So schließen Sie Projekte termingerecht ab: 7 Tipps und Tricks

Damit ein Projektabschluss als erfolgreich bewertet werden kann, bedarf es der Erfüllung einer ganzen Reihe von Bedingungen. Zunächst muss das Resultat den Zielstellungen entsprechen. Das Ergebnis ist fehlerfrei und in hoher Qualität vorzulegen, das geplante finanzielle Budget darf nicht überschritten werden und die Umsetzung sollte möglichst effizient und ressourcenschonend erfolgen. Hinzu kommt noch ein entscheidendes Kriterium für den Projekterfolg: die Termintreue.

Die Erstellung eines Projektzeitplans ist eine oft praktizierte und wirksame Möglichkeit, um Projekte termingerecht abschließen zu können. In einer Entwicklungsumgebung mit wechselnden Anforderungen und daraus resultierendem flexiblen Projektmanagement ist der Projektzeitplan allerdings nicht als statisches Dokument zu betrachten.

Um ein Projekt abschließen zu können und einen mit höchster Priorität vorgegebenen Fertigstellungstermin einzuhalten, bedarf es einer stetigen Überwachung der zeitlichen Abläufe und kurzfristiger Anpassungen der Arbeitsprozesse.

Die folgenden sieben Tipps und Tricks werden Ihnen Anregungen dazu geben, wie man ein Projekt termingerecht abschließt.

FAQ

In einem Projektzeitplan werden alle für die Erfüllung der Projektziele erforderlichen Aufgaben in einen zeitlichen Bezug gebracht. Während in einem Projektstrukturplan die Prozesse definiert und möglichst detailliert gegliedert werden, gibt der Projektzeitplan die Termine vor, bis zu denen die Aufgaben zu erfüllen sind.

1. Voraussetzung für eine korrekte Terminplanung ist die Formulierung der Zielstellung

Um Projekte termingerecht abschließen zu können, bedarf es einer zeitlichen Planung für die gesamte Projektlaufzeit. Die Zeitplanung kann allerdings nur dann korrekt erfolgen, wenn die Ziele des Projektes definiert sind. Diese sind schriftlich zu fixieren und fließen in die Projektdokumentation ein. Umfangreiche Projekte müssen in Abschnitte gegliedert und mit zu erzielenden Resultaten verbunden werden. Bei der Planung von Projekten ist neben dem Einsatz gut qualifizierter Mitarbeitender auch auf den Einsatz einer geeigneten Projektmanagementsoftware zu achten. Projektziele können durch einen Auftraggebenden vorgegeben werden oder sie werden von den Marktanforderungen bestimmt, die eine Weiterentwicklung der eigenen Produktpalette des Unternehmens notwendig macht. Bewährte Methoden zur Findung von Lösungsansätzen sind Brainstormings. Auf der Basis dieser Lösungsansätze werden SMART-Ziele formuliert. Das Akronym SMART steht dabei für specific (spezifisch), measurable (messbar), attainable (akzeptiert), relevant und time bound (termingebunden). Die Definition der Ziele auf diese Art berücksichtigt neben messbaren und abrechenbaren Zwischenergebnissen bei der Planung auch die Einhaltung von Terminen.

Die Formulierung von SMART-Zielen bedarf einer realistischen Basis, um Projekte termingemäß abschließen zu können. Besonders dann, wenn Kund•innen Projekte mit engen Zeitvorgaben initiieren, müssen solche Projektabschlüsse auf Grundlage der gesammelten Informationen geprüft werden. Kund•innen können bei der Beauftragung von Projekten die notwendigen Arbeitsschritte und die dafür aufzuwendende Zeit in der Regel nur schwer einschätzen. Um Projekte termingerecht abschließen zu können, ist eine möglichst detaillierte Aufgabenplanung und visuelle Darstellung, zum Beispiel mittels Gantt-Diagrammen, vorteilhaft. Auf diese Weise lassen sich Kundenwünsche und Projektziele dokumentieren.

2. Ein Projektstrukturplan schafft gute Voraussetzungen, um Projekte termingerecht abschließen zu können

Der Projektstrukturplan ist die wichtigste Dokumentation, in der alle wesentlichen Aktivitäten festgehalten werden. Die Planung sollte zwar in wesentlichen Grundzügen vor dem Projektbeginn abgeschlossen sein, sich aber flexibel an geänderte Bedingungen anpassen lassen. Die Darstellung des Projektablaufs muss für das gesamte Projektteam versionssicher an einer zentralen Stelle abrufbar sein. Das passende Dokumentenmanagementsystem als Cloudlösung bietet die besten Voraussetzungen dafür.

Eine erfolgsversprechende Planung bezieht die Earned Value Analysis (EVA) ein. Die Analyse dient der Projektüberwachung und misst den Projektfortschritt. Die tatsächlichen Kosten und die für die einzelnen Arbeitsaufgaben verbrauchte Zeit werden mit den Planungsvorgaben verglichen. Bereits während der Projektbearbeitung können kritische Zeitüberschreitungen festgestellt und rechtzeitige Gegenmaßnahmen in die Wege geleitet werden, um Projekte termingerecht abschließen zu können.

