Eine überzeugende Geschäftspräsentation lässt sich nicht standardisieren. Es gibt eine ganze Reihe von Einflussfaktoren, die Anpassungen und Aktualisierungen an einem einmal konzipierten Vortrag erfordern. Auf jeden Fall gilt der Grundsatz: „Präsentationen an Geschäftspublikum anpassen“.
Es ist ein großer Unterschied, ob potenzielle Investoren eingeladen sind oder Techniker, die über die neuesten Innovationen informiert werden sollen. Einige grundlegende Regeln sollten allerdings auf jeden Fall Beachtung finden, damit die Unternehmensvorstellung zum Erfolg wird.
Wie so oft zählt der erste Eindruck. Bereits nach wenigen Sekunden fällen viele Zuhörer ihr Urteil. Deshalb gilt es, sofort Interesse und Aufmerksamkeit zu gewinnen und das Publikum in die Präsentation einzubeziehen. Statt einer langweiligen Erläuterung der Agenda, beginnt ein guter Vortrag mit einer kurzweiligen Geschichte, die in Bezug zum Thema steht.
Zwar geht es darum, die Leistungsfähigkeit des eigenen Unternehmens und die Geschäftsideen durch Zahlen und Informationen zu charakterisieren, allerdings müssen gleichzeitig Emotionen geweckt und Werte vermittelt werden. Eine wesentliche Rolle bei der Geschäftspräsentation spielt deshalb die Vortragsweise des Referenten. Durch eigene Leidenschaft wird die Glaubwürdigkeit der vorgetragenen Fakten erhöht. Dabei ist immer Authentizität gefragt.
Die Zeit der Powerpoint-Folien mit langen Textpassagen ist Vergangenheit. Moderne Präsentationen zeichnen sich durch ansprechende, visuelle Inhalte aus. Mit diesen lassen sich auch komplexe Zusammenhänge einfach erklären.
Und schließlich darf ein wesentliches Element in einer guten Präsentation niemals fehlen, die Aufforderung zum Handeln.
Eine wirklich überzeugende Geschäftspräsentation zu erstellen ist keine leichte Aufgabe. Die folgenden 10 Tipps werden Ihnen dabei helfen, einen fesselnden und erfolgreichen Vortrag zu gestalten.
1. Packender Einstieg mit Einbeziehung des Publikums
Ein fesselnder Einstieg in die Geschäftspräsentation ist unentbehrlich, um sofort die Aufmerksamkeit der Gäste zu gewinnen und sie zum Zuhören zu motivieren. Bereits der Beginn entscheidet über den Erfolg des Vortrags. Die gern als Storytelling-Strategien in Präsentationen bezeichneten, zum Thema passenden Geschichten eignen sich besonders gut dazu, um das Publikum einzubinden. Mit einer Fragestellung werden die Zuhörer zum Nachdenken animiert. Zum Beispiel könnte das so aussehen:
„Erinnern Sie sich noch an die geplante Produktpräsentation unserer weiterentwickelten Projektmanagementsoftware im Jahr 2021? Damals stand aufgrund der Pandemie-Situation die Veranstaltung vor der Absage. Das in unserem Unternehmen gerade eingeführte Videokonferenztool und die unkomplizierte Nutzungsmöglichkeit durch alle angemeldeten Gäste bot uns die Chance für eine kurzfristige digitale Veranstaltung. Sie wurde ein großer Erfolg.“
Neben dem interessanten Einstieg sind Sprachfähigkeiten für Präsentationen ein wichtiger Garant für das Gelingen des Vortrags. Durch selbstbewusstes und überzeugendes Auftreten, gepaart mit fachlicher Kompetenz und dem Einsatz einer positiven Körpersprache gewinnt der Redner sein Publikum.
2. Unternehmensübersicht mit Visionen und Wertvorstellungen
Nach der Einführung sollte die Geschäftspräsentation in übersichtlicher Darstellung wichtige Fakten zum Unternehmen nennen. Setzt sich das Publikum überwiegend aus Gästen zusammen, die erstmals eingeladen wurden, sind neben der genauen Firmenbezeichnung das Gründungsjahr des Unternehmens und die Mitarbeiterzahl zu nennen. Ein Organigramm kann in grafischer Form die Unternehmensstruktur
veranschaulichen. Sind die Gäste mit der Firmenstruktur bereits vertraut, kann auf die allgemeinen Angaben verzichtet und gleich zu Visionen und Wertvorstellungen übergegangen werden. Keinesfalls sind die Zuhörer mit zu vielen Zahlen und langen Texten zu überfordern.
