Wissensdatenbank - Vorteile für Unternehmen

Wenn Unternehmen wachsen, neue Produkte hinzufügen oder ihren Service verbessern wollen, bietet sich die Erstellung einer Wissensdatenbank an. Vereinfacht gesagt handelt es sich hierbei um eine Sammlung von Wissen, das an einem zentralen Ort gespeichert wird. Das kann in Form von Dokumenten, Videos, Audios oder anderen Dateien geschehen.

Warum bietet eine Wissensdatenbank Vorteile für Unternehmen? Diese Frage beantworten wir im folgenden Artikel, denn Wissensmanagement hat noch nicht in jedem Unternehmen einen hohen Stellenwert. Sie erfahren, warum es sich lohnt, Wissen zu speichern und was Sie mit einer Wissensdatenbank für Ihr Unternehmen und damit für Ihre Kunden bewirken können.

Bei der Organisation von Unternehmenswissen und Know-How hilft Ihnen die Informationstechnologie. Dank Dokumentenmanagement, wie Sie es in den Bitrix24-Lösungen nutzen können, verbessern Sie nicht nur die Arbeitsabläufe, sondern auch den Wissenstransfer. Wichtig sind hierbei klare Strukturen bei der Archivierung, die Ihnen Bitrix24 bietet. Die Software als umfassendes Business-Tool gibt es als Cloud-Lösung oder als On-Premise-Version, um sie in Ihre IT-Infrastruktur auf Ihren eigenen Servern zu installieren.

Bedeutung einer Wissensdatenbank

Die Vorteile einer Wissensdatenbank werden von vielen Unternehmen zwar erkannt, aber noch nicht überall genutzt. Um die Bedeutung einer Wissensdatenbank zu kennen, müssen wir zuerst einmal verstehen, worum es sich dabei genau handelt. Eine Wissensdatenbank ist ganz einfach eine Sammlung von Wissen im Unternehmen, das auf verschiedene Art und Weise gespeichert wird.

Die Dokumente und Dateien können dann von den Mitarbeitern abgerufen werden, die das Wissen benötigen. Kurz gesagt ist es eine innerbetriebliche Suchmaschine für das gesamte Expertenwissen, das für das Unternehmen und seiner Mitarbeiter von Bedeutung ist.

Dokumentenmanagementsystem vs. Wissensdatenbank - wo sind die Unterschiede?

Oft kommt die Frage nach dem Unterschied zwischen Dokumentenmanagement und Wissensdatenbank auf. Beides sind Möglichkeiten, Informationen zu strukturieren und aufzubewahren. Unterschiede gibt es in Bezug auf die Komponenten und der Funktionalität.

Die Aufgaben der Wissensdatenbank sind vorrangig die Wissensspeicherung für ein Unternehmen und der Zugang von Mitarbeitern und Teams zu den Unternehmensinformationen. Die Kernfunktion ist deshalb die Strukturierung und die Weitergabe von Wissen.

Die Wissensdatenbank kann zum Beispiel aus folgenden Komponenten bestehen:

• Textdokumente
• Multi-Media-Dateien
• FAQ
• Schulungsmaterialien
• Expertenwissen

Ein Dokumentenmanagementsystem, auch DMS genannt, verfolgt einen anderen Ansatz. Bei diesem System geht es um die Verwaltung von Dokumenten von der Erstellung bis zur Archivierung. Sie liegen meistens in Textform vor, zum Beispiel als E-Mail oder PDF-Datei.

Der Zweck des Dokumentenmanagements reicht von der Verwaltung, Speicherung und Nachverfolgung bis hin zur Kontrolle von Dokumenten. DMS-Anbieter decken mit ihrer Software den gesamten Lebenszyklus dieser Unterlagen ab.

Effizienzsteigerung

Der Hauptvorteil einer Wissensdatenbank ist ihre Effizienz. Mitarbeiter, die Informationen suchen, finden diese schnell an einem zentralen Ort. Eine gut organisierte Wissensdatenbank ist nach Themen oder Stichwörtern kategorisiert und gibt schnell Antworten auf Fragen des Mitarbeiters. Diese müssen sich dann nicht an Vorgesetzte oder Kollegen wenden und um Hilfe bitten.

Mit einer Wissensdatenbank können wiederkehrende Aufgaben auf diese Weise automatisch erledigt werden. Sie verbessern deshalb das Workflow-Management in Unternehmen und die Mitarbeitenden können sich mit wertschöpfenden Aufgaben beschäftigen.

Die Effizienzsteigerung lässt sich durch den Einsatz einer Wissensdatenbank beobachten, weil mit diesem Tool Zeit und Kosten gespart werden. Daneben sorgt es für eine Vermeidung von Fehlern. Wenn alle Mitarbeiter auf dasselbe Know-How zurückgreifen können, entstehen keine Missverständnisse.

