Wie richtet man ein Project Management Office (PMO) ein?

Die Wirtschaft der letzten Jahre wurde durch viele neue Entwicklungen geprägt. Zum technischen Fortschritt zählen besonders die Einführung künstlicher Intelligenz, Big Data und das Internet der Dinge. Aber auch der Dienstleistungssektor mit dem Projektmanagement hat an Bedeutung gewonnen. Besonders zur Einführung und Durchsetzung neuer Konzepte – also für das Change Management – kann das Project Management Office eine bedeutende Rolle übernehmen.

Es dient als logistisches Zentrum für die Projektaufsicht und Governance. Als wichtigste Aufgabenstellung übernimmt das PMO die Unterstützung der Teams, damit Projekte effizient und im Einklang mit den Geschäftszielen zum Erfolg geführt werden.

Besonders in größeren Unternehmen mit steigendem Projektvolumen und wachsender Komplexität der Aufgabenstellungen bedarf es einer Koordinierungsstelle. Die Einrichtung einer solchen ist allerdings keine ganz einfache Angelegenheit. Mit den folgenden 10 Tipps wird es Ihnen aber gelingen, eine gut funktionierende Leitstelle aufzubauen.

1. Ziele und strategische Ausrichtung klar definieren

Um ein Projekt Management Office im Unternehmen etablieren zu können, muss es sich zu einem akzeptierten und erfolgreichen Fachbereich entwickeln. Das wird allerdings nur dann gelingen, wenn die Ziele klar definiert und bekannt sind.

Die Kernziele bestehen in einer strategischen Ausrichtung des PMO auf die

• Projektstandardisierung und Verbesserung der Projektqualität. Durch die Einführung von Qualitätsstandards, einheitlichen Prozessen, Methoden und Softwaretools wird die Voraussetzung dafür geschaffen, Resultate vergleichbar zu gestalten. Dokumentierte Verfahrensabläufe sorgen für verbesserte Produktivität und Effizienz von der Projektplanung bis zur Umsetzung der Arbeiten.

• Ressourcenplanung. Die optimale Nutzung wichtiger Ressourcen wie Zeit, Budget, Personal und Rohstoffeinsatz trägt zur Kostensenkung bei und vermeidet Engpässe.

• Bewertung und Minimierung potenzieller Risiken. Schaffung von Modellen zur Risikobewertung, Strategien beim Eintreten von Risiken und proaktive Handlungsempfehlungen sind wichtige Aufgaben, die für die Zielstellungen des PMO stehen.

• Einrichtung von Kommunikationskanälen für den konsistenten Informationsaustausch während der Projektarbeit.

2. Unterstützung und Engagement des Top-Managements gewinnen

Ohne Unterstützung durch das Management wird kein PMO erfolgreich arbeiten können. Die Geschäftsführung spielt vor allem eine entscheidende Rolle im Change Management. Nur in enger Kooperation mit der Leitung des Unternehmens kann das Project Management Office organisatorische Veränderungen in Bezug auf die Projektarbeit erfolgreich umsetzen. Beispielhaft soll in diesem Zusammenhang die Einführung agiler Methoden, wie Scrum, genannt werden.

Weitere wichtige Gründe zur engen Einbeziehung der Geschäftsleitung in die Arbeit des PMO sind die Entscheidungsfindung und die Risikoübernahme. Auf Leitungsebene werden wichtige Beschlüsse zur Priorisierung von Projekten getroffen, denen Ressourcen bevorzugt bereitzustellen sind. Das schließt auch die Übernahme von Risiken ein, die mit dem Change Management verbunden sein können.

Schließlich signalisiert der Rückhalt für die geleistete Arbeit des Project Management Office unternehmensweite Akzeptanz, fördert damit die Zusammenarbeit vor allem bei großen Projekten, die interdisziplinäre Zusammenarbeit erfordern, und sichert die Einführung von Richtlinien zur Projekt-Governance.