In einem Projektstrukturplan dürfen unerwartete Probleme und Risiken nicht außer Acht gelassen werden. Erfahrene Projektmanager•innen wissen, dass nicht jeder Arbeitsschritt genau vorher zeitlich kalkuliert werden kann und bedienen sich deshalb der SWOT-Analyse. Das Akronym SWOT setzt sich aus den Wörtern Strengths (Stärken), Weaknesses (Schwächen), Opportunities (Chancen) und Threats (Risiken) zusammen – beschäftigt sich mit den internen und externen Einflussfaktoren auf den Projektverlauf. Zu den internen Faktoren gehören vor allem die finanziellen Mittel für das Projekt und die personellen Ressourcen. Zu den externen Faktoren gehört die Marktentwicklung, Lieferbeziehungen, ökologische und wirtschaftliche Vorschriften. Aus diesen Faktoren sind Stärken und Schwächen, aber auch Risiken zu bewerten. Beispielsweise sind ein Fachkräftemangel oder Lieferengpässe bei der Planung zu berücksichtigen, andererseits können Markttrends Chancen und Stärken des Projekts positiv beeinflussen.

3. Ein Projektzeitplan sichert die Kontrolle über Terminvorgaben

Der Projektstrukturplan gliedert das Projekt in einzelne Abschnitte mit Aufgaben und Teilaufgaben, denen Ressourcen zugeordnet werden. Ein Projektzeitplan weist jeder Aufgabe eine Bearbeitungszeit und einen Fertigstellungstermin zu. Im Projektzeitplan werden alle zeitlichen Abläufe mit Zwischenterminen unter Berücksichtigung einzuhaltender Fristen erfasst. Zwischentermine, die meist als Milestones (Meilensteine) bezeichnet werden und Fristen gewährleisten dabei, dass voneinander abhängige Arbeitsaufgaben in der geplanten Abfolge ausgeführt werden können. Um Projekte termingerecht abschließen zu können, müssen alle zeitlichen Abläufe geplant werden. Auf die „Planung des Unplanbaren“ wurde bereits im Abschnitt zuvor hingewiesen. Deshalb sind bei der Zeitplanung bestimmte Pufferzeiten einzukalkulieren. Alternativ dazu können Aufgaben und Prozesse dahingehend geprüft werden, dass bestimmte Teilaufgaben zeitlich vorgezogen werden können, wenn bei anderen Aufgaben durch Lieferengpässe oder Ausfall von Fachkräften Terminprobleme entstehen.

Bei einfachen Projekten lässt sich die zeitliche Zuordnung zu den Aufgabenstellungen über eine Tabellenkalkulation abbilden, umfangreichere Projekte erfordern den Einsatz einer professionellen Projektmanagementsoftware. Innerhalb dieser wird der Zeitplan als Ansicht des Strukturplans dargestellt. Um die zeitliche Abfolge von Aufgaben, die teilweise auch parallel verlaufen, nachvollziehen zu können, werden meist Gantt-Diagramme verwendet. Leistungsfähige Tools wie Bitrix24 sie zur Verfügung stellt, verknüpfen Aufgaben, Teilaufgaben, Abhängigkeiten und Checklisten direkt mit der aufgewendeten Zeit in grafischer Form als Diagramm.

Ein fertiger Projektzeitplan sollte unbedingt in einem Teammeeting mit allen Mitarbeitenden besprochen werden. Feedbacks können die Planung ergänzen. Komplexe Projekte können nicht ohne Anpassungen des Zeitplans auskommen. Den Zugriff auf die jeweils aktuelle Version der Planungsdokumente, auch für Remote-Mitarbeitende, wird am besten durch den Einsatz einer cloudbasierten Projektmanagementsoftware gewährleistet.

4. Projekte pünktlich abschließen unter Einbeziehung geeigneter Softwaretools

Eine gute Planung ist eine wichtige Voraussetzung, um ein Projekt rechtzeitig abschließen zu können. Die Planvorgaben müssen sich allerdings auch umsetzen lassen. Dazu bedarf es einer exakten Erfassung der benötigten Zeit zur Erfüllung der Arbeitsaufgaben und einer permanenten Bewertung mit den Planvorgaben, von allen Mitgliedern des Projektteams und über die gesamte Projektlaufzeit. Bitrix24 bietet mit einem Tool zur Zeiterfassung die geeignete Lösung für diese Anforderungen und damit eine Hilfe, um Projekte termingerecht abschließen zu können. Die Arbeitszeit wird online im System erfasst, Pausen lassen sich ebenso berücksichtigen, wie nachträgliche Korrekturen. Die Erfassung der Arbeitszeit ist dabei mit der To-do-Liste des Mitarbeitenden verknüpft und hilft beim Selbstmanagement der eigenen Arbeitszeit.