Wissenssicherung

Wissensspeicherung ist ein weiterer Vorteil einer Wissensdatenbank. Wichtiges Know-how und Erkenntnisse des Unternehmens gehen nicht verloren. Beispiele wären, wenn Mitarbeiter das Unternehmen verlassen oder in den Ruhestand gehen. Dasselbe gilt natürlich, wenn Personal im Urlaub oder anderweitig kurzzeitig abwesend ist.

Wird deren Erfahrung und Wissen nicht in einer strukturierten Form aufbewahrt, fehlt sie Mitarbeitern im Arbeitsalltag. Wenn Mitarbeiter Zugang zum Wissen von Kollegen haben, bleiben die Workflows im Betrieb konstant.

Das Erstellen einer Wissensdatenbank ist daher keine einmalige Angelegenheit, sondern eine dauerhafte Aufgabe. Genau wie in einem Archiv werden Informationen hinzugefügt oder aktualisiert.

Verbesserte Zusammenarbeit und Kommunikation

Dank des zentral zugänglichen Wissens verbessert sich auch die Zusammenarbeit im Team. Wissensdatenbank-Systeme sind also eine gemeinsame Plattform für alle Teammitglieder, die die Kenntnisse von Mitarbeitern auf dem Laufenden hält.

So sind alle Mitarbeiter auf demselben Wissensstand, egal ob es sich um Informationen, Prozesse, Tipps oder bewährte Methoden handelt. Die Kommunikation und Vernetzung mit Kollegen wird hierdurch bedeutend einfacher. Diese positiven Auswirkungen helfen beim Erreichen der Unternehmensziele und schlagen sich zugleich auf die Kundenzufriedenheit nieder.

Erhöhte Produktivität

Mitarbeiter, die auf der Suche nach Informationen sind, brauchen mit einer Wissensdatenbank weniger Zeit, um diese zu finden. Dieser geringere Aufwand, Wissen zu finden, spart Zeit und Ressourcen. Sie können sich in der eingesparten Zeit mit ihren Kernaufgaben beschäftigen.

Durch die Tatsache, dass die benötigten Informationen schneller zugänglich sind, schließen Teammitglieder ihre Aufgaben schneller und mit weniger Fehlern ab. Sie verschwenden ihre Zeit nicht mit Rückfragen bei Kollegen. Auch ein Termin beim Vorgesetzten braucht nicht extra anberaumt zu werden, wenn die Inhalte schon in der Wissensdatenbank vorhanden sind.

Natürlich ersetzt eine Wissensdatenbank keine Teammeetings oder andere Treffen. Termine, die jedoch zum Zwecke von Rückfragen zu Prozessen oder Briefings geplant werden, lassen sich dank der Unterstützung durch eine Wissensdatenbank vermeiden.

Konsistenz und Standardisierung

Zu den Vorteilen einer Wissensdatenbank gehört, dass sie Konsistenz und standardisierte Abläufe fördert. Das können zum Beispiel Arbeitsmethoden sein, die durch Briefings erklärt werden. Alle Mitarbeiter nutzen dieselben Anweisungen. Daher werden Fehler schneller entdeckt und Manager können rechtzeitig eingreifen, bevor es zu größeren Problemen kommt.

Bei der Arbeit nach einem bestimmten Standard können sich Mitarbeiter mithilfe der Wissensdatenbank im Zweifel immer selbst kontrollieren, ob sie Aufgaben richtig durchführen. Kollegen sehen Abweichungen aufgrund derselben Datenbasis ebenfalls rascher und können den Mitarbeiter darauf hinweisen.

Mit standardisierten Verfahren verbessern Unternehmen die Qualität der Arbeit. Die Wissensdatenbank unterstützt diese Prozesse, denn sie stellt den Mitarbeitern die erforderlichen Anweisungen zur Verfügung.

Verbesserte Schulung und Einarbeitung

Das Einrichten einer modernen Wissensdatenbank macht sich auch bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter bezahlt. Egal ob Vertretung oder neuer Kollege, sie haben Zugang zu den Informationen, die sie für ihre Arbeit brauchen.

Die Wissensdatenbank kann direkt so angelegt werden, dass neue Mitarbeiter die verschiedenen Stufen absolvieren müssen, bis sie eingearbeitet sind. Auch wenn ihnen ein erfahrener Kollege zur Seite steht, spart es Zeit und Kosten, wenn sich neue Mitarbeiter selbständig informieren können.

