7 effiziente Tools für Onboarding mit KI

Die Einarbeitung neuer Mitarbeiter stellt viele Unternehmen vor Herausforderungen. Das ist um so mehr der Fall, wenn traditionelle Methoden verwendet werden. Sie decken oft nicht mehr als den Standard ab, sind zeitintensiv und benötigen Personal.

Heutzutage lässt sich der Onboarding-Prozess digitalisieren. Und noch besser, Sie können künstliche Intelligenz für alle Schritte nutzen. Um daraus das Beste zu machen, benötigen Sie jedoch die richtigen Tools. Davon gibt es mittlerweile eine ganze Menge. Wir wollen Ihnen bei der Entscheidung helfen, die richtige Onboarding-Software mit künstlicher Intelligenz zu finden. Deshalb erfahren Sie im folgenden Artikel mehr zu den einzelnen Schritten beim Onboarding mit KI und erhalten Beispiele, die sich hierfür eignen.

Künstliche Intelligenz kann bei allen Unternehmensprozessen vorteilhaft sein. Eine entsprechende Studie von Bitrix24 aus dem Jahr 2024 hat nachgewiesen, dass bei den Kunden 10 % mehr Geschäftsabschlüsse mithilfe von KI erzielt werden konnten. Die Bitrix24-Lösungen unterstützen Sie mit einer KI namens CoPilot, die Ihre Prozesse automatisiert und effektiver macht.

Die Rolle von künstlicher Intelligenz im Onboarding

KI ist heutzutage aus unserer modernen Arbeitswelt nicht mehr wegzudenken. Sie vereinfacht viele Prozesse durch Automatisierung, kann Texte oder Bilder erstellen oder große Datenmengen analysieren. Auch beim digitalen Onboarding kann künstliche Intelligenz vielfältige Aufgaben erfüllen.

Warum KI im Onboarding-Prozess immer wichtiger wird

Ein großer Vorteil von KI im Einarbeitungsprozess ist, dass sie viele Routineaufgaben im Onboarding automatisieren kann. Hierzu gehören vor allem administrative Vorgänge wie Terminplanung, Anfordern und Unterzeichnung von Dokumenten oder die Erstellung von Einarbeitungsplänen.

Es sind nur Sekunden notwendig, um all diese Prozesse mithilfe von KI durchzuführen. Die Zeitersparnis ist daher enorm. Gleichzeitig sind weniger HR-Mitarbeiter damit beschäftigt.

Auch die Möglichkeiten der Personalisierung durch KI im Onboarding sind nicht zu unterschätzen. Onboarding-Tools können individuelle Einarbeitungspläne erstellen, die genau an die Erfahrungen des neuen Mitarbeiters, seine zukünftige Rolle und die zu erwerbenden Kenntnisse angepasst sind. Gleichzeitig kann die Software Fortschritte überwachen und frühzeitig Hinweise geben, wenn es nicht wie gewünscht läuft.

Herausforderungen traditioneller Onboarding-Methoden

Das Onboarding neuer Mitarbeiter in herkömmlicher Form beschränkte sich in der Regel auf To-Do-Listen, die für jeden neuen Kollegen gleich waren. Hierbei ging es vor allem darum, die administrative Seite der Beschäftigung abzudecken. Unterschreiben des Arbeitsvertrags, Einreichen der Steuerkarte und eine Liste mit Zugangsmöglichkeiten für Software waren nicht das, was einen neuen Mitarbeiter schnell in die Lage versetzte, so schnell wie möglich voll einsatzfähig zu sein.

Am ersten Arbeitstag sah sich der neue Arbeitnehmer oft mit Informationen überflutet. Nach der kurzen Vorstellung des Unternehmens stellte er sich den Teams und anderen Abteilungen vor. Der Mitarbeiter erhielt Einweisungen für Software und Tipps, die aufgrund der Überforderung mit Eindrücken oft schnell vergessen waren. Die Einarbeitung konnte dann länger dauern, als die Arbeitskraft und das Unternehmen erwartet hatten.

Dem steht heute digitales Onboarding mit künstlicher Intelligenz gegenüber, dessen Schritte und Tools wir im Folgenden beschreiben.

1. Chatbots: Automatisierte Kommunikation mit neuen Mitarbeitern

Chatbots gehören nicht nur zu den KI-Tools im Recruiting, sondern sind auch für Onboarding-Prozesse vielseitig einsetzbar. Sie haben eine Funktion als virtuelle Assistenten, die sowohl neuen Mitarbeitenden als auch der Personalabteilung die Arbeit erleichtern. Die automatisierte Kommunikation durch Chatbots beantwortet Fragen und kann zu den benötigten Materialien weiterleiten. Das HR-Team braucht weniger Ansprechpartner für den neuen Kollegen bereitzuhalten.

