10 Fragen, die Projektmanager in einem Projektanalyse Gespräch stellen sollten, bevor ein Projekt beginnt

Welche Frage typischerweise von einer Projektprognose beantwortet wird?

Welche Fragen beantworten Sie, wenn Sie ein in ein Projekt starten?

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Zu den grundlegenden Fragen, die einen Projektmanager in einem Projektanalyse Gespräch stellen sollte, gehört die Fragestellung nach Vision und Zielen. Die Vision von einem Projekt ermöglicht es allen Beteiligten eine gemeinsame Ausrichtung sowie eine Bezugsgröße zum anstehenden Vorhaben zu visualisieren. Eine gemeinsame Projekt Mission dient damit der grundlegenden Orientierung und als Leitelement.

Je besser Sie die gemeinsame Vision herausarbeiten, umso größer wird die Wahrscheinlichkeit, dass das Projekt erfolgreich umgesetzt wird und dabei alle beteiligten Mitarbeiter im Sinne des zielorientierten Projektfortschritts agieren.

In diesem Zusammenhang sollten vor dem eigentlichen Projektstart die grundlegenden Ziele ermittelt und entsprechend auch erfragt, formuliert und schriftlich fixiert werden.

Umso klarer die formulierten Ziele sind, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit für das Gelingen Ihres Vorhabens. Wichtig ist in diesem Kontext auch, dass Sie von Anfang an nicht nur die Projektleitung, sondern auch jedes einzelne Teammitglied aktiv einbinden. Scheuen Sie sich nicht alle Beteiligten nach den eigentlichen Zielen zu fragen und dadurch zu prüfen, ob Sie bereits in die gleiche Richtung blicken oder ob es möglicherweise noch vor Projektbeginn Differenzen zu klären gilt.

Zum Projektanalyse Gespräch gehört auch die Fragestellung nach allen Personen, die am Projekt direkt oder auch indirekt beteiligt sind.

Dabei kann es sich bei den Stakeholdern sowohl um einzelne Personen aber auch um ganze Unternehmen handeln, die Interesse an der erfolgreichen Durchführung oder bestimmten Projektergebnissen haben.

Dabei ist es irrelevant, ob das Projekt sich positiv oder negativ auf die Stakeholder auswirkt. Bei Stakeholdern kann es sich um Kollegen eines Projektteams, Projektmanager, Führungskräfte, Sponsoren, Kunden, Nutzer oder andere Personengruppen handeln.

Sie alle verbindet das gemeinsame Interesse am Ergebnis des Projekts beziehungsweise der Umstand, dass Sie zu irgendeinem Zeitpunkt vom Projekt tangiert werden.

Berücksichtigen Sie die Frage nach den Stakeholdern und achten Sie von Anfang an auf ein solides Stakeholder Management, dass dafür sorgt, dass alle Beteiligten Gehör finden und deren unterschiedliche Intentionen zum Projekt in der Gesamtplanung berücksichtigt werden.

Welche Frage typischerweise in einer Projektprognose behandelt wird, geht mit dem Einholen von Informationen darüber einher, welcher Erfolg, mit der Umsetzung des Projekts verbunden ist.

In einem ersten Schritt geht es um die Auftragsklärung und die Sicherstellung, dass Projektleitung, Auftraggeber und weitere Stakeholder die gleichen Erfolgserwartungen an das Projekt haben.

Die Auftragsklärung visualisiert, ob bereits eine konkrete Beschreibung des zu erwartenden Erfolgs existiert oder ob bislang nur vage Grundlagen zum vorausgesetzten Ergebnis bestehen.

Ist der zu erwartende Erfolg nicht klar definiert, müssen die Fragen so formuliert werden, dass sie eine eindeutige Spezifikation sicherstellen. Denn ohne, dass die Erfolgserwartungen vorab vollständig geklärt sind, besteht ein hohes Risiko dafür, dass die Anforderungen des Auftraggebers nicht erfüllt werden.

Darüber hinaus besteht die Gefahr, dass sich die Erwartungen an das Projekt ständig ändern und Anforderungen sowie Zielsetzungen verwaschen bleiben.