Schulungen sind ebenfalls ein Bereich, der mit einer Wissensdatenbank effizient durchgeführt werden kann. Hier kann ein Unternehmen Kurse oder Trainings anbieten, die Mitarbeiter mit mehr Wissen versorgen und ihre Kenntnisse erweitern.

Beispiele für Schulungen sind die Einführung neuer Software, Verfahren oder Arbeitsmethoden. Wenn es für die Branche notwendig ist, können sich Mitarbeiter mithilfe der Wissensdatenbank auch über neue gesetzliche Regelungen informieren.

Kosteneinsparungen

Die Einsparung von Kosten ist das Ergebnis einer gut organisierten Wissensdatenbank. Arbeitnehmer brauchen weniger Zeit für die Einarbeitung und sind schneller einsatzbereit. Dasselbe gilt für Online-Schulungen, mit denen sich Mitarbeiter fortbilden. Die ständige Verfügbarkeit der Wissensdatenbank macht auch das erneute Nachschlagen oder Wiederholen von Kenntnissen leichter.

Wenn alle Teams Zugriff auf dieselben Anweisungen und Informationen haben, werden Arbeitsabläufe standardisiert durchgeführt. Diese Standardisierung und Beständigkeit senkt die Fehlerquote. Da erneute Arbeitsvorgänge hierdurch unnötig werden, profitieren Unternehmen von Kosteneinsparungen.

Außerdem können Kosten durch das Vermeiden unnötiger Rücksprachen gesenkt werden. Stattdessen überprüft ein Mitarbeiter in der Wissensdatenbank, ob seine Informationen richtig sind. Fragen an Kollegen wären dann nur notwendig, wenn es Unklarheiten gibt.

All das ersetzt natürlich nicht die persönliche Zusammenarbeit und den Teamgeist von menschlichen Interaktionen. Mitarbeiter können sich so gemeinsam mit den Themen beschäftigen, die eine Wissensdatenbank nicht klären kann.

Besserer Kundenservice

Unternehmen, die einen Kundendienst haben, setzen bereits häufig auf eine Wissensdatenbank. Auf diese Weise ist es egal, welcher Servicemitarbeiter gerade Kundenanfragen bearbeitet, denn er oder sie kann nach einem standardisierten Schema vorgehen. Die Wissensdatenbank gibt nicht nur Hinweise, wie ein Kundenanliegen zu behandeln ist, sondern hilft auch bei Situationen, die nicht so häufig auftreten.

Auch die Effizienz steigt dank einer Wissensdatenbank im Kundendienst. Wenn alle Mitarbeiter auf denselben Grundlagen arbeiten, sind die Prozesse einfacher und transparenter. Insofern gibt es nicht nur für das Unternehmen, sondern auch für den Kunden durch eine Wissensdatenbank Vorteile. Kunden erhalten Antworten in kürzerer Zeit und ihre Anliegen werden schneller bearbeitet. Oft zeigt das Feedback eine höhere Kundenzufriedenheit.

Innovationsförderung

Im Unternehmen fördert eine Wissensdatenbank die Innovationsrate. Das Teilen von Expertenwissen und die Diskussion von Mitarbeitern verbessern die Fähigkeiten der Teammitglieder. Sie können auf einer gemeinsamen Grundlage diskutieren und neue Ideen finden. Diese wiederum können nach Erprobung wieder Teil der Wissensdatenbank werden.

Eine zentrale Wissensplattform unterstützt eine Unternehmenskultur des ständigen Lernens und dauerhaften Verbesserungen. Innovationen können rasch ausprobiert und bei Erfolg dauerhaft umgesetzt werden.

Besonders in innerbetrieblichen Foren können Teams kreativ werden und neue Ideen oder Methoden diskutieren. Die Wissensdatenbank dient dabei gleichzeitig als Basis für neue Vorschläge.

Datenbasierte Entscheidungen

Nicht zuletzt sorgt eine Wissensdatenbank für datenbasierte Entscheidungen. Berichte lassen sich jederzeit analysieren und abrufen. Die Auswertungen sind dann wiederum die Grundlage, wenn Unternehmensziele oder KPIs entwickelt werden.

Berichte auf Papier oder in Datensilos aufzuspüren und bestimmte Daten herauszuziehen, ist anstrengend und zeitaufwendig. Die Wissensdatenbank bietet dem Unternehmen Zugriff auf eine zentrale Datenbase. Daraus entnimmt ein Unternehmen die notwendigen Informationen und fügt sie beispielsweise wieder in Prognosemodelle ein.

Die auf Basis der in der Wissensdatenbank verfügbaren Daten getroffenen Unternehmensentscheidungen sind deshalb genauer und von höherer Qualität. Aufgrund der Aktualität und Verfügbarkeit kann ein Unternehmen auch schneller entscheiden als bei einem langwierigen manuellen Prozess der Datenanalyse.

