5 leistungsstarke Workflow-Tools

Jedes Unternehmen muss effizient sein, um am Markt zu bestehen. Hierfür kommen Workflow-Management-Systeme zum Einsatz. Sie sind in der digitalen Welt unverzichtbar, wenn es darum geht, Teamarbeit zu koordinieren und Projekte effizient durchzuführen. Ohne die richtigen Workflow-Tools fällt es Unternehmen schwer, Zeit und Ressourcen so gut wie möglich zu nutzen.

Im folgenden Artikel erfahren Sie deshalb mehr über 5 effektive Workflow-Tools und ihre Funktionen, Benutzerfreundlichkeit und Effektivität. Wir haben darauf geachtet, dass die Software anpassbar ist, damit Unternehmen jeder Größe und Branche davon profitieren. 

Zu den Workflow-Tools, die wir später im Artikel noch genauer betrachten, gehört die Bitrix24-Lösung. Ursprünglich als CRM-System konzipiert, deckt sie alle Arbeitsabläufe ab. Zum Umfang der All-in-One-Software gehören Aufgaben- und Projektmanagement. Dadurch können Sie die Zusammenarbeit in Teams automatisieren und haben einen genauen Einblick in die Workflows Ihres Unternehmens.

Was ist Workflow-Management?

Unter Workflow-Management versteht man einen systematischen Ansatz, mit dem Arbeits- und Geschäftsprozesse gestaltet, umgesetzt und überwacht werden. Es stellt sicher, dass ein Arbeitsablauf von der richtigen Person oder System zur richtigen Zeit durchgeführt wird.

Die Verwaltung dieser Abläufe ist essenziell für den Unternehmenserfolg. Sie sorgt für Effizienz, reduziert Fehler und Kosten. Außerdem werden vorhandene Ressourcen optimal verteilt. In Zeiten der Digitalisierung kommt meistens eine Workflow-Management-Plattform zum Einsatz oder die Software wird in andere Business-Tools integriert.

Welche Arten von Workflow-Management gibt es?

Es gibt mehrere Arten des Workflow-Managements. Jede davon kann an die Aufgaben des Unternehmens angepasst werden. Innerhalb der Prozesse gibt es auch Kombinationen davon. Hier sind drei Beispiele:

• Prozessgesteuertes Workflow-Management mit Fokus auf die Automatisierung von Geschäftsprozessen (Auftragsabwicklung, Rechnungsbearbeitung, Genehmigungsverfahren)

• Fallgesteuerte Workflow-Verwaltung (Auslösung durch Ereignisse oder Fälle), z. B für Kundendienst, Versicherungsansprüche oder medizinische Behandlungen

• Dokumentenbasierte Workflows beim Verwalten, Bearbeiten und Freigeben von Dokumenten, wie Vertragsmanagement, Dokumentenprüfung und -genehmigung, Berichtswesen

Was sind allgemeine Vorteile der besten Workflow-Management-Tools?

Das beste Workflow-Management ist an Ihr Unternehmen, den genauen Bereich der Arbeitsabläufe und Ihre Belegschaft angepasst. Bevor Sie einen Vergleich von Workflow-Tools vornehmen, müssen Sie festlegen, wie die Prozesse aussehen. Generell haben aber alle Workflow-Management-Lösungen eine Reihe von Vorteilen, wie die im folgenden Überblick:

• Zeiteinsparung, wenn Aufgaben automatisiert und standardisiert durchgeführt werden

• Kostensenkung durch geringeren Verbrauch von Ressourcen und weniger Fehler

• Höhere Produktivität, wenn Kapazitäten und Fähigkeiten von Mitarbeitern besser genutzt werden

• Bessere Kommunikation durch festgelegte Prozesse und Verantwortlichkeiten 

Jedes einzelne Workflow-Management-Tool hat spezielle Eigenschaften oder eignet sich für bestimmte Arbeitsabläufe. Prüfen Sie deshalb, welche Software-Lösungen Ihre Anforderungen am besten erfüllen und ob Sie Workflow-Tools daran anpassen können.

Bitrix24

Bitrix24 ist nicht nur ein Workflow-Management-Tool, sondern eine umfassende Business-Lösung. Es vereinigt CRM genauso wie die Planung von Prozessen und Funktionen für Marketing und Vertrieb. Das hat den Vorteil, dass Unternehmen nicht auf mehrere Plattformen setzen müssen, sondern alles aus einer Hand bekommen. Hinsichtlich der Features betrachten wir in diesem Artikel jedoch nur jene, die mit Workflows zu tun haben.

Funktionen und Features

Mit Bitrix24 können Nutzer Aufgaben erstellen und zuweisen. Dabei lassen sich Deadlines und Prioritäten festlegen und Anhänge beifügen. Gleichzeitig können Unternehmen Projekte anlegen und überwachen. Sie können als Listen, Gantt-Diagramme oder Kanban-Boards visuell dargestellt werden.

