt entschieden. Ein detaillierter Collaboration-Software Vergleich beugt einer solchen Fehlentscheidung vor.
5. Ihr Unternehmen mit Sitz in Deutschland oder der EU setzt eine Collaboration-Software ein, die nicht den Bestimmungen der DSGVO entspricht
Die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) regelt die Erhebung und Verarbeitung aller personenbezogenen Daten von den in der EU tätigen Unternehmen. Alle genannten Unternehmen sind zur Einhaltung der Verordnung gesetzlich verpflichtet. Collaboration-Tools, die personenbezogenen Daten speichern, müssen sich an die Vorgaben der DSGVO halten. Das ist insbesondere bei der Nutzung von Clouddiensten, die Daten auf Rechnern speichern, die außerhalb der EU betrieben werden, zu beachten. Sollte ein solcher Dienstleister in Anspruch genommen werden, muss von diesem zwingend eine Datenschutzvereinbarung unterzeichnet und eingehalten werden, die den Vorgaben der DSGVO entspricht. Bitrix24 bietet eine deutsche Collaboration-Software und mit dem Bitrix24.Drive einen Cloudspeicher, der nicht nur eine maximale Verfügbarkeit und Sicherheit der gespeicherten Daten gewährleistet, sondern auch die Einhaltung der Bestimmungen der DSGVO garantiert.
6. Die Collaboration-Tools sind Ressourcenfresser oder inkompatibel zur eingesetzten Hardware
Sie haben sich für eine Client-Server-Anwendung bei Ihrer Collaboration-Software entschieden? Dann haben Sie hoffentlich vorher geprüft, ob die Software auf allen benötigten Computern und mobilen Endgeräten funktioniert. Selbst wenn der Anbieter Ihnen verspricht, dass sein Produkt unter allen gängigen Betriebssystemen läuft, ist es immer noch zu prüfen, wie viel Speicherplatz die Apps auf dem Smartphone belegen. Bei der Vielzahl von Apps, die heute auf den mobilen Endgeräten eingesetzt werden, kann sich schnell der Frust beim Mitarbeiter einstellen, wenn er sekundenlang auf den Start seiner Collaboration-App warten muss.
7. Ihre Chefs kommunizieren lieber per E-Mail
Der Einsatz einer Collaboration-Software lohnt sich erst dann, wenn Chefs die mentale Vorarbeit dafür bei Ihren Mitarbeitern leisten. Ohne eine umfassende Vorbereitung werden die oft hochgesteckten Erwartungen nicht erfüllt. In Untersuchungen einer international bekannten Unternehmensberatung räumten viele Führungskräfte ein, selbst noch immer die Kommunikationstechnologien E-Mail und Telefon bevorzugt zu nutzen. Nur wenn alle Mitglieder eines Teams - vom Chef angefangen - bereit für die Nutzung der eingeführten Collaboration-Software sind, war die Einführung keine falsche Entscheidung.
