Unabhängig von der Größe oder der Art Ihres Unternehmens kann es schwierig und manchmal sogar chaotisch sein, den Überblick über die Zeit Ihrer Mitarbeiter zu behalten. Warum sollte man überhaupt die Zeit der Mitarbeiter erfassen?
Fangen wir mit den Grundlagen an. Zeiterfassung ist der Prozess, bei dem die Zeit in Stunden erfasst wird, damit sie am Ende ihres Zahlungszyklus bezahlt werden können.
Als Manager oder Chef haben Sie wahrscheinlich schon einmal den uralten Satz gesagt: "Vergessen Sie nicht, Ihre Stunden in dieser Woche zu protokollieren". Der Versuch, jeden dazu zu bringen, seine Zeit zu protokollieren, kann sich manchmal anfühlen wie das Hüten abtrünniger Schafe. Darüber hinaus kann die manuelle Arbeitszeiterfassung Probleme wie Unehrlichkeit, exzessive Überstunden und sogar Zeitdiebstahl aufwerfen.
Deshalb ist die Zeiterfassung so wichtig. Es gibt mehrere Vorteile der Zeiterfassung und eine Reihe von Branchen, in denen die Zeiterfassung eingesetzt werden kann. Im Folgetext werden 7 gute Gründe vorgestellt, die für die Zeiterfassung sprechen:
1. Rentabilität erhöhen
Sie können die Zeit genau verfolgen und leicht erkennen, wohin Ihr Geld fließt. Überwachen Sie Projektbudgets und priorisieren Sie Aufgaben neu, wenn sich etwas nicht so auszahlt, wie Sie es geplant hatten.
2. Genaue Abrechnung und Bezahlung
Wenn die Teammitglieder die Zeit auf bestimmte Aufgaben hin verfolgen oder mitten in der Arbeit an einem Projekt stecken, hilft dies, klare Ziele für alle zu setzen und Verwirrung darüber zu beseitigen, was jede Person tun sollte.
3. Klare Ziele setzen
Wenn Ihre Teammitglieder die Zeit auf bestimmte Aufgaben hin verfolgen oder mitten in der Arbeit an diesen Aufgaben stecken, hilft es, klare Ziele für alle zu setzen und Verwirrung darüber zu beseitigen, was jede Person tun sollte.
4. Produktivität steigern
Die Verwendung einer Zeiterfassungsanwendung wie Hubstaff ermöglicht es den Teams, mit laufenden Projekten beschäftigt zu bleiben. Finden Sie heraus, wo potenzielle Schluckaufsituationen im Tagesgeschäft liegen, und nutzen Sie diese Erkenntnisse, um Strategien zu entwickeln, die Ihrem Team helfen, am Arbeitsplatz produktiver zu sein.
5. Projekte besser verwalten
Die Zeiterfassung gibt Aufschluss darüber, wie lange Ihr Team braucht, um seine Aufgaben zu erledigen. Manager können zukünftige Projekte und Teamkapazitäten besser priorisieren.
6. Für Transparenz sorgen
Mit einer Tracking-Software können Teammitglieder Stunden automatisch protokollieren und Transparenz in ihre Arbeit bringen, was Managern helfen kann, die Teammitglieder zur Rechenschaft zu ziehen.
7. Fortschritte besser kommunizieren
Wenn ein Mitarbeiter die Zeit verfolgt, kann er seinen Vorgesetzten mitteilen, ob er innerhalb der Arbeitswochenstunden Termine einhalten kann, was es den Teams erleichtert, ihre Bedürfnisse an Mitarbeiter und Vorgesetzte zu kommunizieren.
Heutzutage gibt es verschiedene Mitarbeiter-Zeiterfassung-Apps von unterschiedlichen Anbietern auf dem Markt. Ihr Vorteil ist, dass Mitarbeiter unabhängig vom Ort ihre Zeit einpflegen können und Sie die Zeit von überall aus verfolgen können - alle Daten werden online synchronisiert.