3. Projektmanagementmethoden bewerten und Schwachstellen identifizieren

Durch eine genaue Analyse der bestehenden Arbeitsmethodik kann das Project Management Office Schwachstellen erkennen und Lösungen vorschlagen, die Produktivität und Effizienz verbessern. Zur Bestandsaufnahmen sind alle relevanten Dokumente, wie Projektplanungsunterlagen, Abschlussberichte und Risikobewertungen auszuwerten. Key Performance Indicators (KPIs) können wichtige Aufschlüsse zu Terminabweichungen, Kostenüberschreitungen und Qualitätsmängeln geben. Hinzu kommen Interviews mit den Projektteams und wichtigen Stakeholdern. Anhand der Ergebnisse ist ein Vergleich der Methoden des eigenen Projektmanagements mit den Best Practices erfolgreicher Branchenführer zu führen.

Durch Reifegradbewertungen (Maturity Assessments) lassen sich Bereiche identifizieren, in denen Projektmanagementprozesse einer Verbesserung bedürfen. Strukturierte Rahmenwerke dafür bieten das Project Management Maturity Model (PMMM) und die Capability Maturity Model Integration (CMMI).

PMMM ermittelt die aktuelle Performance des Projektmanagements. Alle entsprechenden Unternehmensprozesse werden dazu in neun verschiedene Bereiche eingeteilt und anhand von fünf Leistungsstufen bewertet. CMMI kommt insbesondere im IT Project Management Office zur Anwendung und bewertet Service-Entwicklung, Service-Management sowie Produkt-Akquisition bei der Softwareentwicklung.

4. Charta zu PMO-Aufgaben, Rollen und Verantwortlichkeiten erarbeiten

In einer Charta sollten Arbeitsaufgaben und Organisationsstruktur des Project Management Office fixiert werden. Durch Bereitstellung im unternehmenseigenen Dokumentenmanagementsystem – die cloudbasierte Speicherung sichert den Zugang auch für remote arbeitende Teammitglieder – wird der Zugriff auf den Inhalt und damit die Akzeptanz für alle Mitarbeiter erleichtert.

Die Charta sollte als wesentlichste Bestandteile enthalten:

• Vision des PMO, wie durch konkret messbare und abrechenbare Leistungen das Projektmanagement zum Erreichen der Unternehmensziele beiträgt

• Dienstleistungen, die das PMO übernimmt, unter anderem Initiierung, Planung, Projektaufsicht, Projektportfoliomanagement, Auswahl geeigneter Softwaretools und Projekt-Governance

• Organisationsstruktur mit den PMO-Rollen und -Verantwortlichkeiten, wie Leiter, Teammitglieder mit zugewiesenen Aufgabenbereichen als Projektportfolio-Manager, Unterstützung der Projektmanager als PMO-Analyst, Risikomanager, Entwickler für Projektmanagement-Methodologien oder Verantwortlicher für Schulung und Entwicklung

• Definition von Schnittstellen der Zusammenarbeit mit den Projektteams

• Einrichtung von Kommunikationskanälen unter Nutzung der unternehmenseigenen Softwaretools, einschließlich Berichtswesen

• Auswahl standardisierter Methoden und Definition spezifischer KPIs zur Erfolgsmessung entsprechend der Aufgabenstellung von Projekten

5. Governance-Struktur zur Interaktion mit Unternehmensabteilungen und Stakeholdern einrichten

Die Governance bildet den rechtlichen Ordnungsrahmen, um innerhalb eines Unternehmens Leitungs- und Controlling-Funktionen auszuüben. Ziel ist es, ein optimales Umfeld für die Wertschöpfung zu schaffen. Wichtige Prinzipien für eine Governance-Struktur basieren auf Rechenschaftspflicht, Verantwortlichkeit, Offenheit und Transparenz sowie Fairness und sind entscheidende Kriterien, wenn ein Unternehmen sein PMO einrichten und etablieren möchte.

Um die genannten Maximen umsetzen zu können, bedarf es der Einbeziehung aller Teams und Stakeholder, die in die jeweilige Projektarbeit involviert sind. Sie müssen in einem Lenkungsausschuss oder einem anderen Entscheidungsgremium im Project Management Office Mitspracherecht besitzen. Entscheidungsfindungsprozesse sind zu etablieren, über die wichtige Beschlüsse, wie zum Beispiel Ressourcenzuweisungen unter Berücksichtigung der Projektanforderungen und der koordinierenden Arbeit des PMO, getroffen werden.

