Sprint zum Erfolg: 7 agile Meeting-Techniken für schnelle Entscheidungsfindung

Die agile Methodik des Projektmanagements basiert auf den drei Prinzipien –Zusammenarbeit, Anpassungsfähigkeit und Schnelligkeit. Agile Meeting-Techniken setzen diese Grundsätze konsequent um und helfen, die Entscheidungsfindung zu beschleunigen.

Entscheidungen zu treffen in einer agilen Projektumgebung muss als iterativer Prozess auf der Grundlage aktuell verfügbarer Informationen verstanden werden. Deshalb gilt es, die folgenden Grundsätze zu beachten.

Entscheidungen sind erst im letzten, verantwortungsvollen Moment zu treffen. Dies bietet die Möglichkeit, zunächst alle Alternativen zur effektiven Erreichung des Ziels zu prüfen. Deshalb muss bestimmt werden, wann der letztmögliche Moment für eine Entscheidung erreicht ist.

Um Entscheidungen zu treffen, müssen Sie die Ansichten aller Projektbeteiligten sowie das Feedback der Stakeholder berücksichtigen. Das bedeutet jedoch nicht, dass langwierige Konsensverhandlungen bevorzugt werden sollten. Vielmehr sollten Entscheidungen aufgrund von Handlungen und deren Reflexion getroffen werden. Die Handlung, d. h. die Erledigung der Aufgaben, geht weiter, bis schwerwiegende Einwände auftauchen. Dann wird ein neuer Entscheidungsprozess notwendig.

Die in einem Meeting getroffenen Entscheidungen sollten grundsätzlich visualisiert und für jeden Beteiligten zur Verfügung gestellt werden.

Der folgende Artikel stellt sieben Meeting-Techniken vor, die für Entscheidungsprozesse im agilen Projektmanagement besonders relevant sind.

1. Daily Stand-ups, wichtiger Bestandteil der Scrum-Meetings

Ein tägliches Stand-up gehört zum festen Bestandteil von Scrum, eine als agile Methodik bezeichnete Technik des Projektmanagements. Beteiligt ist das Kernteam, bestehend aus Scrum Master, Product Owner und den Entwicklern. Kurze und grundsätzlich zeitlich begrenzte Meetings dienen dazu, den Projektfortschritt zu dokumentieren und Probleme zu identifizieren, die den reibungslosen Fortgang der Arbeit behindern können. Damit der Teamzusammenhalt gestärkt wird, sollte jeder Teilnehmer zu Wort kommen. Um die festgelegte Zeit von maximal 15 Minuten einzuhalten, können Strukturvorgaben für das Meeting gemacht werden. Bewährt hat sich die Beantwortung der drei Fragen:

• Welche Aufgaben habe ich gestern bearbeitet?
• Woran werde ich heute arbeiten?
• Welche Probleme behindern mich aktuell?

Damit ein Daily Stand-up effizient verläuft, müssen alle Teammitglieder vorbereitet sein, also die vorgeschlagenen Fragen kurz und fachlich fundiert beantworten können. Nur so kann die Teamenergie hoch gehalten werden und alle Mitarbeiter gehen engagiert an die Arbeit.

In remote oder hybrid arbeitenden Projektteams sind technische und organisatorische Maßnahmen zu treffen, damit allen Mitarbeitern die Teilnahme ermöglicht werden kann. Der Einsatz von Videokonferenz-Tools bietet die beste Möglichkeit dafür.

Es gibt verschiedene agile Meeting-Techniken, die im Projektmanagement zum Einsatz kommen können, Daily-Stand-Ups spielen eine wichtige Rolle bei der Beschleunigung von Entscheidungsprozessen für die tägliche Arbeit. In diesen Abstimmungsgesprächen können die schnellstmöglich zu erledigenden Aufgaben besprochen und die erforderlichen Zuständigkeiten zugewiesen werden.

2. Timeboxing zur Beschleunigung von Entscheidungen

Es gibt verschiedene agile Meeting-Techniken, die Projektteams helfen können, ihre Besprechungen produktiver und effizienter zu gestalten. Timeboxing gehört zweifelsohne dazu. Durch die Festlegung von Zeitlimits für Meetings lassen sich fällige Entscheidungen schneller treffen und auf deren Grundlage Ressourcen effektiver zuweisen.