Überzeugende Präsentationsinhalte erstellen bedeutet in diesem Zusammenhang vielmehr, die Grundwerte und Visionen in prägnanten Kernsätzen darzustellen und mit Beispielen zu unterlegen, wie etwa:
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Unser Unternehmen setzt auf Kreativität und technischen Fortschritt, um bisher gekannte Grenzen zu überschreiten. Der Einsatz KI-basierter Chatbots wird dazu beitragen, den Kundenservice zu verbessern und Leads für unser innovatives CRM
zu generieren.
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Die Teamarbeit wird durch Einführung agiler Methoden, wie Scrum, mehr Eigenverantwortlichkeit fördern.
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Das Engagement des Unternehmens zielt auf Nachhaltigkeit und Umweltverantwortung.
3. Marktanalyse zur Beurteilung von Trends und Chancen
Die Struktur einer Geschäftspräsentation sollte als drittes Element eine Wettbewerbsanalyse enthalten, die Chancen und Herausforderungen zur Umsetzung der vorgenannten Unternehmensvisionen und Wertvorstellungen zeigt.
Die Marktanalyse berücksichtigt dabei Aspekte, wie aktuelle Trends, Kundenbedürfnisse, die Mitbewerber und das vorhandene Marktvolumen. Am Beispiel eines Unternehmens für Softwareentwicklung kann das wie folgt erklärt werden:
„Trends zur vollständigen Digitalisierung aller Geschäftsbereiche haben zur Folge, dass die Zukunft der Softwarebranche nicht in der Schaffung von speziellen Insellösungen für bestimmte Arbeitsprozesse liegt, sondern in Komplettlösungen. Entweder ist eine einheitliche Plattform für Projektmanagement, Marketing, Vertrieb und HR-Prozesse zu entwickeln, oder die eigene Software muss über Schnittstellen in solche Lösungen integrierbar sein. Chancen, wie die KI-Integration, sind dabei zu nutzen. Gleichzeitig müssen alle zu erwartenden regulatorischen Anforderungen, wie sie derzeit in der EU-Gesetzgebung vorbereitet werden, beachtet werden. Außerdem sind steigende Investitionskosten durch die Einführung neuer digitaler Technologien zu betrachten.“
Effektive Geschäftspräsentationstechniken veranschaulichen die Marktanalyse durch verständlich aufbereitete Übersichten und Grafiken und leiten damit zum nächsten Elementen, der eigenen Produktbeschreibung, über.
4. Darstellung der eigenen Produkte oder Dienstleistungen
In diesem Teil der Geschäftspräsentation geht es darum, einzigartige Merkmale des Produktportfolios hervorzuheben. Welchen Vorteil bringt der Einsatz oder wodurch zeichnet sich eine Dienstleistung besonders aus? Dabei gilt es – basierend auf der Marktanalyse - zu berücksichtigen, wie die Wünsche der Zielgruppe erfüllt werden können. Besonders herauszustellen sind die Integration innovativer Technologien, das Erreichen einer hohen Qualität, verbunden mit Nachhaltigkeit, und eine lange Lebensdauer bei Produkten.
Dies sollte in einer überzeugenden Botschaft formuliert werden. Interaktive Elemente in Präsentationen sind ein geeignetes Mittel dafür. Das soll wieder am Beispiel des Softwareherstellers verdeutlicht werden. Resultierend aus Kundenfeedbacks und Marktuntersuchungen wird im Support eine neue Technologie eingeführt, die Kundenanfragen und Probleme effizienter bearbeiten kann. Auf der Unternehmenswebsite wird dafür ein neuer, KI-gesteuerter Chatbot zum Einsatz gebracht, der Anfragen gezielt an den Servicemitarbeiter mit den entsprechenden Spezialkenntnissen weiterleitet, sofern der Chatbot keine Lösung aus der vorhandenen Wissensdatenbank anbieten kann. Die Technologie kann während der Geschäftspräsentation online unter Einbeziehung des Publikums live demonstriert werden.
5. Hervorhebung der Wettbewerbsvorteile und Alleinstellungsmerkmale
Mit der Schaffung oder Stärkung von Wettbewerbsvorteilen hebt sich ein Unternehmen von seinen Konkurrenten ab. Die als USP bezeichneten Alleinstellungsmerkmale unterscheiden ein Produkt von vergleichbaren Erzeugnissen am Markt. In der Geschäftspräsentation sollten solche Vorteile besonders betont werden. Der Fokus liegt dabei auf innovativen Lösungen.
Ein Beispiel liefert die neue Release-Ankündigung 2023 von Bitrix24. Die überarbeitete Plattform präsentiert den kompletten Onlinearbeitsplatz jetzt auch vollständig mobil. Die Nutzerfreundlichkeit wurde verbessert und KI-gestützte Funktionen integriert. Es entstand das innovative vollfunktionsfähige mobile CRM auf dem Markt.
Sales Pipelines, Funnels, Produkte und Zugriffsregeln lassen sich direkt auf dem Mobilgerät erstellen. Rechnungen können geschrieben und Zahlungseingänge registriert werden. Ein- und ausgehende Anrufe werden direkt in Verbindung zum Kontakt im CRM gespeichert.