Neben konsistenter Kommunikation spielt bei der Umsetzung der Governance funktionierendes Konfliktmanagement eine wesentliche Rolle. Die PMO-Bedeutung wird dadurch gestärkt, dass Mitarbeiter für eine Rolle als Mediator ausgebildet sind.

6. Project Management Office als unterstützende, kontrollierende oder anleitende Instanz etablieren

Ob ein Project Management Office unterstützende, kontrollierende oder anleitende Funktionen übernehmen soll, hängt von den Bedürfnissen des Unternehmens, dem Entwicklungsstand der Projektmanagementprozesse – verbunden mit den gesammelten Erfahrungen der Projektteams – und letztendlich von der Unternehmenskultur ab.

Als Beispiel für die Unterstützungsfunktion soll die Einführung der agilen Scrum-Methodik dienen. Projektteams, die bisher nur nach dem Wasserfallprinzip gearbeitet haben, werden für Hilfe bei der richtigen Auswahl von geeigneten Softwaretools ebenso dankbar sein, wie bei der Sprintplanung oder der Vorbereitung der ersten Review- oder Retrospektive-Meetings. Sind die grundlegenden Scrum-Verfahrensweisen etabliert, kann das PMO kontrollierend agieren. Jetzt wird die Einhaltung der standardisierten Abläufe überwacht, etwa die dynamische Entwicklung des Product Backlogs über das Product Backlog Refinement.

Bei einem hohen Reifegrad des Projektmanagements kann das PMO eine anleitende Funktion ausüben. Eng kooperierend mit der Unternehmensführung, übernimmt es eine führende Rolle bei Initiierung neuer Projekte und der Ausrichtung dieser an den Unternehmenszielen.

7. Entwicklung standardisierter Methoden und Vorlagen für das Projektmanagement

Zu entwickelnde Standards sind zwar von der Komplexität der Projekte und individueller Unternehmensanforderungen abhängig, einige Kriterien sind aber allgemeinverbindlich.

Durch die Einführung von Standards lassen sich Workflows unter Beibehaltung einer gleichbleibend hohen Qualität automatisieren. Arbeitsabläufe werden transparenter und für neu eingestellte Mitarbeiter schneller nachvollziehbar. Der Wissenstransfer steigt durch die Möglichkeit zum Aufbau einer Informationsdatenbank, die standardisierte Prozesse abbildet.

Ansätze für methodische Richtlinien sind zum Beispiel die Festlegung von Verfahren zur Projektbearbeitung nach dem Wasserfallprinzip bei klar definierten Rahmenbedingungen oder einer agilen Methoden, wie Scrum oder Kanban, bei sich dynamisch ändernden Anforderungen. Weitere Prinzipien betreffen das Risiko- oder das Qualitäts-Management. Bei Erstgenanntem ist die Erstellung eines Risikoregisters mit Bewertungskriterien zu nennen, Qualitätsrichtlinien dienen dazu, alle Leistungen im Rahmen des Projektmanagements an den Bedürfnissen der Kunden auszurichten.

Die im Project Management Office entwickelten Vorlagen ermöglichen die effiziente Projekt- und Budgetplanerstellung oder sind für Meeting-Protokolle und Statusberichte nutzbar.

8. Auswahl geeigneter Softwaretools, die den Anforderungen des Unternehmens entsprechen

Mit der Auswahl der geeigneten Software kommt dem Project Management Office eine besonders wichtige Aufgabe zu. Anhand der Projektart und deren Komplexität müssen die Anforderungen an die Teamzusammenarbeit definiert werden. Große Teams benötigen unterschiedliche Berechtigungsstufen für die Nutzung der Software, bei der Integration von remote tätigen Mitarbeitern sind cloudbasierte Tools von Vorteil. Neben den Anforderungen an die reibungslose Zusammenarbeit muss auch auf die Integration in bereits genutzte Branchensoftwarelösungen, wie ERP-Systeme oder ein CRM geachtet werden.