In diesem Abschnitt erfahren Sie mehr über die verschiedenen Arbeitszeiterfassung Apps für die Systeme iOS und Android. Wie oben schon erwähnt ist ihr klarer Vorteil, dass Mitarbeiter unabhängig vom Ort ihre Zeit einpflegen können und Sie die Zeit von überall aus verfolgen können. Es existieren kostenlose sowie kostenpflichtige Arbeitszeiterfassung Apps.
Im folgenden Text werden 5 verschiedene kostenlose Arbeitszeiterfassung Apps für IOS und Android detailliert vorgestellt: Bitrix24, Hubstaff, Toggl, WorkinApp und AND.CO.
Unter diesen vorgestellten Apps ist mit Sicherheit auch die passende Arbeitszeiterfassungs App für Sie und Ihr Unternehmen dabei. Lesen Sie unbedingt weiter.
Sind Sie auf der Suche nach CRM mit Zeiterfassung? Möglicherweise ist Bitrix24 genau das, was Sie brauchen. Es gibt zwei Arten der Zeiterfassung innerhalb von Bitrix24 - für Aufgaben und Projekte - zur einfachen Abrechnung mit dem Kunden, und für Ihre Mitarbeiter - für die Gehaltsabrechnung oder ähnliche Zwecke.
Erstens, lassen Sie uns über Zeiterfassung für Aufgaben und Projekte sprechen. Sie können die Zeit für jede Aufgabe oder jedes Projekt, an dem Sie arbeiten, verfolgen und diese Daten verwenden, um Ihren Kunden direkt von Bitrix24 CRM aus Rechnungen zu stellen. Diese Option sowie Angebote und Rechnungen sind in Bitrix24 absolut kostenfrei.
Die zweite Art der Zeiterfassung von Mitarbeitern, die in Bitrix24 zur Verfügung steht, ist eine Stempeluhr. In diesem Szenario benötigen Sie Bitrix24 CRM-Benutzer, um ihren Arbeitstag zu beginnen und zu beenden. Sie können die späteste Stempeluhrzeit, die früheste Stempeluhrzeit und die erforderliche Mindestdauer des Arbeitstages festlegen. Vorgesetzte werden automatisch über jede Arbeitszeitverletzung benachrichtigt. Diese Daten können später für Gehaltsabrechnungen verwendet werden. Diese Option ist im Bitrix24 Professional Plan verfügbar.
Die Hubstaff-Zeiterfassungssoftware für Desktop, iPhone und Android umfasst Online-Zeiterfassungsbögen und Projektmanagement-Tools für kleine und große Unternehmen gleichermaßen. Wenn Ihr Team die Arbeitszeiten mit der Hubstaff-App verfolgt, können Sie jederzeit genau nachvollziehen, woran es gerade arbeitet und wo sich ein Projekt befindet. Dank der Hubstaff-Funktion "Geofencing Time Clock" können Sie Baustellen erstellen, so dass Ihr Team automatisch ein- und ausstempeln kann, sobald es eine Baustelle erreicht oder verlässt.
Diese Software enthält auch optionale, zufällige Screenshots und Aktivitätsstufen für eine detailliertere Produktivitätsverfolgung. Auf diese Weise können Sie immer auf dem neuesten Stand der Projektentwicklungen bleiben.
Wenn Sie das Beste aus Ihrer Zeiterfassungs- und Projektmanagement-Erfahrung machen möchten, unterstützt Hubstaff die Integration mit vielen anderen geschäftskritischen Anwendungen wie Asana, Quickbooks, Salesforce und anderen. Hubstaff bietet auch eine automatische Gehaltsabrechnung und kann Zahlungen an Ihre Teammitglieder berechnen und versenden, die ihre Zeit mit dem Hubstaff-Timer erfassen. Integrieren Sie einfach den Zahlungsdienst Ihrer Wahl, legen Sie die Stundensätze fest und bestimmen Sie den gewünschten Zahlungsplan.
Schließlich verfügt Hubstaff über native Desktop-Versionen der Anwendung für Mac, Windows und Linux.