Zu den Tipps für professionelles Präsentationsdesign gehört es, die hier genannten Funktionen in kurzer Form grafisch aufzubereiten und auf die vollumfängliche Beschreibung auf der Unternehmenswebsite zu verweisen. Die Verlinkung kann zusätzlich in das Handout der Präsentation aufgenommen werden.
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6. Fallstudien oder Kundenreferenzen zum Vertrauensaufbau
Kundenreferenzen und Fallstudien stellen eine wertvolle Ergänzung der zuvor genannten Produktvorstellungen mit ihren Alleinstellungsmerkmalen dar. Durch Praxiserfahrungen werden die Wertversprechen des Unternehmens gestützt. Das hilft beim Aufbau von Vertrauen beim Publikum.
Referenzen können als persönliche Statements der Produktanwender in die Präsentation eingebunden werden. Dafür eignen sich kurze Textzitate. Eine Audiobotschaft des Kunden kann den dargestellten Text sehr wirkungsvoll unterstützen. Fallstudien sind detailliertere Berichte über den Einsatz der in der Präsentation vorgestellten Produkte. Sie beinhalten meistens Problemlösungen. Lange Texte, die den Sachverhalt beschreiben, sind ungeeignet. Grafiken, die durch den Vortragenden erläutert werden, oder ein Videoclip ist hier die geeignete Methode zur Präsentation. Referenzen und Fallstudien müssen authentisch sein.
Grundsätzlich sind die Aussagen auf die positiven Ergebnisse, die für den Kunden erzielt werden konnten, zu fokussieren. Sie sollen demonstrieren, wie das Unternehmen seinen Wertversprechen nachkommt.
7. Geschäftspräsentation durch fesselnde Visualisierungen
Auch wenn die meisten Präsentationen immer noch zu großen Teilen aus Charts mit sogenannten Bullet-Points – kurzen, durch Aufzählungszeichen in Form von Minigrafiken gegliederten Texten – bestehen, Überzeugungskraft besitzen sie nicht.
Wissenschaftler haben nachgewiesen, dass unser Gehirn nicht in der Lage ist, einem Vortragenden aufmerksam zu folgen und gleichzeitig längere Textpassagen zu lesen. Dagegen bleiben Bilder längere Zeit im Gedächtnis. Steve Jobs, mit Sicherheit einer der kreativsten Unternehmer der letzten Jahrzehnte, erkannte diese Tatsache frühzeitig und setzte auf die Visualisierung seiner Produktpräsentationen.
Die grafische Aufbereitung dient zur Vereinfachung komplexer Informationen und bindet die Aufmerksamkeit des Publikums. Visualisierung ist dabei ein probates Mittel, um schwer zu beschreibende Sachverhalte in verständlicher Form darzustellen. Die Wirkungsweise oder Anwendung eines Produkts kann in einem kurzen Videoclip viel besser demonstriert werden, als in einem Text und der zugehörigen Erläuterung des Referenten.
Als Empfehlung kann an dieser Stelle der einfache Tipp gegeben werden:
Eine gute Geschäftspräsentation besteht zu 50 % aus Fakten in Textform und zu 50 % aus visuellen Elementen in Form von Grafiken, übersichtlichen Diagrammen, Fotos und kurzen Videos. Visuelle Hilfsmittel in Geschäftspräsentationen sorgen für bleibende Erinnerungen.
8. Darstellung wichtiger Finanzkennzahlen
Ob der finanzielle Überblick tatsächlich zu den unverzichtbaren Elementen für eine überzeugende Geschäftspräsentation gehört, kommt auf die Zusammensetzung des Publikums und die Reputation des Unternehmens an. Es ist ein großer Unterschied, ob die Einladungen branchenübergreifend erfolgte oder an Interessenten, die bereits im Kontakt zum Unternehmen stehen. Für ein Start-up gehört die Darstellung der erreichten finanziellen Stabilität sicher in die Agenda einer Firmenpräsentation.
Grundsätzlich sollten die Daten zu Geschäftsumsatz, Gewinn, der Kapitalzusammensetzung oder der ROI-Berechnungen – der Ermittlung des prozentualen Verhältnisses aus investiertem Kapital und dem erwirtschafteten Gewinn – nur in kurzer Form und grafisch aufbereitet dargestellt werden. Der Verweis zur Möglichkeit einer Einsichtnahme in den Geschäftsbericht oder die Darstellung auf der Firmenwebsite für weitergehende Informationen kann im Allgemeinen als ausreichend betrachtet werden.
Unverzichtbar ist die Darstellung der finanziellen Situation, wenn wichtige Investitionen anstehen. In diesem Fall werden potenzielle Investoren eingeladen, die nicht nur über das Produktportfolio und die in diesem Zusammenhang geplanten Innovationen informiert werden sollen, sondern auch über die gesunde finanzielle Basis des Unternehmens.