Dieser Umstand kann zu einem höheren Konfliktpotential führen und im Ernstfall den Erfolg des gesamten Projekts gefährden. Fragen Sie im Projektanalyse Gespräch aus diesem Grund unbedingt nach den Bedingungen, unter denen das Projekt nach Abschluss als erfolgreich realisiert gilt. 

Des Weiteren gilt es im Projektanalyse Gespräch die Meilensteine des Projekts zu erfragen. Bei einem Meilenstein handelt es sich um wichtige Zwischenziele in Projekten, die anhand eines Projektplans in mehrere Etappen unterteilt werden.

Er wird über ein zeitliches Datum der Fertigstellung fixiert und gilt erst dann als umgesetzt, wenn das entsprechende Etappenziel zum geplanten Zeitpunkt erreicht wird.

Mit Hilfe von Meilensteinen können Projektleiter die einzelnen Etappen oder Aufgaben und Projekte optimal überwachen und behalten somit den zeitlichen Rahmen des gesamten Projektes stets unter Kontrolle.

Für einen erfolgreichen Projektablauf ist nicht nur die Frage nach den Meilensteinen wichtig, sondern auch eine genaue Strukturierung der Phasen und Teilziele. Diese müssen entsprechend geplant und anhand von Fristen zeitlich eingeordnet werden.

Nur über konkrete Fragen finden Sie hier die passenden Antworten, die die Ausgestaltung der Meilensteine möglich machen und eine verlässliche Zeitplanung sicherstellen.

Neben der Zeitplanung nimmt auch die Kostenplanung einen großen Einfluss auf die Fragen für Projektmanager. Davon abhängig sind unter anderem beispielsweise die Planung der Ressourcen rund um Personal, Maschinen, Fremdleistungen oder Sachmittel.

Die Frage nach der Kostenplanung hilft dem Projektmanagement dabei die anfallenden Kosten beziehungsweise den Aufwand abzuschätzen. Somit spielen die Kosten nicht nur für einzelne Teilaufgaben, sondern für das gesamte Projekt eine tragende Rolle.

Denn nur wenn die Projektkosten im Rahmen der ursprünglichen Budgetplanung bleiben, laufen Sie nicht Gefahr, dass das ganze Projekt zum Scheitern verurteilt ist, weil die Kosten explodieren.

Insbesondere vor Projektstart ist die Frage nach der Beeinflussung der Kosten am entscheidendsten und deren möglichst genaue Ermittlung wichtig. In späteren Projektphasen können sie dann die ursprüngliche Kostenplanung mit einer Kostenkalkulation untermauern und wenn nötig nachjustieren.

Im Ergebnis erhalten Sie auf die Frage nach den Kosten ein Projektbudget, dass auch dem tatsächlich geplanten Leistungsumfang entspricht und ein Agieren im Rahmen der Plankosten ermöglicht.

Klären Sie im Projektanalyse Gespräch darüber hinaus, welche Verantwortlichkeiten bei welchen Personen liegen. Denn ein entscheidender Erfolgsfaktor für einen guten Projektstart liegt in der Bestimmung der Rollen und Verantwortlichkeiten der involvierten Personen. Dies gilt sowohl für das interne Team  Mitarbeitern, als auch für externe Dienstleister und Geschäftspartner.

Mit der richtigen Fragestellung stecken Sie in der Projektleitung so die Rahmen der Befugnisse für sich selbst aber auch für Ihr Team ab. Sie entscheiden, welche fachlichen Entscheidungen von welchen Personen getroffen werden oder wer für die Übernahme von ausgewählten Aufgaben verantwortlich ist. Dabei zeichnen sich auch Überschneidungen ab oder mögliche Spielräume in Bezug auf Aufgabenteilung und Budgetplanung.

Der Auftraggeber des Projekts ist aufgrund der Planung und seiner Kompetenzen rund um Entscheidungen maßgeblich mitverantwortlich für den gesamten Projekterfolg.

Das Projektmanagement trägt hingegen die direkte Verantwortung für das Tagesgeschäft und die damit verbundenen Handlungen zum Beispiel rund um die Planung, Verteilung oder auch das Delegieren und die Zusammenarbeit im Team.