Praktische Umsetzung

Die Vorteile einer Wissensdatenbank hängen davon ab, wie Sie sie einrichten und nutzen. Jedes Unternehmen hat andere Anforderungen, deshalb beschreiben wir in den folgenden Absätzen den allgemeinen Vorgang. Die Feinheiten unterscheiden sich je nach Branche und Art der Nutzung.

Einrichten einer Wissensdatenbank

Eine Wissensdatenbank zu erstellen, ist nicht besonders schwer, wenn Sie einige Dinge beachten. Für eine Übersicht können Sie sich an den folgenden Schritten orientieren:

• Führen Sie zuerst eine Bedarfsanalyse durch, wobei Sie die benötigten Informationen und Funktionen ermitteln. Der Schwerpunkt liegt hierbei auf den Erwartungen und Bedürfnissen der Nutzer.
• Überlegen Sie sich, in welcher Form das Wissen abrufbar sein soll. Beispiele können Texte, Multi-Media, Schulungen oder Kurse sein.
• Die Auswahl eines passenden Systems spielt auch eine große Rolle. Es gibt verschiedene Software-Lösungen für eine Wissensdatenbank. Informieren Sie sich über die Funktionen und ihre Merkmale.
• Nach der Installation müssen Sie die Daten vorbereiten. Auch hierbei müssen Sie beachten, dass alle Informationen in der gewünschten Form vorliegen und sie aktuell sind.
• Nehmen Sie die Datenmigration vor und pflegen Sie die Informationen in die vorbereitete Wissensdatenbank ein. Hierbei können Sie noch Anpassungen bei der Struktur und Kategorisierung vornehmen.
• Ist Ihre Wissensdatenbank eingerichtet, kommt als nächstes die Schulung der Mitarbeiter. Das können Sie je nach Komplexität des Tools über einen Kurs oder mithilfe von Dokumenten machen.
• Ermutigen Sie die Mitarbeiter, die Wissensdatenbank zu nutzen und bitten Sie sie um Feedback. Wenn Sie Rückmeldungen erhalten, sehen Sie, was funktioniert und was Sie noch verbessern müssen.

Best Practices für die Nutzung

Mit der einmaligen Einrichtung der Wissensdatenbank ist es jedoch nicht getan. Sie müssen die Wissensdatenbank stets überprüfen und auf dem neusten Stand halten. Oft ist das gespeicherte Wissen nicht mehr aktuell, was zu Missverständnissen und Problemen der Nutzer führt. Veraltete Informationen verschieben Sie entweder in ein Archiv oder löschen sie.

Die Benutzeroberfläche muss einfach navigierbar sein. Je nach Art der Suche (Stichwort, Frage) sollten die Mitarbeiter schnell die richtigen Dokumente oder Dateien finden können. Ansonsten werden etwaige Vorteile der Wissensdatenbank schnell wieder zunichte gemacht oder Mitarbeiter vermeiden die Nutzung aufgrund der aufwendigen Bedienung.

Zudem braucht nicht jeder Mitarbeiter dieselben Zugriffsrechte. Je nach Tätigkeit kann das notwendige Wissen zu verschiedenen Bereichen gehören. Nutzer benötigen Zugang zu den für sie relevanten Funktionen, nicht zum gesamten Datenbestand. In puncto Zugriff spielen auch Vertraulichkeit und Sicherheit von Informationen eine große Rolle.

Fazit

Wissen wird in allen Unternehmen auf die eine oder andere Art weitergegeben. Meistens sind es vereinzelte Dateien, auf die Mitarbeiter Zugriff haben. Wenn Expertenwissen und Erfahrungen nicht aufbewahrt werden, gehen sie oft verloren.

Die Lösung hierfür ist die Einrichtung einer Wissensdatenbank. Mitarbeiter können benötigte Informationen und Anweisungen in strukturierter Form auf einer zentralen Plattform finden. Hierdurch haben alle Kollegen denselben Wissensstand und können unabhängig von der Anwesenheit der Experten darauf zugreifen. Wenn sie richtig eingerichtet und gepflegt ist, steigert eine Wissensdatenbank sowohl die Effizienz als auch die Produktivität des Unternehmens. Mitarbeiter finden das, was sie suchen, viel schneller.

Eine Wissensdatenbank sorgt auch für eine bessere Zusammenarbeit und Kommunikation zwischen den Mitarbeitern, denn alle haben auf zu den für sie relevanten Informationen Zugriff. Außerdem lässt sich eine Wissensdatenbank auch in CRM-Systeme wie die Bitrix24-Tools einbinden. Diese Software ist eine umfassende Business-Lösung, die für unterschiedlich große Unternehmen entwickelt wurde.