Abhängig vom Ablauf Ihrer Geschäftsprozesse erstellen Sie mit Bitrix24 individuelle Workflows. Die Plattform bietet die Option, wiederkehrende Prozesse zu automatisieren. Dadurch sparen Unternehmen Zeit und reduzieren mögliche Fehler. Gleichzeitig können Sie mit Bitrix24 die Transparenz Ihrer Entscheidungen sicherstellen. Hierzu gehören Genehmigungs- und Freigabeprozesse, die bei dem Workflow-Management-Tool automatisiert eingerichtet werden können.

Teamkommunikation gehört natürlich auch zum Workflow-Management. Bitrix24 ermöglicht in diesem Bereich Echtzeit-Kommunikation, Videoanrufe und eine gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten. Zusätzlich gibt es einen Aktivitätsstream.

Benutzerfreundlichkeit

Die Benutzerfreundlichkeit von Bitrix24 wurde von den Nutzern als hoch eingestuft. Die Erstellung eines Kontos ist im Handumdrehen möglich und die Funktionen sind leicht zu finden. Sie können sich vorher auch im umfangreichen Hilfebereich des Anbieters zu den Funktionen und der Einrichtung des Tools informieren. Das Support-Center gibt Antworten auf die wichtigsten Fragen zur Software, hilft mit Tutorials oder Webinaren und verfügt über einen Blog.

Da die Benutzeroberfläche mit vielen Funktionen ausgestattet ist, benötigen manche Nutzer etwas Unterstützung, die es im Hilfebereich gibt. In puncto Workflow-Management ist dies aber relativ problemlos zu bewältigen.

Preisgestaltung

Bitrix24 eignet sich für Selbständige, KMU und große Unternehmen. Nach diesen Kriterien erfolgt auch die Preisgestaltung. Während die Basis-Version mit limitierten Funktionen dauerhaft gratis ist, können größere Unternehmen aus kostenpflichtigen Tarifen wählen. Der Preis richtet sich nach drei Kriterien: Nutzerzahl, Speicherplatz und Funktionen.

Ein Beispiel für die Pläne von Bitrix24 ist der Standard-Tarif. Hiermit können 50 Nutzer auf das Tool zugreifen und Unternehmen haben 100 GB Speicherplatz. Der Standard-Plan kostet 99 Euro monatlich und deckt Funktionen wie CRM-System, Zusammenarbeit, Aufgaben und Projekte sowie viele weitere ab.

Trello

Trello wird vom australischen Anbieter Atlassian bereitgestellt. Es ist ein einfach zu bedienendes Workflow-Management-System, das mit sogenannten Boards arbeitet. Die Benutzerfreundlichkeit und die geringen Kosten machen die Beliebtheit dieser Software aus. Nutzer können mit dem Workflow-Design jedes einzelne Board an ihre Bedürfnisse anpassen.

Funktionen und Features

Die Funktionen von Trello beginnen mit den Ansichten, die einem Kanban-Board gleichen. Hiermit lassen sich Projekte und Aufgaben planen. Nach der Zuweisung an die Teams können Sie die Erledigung überwachen. Hierbei wird Drag-and-Drop genutzt, denn die Tafeln werden jeweils an die nächste Verantwortlichkeit verschoben.

Gleichzeitig ist ein Kalender integriert, der Nutzern die anstehenden Projekte und ihren Erledigungsstand zeigt. Innerhalb der Prozesse ermöglicht die Workflow-Management-Lösung die Kommunikation über die Tafeln oder per E-Mail. 

Auch Analysen sind mit Trello möglich. So kann dargestellt werden, wie die Arbeitsbelastung der Teammitglieder aussieht. Die Kalenderansicht zeigt, wo es Engpässe oder Schwachstellen gibt, sodass Unternehmen schnell darauf reagieren können.

Benutzerfreundlichkeit

Trello gehört zu den Workflow-Management-Tools, die besonders benutzerfreundlich sind. Es lässt sich intuitiv bedienen. Die Workflow-Software ist einfach einzurichten und das Hinzufügen von Nutzern ist unkompliziert. Für das Business Process Management kann eine unbegrenzte Anzahl von Boards angelegt werden. Sie lassen sich nicht nur auf Projektebene, sondern auch auf der Unternehmensebene verwalten.

Preisgestaltung

Bei Trello gibt es verschiedene Tarife, die abhängig von den Funktionen und der Zahl der Nutzer sind. Für kleinere Unternehmen oder Selbstständige ist Trello dauerhaft kostenlos. Der Standard-Plan kostet 5 $ monatlich pro Nutzer und ist für Teams gedacht, die zusätzliche Ansichten und KI-Funktionen benötigen. Außerdem gibt es den Enterprise-Tarif für 17,50 $ pro Monat. Dieser enthält alle Funktionen und eignet sich für größere Unternehmen und globale Teams.