Eine besonders heikle aber umso wichtigere Frage ist, die nach den größten Hindernissen, die im Rahmen der Projektumsetzung zu Stagnation oder Engpässen führen. Klassische Probleme die hier auftreten können sind unklare Projektanforderungen, fehlende Informationen, Störungen in der Kommunikation, Kompetenzgerangel aber auch mangelnde Ressourcen sowie ein im Vorfeld zu niedrig kalkuliertes Budget.

Für einen reibungsfreien Projektablauf gilt es im Vorfeld mögliche Hindernisse zu analysieren und die damit verbundenen Problemstellungen zu lösen, noch bevor sie den Gesamterfolg des Projekts in Gefahr bringen können.

Desto genauer Sie definieren, wo mögliche Hürden liegen, umso leichter können Sie im Ernstfall gegensteuern und die Hindernisse aus der Welt schaffen, ehe sie zu Verzögerungen in der Projektumsetzung führen.

Prüfen und fragen Sie an dieser Stelle genau, welche Erfahrungen Sie aus vergangenen Projekten dazu nutzen können, das aktuelle Projekt bereits vor Start in die optimalen Bahnen zu lenken.

Die Reflexion von vergangener Projektarbeit hilft Ihnen dabei aus gemachten Fehlern zu lernen und diese nicht nur zu korrigieren, sondern möglicherweise von vornherein auszuschließen.

Fragen Sie wie Sie das Vorwissen im Unternehmen aktivieren können und die gesammelten Lernerfahrungen als wichtige Grundlage für das geplante Projekt nutzen.

In diesem Zusammenhang können Sie auch auf agile Projektmanagement Tools zurückgreifen, die sich bereits bei vorangegangenen Projekten bewährt haben und die Ihnen dabei helfen das geplante Projekt pünktlich, strukturiert und effizient umzusetzen. Wichtige Werkzeuge wie die Ressourcenzuordnung und Zeiterfassung aber auch eine Reihe von Automatisierungsprozessen unterstützen Sie dabei, Ihr Projekt ergebnisorientiert und zum geplanten Zeitpunkt zu realisieren.

Stellen Sie sich selbst die Frage, welche ganz persönliche Leidenschaft Sie mit der Projektumsetzung verbinden. Was bedeutet es Ihnen, wenn das Projekt zu einem erfolgreichen Abschluss gebracht wird? Welche Vorteile und auch welcher Ansporn sind damit für Sie verbunden.

Mit dieser Frage generieren Sie wertvolle Motivation für das Projekt und können sich auch in möglicherweise schwierigen Phasen darauf besinnen, was Sie antreibt und welche positiven Argumente Sie mit dem Gesamtprojekt Erfolg verbinden.

10. Wie erfolgt das Controlling zum Projekt?

Zu den Fragen, die beim Einstieg in ein neues Projekt gestellt werden sollten, gehört neben den Zielen, Stakeholdern, Meilensteinen, Terminen, Zahlen, Verantwortlichkeiten auch die nach einer geeigneten Überwachung des Projektverlaufs.

Das gesamte Projektteam sollte zu jedem Zeitpunkt den genauen Projektstatus kennen und sich passend dazu regelmäßig austauschen. Möglich wird dies durch Tools für eine effektive Kommunikation - Chats, Sprach- und Videoanrufe, Screensharing und HD-Videokonferenzen individuell ausgestattet.

Fragen Sie im Projektanalyse Gespräch nach den Möglichkeiten des Projektcontrollings anhand von regelmäßigen Meetings und Lageberichten, die nicht nur den jeweiligen Status Quo klären, sondern auch Herausforderungen oder Problemstellungen erkennbar machen und agile Reaktionen ermöglichen.

Projektanalyse Gespräch: Die wichtigsten Fragen, die beim Einstieg in ein neues Projekt gestellt werden sollten, auf einen Blick

Achten Sie dabei darauf, dass Sie die Fragen stets sachlich und konstruktiv stellen, jedoch auch schwierige Fragestellungen nicht vermeiden, nur um niemanden vor den Kopf zu stoßen.

Mit unseren 10 Frageansätzen und etwas Fingerspitzengefühl im Umgang mit den Stakeholdern gelingt es Ihnen, wertvolle Antworten zu sammeln, die Sie bei der erfolgreichen Durchführung Ihres Projektvorhabens unterstützen werden.