Dokumenten-Management-Plattform

Mit einer fortschreitenden Digitalisierung entfallen immer mehr gedruckte Dokumente und werden langsam aber sicher durch elektronische Dateien ersetzt. Für eine nahtlose Automatisierung und ein durchdachtes Management kann eine Softwarelösung zum Einsatz kommen, die im unternehmenseigenen Verwaltungsprozess eine zentrale Rolle einnimmt.

Die Umsetzung ist über eine Dokumentenmanagement-Plattform möglich, die über das Einscannen oder die digitale Erstellung alle Dokumente zentral an einem Ort speichert und diese lassen sich jederzeit abrufen oder bearbeiten.

Derartige Dokumenten Management Systeme erlauben es Unternehmen selbst hochkomplexe Geschäftsabläufe abzubilden und dabei redundante Dateien ebenso wie Medienbrüche zu vermeiden.

Über unterschiedliche Drives lassen sich Arbeitsbereiche klar voneinander abgrenzen und Dateien entsprechend verwalten. Die kostenlose digitale Bitrix24 Dokumentenmanagement-Plattform stellt dazu 3 Drive Typen zur Verfügung. Im Drive „Mein Arbeitsplatz“ werden persönliche Dokumente hinterlegt, auf die nur der jeweilige Mitarbeiter Zugriffsrechte hat, die er bei Bedarf freigeben kann.

Der „Gruppen-Drive“ ist der Teamarbeit vorbehalten. Dort sind Kollegen, die zum Beispiel gemeinsam an einem Projekt arbeiten berechtigt, Dateien hochzuladen und diese in Zusammenarbeit weiterzuentwickeln. Der „Allgemeine Drive“ dient als Bereich, in dem zentral all die Dateien auffindbar sind, die als allgemeine Informationen oder Dokumente für alle Mitarbeiter verfügbar sein sollen.

Darüber hinaus lässt sich die Dokumentenmanagement-Plattform an externe Drives anbinden. Dadurch besteht die Option Dokumente unter anderem vom eigenen Arbeitsplatz in Drives wie Google Drive, Dropbox oder andere Cloud Speicher hochzuladen. Dabei erfolgt die Indexierung ganz automatisch und Dateien sind sofort auf neuestem Stand.

Kostenlos anmelden

In der täglichen Arbeit werden Dokumente häufig direkt vom Arbeitsplatz des Computers der einzelnen Kollegen aus den unterschiedlichsten Abteilungen aufgerufen und aktualisiert.

Die Verwendung einer Dokumentenmanagement-Lösung ermöglicht es, alle gewünschten Dokumente auch über lokale Anwendungen wie unter anderem Microsoft Office, Adobe Photoshop oder Pages direkt am PC des Mitarbeiters im Unternehmen zu bearbeiten.

Die praktische Anwendung ist sehr leicht, denn mit dem Installieren der Desktop App lässt sich auch der Bitrix24 Drive nutzen. Zur Erstellung oder Bearbeitung eines neuen Dokuments kann so die lokal installierte Applikation verwendet werden. Die Datei wird anschließend vollautomatisiert im Bitrix24 Account abgespeichert.

Kostenlos anmelden

Nicht nur die lokale Bearbeitung von Dokumenten, sondern auch die Nutzung von online Applikationen wie MS Office online oder Google Doc ist eine gängige Praxis in Unternehmen.

Die Dokumentenverwaltung von Bitrix24 bietet die Option auch ganz ohne lokal installierte Office-Anwendung Dateien online zu bearbeiten, zu speichern und zu verwalten.

Das eingebundene Intranet mit Activity Stream ermöglichen unter anderem beispielsweise auch die Integration von Dokumenten als Anhang einer Aufgabe oder als Dokument in Kommentaren. Textdateien, Präsentationen oder Video-Formate lassen sich so ohne Umwege online bereitstellen und beliebig aktualisieren.

Kostenlos anmelden

Im Rahmen von Projekten aber auch abteilungsübergreifend in den unterschiedlichen Teams ist die Gestaltung der Zusammenarbeit an Dateien ein wesentlicher Erfolgsfaktor.