Bei der Planung gilt es, klare Erwartungen zu formulieren und die Teilnehmer darüber zu informieren, dass die Timeboxing-Methode angewendet wird. Zeitlich begrenzte Meetings können zum Beispiel im Gruppenkalender des Projektteams eingetragen werden. Zur Vorbereitung ist eine gut strukturierte Agenda mit zugewiesenen Zeiten für die einzelnen Themen von großem Nutzen. Dabei sollte der Zeitrahmen realistisch sein, zugleich aber herausfordernd für die Teilnehmer, um sie auf das Thema zu fokussieren. Timeboxing lässt sich hervorragend als agile Methodik bei Scrum für die Sprint-Planung, Daily-Stand-Ups oder die Retrospektive einsetzen.

Nicht verschwiegen werden darf allerdings ein Nachteil, den Timeboxing mit sich bringen kann. Bei sehr komplexen Themen ist die Schätzung der einzuräumenden Zeitspanne schwierig, was im ungünstigsten Fall zu Fehlentscheidungen führen kann, wenn die Teilnehmer unter zu großem Zeitdruck stehen. Da agile Meeting-Techniken nur dann eingesetzt werden sollten, wenn sie einen wirklichen Nutzen bringen, gibt es eine Abwandlung der geschilderten Methode, die auch als „weiches“ Timeboxing bekannt ist und eine Erweiterung des festgelegten Zeitraums zulässt, wenn die Diskussion kein Ergebnis bringt.

3. User Story Mapping als visuelle Technik für das Produkt-Backlog

Zu den Agile Best Practices zählt das User Story Mapping, wenn es darum geht, die Bedürfnisse des Kunden zu verstehen und Prioritäten zu erkennen. Durch die Visualisierung mittels physischer oder – im modernen Zeitalter – digitaler Karte werden Produktanforderungen dokumentiert. User Stories sind die symbolische Reise eines Nutzers durch das Produkt. Die Story Map ermöglicht es, „Geschichten“ über ein zu entwickelndes Produkt zu erzählen und diese wiederum in kleinere Geschichten – abzuleitende Aufgaben – zu unterteilen, sodass eine Gesamtproduktübersicht entsteht.

In Meetings agiler Projektteams sorgt die User-Story-Mapping-Technik für eine zielgerichtete Kommunikation zwischen den Entwicklern und dem Product Owner, so dass letzterer leichter die inhaltliche Führung übernehmen kann.

Für das Story-Mapping in Meetings sollten zuerst die wichtigsten Funktionen und Merkmale des Produktes definiert werden. Daraus resultierend sind seine Benutzer zu identifizieren. Jetzt geht es an das Sammeln der einzelnen Storys, also der Anforderungen, die Kunden stellen werden. Diese sind auf einem Board – der Story Map – visuell festzuhalten. Schließlich sind die einzelnen Storys für das Produkt-Backlog zu priorisieren.

Alle Projektbeteiligten müssen in den Gesamtprozess des User Story Mappings einbezogen werden. Ein umfassendes Stakeholder-Feedback ist unerlässlich.

Wenn Sie agile Meeting-Techniken benötigen, um Ihr Projektteam auf die tatsächlichen Kundenbedürfnisse auszurichten, ist das User Story Mapping ein besonders geeignetes Tool, das den Entscheidungsprozess beschleunigen kann.

4. Dot Voting, eine Methode zur demokratischen Entscheidungsfindung bei Teammeetings

Agile Meeting-Techniken, wie das Dot Voting, zeichnen sich dadurch aus, dass sie Entscheidungsprozesse beschleunigen. Die Punktabstimmung, wie man die Methode ins Deutsche übersetzen könnte, ist recht simpel, aber sehr effektiv. Zur Vorbereitung des Meetings werden Themen gesammelt und Optionen zur Abstimmung ausgewählt. Die Teilnehmer müssen entsprechend qualifiziert sein, um eine optimale Bewertung vornehmen zu können. Die Abstimmungsoptionen werden bei einem analogen Voting auf ein Whiteboard geschrieben oder angeheftet. Jeder Teilnehmer erhält eine gleiche Anzahl von Dots zur Abstimmung. Für jedes Thema werden nun die entsprechenden Optionen zur Abstimmung gebracht. Die Option mit den meisten Dots bestimmt über die weitere Verfahrensweise.

Agile Meeting-Techniken sollten Teamentscheidungen nach Priorität ordnen und eine kontinuierliche Verbesserung der Zusammenarbeit unterstützen. Das Dot Voting ist eine einfache und effektive Methode, die genau dies ermöglicht. Damit die Entscheidungen jedoch wirklich objektiv sind, müssen bestimmte Regeln beachtet werden.