Besonders bei Remote-Onboarding zeigt sich der Nutzen von Chatbots. Unternehmen, die global einstellen, können Fragen der Mitarbeiter im Home-Office mittels Chatbot beantworten und sie mit wichtigen Infos zum Unternehmen, Abläufen oder benötigten Unterlagen versorgen. Bei Remote-Work, wo ein Mitarbeiter nicht sofort in Echtzeit verfügbar ist, erleichtern Chatbots den digitalen Onboarding-Prozess enorm.

Beispiel: MeBeBot

Als generativer KI-Chatbot ist MeBeBot ein virtueller Assistent, der sich für das Onboarding und als Tool für Unternehmen mit vielen Mitarbeitern eignet. Er kann anhand von hochgeladenen Dokumenten Antworten auf Fragen von neuen Arbeitnehmern beantworten, Unternehmensrichtlinien und Einweisungen zusammenfassen und Mitarbeitern alle Informationen bieten, die sie an ihrem neuen Arbeitsplatz brauchen.

Außerdem ist MeBeBot auch ein Kommunikationskanal, der Erinnerungen in Form von Push-Nachrichten oder E-Mail versendet und sogar Feedback erfassen kann. Die Software kann mit vielen Anwendungen integriert werden, sei es MS Teams, Slack oder Ihre Unternehmens-Website.

Vorteile des Einsatzes von Chatbots im Onboarding

Für den digitalen Onboarding-Prozess ermöglicht ein Chatbot 24/7-Verfügbarkeit. Der Mitarbeitende ist so nicht von den Arbeitszeiten des HR-Teams oder anderen Abteilungen abhängig. Hierdurch werden das Personalwesen, Vorgesetzte und andere Ansprechpartner entlastet.

Künstliche Intelligenz für einen Chatbot findet im Handumdrehen relevante Antworten. Unternehmen sparen sich hierdurch langes Suchen und der Arbeitnehmer braucht nicht auf benötigte Informationen zu warten.

2. Automatisierte Terminplanungstools

Zu den Herausforderungen beim Onboarding gehört die Terminplanung. Oft sind Meetings, Gespräche oder Schulungen notwendig, bevor der neue Kollege einsatzbereit ist. Hierbei spielen mehrere Abteilungen eine Rolle. Ein Onboarding-Tool mit KI, das Termine verwalten kann, verhindert Überschneidungen und Überbelastung von einzelnen Ansprechpartnern.

Beispiel: Clockwise

Clockwise bietet Mitarbeitern die Möglichkeit, Ihren Arbeitstag effizient zu gestalten. Bestandteil ist ein Terminplanungstool auf Grundlage von KI. Das System analysiert persönliche und Teamkalender und kann deshalb optimale Zeiten für Meetings vorschlagen.

Das kommt sowohl den neuen Kollegen als auch den Teammitgliedern zugute, denn sie können Check-ins oder Meetings flexibel anpassen. Gleichzeitig bietet Clockwise die Möglichkeit, Zeiten für intensives Arbeiten zu blockieren, in denen keine Termine stattfinden sollen. Als generatives Tool bietet es sich für das Onboarding an, da in der Eineinarbeitungszeit häufig Meetings notwendig sind.

Warum automatisierte Terminplanung wichtig ist

Ohne automatisierte Terminplanung müssen Mitarbeiter aufwendig nach Zeitfenstern suchen und sie mit Kollegen abstimmen. Häufig kommt es dabei auch zu Terminkollisionen, was es schwierig machen kann, einen Termin festzulegen. Die Digitalisierung von Onboarding mithilfe von KI-Kalendertools spart Zeit und verhindert gleichzeitig Fehler.

3. KI-gestützte Lernplattformen für Schulungen

Ein Thema bei der Einarbeitung sind Schulungen und Trainings. Auch wenn der neue Mitarbeiter mit eigenen Erfahrungen und Kenntnissen an den Start geht, sind häufig Einweisungen in Software oder Arbeitsabläufe notwendig.

Das alles manuell zu bewältigen und den Überblick zu behalten, ist eine echte Herausforderung. Damit das digitale Onboarding zum Erfolg wird, gibt es KI-gestützte Lernplattformen oder Learning Management Systeme (LMS).

Sie planen Schulungen und E-Learning für den neuen Mitarbeiter auf personalisierte Weise. Dabei berücksichtigen sie dessen bisherigen Kenntnisse, aber auch seine neue Rolle und die Anforderungen.