Über das Dokumentenmanagement wird die Kollaboration an Dateien unterstützt, denn alle Mitarbeiter oder Kollegen eines Projektteams haben die Option die neueste Version einer Datei beispielsweise über den Activity Stream zu teilen oder zu Aufgaben hinzuzufügen und jederzeit sofort Änderungen durchzuführen.

Durch dieses Vorgehen wird es möglich, in kürzester Zeit Dokumente gemeinsam weiterzuentwickeln und Ergebnisse zielorientiert voranzutreiben. Neue Dateien werden im Intranet via Activity Stream geteilt und können auch lokal an einzelnen Arbeitsplätzen heruntergeladen werden.

Kostenlos anmelden

Ohne eine gut strukturierte Dokumentenverwaltung kann sich die Suche nach ausgewählten Dateien oder Versionen im stressigen Arbeitsalltag sehr schwierig gestalten.

Die Bitrix24 Dokumentenmanagement-Plattform stellt dafür eine intelligente Sofort-Suche zur Verfügung, über die sich Dateien, Nachrichten und Bewertungen wie „Gefällt mir" anhand von Such-Begriffen finden lassen. Einmal abgespeicherte Dokumente gehen somit niemals verloren.

Möglich wird das über eine Indexierung aller Dokumente, die so ohne großen Aufwand jederzeit gefunden, bearbeitet oder an interne und externe Personen weitergeleitet werden können.

Kostenlos anmelden

Oft ist es gar nicht so einfach, den Überblick über Änderungen an Dokumenten zu behalten, insbesondere wenn mehrere Mitarbeiter darauf zugreifen oder diese weiterbearbeiten.

Bitrix24 arbeitet hier mit einer eigenen Änderungs-History, in der alle Details festgehalten werden. Auch wenn Kollegen eine neue Version einer Datei online stellen, bleibt die alte Version erhalten und es besteht auf Wunsch die Option diese wiederherzustellen. Über die Lösung ist zu jedem Zeitpunkt nachvollziehbar, welche Änderungen durch welche Personen durchgeführt wurden und welche Anpassungen daraus resultieren.

Um eine überschneidende Bearbeitung von mehreren Mitarbeitern an einem Dokument zu verhindern, besteht zusätzlich die Möglichkeit, die Bearbeitung einer Datei für eine bestimmte Zeit zu sperren und nach deren Fertigstellung wieder freizugeben.

Kostenlos anmelden

Erleichtern Sie Vorgesetzten und Mitarbeitern in den unterschiedlichen Abteilungen die Arbeit, indem Sie sich wiederholende Abläufe straffen und deutlich vereinfachen.

Routinemäßige Vorgänge wie Kostenerstattung, Dienstreisen oder Urlaubsanträge und weitere Prozesse können über sogenannte Genehmigungsworkflows automatisiert werden.

In Bitrix24 lassen sich Dokumentenworkflows generieren, die Geschäftsabläufe beschleunigen, indem sie den zugehörigen Verwaltungsaufwand auf ein Minimum reduzieren.

Kostenlos anmelden

Digitales Dokumentenmanagement eröffnet Ihnen zahlreiche Möglichkeiten, um Ihre Dateien nachhaltig zu bearbeiten, abzuspeichern, zu verwalten und jederzeit die aktuellste Version wiederzufinden.

Wenden Sie alle Vorteile, die mit digitalem Dokumentenmanagement einhergehen für die Steigerung von Effizienz und der gesamten Produktivität in Ihrem Unternehmen an. Die Bitrix24 Dokumentenmanagement-Plattform bietet Ihnen zahlreiche Tools, die die Verwaltung Ihrer Dokumente erleichtern und eine Arbeit daran online und offline, lokal vor Ort oder aber auch im Homeoffice und auf Geschäftsreisen ermöglichen.

Mit Bitrix24 haben Sie die Option, ohne Risiko, eine kostenlose digitale Dokumentenmanagement-Plattform zu testen. Alles was Sie dafür benötigen ist eine unverbindliche Registrierung per E-Mail oder über bereits bestehende Accounts in sozialen Netzwerken. Prüfen Sie die Vorteile direkt im eigenen Unternehmen.

Kostenlos anmelden