Mit Hubstaff erhalten Sie einen detaillierten Einblick in die Arbeitsweise Ihres Unternehmens und können sich problemlos über die Fortschritte informieren.
Das Zeiterfassungs-Tool Toggl verfügt über eine großzügige kostenlose Service-Ebene, die Ihnen Zugang zu all seinen Anwendungen (Android, iOS, Linux, MacOS, Windows, Web- und Browser-Erweiterung) bietet und alle Kernfunktionen enthält, die Sie von einer Zeiterfassungs-Anwendung erwarten. Mitglieder mit einem kostenlosen Konto können jedoch nicht mit anderen Teammitgliedern zusammenarbeiten, und sie erhalten nur minimale Berichtswerkzeuge. Abgesehen von diesen Einschränkungen ist Toggl die richtige Anwendung für Sie, wenn Sie Ihre Zeit in verschiedenen Projekten leicht, einfach, zuverlässig und kostenlos verfolgen müssen.
Ein Grund dafür, dass Toggl mühelos funktioniert, ist, dass es nicht viel von Ihnen verlangt, wenn Sie mit der Zeiterfassung einer Aufgabe beginnen. Bei vielen Zeiterfassungsanwendungen müssen Sie einen Kunden, ein Projekt und eine Aufgabe in Ihr Konto eingeben, bevor Sie mit der Anwendung die Zeit erfassen können. Wenn Sie das nicht tun, müssen Sie Ihre Aufgabe vorerst beiseite legen und sie eingeben. Mit Toggl können Sie Ihre Zeit jetzt erfassen und sich später um die Details kümmern.
Wenn Sie Toggl über die Browsererweiterung verwenden, erscheint außerdem in fast jeder Webanwendung, die Sie sich vorstellen können, von Google Docs und anderen G-Suite-Anwendungen bis hin zum Help Scout, ein Toggl-Timer-Button. Da Sie während der Arbeit immer eine kleine rote Toggl-Schaltfläche sehen, werden Sie ständig daran erinnert, Ihre Zeit zu verfolgen. Und wenn Sie Toggle-Integrationen mit Zapier erstellen, können Sie Toggl mit Hunderten von anderen Online-Anwendungen und -Diensten verbinden.
Toggl bietet einige der detailliertesten Optionen, die ich je in einer Zeiterfassungsanwendung gesehen habe. In der Toggl Chrome-Erweiterung können Sie zum Beispiel eine Tageszeit festlegen, zu der Toggl die Zeiterfassung bei einer Aufgabe automatisch stoppen soll, um sicherzustellen, dass Sie nicht versehentlich einen Timer über Nacht laufen lassen. Sie verfügt auch über eine ausgezeichnete Leerlauferkennung, die Ihnen hilft, eine hohe Genauigkeit bei Ihren Aufzeichnungen aufrechtzuerhalten. Wenn die App erkennt, dass Ihr Computer im Leerlauf war, ein Timer aber noch läuft, bietet sie Möglichkeiten, den aufgezeichneten Zeitblock zu korrigieren. Auf diese Weise kann Toggl, wenn Sie während der Arbeit unterbrochen werden und in ein 20-minütiges Gespräch hineingezogen werden, diese 20 Minuten aus Ihrer Aufzeichnung herausschlagen. Toggl verfügt sogar über eine Einstellung für die Pomodoro-Technik, so dass Sie für eine bestimmte Zeit an einem Projekt arbeiten können, das Ihre Konzentration erfordert, und dann eine kurze Pause einlegen können, alles mit einfachen stoppuhrartigen Erinnerungen.
Toggl ist eine der besten Zeiterfassungsanwendungen, weil sie so einfach zu bedienen ist, mit hervorragenden Funktionen ausgestattet ist und einen großzügigen kostenlosen Service bietet.