Dieser Ansatz lohnt sich nicht nur beim Einarbeiten eines neuen Mitarbeiters, sondern über die ganze Beschäftigungszeit. Die Lernplattformen mit KI ermöglichen gezielte Zugänge zu den jeweiligen Schulungsmaterialien und überwachen gleichzeitig die Ergebnisse.

Beispiel: Docebo

Docebo ist eine Software-Lösung, über die Sie Lerninhalte erstellen und zuweisen können. Das LMS stellt nicht nur verschiedene Formen von E-Learnings und Schulungen bereit, sondern kann auch die Fortschritte verfolgen.

Sie können individuelle Lernpfade für die neuen Mitarbeiter beim Onboarding einrichten. Die Inhalte werden dann in der von Ihnen festgelegten Reihenfolge freigeschaltet. Docebo kann durch die Analysemöglichkeiten sowohl Fortschritte als auch Schwachstellen erkennen. Diese können Sie dazu nutzen, den Lernprozess zu optimieren.

Das Feedback des Mitarbeiters kann die Basis für die Anpassung des Lerntempos sein. Alternativ nutzen Sie es für Offline-Elemente beim persönlichen Onboarding.

Wie KI die Schulung neuer Mitarbeiter verbessert

Unternehmen, die für den Onboarding-Prozess Software wie Lernmanagementsysteme mit künstlicher Intelligenz nutzen, können hiermit individuelle Lernpläne erstellen. Diese sind maßgeschneidert für die neuen Kollegen und richten sich nach vorhandenen Erfahrungen, Anforderungen und individuellem Lerntempo. Außerdem bieten sie Möglichkeiten für Feedback und können so während der Einarbeitung optimiert werden.

4. Automatisierte Onboarding-Checklisten

Teil des Onboardings ist die Erstellung von Checklisten. Hierbei handelt es sich oft um das Einreichen oder Unterzeichnen von Dokumenten für die Personalakte. Aber auch andere Aufgaben wie das Durchführen von Einweisungen können auf diesen Listen Platz finden.

Statt für alle neuen Mitarbeiter dieselbe Checkliste zu erstellen, ermöglicht digitales Onboarding mit KI die Möglichkeit einer individuellen Gestaltung. Gleichzeitig werden die Listen automatisch aktualisiert, wenn bestimmte Punkte erledigt sind.

Beispiel: ClickBoarding

Mit Produkten wie ClickBoarding gibt es Möglichkeiten, Checklisten zu erstellen und Feedback der neuen Mitarbeiter zu bekommen. Unternehmen können über die Cloud-Software Listen mit Aufgaben erstellen und sie dann dem neuen Kollegen zuweisen. Während er diese abarbeitet, kann Feedback eingeholt oder die Checkliste aktualisiert werden.

Das neue Teammitglied bekommt so einen guten Eindruck vom Unternehmen, weil jede Aufgabe strukturiert erledigt werden kann. Hiermit steigt die Motivation, der Mitarbeiter ist schneller einsatzbereit und macht eine bessere Erfahrung während der Einarbeitung. All das sorgt außerdem für ein gutes Employer-Branding, wodurch noch mehr Talente angezogen werden.

Vorteile von Onboarding-Checklisten

Onboarding-Checklisten sollten individuell für alle neuen Mitarbeiter zur Verfügung stehen. Sie helfen Unternehmen dabei, die Übersicht zu behalten und nichts zu vergessen. Mit solchen Checklisten, die in Echtzeit aktualisiert werden, sind auch die Verantwortlichkeiten klar, denn jeder weiß, was er zu tun hat.

Sie sorgen für weniger Fehler und können durch Nachrichten an ausstehende Aufgaben erinnern. Nicht nur, wenn Teams remote arbeiten, wie während der Pandemie, kann eine Onboarding-Checkliste besonders sinnvoll sein. Sie verbindet alle Abteilungen und Mitarbeiter, die in den Onboarding-Prozess eingebunden sind.

5. Virtuelle Assistenten für Dokumentenmanagement

Die Speicherung und Abrufbarkeit von Dokumenten ist ein wichtiges Ziel beim Onboarding. Oft kommen viele Unterlagen zusammen. Für die HR-Abteilung und andere Teams kann es eine Herausforderung sein, alle Belege wiederzufinden, wenn sie nicht richtig strukturiert abgelegt wurden. In diesem Fall leistet die Digitalisierung des Onboardings in Form von Dokumentenmanagement-Lösungen wertvolle Dienste.

Beispiel: ClearCompany

ClearCompany ist eine vollwertige HR-Software, die nicht nur den Bereich des Onboardings abdeckt. Sie nutzt künstliche Intelligenz und bietet neben vielen anderen Funktionen auch die Automatisierung des Dokumentenmanagements.