Eine leistungsfähige Software wie Bitrix24 enthält alle wichtigen Features: eine umfassende Aufgabenverwaltung zur Erstellung, Zuweisung und Priorisierung von Aufgaben; visuelle Darstellungen der Projektbearbeitung durch Gantt-Diagramme und Kanban-Boards; vielfältige Kommunikationsmöglichkeiten über Chats, Videokonferenzen, Kommentarfunktionen und Messenger-Dienste; sowie ein ausgereiftes Berichtswesen mit Speicherung im cloudbasierten Dokumentenmanagementsystem. Zu den PMO-Best Practices gehört die Einführung innovativer Technologien innerhalb des Projektmanagements, etwa durch die Integration künstlicher Intelligenz zur Effizienzsteigerung.

9. Recruiting erfahrener Projektmanager und qualifizierter Teammitglieder

Um erfolgreich ein PMO einführen zu können, bedarf es geeigneter Mitarbeiter. Eine Schlüsselrolle nimmt dabei der Teamleiter ein. Er trägt die Gesamtverantwortung, ist für die strategische Ausrichtung, die Ressourcenplanung und ist besonders für die Kommunikation mit der Geschäftsführung verantwortlich. Neben Führungskompetenz erfordert die Position umfassende eigene Erfahrung im Projektmanagement, strategisches Denken, Kommunikationsfähigkeit und die Identifikation mit den Unternehmenszielen.

Ein Ressourcenmanager übernimmt die Zuweisung von Personal, benötigten Arbeitsmitteln und koordiniert zeitliche Abläufe. Dem Analysten fällt die Aufgabe zu, Budgets und Zeitpläne zu überwachen sowie Bericht zu erstatten. Controlling-Erfahrung ist für diese Tätigkeit ebenso notwendig, wie Kenntnisse über das Reporting. Qualitätsmanager sind für die Entwicklung von Qualitätsrichtlinien, die Einhaltung entsprechender Standards und für Prüfungen verantwortlich. Schließlich sollte ein Kommunikationsspezialist den Informationsaustausch koordinieren und in großen Unternehmen ein Change Manager notwendige Veränderungen durchsetzen.

Das Recruiting setzt detaillierte Stellenbeschreibungen voraus, bei der internen Besetzung des Project Management Office ist die Nutzung einer leistungsfähigen HR-Software von Vorteil.

10. Implementierung von Schulungsprogrammen zu PMO-Prozessen

Mit einem Angebot an Fortbildungs- und Schulungsmaßnahmen erhalten Projektmanager und Mitarbeiter tiefergehende Kenntnisse zu PMO-Prozessen und erlangen damit eine höhere Akzeptanz für die Arbeit im Project Management Office.

Spezifische Weiterbildungsinhalte sollten sich mit Aufgaben, Ziele und Nutzen des PMO beschäftigen. Besonderer Wert ist dabei auf die Rolle bei der Standardisierung von Prozessen, die Erstellung von Richtlinien, die Messung des Projekterfolgs und einer effektiven Kommunikation mit den Stakeholdern zu legen.

Als Fortbildungsformate eignen sich neben dem Präsenzunterricht, Online-Kurse, Webinare oder für Remote-Mitarbeiter die Einrichtung virtueller Klassenräume und die Durchführung der Weiterbildung in Form von Videokonferenzen.

Schulungen sind unverzichtbar, um allen Projektmitarbeitern die PMO-Vorteile zu vermitteln. Sie leisten einen wichtigen Beitrag zur Verbesserung des Wissensstands in Bezug auf den Einsatz moderner Projektmanagementsoftware, insbesondere bei der Anwendung von KI-Tools. Regelmäßige Weiterbildungsmaßnahmen fördern zudem das Verständnis für Compliance und Ethik im Projektmanagement.

