5 Software-Lösungen für eine Wissensdatenbank

Immer mehr Unternehmen erkennen die Vorteile einer Wissensdatenbank. Sie ist Teil der Unternehmensstrategie, weil der Zugriff und die Weitergabe von Wissen die Produktivität erhöht und deshalb zu mehr Umsatz führt. Heutzutage gibt es immer mehr Software-Lösungen, mit denen ein Unternehmen eine Knowledge-Base einrichten und verwalten kann.

Im folgenden Artikel haben wir deshalb verschiedene Anwendungen für die Speicherung und Weitergabe von Wissen unter die Lupe genommen. Viele Software-Lösungen ähneln sich zwar, aber es gibt feine Unterschiede bei den Funktionen und der Preisgestaltung. Je nachdem, welche Rahmenbedingungen und Anforderungen ein Betrieb hat, kann die richtige Auswahl und Implementierung einen Wettbewerbsvorteil bedeuten.

Softwarelösungen für den Wissensaustausch können Sie problemlos in andere Business-Systeme integrieren. Hierzu gehören die Bitrix24-Tools, die neben CRM auch Projekt- und Aufgabenmanagement und vieles mehr bieten. Bitrix24 verfügt über viele Schnittstellen zu unterschiedlichen Anwendungen, wie etwa Datenbanksoftware.

Bedeutung einer Wissensdatenbank für Unternehmen

Die digitale Transformation beschleunigt Unternehmensprozesse in exponentiellem Ausmaß. Gleichzeitig wächst der Bedarf, Wissen zu speichern und es weiterzugeben. Hierfür sind physische Dokumente auf Papier nicht mehr ausreichend.

Das Ziel der digitalen Wissensspeicherung ist, dass jeder Mitarbeiter Zugriff auf die aktuellen Informationen hat, die für seine Tätigkeit benötigt werden. Wenn Kollegen ein Unternehmen dauerhaft oder kurzzeitig verlassen, sollten ihre Kenntnisse und Erfahrung bestehenbleiben.

Die Lösung hierfür ist die Einrichtung einer Wissensdatenbank mittels Software. Sie sorgt für die Organisation von Informationen und macht sie allen zugänglich, die darauf angewiesen sind. Das Wissen lässt sich dann ganz einfach nach Kategorie oder Stichwort abrufen.

Eine Datenbank mit gespeichertem Wissen bietet einem Betrieb viele Vorteile. Wissensbestände gehen nicht verloren und sind stets zugänglich. Für die Einarbeitung benötigen Unternehmen weniger Ressourcen, denn der neue Mitarbeiter nimmt Kollegen bei Rückfragen weniger in Anspruch. 

Der Kundenservice profitiert ebenfalls von einer Wissensdatenbank. Kunden erhalten schnellere und präzisere Hilfe, da das Support-Team über dieselben Daten und Anweisungen verfügt. 

Gleichzeitig helfen Wissensdatenbanken, Prozesse des Unternehmens zu standardisieren, vor allem bestimmte Maßnahmen und Methoden. Mitarbeiter können Dokumente wie Ein- oder Anweisungen direkt abrufen. Hierdurch sparen sie Zeit, die sie anderen Aufgaben widmen können. Überdies senkt eine Wissensdatenbank die Fehlerquote von Mitarbeitern, denn sie führen ihre Arbeit anhand derselben Informationen und Anleitungen durch.

Das Unterhalten einer Wissensdatenbank ist allerdings ein dauerhafter Prozess. Nach der Wahl der richtigen Software geht es nicht nur um die Einrichtung, sondern auch um die Pflege. Das Unternehmenswissen muss ständig aktualisiert werden.

Hierbei können nicht mehr aktuelle Informationen in ein Archiv verschoben werden, um Platz für neues Wissen zu schaffen. Die Wissensdatenbank bietet Möglichkeiten für Feedback, wenn Mitarbeiter Probleme sehen, die vielleicht noch nicht berücksichtigt wurden.

Software-Lösungen für Knowledge-Management in der Übersicht

Die Auswahl der passenden Software ist eine wichtige Voraussetzung für die Planung einer Wissensdatenbank. Ein Unternehmen, das seinen Bedarf kennt, sollte sich verschiedene Softwarelösungen anschauen. Dabei gilt es, einen Vergleich nach unterschiedlichen Merkmalen vorzunehmen, denn das Tool muss zu den Ansprüchen des Unternehmens passen.

