6 Tipps zur Projekt-Optimierung: Abläufe verbessern & Effizienz steigern

Projektmanagement in der Praxis ist niemals als ein konstanter und fest definierter Prozess aufzufassen. Eine stetige Verbesserung von Abläufen und die Steigerung der Effizienz liegen im Bestreben jedes Unternehmens. Durch die Projekt-Optimierung können Ziele mit höherer Qualität, kostengünstiger und unter Einhaltung vorgegebener Termine erreicht werden.

Dazu bedarf es zunächst der Erfüllung einiger allgemeiner Kriterien. Jedes Projekt muss eine klare Zieldefinition besitzen, aus der Anforderungen abgeleitet werden können. Daraus resultiert der Projektplan mit einer realistischen Budgetschätzung und Terminvorgaben. Umfangreiche Projekte müssen untergliedert werden. Dazu benutzt man allgemein die Methode der Meilensteine, kleinere abrechenbare Abschnitte. Lassen sich die Anforderungen zum Projektstart noch nicht detailliert beschreiben oder sind im Laufe der Zeit mehrfach Änderungen und Anpassungen zu erwarten, sind agile Methoden des Projektmanagements dem Wasserfallprinzip vorzuziehen.

Unabhängig davon, welche allgemeinen Rahmenbedingungen für ein Projekt vorliegen, gibt es einige wesentliche Faktoren, die den Erfolg der Arbeit beeinflussen.

Die folgenden sechs Tipps zur Projekt-Optimierung werden Ihnen dabei helfen, Abläufe zu verbessern und die Effizienz zu steigern.

1. Projektsoftware zur Effizienzsteigerung implementieren

Projekt-Optimierung ist ohne den Einsatz einer leistungsfähigen Projektmanagementsoftware kaum noch vorstellbar. Moderne Softwareprodukte, wie sie Bitrix24 entwickelt, zeichnen sich dadurch aus, dass sie eine Vielzahl von Funktionen auf einer gemeinsamen Plattform mit einheitlicher und intuitiver Bedienbarkeit vereinigen. Neben solchen grundlegenden Funktionen, wie der Aufgabenverwaltung, dem Kundenmanagement und der kollaborativen Teamarbeit, fördern spezielle Features die Effizienzsteigerung in Projekten durch Automatisierung von Routineaufgaben, Bereitstellung verschiedener – an die Aufgabenstellung und die Teamstruktur angepasster – Kommunikationskanäle und eine zentrale Ablage der gesamten Projektdokumentation mit Zugriffsmöglichkeiten für das Projektteam und alle einzubeziehenden Stakeholder.

Eine wichtige Rolle zur Verbesserung von Effizienz und Produktivität spielt das Projektworkflow-Management. So lässt sich die Aufgabenautomatisierung hervorragend zur Standardisierung von Arbeitsabläufen einsetzen, indem Vorlagen für sich immer wiederholende Aufgaben erstellt werden. Bei Dokumenten, die einen mehrfachen Genehmigungsprozess durchlaufen müssen, kann die Software den Workflow automatisieren. Sobald das Dokument erstellt ist, benachrichtigt das System alle Personen, die es genehmigen müssen, und vermerkt den Stand des Ablaufs. Die Prozessautomatisierung lässt sich ebenfalls effizient bei Berichterstellungen einsetzen. In zeitlich festgelegten Intervallen oder bei der Erreichung bestimmter Meilensteine werden analytische Daten dazu herangezogen, um regelmäßige Zwischenberichte anhand von Dokumentvorlagen zu erstellen. Integrierte Erinnerungsfunktionen sorgen dafür, dass Fristen eingehalten werden, was eine manuelle Nachverfolgung überflüssig macht.

Ein weiterer wichtiger Faktor bei der Projekt-Optimierung ist die zentralisierte Kommunikation. Die Kollaboration im Projektteam erfordert passende Kommunikationskanäle, insbesondere dann, wenn ein Teil der Mitarbeiter oder das gesamte Team remote arbeiten. Die Projektmanagementsoftware von Bitrix24 gestattet Meetings als Videokonferenz und integriert Kommunikationstools, wie Chats und Newsfeed, für den reibungslosen Informationsaustausch zwischen allen Mitarbeitern, unabhängig vom jeweiligen Arbeitsort. Dabei lassen sich alle Dokumente, auch das Ergebnisprotokoll des Teammeetings, an einem zentralen Speicherort in der Cloud ablegen.