WorkinApp wurde von Handwerkern für Handwerker entwickelt. Das Konzept ist:
· Einsatzplanung, Zeiterfassung, Materialliste und Bestellung per Smartphone
· Termine und alle Informationen über den Auftrag automatisch per Smartphone
Terminplanung, Bestellungen und Aufträge können ohne telefonische oder persönliche
Absprache über die Zeiterfassungsapplikation auf dem Smartphone abgerufen werden. Das spart Zeit. Die Kollegen sehen frühzeitig den Einsatzplan und alle Aufträge. Termin, Ort, Kunde, Zeitvorgabe, Auftragsbeschreibung, Arbeitsanweisungen und Arbeitsschritte, benötigtes Material, Kommentare, Bilder und vieles mehr sind im Terminbuch und im Auftrag hinterlegt. Der Mitarbeiter kann alle Informationen zum Auftrag in der gewünschten Informationstiefe abrufen. Digital, kein Papierkram, jederzeit, alles ohne Investitionskosten.
Bezüglich Arbeitszeiterfassung kann man über diese App folgendes sagen:
Auf Knopfdruck wird die Zeit vom Beginn des jeweiligen Arbeitseinsatzes an gerechnet, gegebenenfalls werden Pausen erfasst, und am Ende der Arbeit wird die Zeiterfassung gestoppt. Die Arbeitszeiten beim Kunden werden detailliert dokumentiert und an das Unternehmen übermittelt. Keine Stundenzettel mehr und keine Unklarheiten, oder später viele Stunden der Auswertung und des Kopierens von Notizen. Keine Verwirrung, keine vergeudete Arbeitszeit, einfach starten und stoppen – und das mit nur einem Klick.
AND.CO ist die perfekte App, mit der Sie Ihr freiberufliches Unternehmen oder Studio betreiben können. AND.CO ist die Zeiterfassungsapplikation, die automatisch Ihre Rechnungen auf der Grundlage Ihrer erfassten Zeit erstellt. Es ist wirklich sehr einfach zu bedienen, schnell und auf allen Geräten verfügbar.
Wenn Sie irgendetwas bearbeiten, bestimmte Zeitrahmen oder Aktivitäten auswählen oder sogar einen vollständig benutzerdefinierten Zeitaufwand in Rechnung stellen möchten, können Sie dies jederzeit über unseren superschnellen Flow tun.
Tschüss, Stundenzettel. Mit dieser App zur Zeiterfassung können Sie Ihre Stundenzettel immer leicht nachholen. Ihre Aktivitäten werden automatisch gespeichert, Sie müssen sie nur noch auswählen, Ihre Zeit eintragen und sind fertig damit.
Ein weiteres, tolles Feature ist, dass Sie die Zeiterfassungsbögen problemlos mit dem Kunden austauschen können und Sie halten die Kunden in Echtzeit auf dem neuesten Stand.
Zusammenfassend kann man sagen, dass eine Arbeitszeiterfassungs App viele Vorteile mit sich bringt. Welche das ins Detail sind, kann man im ersten Abschnitt dieses Artikels nachlesen.
Heutzutage werden von verschiedensten Anbietern zahlreiche Tools und Lösungen für die Zeiterfassung von Mitarbeitern auf dem Markt angeboten. Es existieren kostenlose sowie zahlungspflichtige Zeiterfassungs Apps. Unter den vorgestellten Apps ist mit Sicherheit auch eine passende Zeiterfassungs App für Sie und Ihr Unternehmen dabei.
Sehr empfehlenswert ist der Anbieter Bitrix24, da Bitrix24 CRM mit Zeiterfassung kombiniert anbietet. Es gibt zwei Arten der Zeiterfassung innerhalb von Bitrix24 - für Aufgaben und Projekte - zur einfachen Abrechnung mit dem Kunden, und für Ihre Mitarbeiter - für die Gehaltsabrechnung oder ähnliche Zwecke. Womöglich ist Bitrix24 die Lösung nach der Sie suchen. Mehr Informatonen finden Sie auf folgender Webseite: https://www.bitrix24.com/uses/crm-with-time-tracking-task-project-management.php
Worauf warten Sie noch? Probieren Sie es aus.