Technologien wie ein Datenbankmanagementsystem sind eine beliebte Möglichkeit, Wissen von Experten aufzubewahren und zu teilen. Die Art der Nutzung richtet sich nach den Bedürfnissen des Betriebs. Ebenfalls wichtig ist, wie die Verwaltung des Wissens erfolgen soll und ob die Software benutzerfreundlich ist. Bei der Entscheidung müssen zudem die Anpassbarkeit und Skalierungsmöglichkeiten berücksichtigt werden. 

Daneben kommt es darauf an, wie Informationen aufbewahrt und zugänglich gemacht werden. Dies geschieht heutzutage nicht mehr nur in Form von Dokumenten, sondern auch mit Multi-Media-Dateien oder PDFs.

Die folgenden Absätze betrachten 5 Tools für Wissensdatenbanken, die für den Einsatz in Unternehmen entwickeln wurden. Sie behandeln neben den Funktionen auch die Merkmale und geben Antworten auf die Frage nach den Kosten.

1. Confluence

Confluence ist eine Anwendung des australischen Software-Anbieters Atlassian. Das Ziel dieses Tools ist, allen Teammitgliedern Unternehmenswissen zur Verfügung zu stellen und das in verschiedener Form. Dank Confluence haben Mitarbeiter je nach ihrer Berechtigung Zugriff auf aktuelle Informationen und können diese auch selbst bearbeiten und ergänzen.

Der Ansatz von Confluence ist, dass Teammitglieder Projekte schneller und einfacher durchführen können, wenn sie denselben Wissensstand haben. Die Software für Wissensmanagement lässt sich deshalb nach verschiedenen Kriterien einrichten.

So gibt es die Möglichkeit, Notizen oder Dateien zu Projekten hinzuzufügen und sie allen zugänglich zu machen. Bei Confluence können Unternehmen auch Daten, Multimedia-Dateien und Webinare speichern. 

Confluence bietet dynamische Dokumentationen. Diese lassen sich durch verschiedene Optionen anpassen und formatieren. Die Übernahme von Codes, Bildern, Tabellen oder anderen Dateien ist ebenfalls problemlos möglich. 

Für Nutzer von Confluence gibt es verschiedene Tarife. Der Preis hängt von der Nutzerzahl, dem Umfang der Funktionen und vom Speicherplatz ab. Confluence bietet einen dauerhaft kostenlosen Tarif für bis zu 10 Nutzer. Darin sind unbegrenzt viele Seiten und Bereiche enthalten. Pro Nutzer können bis zu 3 Whiteboards angelegt werden. Daneben gibt es Vorlagen für das Marketing sowie das Produktmanagement.

Für mehr Funktionen und Nutzer stellt Confluence kostenpflichtige Pakete wie “Standard”, “Premium” und “Enterprise” bereit. Die Gebühren sind an der Nutzerzahl ausgelegt und hängen von den Features ab. Für jedes Paket sinkt der Preis pro Nutzer mit steigender Nutzerzahl. Die Tarife beinhalten in ihrer Reihenfolge jeweils alle Funktionen der günstigeren Tarife.

2. Notion

Notion ist ein Business-Tool, das wie ein Online-Arbeitsplatz funktioniert. Projektverwaltung und Teamzusammenarbeit sind mit dieser Software möglich. Daneben können Unternehmen oder Selbständige mit Notion auch eine Wissensdatenbank bereitstellen.

Mit Notion können Unternehmen Wissensdatenbanken in verschiedener Form einrichten und sie einfach verknüpfen. Beispielsweise können Tabellen miteinander verbunden werden. Nutzer von Notion haben Zugriff auf mehrere Ansichtsoptionen wie Tabellen, Dokumente, Boards, Galerie, Kalender, als Liste oder Zeitachse. 

Das Wissen wird dank einer intelligenten Suchfunktion problemlos gefiltert. Es reicht etwa, einen Begriff oder eine Kategorie einzugeben bzw. nach Versionen oder ähnlichen Kriterien zu suchen.

Die Seiten von Notion sind in einer festgelegten Hierarchie angeordnet, die sich aber ändern und verknüpfen lässt. Mitarbeiter finden so Informationen, die zusätzlich etwas mit ihrem Suchthema zu tun haben. Es ist auch möglich, mit Notion bestimmte Vorlagen für Seitenstrukturen zu erstellen und diese dann zu kopieren.

Wie viele andere Wissensdatenbanken können Nutzer bei Notion nicht nur Dokumente erstellen und kategorisieren. Zu den Features gehört auch, Multimedia-Dateien, Webinare, Fotos und Dateien von Drittanbietern hinzuzufügen. Es gibt zudem Möglichkeiten, Notizen zu erstellen oder bestimmte Mitarbeiter zu markieren, die ein Dokument sehen sollen.