2. Agile Methoden für die Prozessoptimierung in Projekten verwenden

Wenn zu erwarten ist, dass die Projektziele im Laufe des Prozesses geändert und angepasst werden, sollte das Projekt in kleinere und besser überschaubare Teilabschnitte unterteilt werden. Agile Methoden in der Projektarbeit, wie Scrum, unterstützen genau diese Vorgehensweise. Zur Projekt-Optimierung werden Sprintzyklen erstellt. Diese auch als Iteration bezeichnete Unterteilung führt zu einem Produktinkrement, das – je nach formulierter Zielstellung – bereits in der Praxis getestet werden kann. Ein als Retrospektive bezeichnetes Teammeeting am Ende jedes Sprints ermöglicht es, zu erkennen, welche Aufgaben optimal umgesetzt wurden und in welchen Prozessen ein Verbesserungspotenzial besteht. Durch Inkremente wird die Effizienz gesteigert und das Risiko eines Scheiterns des Projekts vermieden. Agile Prinzipien setzen ihren Fokus auf die Wertbereitstellung. Die wichtigsten Funktionen sind deshalb bereits in der ersten Entwicklungsphase eines Produkts umzusetzen. Unter diesen Bedingungen kann der Kunde schnell einen Nutzen aus den Features ziehen.

Wie ein Projekt-Optimierungs-Prozess verlaufen kann, soll an einem konkreten Beispiel demonstriert werden. Auf einer neu zu entwickelnden Website möchte ein Reiseveranstalter thematisch geordnete Reisebausteine und Aktivitäten, wie Veranstaltungsbesuche, anbieten, die sich der Gast selbst als Reisepackages zusammenstellen kann. Die agile Methode der Website-Entwicklung besteht in der Abstimmung des Designs mit dem Kunden und der Definition von Reisebausteinen. Diese können in der ersten Etappe zu einem Package zusammengestellt und zur Reservierung per E-Mail oder telefonisch angefragt werden. Die Projekt-Optimierung besteht nun darin, dass nach erfolgreichem Funktionstest die Onlinebuchung implementiert wird und in einem weiteren Schritt die Einbindung eines Ticketsystems via Schnittstelle erfolgt, damit Veranstaltungskarten dazu gebucht werden können. Das Beispiel verdeutlicht die frühe Wertbereitstellung über einen zunächst noch manuell auszuführenden Buchungsprozess, der schließlich automatisiert und durch die zusätzlichen Ticketing-Funktionen erweitert wird.

3. Projektmanagement-Prozesse regelmäßig überprüfen und anpassen

Die Effizienz des Projektmanagements bedarf der regelmäßigen Kontrolle. Unproduktive und ineffiziente Arbeitsweisen sind zu verändern oder anzupassen. Zur Überprüfung der gewählten Prozesse müssen Kontrollzyklen definiert werden. Abhängig vom Umfang der Aufgaben und der geplanten Dauer des Gesamtprojekts können solchen Zyklen Meilensteine zugeordnet werden oder sie können monatlich beziehungsweise vierteljährlich erfolgen.

Basis der Bewertung sollten immer objektive Kriterien bilden. Die Festlegung von Schlüsselkennzahlen, die im Projektmanagement als Key Performance Indicators (KPIs) bezeichnet werden, liefern relevante Aussagen zur Einhaltung von Zeitplänen, erreichten Produktqualität, Auslastung der Ressourcen und Kundenzufriedenheit.

Eine Bewertung, Anpassung und Prozessoptimierung in Projekten kann am Beispiel einer Softwareentwicklung erklärt werden, bei der es zu wiederholten Terminüberschreitungen kommt.

Die Überprüfung beginnt mit einer Bewertung des Workflows. Jeder Schritt der Softwareprogrammierung muss dabei abgebildet werden. Abhängigkeiten zwischen Aufgaben und den beteiligten Teammitgliedern sind zu erfassen. Engpässe wie sich häufende Aufgaben bei einzelnen Mitarbeitern und Wartezeiten bei der Übergabe von Teilergebnissen können eine Ursache der Verzögerungen sein. Eine andere Möglichkeit besteht in unklaren Anforderungen, ineffizienten Programmierwerkzeugen oder Kommunikationslücken. Sind die Schwachstellen identifiziert, gilt es, eine Strategie für die Projekt-Optimierung zu entwickeln. Sie kann in der Festlegung effektiver Kommunikationskanäle, dem Austausch von Programmiertools oder einer Aufstockung der Personalressourcen in bestimmten Entwicklungsbereichen bestehen. Gefundene Lösungen sind zu implementieren und bis zum nächsten Meilenstein zu testen. Die Auswirkungen müssen überwacht werden, bei gleichzeitigem Sammeln von Feedbacks der Mitarbeiter. Stellt sich der Erfolg nicht in gewünschter Weise ein, ist der Prozess der Überprüfung, Bewertung und Anpassung erneut zu durchlaufen.

Eine wichtige Rolle bei Projekt-Optimierung im Zusammenhang mit der Überprüfung aller Prozesse des Projektmanagements spielt das Feedback der Teammitglieder. Sie verfügen über wertvolle Erfahrungen und können durch Verbesserungsvorschläge und dem Einbringen neuer, kreativer Ideen zu einer Produktivitätssteigerung beitragen.