Asana

Asana gehört zu den Top 5 Workflow-Management-Systemen. Das IT-Unternehmen verfügt über mehrere weltweite Standorte. Mit dem Workflow-Tool planen und überwachen Sie nicht nur Arbeitsabläufe. Es unterstützt Firmen bei der Vereinfachung von Geschäftsprozessen. Dazu gehört natürlich auch das Projektmanagement. Asana bietet umfangreiche Funktionen, von denen manche KI-gestützt sind. Außerdem bietet die Workflow-Management-Software eine Vielzahl von Analysemöglichkeiten. 

Funktionen und Features

Das Workflow-Management-Tool ist besonders populär, weil es die Zusammenarbeit von Teams automatisiert. Asana verfügt über eine umfangreiche Palette an Funktionen, mit denen Sie Arbeitsprozesse enorm vereinfachen können.

Hierzu gehören Projekt- und Aufgabenmanagement sowie die Darstellung in verschiedenen Ansichten. Je nach Wunsch kann eine Anzeige in Boards, Listen, Zeitleisten oder Kalendern erfolgen. Die Projektplanung mit Asana umfasst die Zuordnung der Fälligkeit und der verantwortlichen Mitarbeiter. Hierbei können Sie die Aufgaben genau beschreiben, Abhänge hinzufügen oder die Priorität festlegen.

Die Kollaboration im Team unterstützt Asana durch die Möglichkeit, Kommentare und Notizen zu verfassen. Daneben gibt es @-Erweiterungen, wenn Sie weitere Mitarbeiter informieren wollen oder eine Chat-Funktion. 

Benutzerfreundlichkeit

Workflow-Management-Programme wie Asana sind zwar umfangreich, lassen sich jedoch intuitiv navigieren. Die Installation können Unternehmen auch ohne umfassende IT-Kenntnisse bewältigen. Die Benutzeroberfläche zeigt alle Aufgaben auf einen Blick. Ohne lange Suche kann Asana verschiedene Ansichten oder Auswertungen darstellen. Die Optimierung der Workflows lässt sich in den Einstellungen und Zuweisungen von Projekten durchführen.

Preisgestaltung

Wenn Sie ein Team mit bis zu 10 Mitarbeitern haben, ist Asana für Sie dauerhaft kostenlos. In dieser Gratis-Version sind die grundlegenden Funktionen enthalten. 

Wenn Sie umfangreichere Features nutzen und mehr Nutzer einbinden wollen, gibt es Asana-Pläne von “Starter” bis “Advanced”. Der “Starter”-Tarif kostet 10,99 Euro pro Nutzer und Monat. Der “Advanced”-Plan eignet sich für abteilungsübergreifende Zusammenarbeit und beinhaltet alle Funktionen. Je Nutzer zahlen Sie bei diesem Tarif 24,99 Euro monatlich.

Monday.com

Die Workflow-Management-Plattform von Monday.com spricht Unternehmen mit dem Wunsch nach einer effizienten Organisation ihrer Arbeitsabläufe an. Ein großer Vorteil von Monday.com sind die Anpassungsmöglichkeiten und Flexibilität. Unternehmen und Teams können so ihre Prozesse individuell designen.

Funktionen und Features

Monday.com ist cloudbasiert. Die vielen Funktionen vereinfachen die Automatisierung der Arbeitsprozesse. Das Tool beinhaltet neben dem Projektmanagement und der Aufgabenverwaltung noch viele andere Features. 

So können Nutzer personalisierte Workflows erstellen, je nach den eigenen Anforderungen oder denen des Teams. Hierbei lassen sich Status, Felder und Automatisierungen individuell anpassen.

Die Automatisierungsfunktionen der Workflow-Management-Software sind ebenfalls leistungsstark. Mit ihnen vermeiden es Unternehmen, Zeit und Ressourcen für wiederkehrende Aufgaben zu verschwenden. Gleichzeitig werden Fehler vermieden.

Das Workflow-Tool ermöglicht die visuelle Darstellung von Projekten, Abläufen und Analysen. Die Anzeige kann als Tafeln, Zeitleisten oder Kanban-Boards erfolgen. Projekte lassen sich auch in der Kalenderansicht darstellen.

Benutzerfreundlichkeit

Nutzer von Moday.com schätzen die Benutzerfreundlichkeit. Sie drückt sich durch das intuitive Dashboard und die einfache Navigation aus. Mit Drag-and-Drop lassen sich die Blöcke einfach verschieben und neu zuordnen.