Es gilt, die Themen auf eine überschaubare Anzahl zu beschränken. Das Gleiche gilt für die Optionen, die zur Abstimmung gestellt werden. Sie müssen qualitativ gleichwertig und fachlich fundiert sein. Das Dot Voting in der klassischen Form mit den Klebezetteln besitzt einen Nachteil. Es kommt nicht selten zur gegenseitigen Beeinflussung und zum Gruppendenken. Alternativ kann das Voting deshalb digital erfolgen und das Ergebnis erst veröffentlicht werden, nachdem alle Teammitglieder abgestimmt haben.

5. Two-Step Decision-Making zur Unterteilung von Entscheidungsprozessen

Die deutsche Übersetzung charakterisiert bereits die Wirkungsweise der Methode: Entscheidungsfindung in zwei Schritten. Zunächst werden Ideen und Lösungsansätze gesammelt, ohne diese einer sofortigen Bewertung zu unterziehen. Als Beispiel dafür kann ein Brainstorming für die anstehende Sprint-Planung dienen. Mögliche Lösungen werden anhand der für die nächsten zwei Wochen festgelegten Aufgaben ermittelt. Für Remote- oder Hybrid-Projektteams werden diese in der Cloud dokumentiert. Das hat den Vorteil, dass auch alle nicht am Brainstorming-Prozess beteiligten Teammitglieder einen schnellen Zugriff auf die gesammelten Optionen erhalten und damit die gleiche Grundlage für den Entscheidungsprozess haben.

In der Entscheidungsphase, dem zweiten Schritt der Two-Step Decision-Making-Methode, bewertet das gesamte Team die vorliegenden Ideen und wählt die am besten geeignete aus. Dabei ist es wichtig, dass während des Meetings eine positive Atmosphäre herrscht und jeder ermutigt wird, seine Meinung zu äußern. Für die Lösungsfindung kann gegebenenfalls die im vorangegangenen Abschnitt erläuterte Methode des Dot Votings angewendet werden. Die ausgewählten Optionen bilden die Grundlage für die Aufgaben, die während der Sprintplanung erstellt werden, und für deren Zuweisung an die Teammitglieder.

Agile Meeting-Techniken zeichnen sich durch eine effiziente Entscheidungsfindung aus. Das Two-Step Decision-Making ist dafür eine sehr wirkungsvolle Methode, die sich flexibel an die jeweiligen Prozessschritte, neben der zuvor beschriebenen Sprint-Planung zum Beispiel auch an die Retrospektive, anpassen lässt.

6. Silent Brainstorming für die ausgewogene Ideenfindung

Silent Brainstorming ist eine agile Methodik zur Ideenfindung auf schriftlicher Basis. Die Vermeidung der mündlichen Diskussion ermutigt introvertierte Mitarbeiter, die aber oft über ein hohes fachliches Wissen verfügen können, zur Formulierung kreativer Ideen, die sich von üblichen Lösungsvorschlägen unterscheiden und in einer offenen Diskussion schnell verworfen werden könnten.

Während des Silent Brainstormings kann sich jedes Teammitglied auf das angesprochene Thema konzentrieren und seine Vorschläge notieren. Die Technologie ist auch gut für Videokonferenzen mit Remote-Mitarbeitern anwendbar. Alle Notizen werden in einem cloudbasierten Dokumentenmanagementsystem erfasst und stehen damit unmittelbar einer Bewertung zur Verfügung.

Der Ablauf eines Silent Brainstormings sieht etwa wie folgt aus:

Ein Moderator gibt dem Projektteam ein Thema vor oder stellt gezielt eine Frage. Allen Teilnehmern wird eine Zeit vorgegeben, meistens werden 10 bis 15 Minuten ausreichend sein, in denen sie ihre Ideen notieren oder die Frage konkret beantworten können. Nach Ablauf der Zeit werden die Notizen präsentiert und zur Diskussion gestellt. Je nach Anliegen der Meetings-Teilnehmer können die Vorschläge in den Entscheidungsprozess aufgenommen werden.

Agile Meeting-Techniken sollten einerseits dazu genutzt werden, möglichst alle Teammitglieder in die Ideenfindung einzubeziehen und andererseits gewährleisten, dass jeder seine Meinung frei und unbeeinflusst zum Ausdruck bringen und damit Einfluss auf den Entscheidungsprozess nehmen kann. Das Silent Brainstorming unterstützt genau diesen Ansatz.