Unternehmen können mit diesem Tool ganze Onboarding-Pakete mit den entsprechenden Formularen erstellen und verschicken. Gleichzeitig sind digitale Unterschriften und die Anpassung an die jeweiligen Anforderungen möglich. Die Onboarding-Integration gliedert die Mitarbeiter direkt in das HR-System des Unternehmens ein.

Wie KI die Dokumentenverwaltung vereinfacht

Zum Einen erfasst künstliche Intelligenz beim Dokumentenmanagement Daten automatisch und verarbeitet sie auch auf diese Weise. Daneben werden Genehmigungsverfahren beschleunigt. Wichtig sind auch die Integrationsmöglichkeiten in bereits vorhandene HR-Systeme.

6. Tools für die Analyse und Optimierung von Prozessen

Während des Onboarding-Prozesses sollten Unternehmen die Möglichkeit haben, die Leistungen der neuen Mitarbeiter zu überwachen. Falls etwas nicht richtig läuft, können sie auf diese Weise eingreifen und gegensteuern, bevor größere Schwierigkeiten auftreten. Für diesen Bereich gibt es KI-Tools, die Einarbeitungsprozesse analysieren, damit sie auf dieser Basis angepasst werden können.

Beispiel: Lattice

Mitarbeiter-Onboarding-Software wie Lattice ermittelt die Leistung auf der Basis von Daten. Hierfür legen die Vorgesetzten und Mitarbeiter zum Beispiel Ziele über einen bestimmten Zeitraum fest. Die Vorgaben können Unternehmen so einfacher definieren und ihre Erfüllung überwachen.

Außerdem bietet Lattice auch Möglichkeiten, Feedback-Umfragen zu erstellen. Die Auswertung der Ergebnisse berücksichtigt Daten aus verschiedenen Quellen und so lassen sich einfacher Maßnahmenpläne entwickeln.

Lattice hilft dabei, dass sich neue Mitarbeiter im Onboarding-Prozess schneller in die Unternehmenskultur integrieren. Klare Aufgaben und Maßnahmen vermitteln neuen Kollegen eindeutige Ziele und Erwartungen. Dadurch werden sie schneller produktiv und fühlen sich besser im Unternehmen integriert.

Warum Prozessanalyse wichtig ist

Analyse- und Optimierungstools mit KI zeigen schnell Punkte auf, bei denen es Verbesserungsmöglichkeiten gibt. Durch datengestützte Entscheidungen können Unternehmen schneller handeln und den Onboarding-Prozess optimieren. Mitarbeiter schöpfen ihr Potenzial besser aus und fühlen sich durch entsprechendes Feedback schneller integriert.

7. KI-gestützte Plattformen für kulturelle Integration

Die Integration in die Unternehmenskultur wird häufig vernachlässigt. Sie spielt aber eine große Rolle, wenn das Engagement von Mitarbeitern und der Teamgeist gestärkt werden soll.

Beispiel: Humu

Humu ist ein Tool, das beim Onboarding-Prozess und für die weitere Beschäftigung gleichermaßen nützlich ist. Die Software kann durch Umfragen Stimmungen erfassen und analysieren. Gleichzeitig schlägt sie dann geeignete Maßnahmen vor, durch die Beteiligte ihre Produktivität verbessern können.

Bedeutung der kulturellen Integration im Onboarding

Mitarbeiter, die kulturell besser eingebunden sind, sind leistungsstärker und zufriedener. Sie können andere gleichzeitig motivieren und bleiben länger im Unternehmen.

Fazit

Onboarding mit KI hat im Vergleich zu traditionellen Methoden viele Vorteile. Sie zeigen sich unabhängig vom jeweiligen Teil des Onboarding-Prozesses. Die richtigen Tools, egal ob aus einer Hand oder kombiniert, decken all diese Schritte ab. Unternehmen und Mitarbeiter schätzen sie, weil sie Zeit und Kosten sparen. Sie sorgen auch für mehr Motivation, mehr Leistung und eine bessere Mitarbeiterzufriedenheit.

Egal ob Website oder App – Onboarding-Lösungen lassen sich problemlos in andere Arten von Business-Software integrieren. So bieten die Bitrix24-Tools viele Schnittstellen, über die Sie ihr Onboarding-System verknüpfen können. Das stellt nicht nur eine nahtlose Synchronisation von Daten sicher, sondern auch den Zugriff auf Informationen, wenn Sie diese für andere Unternehmenszwecke benötigen. Ein reibungsloser Onboarding-Prozess ist eine individuelle Angelegenheit und lässt sich mit den richtigen Tools an die Anforderungen Ihres Unternehmens anpassen.