Die Installation können Unternehmen ohne Problem selbst bewältigen. Für den Anfang gibt es bei Monday.com verschiedene Vorlagen, die Sie an Ihre Workflows anpassen können. Natürlich gibt es auch die Möglichkeit, Felder selbst zu beschriften und ihnen Funktionen zuzuordnen.

Preisgestaltung

Die Software ist dauerhaft kostenlos, wenn höchstens 2 Nutzer damit arbeiten. Hierbei sind die Funktionen dann beschränkt. Wenn mehr Nutzer von Monday.com profitieren wollen, gibt es darauf abgestimmte Tarife. Dabei steigt der Preis pro Nutzer, aber auch der Umfang der Funktionen.

Der Standard-Plan kostet zum Beispiel 12 Euro pro Nutzer und Monat. Darin inbegriffen sind Zeitleiste, Gastzugriff und Gantt-Diagramme. Auch Automatisierungen können bis zu einer bestimmten Anzahl durchgeführt werden. In jedem kostenpflichtigen Plan sind die Funktionen des kostenlosen Pakets oder des Tarifs der vorhergehenden Stufe enthalten.

Slack

Slack ist ein Tool, das vor allem die Zusammenarbeit und Kooperation in Teams fördert. Es ist zwar nicht als Workflow-Management-Software konzipiert, bietet aber dennoch einige Möglichkeiten, mit denen die Arbeitsabläufe optimiert werden können. Slack gehört zu Salesforce, einem bekannten CRM-System.

Funktionen und Features

Mit Slack verbessern Unternehmen die Kommunikation im Team. Hierfür gibt es die Möglichkeit, über verschiedene Kanäle zu kommunizieren - öffentliche und private. Außerdem können mit Slack Nachrichten privat, in Gruppen oder in Threads ausgetauscht werden. Daneben bietet das Tool die Möglichkeit, Dateien hochzuladen und mit Anmerkungen zu versehen.

Slack verfügt über Such- und Archivierungsfeatures. Hiermit finden Nutzer einfach bestimmte Nachrichten in Threads, Dateien oder Kanälen anhand von Keywords.

Zusätzlich können Nutzer von Slack die Benachrichtigungen individuell anpassen oder stummschalten. Es sind auch Freigaben von Bildschirmen möglich. 

Benutzerfreundlichkeit

Slack ist eine Software, die für ihre Benutzerfreundlichkeit bekannt ist. Sie lässt sich schnell einrichten und Mitglieder können problemlos per E-Mail eingeladen werden.

Die Übersicht über Kanäle, Direktnachrichten und Apps ist intuitiv und übersichtlich. Dateien lassen sich mit Slack einfach in die entsprechende Kommunikation verschieben.

Bei Slack behalten Nutzer einfach den Überblick über ihre Kommunikation. Sie können Unterhaltungen nach Themen sortieren und ohne komplexe Menüs auf Direktnachrichten zugreifen.

Preisgestaltung

Auch Slack bietet eine kostenlose Version für einen Arbeitsplatz an. Hierin sind begrenzte Funktionen wie 10 Integrationen, ein 90-tägiger Nachrichtenverlauf und Video-Meetings enthalten.

Unternehmen mit mehr Arbeitsplätzen, die weitaus umfassendere Features benötigen, können sich für einen kostenpflichtigen Tarif entscheiden. Ein Plan für einen Arbeitsplatz mit einer Reihe unbegrenzter Funktionen kostet beispielsweise 14,10 Euro monatlich. Wenn Sie Slack in größerem Umfang nutzen wollen, können Sie sich an den IT-Anbieter für eine Preisauskunft wenden.

Welche sind die besten Workflow-Management-Tools für Ihr Unternehmen?

Nachdem wir fünf bekannte Workflow-Management-Systeme untersucht haben, stellt sich die Frage, welches das beste für Ihre Firma ist. Natürlich gibt es darauf keine eindeutige Antwort. Welche Software optimal für Ihre Anforderungen ist, können Sie nur ermitteln, wenn Sie die Funktionen mit Ihren Bedürfnissen abgleichen. Setzen Sie sich Ziele, wie Sie Ihre Arbeitsabläufe konkret verbessern wollen. Dann prüfen Sie, welche der Workflow-Management-Lösungen sich besonders gut eignen könnten. Probieren Sie die kostenlosen Versionen aus, um einen Eindruck von den Funktionen und der Benutzerfreundlichkeit zu bekommen.

Die Bitrix24-Tools sind mehr als eine reine Workflow-Management-Software. Sie erhalten eine Komplettlösung für alle Ihre Geschäftsprozesse und Kundenbeziehungen. Neben Projektmanagement, Kommunikation und Analysen sind in Bitrix24 auch KI-Komponenten für eine Automatisierung der Arbeitsabläufe enthalten.