7. Rapid Prototyping: Konzepte durch die Erstellung von Modellen visualisieren

Agile Meeting-Techniken, die ein Team schnell voranbringen können, setzen auf die Visualisierung. Eine dieser Methoden ist das Rapid Prototyping. Während eines Meetings erstellen die Teilnehmer auf der Basis vorliegender Ideen und Konzepte ein Modell, das den gegenwärtigen Entwicklungsstand verdeutlicht. Mit einfachen Mitteln und Werkzeugen wird zum Beispiel aus Pappe ein Objekt erstellt, um einen Designvorschlag zu diskutieren. Neben der Produktentwicklung kann das Rapid Prototyping aber auch für ganz andere Projekte von großem Nutzen sein. So lassen sich etwa bei einem umfangreichen Website-Projekt während eines Meetings verschiedene Verfahren zur responsiven Darstellung von Inhalten testen. Wie wirkt sich der Einsatz unterschiedlicher Tools zur Darstellung von 3D-Animationen auf mobilen Geräten aus? Wird die Lesbarkeit von Eingabemasken durch eine bestimmte Schriftart mit farbigen Hintergrundmotiven beeinflusst?

Das Rapid Prototyping ist nicht für jedes Projekt geeignet, aber es liefert wertvolle Entscheidungshilfen, wenn es um Designvorschläge, Benutzeroberflächen von Softwaretools oder einzelne Produktfunktionen geht. Mit der Modellierung lassen sich Ideen, die einem Teil des Projektteams zunächst zu abstrakt erscheinen, schnell und wirksam in eine visuelle Darstellung umsetzen.

Fazit: Agile Meeting-Techniken spielen eine wichtige Rolle bei der Beschleunigung des Entscheidungsprozesses

Es gibt eine breite Palette von Möglichkeiten, agile Meeting-Techniken einzusetzen, um wichtige Entscheidungen zeitnah zu treffen. Dabei werden alle Mitglieder des Projektteams einbezogen. Ein gutes Beispiel für die Integration aller Teammitglieder ist das Silent Brainstorming. Daily Stand-ups sind ein fester Bestandteil der Scrum-Methodik und ermöglichen es, kurzfristig die Probleme der täglichen Arbeitsaufgaben zu diskutieren und zu bewältigen. Beim User Story Mapping handelt es sich um eine visuelle Technik, bei der Kundenanforderungen in Aufgaben für die Produktentwicklung umgesetzt werden. Ein ähnliches Prinzip verfolgt das Rapid Prototyping. Hier werden physische Modelle erstellt oder mit einer Software abgebildet, um Ideen und Konzepte zu visualisieren und Entscheidungen über die zukünftige Entwicklung des Projekts zu treffen. Das Timeboxing dient dazu, das Treffen von wichtigen Entscheidungen zu forcieren, da nur ein begrenzter Zeitrahmen vorgegeben wird. Beim Two-Step Decision-Making wird der Prozess der Entscheidungsfindung in zwei Phasen gegliedert – die Ideenfindung und die Abstimmung für den besten Vorschlag. Für diesen Abstimmungsprozess kann zum Beispiel das Dot Voting genutzt werden.

FAQs

Die Schlüsselkomponenten eines effektiven agilen Meetings sind die klare Zielstellung, ein fest vorgegebener, kurzer Zeitrahmen und die gut vorbereitete und abgestimmte Agenda. Auf deren Basis werden nach der Diskussion der vorliegenden Ideen und Konzepte Entscheidungen unter aktiver Einbeziehung aller Teilnehmer getroffen.

Agile Meeting-Techniken ermöglichen einen datengestützten und faktenbasierten Entscheidungsprozess. Die Meetings haben klar definierte Ziele und einen vorgegebenen Zeitrahmen. Agile fördert die aktive Beteiligung aller Teammitglieder. Jeder darf gleichberechtigt Ideen einbringen. Auf diese Weise wird der beste Lösungsvorschlag diskutiert und eine Entscheidung getroffen.

Der Unterschied zwischen einem täglichen Stand-up und einer Retrospektive ist die Zielsetzung. Tägliche Stand-ups sind kurze Meetings, deren Schwerpunkt auf der täglichen Arbeit liegt. In der Retrospektive, die einmal während jedes Sprints stattfindet, wird analysiert, was getan wurde, und es werden Verbesserungsmöglichkeiten aufgedeckt.