Essentiell für den nachhaltigen Erfolg im Job ist eine gute Organisation. Der Tischkalender war gestern, heute gibt es für die Terminplanung digitale Tools, die Ihnen helfen, den Überblick zu bewahren und eine bessere Terminplanung zu realisieren.
Die kostenlose Projektmanagement Software von Bitrix24 stellt Ihnen verschiedene Werkzeuge zur Verfügung, mit denen Sie kinderleicht Besprechungen planen, Online-Meetings vorbereiten, Videokonferenzen planen und Telefontermine vorbereiten. Hier finden Sie sechs Tipps für Terminplanung, die Ihnen dabei helfen, Struktur in Ihr Alltagsgeschäft zu bringen, ohne sich dabei zu verzetteln.
Tipp 1: Kennen Sie die Vorteile eines digitalen Kalenders
Falls nicht schon passiert: Verabschieden Sie sich von Ihrem Tischkalender oder Büchlein für die Tasche und stellen Sie für eine bessere Terminplanung auf digital um. Bitrix24 bietet Ihnen verschiedene Kalendertools zur Auswahl, mit der Sie für sich und Ihre Mitarbeiter beispielsweise Besprechungen planen und Online-Meetings vorbereiten können. Die Bedienung ist einfach und vor allem bleibt alles schön übersichtlich.
Im Terminplaner können Sie sehen, an welchen Zeiten alle Kollegen, die an einem Meeting oder einer Telefonkonferenz teilnehmen sollen, verfügbar sind. Das spart lange Terminabsprachen und somit viel Zeit. Auch Missverständnissen wird so vorgebeugt, denn alle Kollegen, die auf den jeweiligen Kalender Zugriff haben, können die Termine sehen, ohne sie alle selbst eintragen zu müssen.
Sie können das Kalendertool von Bitrix24 auch mit Ihrem Google oder Outlook Kalender synchronisieren, falls Sie diese bereits nutzen. Praktisch: Die Kalenderfunktionen sind auch auf Ihrem Smartphone oder Tablet verfügbar. Auf diese Weise haben Sie Ihre Termine immer dabei und können jederzeit Änderungen anpassen. So verbessern Sie mit Sicherheit Ihre Terminplanung – und erleichtern sich Ihren Arbeitsalltag!
Tipp 2: Der Trick liegt im Detail
Sie kennen das sicher: Ein externer Partner vereinbart einen Termin mit Ihnen – außer Haus. Zeit und Namen haben Sie sich im Kalender notiert, beispielsweise „Meeting Kunde XY“ am 15. März um 9 Uhr. Kurz vor dem Termin schauen Sie dann nochmal in Ihren E-Mails oder auf Ihren Notizzettel: „Unter welcher Hausnummer war das Büro gleich nochmal lokalisiert? Und in welchem Raum findet die Besprechung statt?“
Für eine bessere Terminplanung gehen Sie am besten ins Detail, schon dann, wenn Sie den Termin in den Kalender eintragen. Mit den kostenlosen Tools von Bitrix24 können Sie Ihren Terminkalender mit nützlichen Informationen versehen und, neben Datum und Uhrzeit, zum Beispiel den Standort des Treffens eingeben oder Teilnehmer hinzufügen.
Auch eine Wiederholung von Terminen können Sie einstellen, wenn ein bestimmtes Meeting oder Telefonat jährlich oder wöchentlich stattfindet. Je mehr Ihr Kalender weiß, desto leichter haben Sie es später bei der Einhaltung Ihrer Termine.
Tipp 3: Nutzen Sie Ihren Kalender zur Kommunikation
Egal, ob Sie Telefontermine vorbereiten oder Videokonferenzen planen, bessere Terminplanung heißt auch bessere Kommunikation – und dabei kann Ihnen auch Ihr Kalender helfen.
Dass Sie im Terminplaner-Tool erkennen können, ob an einem bestimmten Datum oder einer bestimmten Uhrzeit alle Teilnehmer verfügbar sind, haben Sie in diesem Blogbeitrag schon erfahren.
Kommunizieren Sie Ihren Kollegen auch, wann Termine anstehen oder was sich ändert, indem Sie sie über die Kalendertools von Bitrix24 benachrichtigen oder sie zu Terminen einladen.