9. Skizzierung zukünftiger Ziele und Strategien
Zukunftsorientierte Zielstellungen und die Darstellung einer Strategie für die Verwirklichung gehören als wichtiger Bestandteil zu jeder Geschäftspräsentation. Der Ausblick auf ein langfristiges Entwicklungspotenzial vermittelt den Zuhörern Vertrauen auf die Leistungsfähigkeit des Unternehmens.
Im Vortrag sind die Ziele SMART – also spezifisch, messbar, erreichbar, relevant und terminiert – zu definieren und mit den unter Abschnitt 2 genannten Visionen und Wertvorstellungen in Einklang zu bringen.
Die Präsentation kann zum Beispiel eine Übersicht beinhalten, die wie folgt aussieht:
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Ziel: Verbesserung der Kundenzufriedenheit über zusätzliche Serviceangebote - Strategie: Einführung KI-basierter Lösungen zur Supportbearbeitung nach Kundenfeedbacks
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Ziel: Umsatzsteigerung in fünf Jahren um 15 % - Strategie: Erschließung neuer Märkte auf internationaler Ebene
Zur Verdeutlichung können die Zielstellungen grafisch aufbereitet werden. Eine Umsatzprognose über die kommenden fünf Jahre zeigt die Umsatzerhöhung, die zur Gewinnerhöhung um 3 Millionen Euro führt.
Grundsätzlich eignen sich visuelle Elemente sehr gut zur Darstellung der Ziele in Abhängigkeit definierter Kennwerte. Zeitleisten, Flussdiagramme oder Roadmaps veranschaulichen den Ist-Zustand und den Weg der wirtschaftlichen Entwicklung des Unternehmens.
10. Überzeugender Abschluss mit Aufforderung zum Handeln
Zu jeder guten Geschäftspräsentation gehört ein Abschluss, der dem Publikum in Erinnerung bleibt. Die wichtigsten Punkte sind – möglichst auf einer Seite – kurz zusammenzufassen. Die Schlüsselbotschaft des Vortrags ist zu verstärken, in der Form wie: „Wir sind ein innovatives Softwareunternehmen mit dem Fokus auf integrierte Komplettlösungen für das Projektmanagement und spezialisiert auf die Mobilgeräte-Portierung“, um bei dem mehrfach genannten Beispiel eines Softwareunternehmens zu bleiben.
Schließlich sollte das Fazit zu einem Handlungsaufruf führen und sich damit direkt an alle Zuhörer wenden. Dieser gern als „call to action“ bezeichnete Ausklang wird leider oft unterschätzt oder vergessen. Das führt dazu, dass viele Gäste die Präsentation verlassen und sich sofort wieder den Tagesaufgaben widmen.
Mit einer gezielten Fragestellung ist die Diskussion anzuregen. Das könnte zum Beispiel so formuliert werden: „Benutzen Sie Ihr Tablet oder Smartphone auch regelmäßig außerhalb des Büros?“ Oder: „Welche Funktionen haben Sie beim letzten Kundenbesuch bei der Nutzung Ihres Smartphones vermisst“?
Die Diskussion kann im geschilderten Fall dazu führen, die Beteiligten dazu aufzufordern, das vorgestellte Softwareprodukt in einer Testversion zu nutzen, was die Aussicht auf einen Geschäftsabschluss eröffnet.
FAQs
Was macht eine Geschäftspräsentation wirklich professionell und effektiv?
Eine professionelle und effektive Geschäftspräsentation zeichnet sich durch klare und präzise Inhalte aus, die zielgerichtet und verständlich präsentiert werden. Zudem ist eine ansprechende visuelle Gestaltung wichtig, die die Kernbotschaften unterstützt und das Publikum fesselt, ohne es zu überladen.
Außerdem spielt die Fähigkeit des Präsentierenden, mit dem Publikum zu interagieren und auf dessen Bedürfnisse einzugehen, eine entscheidende Rolle, um die Botschaft effektiv zu vermitteln und eine dauerhafte Wirkung zu erzielen.
Wie können visuelle Hilfsmittel eine Geschäftspräsentation verbessern?
Visuelle Hilfsmittel können eine Geschäftspräsentation dadurch verbessern, dass sie komplexe Informationen in einfacher und übersichtlicher Form darstellen. Diagramme, Fotos und Videoclips erleichtern das Verständnis der Zusammenhänge und prägen sich besser ein als reine Texte. Visuals halten zudem die Aufmerksamkeit der Zuhörer länger aufrecht.
Welche Tipps gibt es, um ein Publikum während einer Präsentation zu fesseln?
Mit folgenden Tipps lässt sich ein Publikum während der Präsentation fesseln:
