Wie erstelle ich einen Projektkalender? 7 wichtige Grundlagen

Was ist ein Projektkalender?

Ein Projektkalender ist die zeitliche Abfolge aller durch ein Projektteam zu erfüllenden Aufgaben bis zur Fertigstellung eines Projekts. Der Kalender sollte einen zeit- und ortsunabhängigen Zugriff für alle Projektbeteiligten gestatten und damit die Arbeit agiler Teams unterstützen. Diese Vorgabe wird am einfachsten durch eine Cloudanwendung erfüllt.

Projektkalender bieten eine gute Grundlage dafür, den gesamten Ablauf eines Projektes im Blick zu behalten. Gleichzeitig helfen sie bei der vorausschauenden Planung einzelner Arbeitsschritte, beispielsweise der rechtzeitigen Materialbestellung in einem Fertigungsprozess.

Ein Projektkalender enthält mindestens folgende Angaben:

●      Welche Aufgabe ist zu erfüllen?

●      Wann ist der Start für diese Aufgabe und wann ist sie zu beenden?

●      Wer ist für die Umsetzung der Aufgabe verantwortlich?

●      Welche Priorität ist der Aufgabe im Gesamtprojekt zuzuordnen?

Die folgenden sieben Tipps sollen Ihnen dabei helfen, einen geeigneten Kalender für Ihr Projekt zu erstellen.

1. Auswahl der geeigneten Tools

Für die Erstellung eines Projektkalenders gibt es eine Reihe verschiedener Werkzeuge. Sieht man vom analogen Wandkalender ab, bieten bereits Office-Produkte einfache Möglichkeiten für ein Projektplanungs-Tool.

Zur Standardsoftware im Büro vieler Unternehmen gehört Microsoft Office. Das Tabellenkalkulationsprogramm Excel verfügt über vorgefertigte Kalendervorlagen, die sich als Projektkalender nutzen lassen, zumindest bei einfachen Projekten. Die Nutzung einer Excel-Vorlage spart Zeit und eignet sich gut für einen ersten einfachen Versuch. Eine schnelle und einfache Nutzung wird allerdings durch einige Nachteile erschwert. Nur in der Cloudversion Office 365 sind Projektkalender für agile und nicht dauerhaft im Unternehmen arbeitende Teammitglieder nutzbar. Visuelle Darstellungen von Änderungen und Details lassen sich nur schwer abbilden.

Ein anderes Standardprodukt, das online zur Verfügung steht, ist der kostenlose Google-Kalender. Dem Vorteil der sofortigen Onlineverfügbarkeit steht ein wesentlicher Nachteil gegenüber. Detaillierte Projektplanungen mit voneinander abhängigen Aufgaben lassen sich nur schwer darstellen.

Die dritte und beste Möglichkeit bei der Planung von Projekten ist die Auswahl eines speziellen Projektkalender-Tools. Weitere Erläuterungen dazu folgen in den nächsten Tipps.

2. Gantt-Diagramme zur Projektplanung nutzen

Bei der Frage, wie Sie am besten einen Projektkalender erstellen, liegt die Antwort nicht sofort auf der Hand.

Ein Gantt-Diagramm ist beispielsweise immer dann eine gute Wahl, wenn für umfangreiche Projekte viele Details erfasst werden müssen und diese in Abhängigkeit zueinander stehen. Ein Gantt-Diagramm stellt die zeitliche Abfolge einzelner Aktivitäten und Projektschritte visuell als Balken dar. Bitrix24 bietet die Möglichkeit, Gantt-Charts online zu erstellen. Für kleine Teams stehen die Gantt-Diagramme sogar kostenlos zur Verfügung. Diese Diagramme sind besonders für agile Teams, die nicht orts- und zeitgebunden arbeiten geeignet. Eine anschauliche und leicht zu ändernde Zeitskala sowie zoombare Elemente machen die Projektplanung besonders anschaulich.

Der einzige Nachteil im Vergleich zu den beiden davor genannten Optionen zur Erstellung von Projektkalendern besteht in der Einarbeitungszeit. Für die meisten Teams wird bei der ersten Nutzung eine Einarbeitung notwendig sein.

3. Projektmanagement-Tool als Projektkalender verwenden

Eine weitere Möglichkeit, die bei der Auswahl eines geeigneten Projektkalenders besteht, ist der Einsatz eines Projektmanagement-Tools.

Ausgereifte Projektmanagement-Tools verfügen über eigene Kalender, To-do-Listen und Kanban-Boards. Mit einem solchen Werkzeug lassen sich auch detaillierte Aufgaben erstellen und in Abhängigkeit bringen. Dazu ist es möglich, Zeitvorgaben zu verschieben oder zu ändern und das Fälligkeitsdatum von Teilaufgaben anzupassen. Projektmanagement-Tools eignen sich besonders für die Erstellung von Projektkalendern bei der Zusammenarbeit innerhalb größerer Teams oder dann, wenn mehrere Teams gemeinsam an einem Projekt arbeiten. Bitrix24 bietet ein solches System, mit der Möglichkeit, einen Kalender online in der eigenen Cloud zu speichern.

4. Schritte zur Verwaltung des Kalenders definieren

Sobald Sie die Wahl Ihres Kalenders für die Projektplanung getroffen haben, müssen die richtigen Schritte zur Verwaltung vorgenommen werden.

Zunächst sollten alle Aufgaben des Projekts mit einem Fälligkeitsdatum versehen werden. Ähnliche Aufgaben lassen sich duplizieren und können danach angepasst werden. Ein Farbsystem für die Aufgabenstellungen erleichtert die visuelle Wahrnehmung. Bei der Zuordnung der Teammitglieder zu den einzelnen Aufgaben sollte unbedingt auf eine gleichmäßige Auslastung aller Mitarbeiter geachtet werden. Bei auftretenden Überlastungen Einzelner ist der Kalender anzupassen. Über Projektzeitleisten lässt sich in einem Projektkalender sehr gut erkennen, wann Termine nicht eingehalten wurden. Von daher sollte eine regelmäßige Kontrolle des Kalenders und eine eventuelle Präzisierung der Aufgabenstellungen erfolgen. In jedem Projektkalender sollten Milestones angelegt werden, die allen Teammitgliedern den Fortschritt des Gesamtprojektes verdeutlichen.

Nach Abschluss eines Projektes kann aus dem Kalender eine Vorlage erstellt werden. Diese erspart bei einem ähnlichen neuen Projekt viel Vorbereitungszeit.

5. Projektkalendervorlagen nutzen

Unternehmen, die bereits mit Projektkalendern arbeiten, haben die Möglichkeit, sich eigene Vorlagen aus bereits erfolgreich umgesetzten Projekten zu erstellen und diese dann im Bedarfsfall einzusetzen oder zu modifizieren. Hat Ihr Unternehmen bisher keine Erfahrungen, können Sie auf Apps zurückgreifen, die Ihnen eine Auswahl fertiger Vorlagen anbieten.

Ein Projektkalender für ein Marketing- oder Social-Media-Projekt muss natürlich andere Vorgaben enthalten als eine Produktentwicklung in der Industrie. 

Wichtige Funktionen einer Projektkalendervorlage wurden bereits im 4. Punkt genannt. Was außerdem wichtig ist, ist die Plattformunabhängigkeit von Projektkalendervorlagen. Diese müssen sowohl für Windows und MacOS als auch für mobile Android Endgeräte  und iOS verfügbar sein, um agile Teams unterstützen zu können.

6. Workloads im Projektkalender berücksichtigen

Bei der Erstellung eines Projektkalenders ist unbedingt die Aufteilung der Arbeitsbelastung zu berücksichtigen. Deshalb muss ein guter Kalender Möglichkeiten für unterschiedliche Filter beinhalten, um die gegenwärtige Arbeitsbelastung einzelner Teammitglieder bewerten zu können, bevor ihnen neue Aufgaben zugeordnet werden. Hier bietet beispielsweise eine Farbcodierung der Mitarbeiter eine perfekte und schnelle Möglichkeit als Filter.

Unabhängig von der Darstellung des Workloads ist aber auch darauf zu achten, dass es nicht zu einer temporären Unterforderung einiger Mitarbeiter kommt. Das gefährdet die Ziele des Projekts. Eine kontinuierliche Überwachung des Projektkalenders und ein rechtzeitiges Gegensteuern durch Umverteilung einzelner Teilaufgaben sichert die Einhaltung von Terminen und die Erfüllung von Milestones innerhalb des Gesamtprojekts.

7. Prioritäten setzen und Verknüpfungen erstellen

Bei der Planung eines Projektkalenders ist es hilfreich, bereits zu Beginn bestimmte Aufgaben zu priorisieren. Damit wird das Team auf wichtige oder kritische Fälligkeitstermine hingewiesen, deren Überschreitung die Zielstellungen des Gesamtprojektes gefährden kann. In vielen Fällen wird der Projektplan in zeitlicher Hinsicht nicht immer realitätsnah sein. Aus diesem Grund ist es wichtig, dass ein Projektkalender-Tool über genügend Möglichkeiten zur Anpassung der Projektzeitleiste verfügt, ohne gleichzeitig den Fälligkeitstermin priorisierter Aufgaben zu beeinflussen.

Gute Tools zur Projektplanung verfügen über Schnittstellen, mit denen die Daten in andere Projektmanagement-Werkzeuge ausgegeben werden können. Das ermöglicht einerseits die visuelle Aufbereitung zum Beispiel für Kanban-Boards oder Gantt-Diagramme und andererseits die Erstellung von Aufgabenlisten, die für jedes Teammitglied bereitgestellt werden können.