So haben Sie die Möglichkeit, sich über Ihr Profil selbst zum Administrator einer Kalendergruppe zu machen und damit öffentliche Einstellungen im Kalender vorzunehmen. Auch können Sie einzelne Kollegen dazu berechtigen, Änderungen in Ihrem Kalender vorzunehmen, sollte das gewünscht sein.
Bei den einzelnen Termineinträgen können Sie außerdem eine Erinnerungsfunktion einstellen, die dann die anderen Teilnehmer an den anstehenden Termin erinnert.
Tipp 4: Fügen Sie Projektgruppen in gemeinsamen Kalendern zusammen
Nicht nur persönliche Kalender für jeden Mitarbeiter sind wichtig. Bitrix24 verfügt über eine Auswahl verschiedener Kalendermodelle, wie zum Beispiel dem Unternehmenskalender oder gemeinsamer Kalender für Abteilungen und Projektgruppen.
So bewahren alle den Überblick und Sie bekommen eine bessere Terminplanung hin. Unterschiedliche Teams können so voneinander unabhängig arbeiten und ihre Termine planen. Wer die Organisation für ein ganzes Unternehmen unter einen Hut kriegen muss oder an mehreren Projekten gleichzeitig beteiligt ist, wird diese Tools sicher schätzen.
Im Gegensatz zu herkömmlichen Online-Kalendern sind die Tools von Bitrix24 genau auf das Projektmanagement von Unternehmen ausgerichtet. Sie erlauben es Ihnen außerdem, eine unbegrenzte Anzahl von Kalendern zu erstellen und zu verknüpfen.
Tipp 5: Nur teilen, wo es nötig ist
Das einzelne Abteilungen oder Projektteams über gemeinsame Kalender verfügen und so eine gute Zusammenarbeit sowie eine bessere Terminplanung möglich wird, hat viele Vorteile.
Um die Kalender jedes Einzelnen übersichtlich zu halten, sollten Sie jedoch darauf achten, wirklich nur die Termine mit Kollegen zu teilen, an denen diese auch teilnehmen.
Termine, die Sie allein wahrnehmen oder auch solche, die privat bleiben sollen, sollten nicht in den Kalendern Ihrer Kollegen erscheinen. In den „Persönlichen Kalendereinstellungen“ der Bitrix24 Kalender können Sie einzeln einstellen, welche Termine auch für andere Nutzer sichtbar sein dürfen.
Sie entscheiden außerdem selbst, ob Sie den Zugriff auf Ihren persönlichen Kalender freigeben oder verweigern wollen, je nachdem wer Einsicht in Ihre Termine haben darf oder nicht.
Tipp 6: Planen Sie alle Ressourcen
Das A und O im soliden Projektmanagement – und dabei auch für eine Terminplanoptimierung – ist es, stets den Überblick zu behalten. Besonders wichtig ist dabei, genau zu wissen, welche Mitarbeiter wann verfügbar oder wann möglicherweise im Urlaub, Elternzeit oder auf Geschäftsreise sind.
Dabei wird Ihnen die Anwesenheitsliste von Bitrix24 ein willkommener Helfer sein, Projekte und Termine optimal zu planen. Auf einen Blick wird sichtbar, über welche personellen Ressourcen Sie zu welchem Zeitpunkt verfügen. Diese nützliche Funktion finden Sie ebenfalls in den Kalender integriert. So sind diese Informationen direkt bei der Terminplanung mit einem Klick für Sie abrufbar.
Unser Fazit für die erfolgreiche Planung Ihrer Termine
Mit unseren 6 Tipps für Terminplanung und einer Einführung in die nützlichen Kalendertools von Bitrix 24 steht Ihnen und Ihren Mitarbeitern für eine bessere Terminplanung nichts mehr im Wege.
Mit Hilfe der vorgestellten Tools behalten Sie in Ihrem digitalen Kalender die Übersicht, egal wie viele Projekte Sie verwalten. Dank der Erinnerungsfunktion werden Sie keinen Termin mehr vergessen und gemeinsame Kalender helfen, dem Absprachen-Chaos innerhalb großer und kleiner Teams ein Ende zu bereiten.
Laden Sie Ihre Kollegen über den Kalender zu Besprechungen und Terminen ein, verknüpfen Sie Mitarbeiter miteinander und vor allem: Seien Sie immer gut strukturiert. Wenn die Terminplanung gut läuft, läuft es auch mit Ihrem Unternehmen.