4. Verfahren standardisieren zur Projekt-Optimierung

Durch standardisierte Verfahren im Projektmanagement werden Produktivität und Qualität verbessert und Fehler reduziert. Ein vorgegebener Rahmen beschleunigt zudem Entscheidungsprozesse und erleichtert die Erstellung von Zeitplänen.

Zunächst gilt es, die richtige Methode zu wählen, die den Anforderungen des Unternehmens entspricht und mit den häufigsten Kundenanfragen konform ist. Werden agile Konzepte bevorzugt, sollten Entscheidungen konsequent über die Anwendung der entsprechenden Methodik, also etwa Scrum oder Kanban, getroffen werden, um für die Teams nachvollziehbare Abläufe zu entwickeln, auch wenn Agile auf hohe Flexibilität setzt.

Bei der Anwendung des Wasserfallprinzips könnte ein Standardverfahren (SOP) zum Beispiel wie folgt aussehen:

• Definition der Projektanforderungen und Festlegung der Ziele
• Erstellung eines Projektstrukturplans, der die erforderlichen Ressourcen beinhaltet
• Entwicklung des Kommunikationsplans und Bereitstellung der erforderlichen Kanäle
• Aufstellung von Budget und Zeitplan
• Risikomanagement

Für jeden Schritt sind Vorlagen zu erstellen, die Abläufe und Verantwortlichkeiten bestimmen. Die Dokumentation wird zentral in einem Dokumentenmanagementsystem cloudbasiert gespeichert, steht damit jedem Mitglied des Projektteams zur Verfügung und kann an die jeweiligen Erfordernisse angepasst werden. Grundsätzlich sind alle wichtigen Prozesse der Projektbearbeitung zu dokumentieren und idealerweise als Richtlinie, die allerdings nicht als starre Vorgabe zu verstehen ist, zu hinterlegen.

Standardverfahren gewährleisten, dass alle Teams im Unternehmen so arbeiten, dass die festgelegten Qualitätskriterien erfüllt werden. Beste Unterstützung im Projekt-Optimierungs-Prozess bietet der Einsatz visueller Tools. So veranschaulichen zum Beispiel Gantt-Diagramme in grafischer Form alle Aufgaben und Ereignisse, die im Verfahrensstandard definiert wurden, und den zeitbezogenen Fortschritt bei der Umsetzung.

Mit der Definition von SOPs allein ist es allerdings nicht getan. Wie bereits im vorhergehenden Abschnitt ausführlich erläutert, muss die Einhaltung der Standardverfahren kontrolliert und bewertet werden. Aus der Analyse sind Schlussfolgerungen für Verbesserungen und Ergänzungen abzuleiten.

5. Teamzusammenarbeit stärken durch offene Kommunikation

Die Stärkung der Teamzusammenarbeit, insbesondere durch eine konsistente Kommunikation, ist ein wesentlicher Faktor bei der Projekt-Optimierung. Zu den primären Aufgaben des Managements gehört es deshalb, Richtlinien zur Teamarbeit zu erstellen und Kommunikationskanäle für einen reibungslosen Informationsaustausch bereitzustellen. Je nach Zusammensetzung und Arbeitsweise des Projektteams sollten die Kollaborationstools festgelegt werden. Die Erstellung eines Kommunikationsplans sorgt für die regelmäßige Interaktion zwischen allen Mitgliedern des Projektteams. Remote arbeitende Mitarbeiter sind vollständig in die Zusammenarbeit zu integrieren. Meetings müssen in diesen Fällen in Form von Videokonferenzen organisiert werden. Daneben unterstützen Messaging-Apps, Chats und eine gemeinsame Dokumentenverwaltung die Kommunikation von remote oder hybrid arbeitenden Projektteams. Bitrix24 stellt mit seinem Onlinearbeitsplatz all diese Tools zur Verfügung, ergänzt durch Gruppenkalender und Workflowautomatisierung. Bei der Vielzahl technischer Möglichkeiten, die moderne Software besitzen, darf ein Faktor bei der Projektmanagement-Optimierung allerdings nicht vergessen werden: der Mensch. Zunächst muss sichergestellt werden, dass alle Mitarbeiter im Umgang mit den bereitgestellten Tools vertraut sind. Ein entsprechendes Schulungsprogramm gehört deshalb unbedingt in die Richtlinien zur Teamzusammenarbeit.

Des Weiteren bedarf es einer Kultur der Offenheit, die unterschiedliche Perspektiven unterstützt. Mitarbeiter müssen zur freien Meinungsäußerung ermutigt werden, die so gesammelten Feedbacks sind in die Projektbearbeitung einzubeziehen. Nur die Meinungsvielfalt führt zur Innovation und unterstützt damit die Projekt-Optimierung.