Die Funktion des Wissensmanagements bei Notion ist Bestandteil der kostenpflichtigen Tarife. Es gibt zwar ein kostenloses Paket für einen Nutzer, der noch 10 Gäste einladen kann, doch dieses beinhaltet nur die grundlegenden Funktionen ohne Datenbankmanagement.

Die kostenpflichtigen Tarife dagegen sprechen Selbständige, Unternehmen oder Vereine an, die die gesamten Möglichkeiten des Tools nutzen wollen. Der Plus-Tarif beginnt bei 9,50 Euro pro Nutzer monatlich, welcher dann bis zu 100 Gäste einladen kann. Hiermit sind zusätzlich zur kostenlosen Version unbegrenzte Datei-Uploads und die Erstellung von Blöcken, Synchronisierung mit Datenbanken von Drittanbietern und die Anzeige von Diagrammen und Dashboards möglich.

3. SharePoint

SharePoint ist ein Modul für das Speichern und Teilen von Unternehmenswissen, das zu Microsoft 365 gehört. Es ist eine Wissensdatenbank und Suchmaschine für innerbetriebliche Informationen. 

Die Anwendung gibt es mit begrenzten Funktionen separat. Wer bereits Microsoft 365 Business Standard nutzt, hat auch SharePoint bereits in seinem Softwarepaket integriert.

SharePoint ist eine cloudbasierte Anwendung von Microsoft, die als größte Plattform für Content-Management und Zusammenarbeit gilt. Expertenwissen, Anleitungen, Notizen und andere Informationen werden in verschiedener Form gespeichert. Nutzer können das Wissen anhand der Filterfunktionen abrufen, wenn sie nach einer bestimmten Ressource suchen.

Gleichzeitig lassen sich die Dateien der Wissensdatenbank jedoch auch an Mitarbeiter versenden und durch diese bearbeiten. Für Abteilungen können im Intranet anhand von Vorlagen oder individuell Seiten erstellt werden, die einen Überblick über Aufgaben geben oder an andere Quellen verlinken.

Daneben bietet Microsoft SharePoint Premium an, das sich künstliche Intelligenz für das Inhaltsmanagement und die Synchronisierung zunutze macht.

Der Preis von SharePoint hängt davon ab, ob Unternehmen die Software separat oder in Rahmen von Microsoft 365 nutzen wollen. Das Tool selbst kostet bei einem Jahresabonnement 4,70 Euro pro Monat und Nutzer. Der Tarif richtet sich an kleinere Unternehmen und Selbstständige.

Unternehmen, die Microsoft 365 mit anderen Modulen verwenden wollen, zahlen pro Nutzer 11,70 Euro monatlich. Neben SharePoint sind dann auch Anwendungen wie die Office-Programme, Microsoft Teams und Listen, Outlook und Microsoft Teams enthalten.

4. Guru

Auch Guru ist eine Softwarelösung für die Speicherung von Wissen. Das Tool für Informationsmanagement stammt aus Philadelphia und nutzt die Möglichkeiten von künstlicher Intelligenz. Hierdurch kann Guru nicht nur Informationen sammeln und kategorisieren, sondern auch durch semantische Abfragen abrufen.

Guru bedient sich an KI, um Wissen aus dem gesamten Unternehmen zusammenzutragen, zu sortieren und zu speichern. Dazu gehören nicht nur Dokumente und Dateien, sondern auch nicht kategorisierte Informationen (z. B. aus Chatverläufen). Das Tool ist mit allen Arbeitsabläufen im Unternehmen verbunden und kann so anhand von Kontext, Standort und Verlauf das benötigte Wissen aufrufen.

Dabei reicht es aus, Guru in natürlicher Sprache eine Frage zu stellen. Die KI sucht dann in der Wissensdatenbank die relevanten Antworten und Dokumente. Gleichzeitig bietet Guru so eine integrierte Kontrolle, ob die Informationen relevant sind. Laut Webseite des Anbieters sparen Mitarbeiter so bei der Suche nach Informationen rund 60 % Zeit.

Das Tool bezieht die Informationen einerseits aus den internen Dateien und Wikis des Unternehmens. Andererseits durchsucht die KI auch integrierte Datenspeicherungs- und Kommunikationsanwendungen. Hierzu gehören zum Beispiel Slack, Chrome, Microsoft Teams oder BambooHR.

