Dokumenten-Management Software

Die Arbeit mit Papierdokumenten wird durch zunehmende digitale Formate ersetzt. Im Zusammenhang mit automatisierten Prozessen spielt hier die Digitalisierung des Dokumentenmanagements in Unternehmen eine ausgesprochen wichtige Rolle.

Realisiert wird diese anhand einer passenden Dokumentenmanagement Software. Sie dient dazu, eingescannte oder digital erstellte Dokumente zu speichern, zu bearbeiten, zurückzuverfolgen oder aufzufinden.  

Digitales Dokumentenmanagement ermöglicht es, selbst komplexe Geschäftsprozesse automatisch und digital abzubilden, ohne dass dabei Medienbrüche oder Datenverluste passieren. 

 

Für die eigene Arbeit sowie die Zusammenarbeit an Dateien hält Bitrix24 drei verschiedene Drive Typen bereit. Beim ersten Drive handelt es sich um “Mein Drive”, auf dem alle persönlichen Daten abgespeichert werden können, ohne dass andere Mitarbeiter darauf Zugriff freizugeben. Auf Wunsch ist selbstverständlich eine Freigabe der persönlichen Dokumente möglich. 

Der zweite Drive ist der sogenannte “Unternehmensdrive”. Hier können verschiedene Projektgruppen oder Teams die relevanten Dokumente hochladen und diese dort gemeinsam bearbeiten.

Beim dritten Drive handelt es sich um den “Allgemeinen Drive”. An dieser Stelle werden die Dokumente abgelegt, die für alle Kollegen zur Verfügung gestellt und somit stets im Zugriff sind.

Die Bitrix24 Software für Dokumentenmanagement hilft Ihnen dabei, Dokumente online zu erstellen und zu bearbeiten. 

Damit können Ihre Mitarbeiter die Dateien mit MS Office online, Google Docs oder Office 365 Dokumente speichern oder bearbeiten, statt ein lokales Office Paket zu installieren.

Dateien lassen sich solcherweise über das Intranet einstellen. Über den Activity Stream oder auch als Anhang einer Aufgabe wird zum Beispiel die gleichzeitige Bearbeitung von verschiedenen Nutzern ermöglicht. Teilen Sie ohne Zeitaufwand beliebige Dateien wie Videos, Präsentationen oder Textdokumente online.

 

Mit der Dokumentenmanagement Software lassen sich Dateien auch über Anwendungen auf dem PC der Mitarbeiter bearbeiten. 

Lokale Installationen, wie zum Beispiel Microsoft Office, Pages (Mac) oder auch Adobe Photoshop dienen so der Bearbeitung von Dateien in Ihrem Bitrix24. 

Nach Installation der jeweiligen Desktop App erscheint dabei die Möglichkeit den Bitrix24 Drive zu aktivieren. Wenn Sie anschließend ein neues Dokument erstellen oder bearbeiten wollen, ist dies mit der lokalen Applikation möglich. Nach Bearbeitung erfolgt eine automatische Dokumentenspeicherung im Bitrix24 Account.

Die Dokumentenverwaltungssoftware unterstützt die Zusammenarbeit an Dateien. Teammitarbeiter haben eine Möglichkeit im Activity Stream oder in Aufgaben aktualisierte Versionen von Dokumenten einzubinden und Änderungen in Echtzeit vorzunehmen.

Mitarbeiter senden so ganz einfach Dateien an Kollegen und können innerhalb kurzer Zeit Dokumente Schritt für Schritt korrigieren.

Anschließend lassen sich bearbeitete Dateien erneut im Intranet aufbewahren und beispielsweise im Activity Stream teilen oder auch lokal auf den jeweiligen Computer herunterladen.

Gleich nachdem irgendwelche Änderungen an einem Dokument vorgenommen werden, hinterlegt Bitrix24 automatisch eine eigene Änderungshistory. Wenn ein Mitarbeiter eine neue Dokumentenversion hochlädt, bleibt die ältere Variante erhalten und kann auf Wunsch bei Bedarf auch wiederhergestellt werden.

So ist bei jeder Änderung klar, wer, welche Dateien ausgelöst hat und wann die Änderung initiiert wurde.

Möchte ein Mitarbeiter verhindern, dass ein Dokument jetzt bearbeitet wird, hat er eine Möglichkeit über die Sperrfunktion die Datei zur Bearbeitung unverfügbar zu machen. Nach erfolgreicher Bearbeitung kann er diese wieder aufheben.

Mit Hilfe der Bitrix24 Dokumentenmanagement Software gehört langes Suchen nach einem bestimmten Dokument der Vergangenheit an. Die Software enthält eine Sofort-Suche, die mithilfe der Indexierung arbeitet.

Hier lassen sich alle Dateien aber auch Einträge und Nachrichten nach Suchbegriffen innerhalb kurzer Zeit finden und weiterleiten oder bearbeiten.

Selbst Bewertungen von anderen Mitarbeitern - "Gefällt mir" können über die Suche gefunden werden können.

      

Die Teammitglieder haben die Möglichkeit, Dateien von Ihrem persönlichen Arbeitsplatz in externe Drives wie Dropbox, Google Drive, run Drive sowie weitere Cloud-Speicher hochzuladen. 

Die Dokumente werden dabei automatisch indexiert und sind so über den Bitrix24 Account zugänglich. 

Ein weiterer Vorteil: Jeder Kollege hat eine Möglichkeit zu prüfen, ob im externen Cloud Speicher eine aktuellere Version eines Dokuments zur Verfügung steht und ob er zum Beispiel gerade an der neuesten Variante arbeitet.

Im Unternehmen tauchen oft wiederholende Vorgänge auf, darunter beispielsweise Anträge auf Dienstreisen, Kostenerstattung oder andere Prozesse, die einen Genehmigungsworkflow erfordern. 

Die Dokumentenverwaltungssoftware von Bitrix24 bietet die Gelegenheit an, Dokumenten Workflows einzurichten, bei denen es in bestimmten Schritten, auf Wunsch, mehrstufige Genehmigungen geben kann. 

So stellen Sie sicher, dass Geschäftsprozesse und die entsprechende Verwaltung von Dokumenten Hand in Hand gehen.

Nutzen Sie vielseitige Funktionen, um ein gut durchdachtes Dokumentenmanagement in Ihrer Firma zu realisieren. Mit der Bitrix24 Dokumentenmanagement Software setzen Sie ein nachhaltiges Dokumentenmanagement um und erledigen eine effiziente Online sowie Offline Arbeit an Dateien. Dabei werden Dateien nicht nur strukturiert abgespeichert und für die jeweiligen Mitarbeiter, zu jeder Zeit verfügbar gemacht, sondern auch lassen sich persönlich oder in Teamwork und anhand von ausgewählten Genehmigungsworkflow bearbeiten. Probieren Sie es aus! Auf Wunsch können Sie sich zu den Funktionen unserer DMS Software von einem unserer Bitrix24 Partner vor Ort beraten lassen oder unsere Lösung ohne Umweg direkt selbst testen.