Zwei Beispiele sollen das kurz erläutern:

Durch die Organisation von Brainstormings mit den Teams aus Marketing, Vertrieb und Entwicklung kann eine gemeinsame Strategie zur Produkteinführung entwickelt werden, die genau auf die Zielgruppe ausgerichtet ist.

In der gleichen Zusammensetzung wie zuvor können Design-Thinking-Meetings abgehalten werden. In diesen werden Kundenprobleme und Feedbacks der Teammitglieder analysiert. Diese wiederum geben Anregungen zur Implementierung gewünschter Features bei der Weiterentwicklung der bestehenden Produktpalette oder für eine Verbesserung der Qualität.

6. Lean-Prinzipien in Projekten einsetzen, um die Effizienz zu steigern

Die Anwendung der Lean-Methodik dient zur Ressourcenoptimierung im Projekt und leistet einen wesentlichen Beitrag zur Steigerung der Effizienz.

Lean bedeutet die Umsetzung von fünf Prinzipien:

• Definition des Produktwertes aus der Sicht des Kunden. Das bedeutet, die Wünsche des Kunden zu verstehen und die Entwicklung eines Produkts genau an diesen Erwartungen auszurichten.
• Eine als Wertstrom definierte Aufeinanderfolge von Verfahrensschritten wird ermittelt, die zur Schaffung des Produkts unbedingt erforderlich ist. Die Verschwendung von Ressourcen kann dadurch weitestgehend ausgeschlossen werden.
• Im dritten Prinzip, Flussoptimierung, gilt es den Wertstrom möglichst reibungslos zu gestalten. Alle Aufgaben müssen ohne Verzögerung erledigt werden. Besonders die aufeinanderfolgenden Prozesse müssen nahtlos ineinander übergehen. Dadurch wird die Produktzykluszeit optimiert.
• Die als Pull-Prinzip bezeichnete Verfahrensweise basiert darauf, dass Produkte nur in der vom Kunden benötigten Stückzahl hergestellt werden und damit Lagerbestände vermieden oder reduziert werden können.
• Die Anwendung des fünften Lean-Prinzips sorgt schließlich dafür, dass nach einer Analyse des Projektmanagements nach Verbesserungen im Prozessablauf gesucht wird. Aufgetretene Ressourcenverschwendungen sind zu beseitigen, zeitliche Abläufe zu optimieren.

Die Umsetzung der Lean-Prinzipien zielt auf die Vermeidung verschiedener Ressourcenverschwendungen ab. Das betrifft Überproduktion, Wartezeiten, unnötige Warenbewegungen, aber auch das Brachliegen von Human Resources. Lean-Management bedeutet in diesem Zusammenhang Teammitglieder zu befähigen, Entscheidungen selbst zu treffen, Verantwortung zu übernehmen und dadurch Aufgaben produktiv und effizient zu bearbeiten. Zur Projekt-Optimierung gehören zudem Feedbackschleifen. Diese ermöglichen die kontinuierliche Verbesserung von Verfahrensschritten.

Als Beispiel sei die Kaizen-Methode zur kontinuierlichen Verbesserung in kleinen Schritten bei einem Team von Softwareentwicklern genannt. Das nach agiler Methodik arbeitende Team nutzt jede Retrospektive zum Sprintabschluss, um anhand von Feedbacks kleine inkrementelle Veränderungen bei der Codeoptimierung vorzunehmen und damit die Effizienz zu verbessern.

FAQs

Schlüsselfaktoren zur Optimierung von Projekt-Abläufen für mehr Effizienz sind eine klare Zieldefinition, die Auswahl der richtigen Projektmanagementmethoden, wie Agile oder Wasserfall, der Einsatz leistungsfähiger Softwaretools, insbesondere zur Förderung von Zusammenarbeit und Kommunikation, regelmäßiges Controlling und die Anwendung von Lean-Prinzipien.

Dank der Ressourcenoptimierung werden Kosten und Zeit eingespart. Damit die eingesetzten Ressourcen tatsächlich optimal ausgenutzt werden können, bedarf es der Anwendung von Lean-Prinzipien. Diese basieren auf der konsequenten Vermeidung von Verschwendungen durch Wertdefinition, Identifizierung des Wertstroms, Flussoptimierung, Pull-Prinzip und kontinuierliche Verbesserung.

Bei der Straffung von Projekt-Abläufen kann es aufgrund des Widerstands von Stakeholdern, unrealistischer Erwartungen an das Projektziel, unzureichender Kommunikation oder des Scope Creep zu Herausforderungen kommen. Sie können durch eine gute Kommunikationsstrategie mit regelmäßigen Meetings und Veränderungsakzeptanz überwunden werden.