Unternehmen können Guru 30 Tage lang kostenlos ausprobieren und sich dann für oder gegen das Tool entscheiden. Der kostenpflichtige Tarif kostet 15 USD monatlich pro Nutzer bei jährlicher Abrechnung. 

Er beinhaltet die Plattform, die Suche für das Unternehmen, Intranet und Unternehmens-Wiki natürlich alles – KI-gestützt. Größere Unternehmen können mit dem Anbieter direkt Kontakt aufnehmen, um eine Lösung für ihre Bedürfnisse zu finden.

5. Bloomfire

Der amerikanische Anbieter Bloomfire hat die gleichnamige Wissensdatenbank-Software entwickelt, die auf KI und maschinellem Lernen basiert. Hierfür gibt es eine zentrale Plattform, die sich mit vielen weiteren Business-Anwendungen verbinden und synchronisieren lässt. 

Auch wenn Bloomfire sich vornehmlich auf die Speicherung und das Teilen von Wissen im Unternehmen konzentriert, ist es dank Schnittstellen möglich, die Informationen auch extern weiterzugeben.

Bloomfire ist besonders benutzerfreundlich, denn es erinnert an soziale Medien. Nutzer können etwa Anfragen stellen und die Antworten mit Likes versehen, kommentieren oder ihnen folgen. Hierdurch steigt die Motivation, die Plattform häufig zu verwenden und gleichzeitig zu ihrer Verbesserung beizutragen.

Bloomfire kann in großem Maß an die Unternehmensbedürfnisse angepasst werden. Es gibt Möglichkeiten für Branding, Rollen und Zugang. Künstliche Intelligenz sorgt für das automatische Kategorisieren der Informationen, egal in welcher Form sie vorliegen. Das System versteht natürliche Sprache und KI findet die besten Antworten für den Nutzer anhand von Projekt, Ort, Verlauf und vorhandener Kommunikation.

Bloomfire bietet die Option, dass Teams für bewährte Verfahren eine FAQ erstellen, die auf den Erfahrungen und Fähigkeiten der Mitarbeiter basiert. Maschinelles Lernen kann diese dann schrittweise optimieren, wenn Mitarbeiter Feedback dazu geben. Daneben eignet sich Bloomfire auch für das Erstellen von Analysen und Auswertungen, wenn Manager sie benötigen.

Für Unternehmen, die diese Software einsetzen wollen, gibt es verschiedene Tarife. Der Tarif “Team” schließt beispielsweise bis zu 50 Nutzer ein, wobei ein Monat kostenlos ist. Leistungen bei diesem Tarif sind unter anderem die Nutzung der Plattform und unbegrenzter Speicherplatz für das Wissen. Außerdem sind KI-Tools, Analyse- und Berichtsfunktionen oder Möglichkeiten für die Integration anderer Anwendungen enthalten.

Weitere Tarife sind “Growth”, “Business” und “Enterprise”. Sie richten sich an Unternehmen mit mehr Mitarbeitern und dem Bedarf nach weiteren, ausgefeilteren Funktionen. Um die Preise für die Pakete zu erfahren, ist ein Kontakt mit dem Anbieter notwendig, denn sie werden nicht auf der Webseite veröffentlicht.

Fazit zu Datenbanken für Wissensmanagement

Die richtige Software für Informationsmanagement auszuwählen kann einen großen Beitrag zum Erreichen der Unternehmensziele leisten. Für ein Unternehmen, das sein Wissen verwalten und weitergeben will, ist die Planung der Anfangspunkt im Entscheidungsprozess. Es geht darum, welches Unternehmenswissen wie gespeichert werden soll und auf welche Art es Mitarbeiter abrufen können. 

Daneben spielt auch die Pflege der Datenbank eine Rolle, vor allem wenn Mitarbeiter bei ihrer täglichen Arbeit zur Aktualisierung und Verbesserung beitragen sollen. Viele Wissensdatenbanken bauen heutzutage auf künstliche Intelligenz und maschinelles Lernen. Hierdurch können die Informationen je nach Bedarf automatisch kategorisiert und abgerufen werden.

Wissensdatenbanken müssen gute Integrationsmöglichkeiten bieten und deshalb geeignete Schnittstellen haben. Das Wissen wird oft nicht mehr einzeln in Form von Dokumenten hochgeladen, sondern stammt aus verknüpften Anwendungen wie den Bitrix24-Lösungen. Sie übernehmen beispielsweise Anleitungen, Informationen aus Chats oder dem Kundendienst, die in der Bitrix24 Cloud oder auf den Unternehmensservern gespeichert sind.