Konkrete Zielstellungen, Unterstützung durch das Top-Management und leistungsfähigen Softwaretools sind die Basis für den Erfolg

Abhängig vom Unternehmensumfeld kann die PMO-Einrichtung eine herausfordernde Aufgabe sein. Deshalb ist es von entscheidender Bedeutung, die Ziele für das Project Management Office klar zu definieren und in einer Charta die Aufgaben, Rollen und Verantwortlichkeiten festzulegen. In diesem Zusammenhang ist auch zu definieren, ob die Abteilung eine unterstützende, kontrollierende oder anleitende Funktion übernehmen soll.

Unabhängig von der Positionierung besteht eine der wesentlichen Aufgaben darin, die Projektmanagementmethoden des Unternehmens zu bewerten und Schwachstellen zu identifizieren. Um Veränderungen durchsetzen zu können, muss das PMO die Unterstützung durch die Geschäftsführung und Akzeptanz durch alle Projektteams gewinnen. Das setzt qualifizierte, erfahrene, durchsetzungsfähige und gut geschulte Mitarbeiter voraus.

Die Entwicklung standardisierte Projektmanagement-Methoden ist in einem modernen Unternehmen ohne leistungsfähige Software undenkbar. Ein Schwerpunkt der PMO-Arbeit besteht deshalb in der Auswahl und Einführung von Tools, die sowohl alle erforderlichen Prozesse des Projektmanagements abbilden als auch die Kommunikation im Team unterstützen. Bitrix24 bietet mit seinem Onlinearbeitsplatz die besten Voraussetzungen dafür, damit das Project Management Office seinen Aufgaben gerecht wird. Die KI-betriebene Software bildet alle erforderlichen Arbeitsprozesse ab, um Projekte erfolgreich zu realisieren. Kommunikationstools unterstützen den reibungslosen Informationsaustausch. Der mit künstlicher Intelligenz ausgestattete CoPilot fördert die Ideenfindung im Mitarbeiterchat, kann die Dokumentation von Teammeetings unterstützen und lässt sich zur Formulierung von Aufgabenstellungen einsetzen. Die Projektmanagementsoftware lässt sich zudem nahtlos in das durch KI gestützte CRM einbinden, das seine besonderen Stärken in der Automatisierung repetitiver Aufgaben ausspielt. Bitrix24 bietet mit seinen leistungsstarken Tools und dem Fokus auf den Einsatz künstlicher Intelligenz für jedes PMO die geeigneten Softwarelösungen. Registrieren Sie sich deshalb noch heute, um die Vorzüge des Onlinearbeitsplatzes in vollem Umfang nutzen zu können.

FAQs

Was sind die wichtigsten Schritte bei der Einrichtung eines PMO?

Die wichtigsten Schritte bei der Einrichtung eines PMO sind:

• Ziele und strategische Ausrichtung definieren

• Unterstützung der Geschäftsführung sichern

• Projektmanagementmethoden zur Identifizierung von Schwachstellen bewerten

• Erstellung einer Charta zu PMO-Aufgaben, Rollen und Verantwortlichkeiten

• Etablierung als unterstützende, kontrollierende oder anleitende Instanz

• Auswahl geeigneter Softwaretools

Wie verbessert ein PMO die Projekt-Governance?

Ein PMO verbessert die Projekt-Governance durch Schaffung einheitlicher Standards und Methoden. Mit der zentralen Steuerung aller Projekte des Unternehmens werden die Qualität und der kontinuierliche Fortschritt überwacht. Gebündeltes Berichtswesen schafft mehr Transparenz zu den laufenden Projekten. Das PMO sorgt für die zentrale Compliance-Einhaltung.

Welche Vorteile bietet ein PMO für ein Unternehmen?

Ein PMO bietet eine Vielzahl von Vorteilen für das Unternehmen. Zu den wichtigsten gehören:

• Standardisierung von Projektmanagementprozessen

• Ressourcenoptimierung

• Verbesserte Kommunikation

• Risikomanagement

Damit verbunden ist eine Erhöhung der Produktivität, mehr Flexibilität, verbesserte Entscheidungsfindung und Kundenzufriedenheit. Ergebnis ist die genaue Ausrichtung auf die Unternehmensziele.