In Verbindung mit der Zeitplanungssoftware lässt sich der Arbeitstag effizient gestalten. Die Aufgabenzeitverfolgung der Planung kann mit der tatsächlich aufgewendeten Zeit verglichen werden. Die Verknüpfung mit den Terminen aus dem Gruppenkalender des Projektteams ermöglicht es, Aufgaben zu koordinieren, die Mitarbeitende anderer Teammitglieder erfordert.

Zu den Pflichten des Teamleitenden gehört es, die erfassten Arbeitszeiten aller Mitarbeitenden mit den für die einzelnen Arbeitsaufgaben geplanten Sollstunden abzugleichen. Eine tägliche Auswertung der Daten aus der Zeiterfassungssoftware gewährleistet, rechtzeitig Maßnahmen ergreifen zu können, wenn die Einhaltung von Terminen in Gefahr gerät. Bewährt hat sich in diesem Zusammenhang die Untergliederung größerer Aufgaben in Abschnitte mit kurzen Terminvorgaben. Das ermöglicht bei Terminproblemen Teilaufgaben vorzuziehen, die in keiner Abhängigkeit zu anderen Aufgabenstellungen stehen.

5. Konsistente Kommunikation erleichtert einen termingerechten Projektabschluss

Die Notwendigkeit eines Projektzeitplans, die Erfassung der Arbeitszeiten und die Auswertung der erfassten Daten, wurde in den vorangegangenen Abschnitten detailliert erklärt. Das allein reicht nicht aus. Die Ergebnisse müssen kommuniziert werden: regelmäßig, innerhalb des Projektteams und mit den Kund•innen. Bei größeren Projekten, die zudem eine längere Entwicklungszeit erfordern, ist ein Kommunikationsplan das geeignete Mittel der Wahl. In diesem Plan können regelmäßige Meetings vereinbart und Eckpunkte für eine Agenda vereinbart werden. Zu den wichtigen Bestandteilen einer solchen Agenda gehört die Terminkontrolle und bei aufgetretenen zeitlichen Problemen die Einleitung von Maßnahmen, um Projekte termingerecht abschließen zu können.

Die Vorteile einer konsistenten Kommunikation kommen besonders dann zum Tragen, wenn das Projektteam oder Teile des Teams aus Remote-Mitarbeitenden besteht. Terminabstimmungen müssen auf vorher abgestimmten Kommunikationswegen erfolgen. Gleiches gilt für Änderungen im Projektablauf, im Projektzeitplan oder bei Verzögerungen von Teilaufgaben. Kollaborationstools wie Gruppenkalender für die Terminabstimmung, Videokonferenzsoftware für virtuelle Teammeetings und ein Online-Dokumentenmanagement, um den Projektfortschritt zu dokumentieren, eignen sich für diese Anforderungen.

Ebenso wichtig wie die Kommunikation innerhalb des Projektteams ist der Informationsaustausch mit den Kund•innen. Der Projektfortschritt ist revisionssicher zu dokumentieren. Besitzt der Termin für den Projektabschluss höchste Priorität, muss bei sich abzeichnenden Verzögerungen Kontakt mit den Kund•innen aufgenommen werden. Eine gemeinsame Suche nach Lösungen zur Bewältigung von Problemen erweist sich meist als beste Strategie, um Projekte termingerecht abschließen zu können.

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6. Die Definition des kritischen Pfads unterstützt den termingerechten Projektabschluss

Der kritische Pfad bestimmt ganz entscheidend über den Projekterfolg, wenn dem Abschlusstermin die höchste Priorität zugewiesen wird. In diesem Konzept des Projektmanagements werden bei der Planung alle Aufgaben aneinandergereiht, ohne deren Erfüllung nachfolgende Aufgaben nicht in Angriff genommen werden können. Die Betrachtungsweise basiert auf der Netzplantechnik, die logische und zeitliche Abfolgen miteinander verknüpft. In größeren Projekten werden Aufgaben untergliedert und Meilensteine definiert, bei denen Zwischenergebnisse zu erreichen sind. Einige dieser Teilaufgaben können parallel bearbeitet werden, andere bedürfen keiner bestimmten zeitlichen Abfolge innerhalb des Gesamtprojekts. Zu bestimmten Zeitpunkten müssen Teilaufgaben aber Ergebnisse liefern, um das Projekt fortsetzen zu können.

Die zeitliche Aneinanderreihung der Prozesse, deren Ergebnisse die Grundlage für den Projektfortschritt bilden, bestimmen die Gesamtdauer der Arbeit. Der kritische Pfad symbolisiert die kürzeste mögliche Zeit für die Projektumsetzung, sofern die Planung auf einer realistischen Grundlage erfolgt. Jede Verzögerung eines relevanten Prozesses wirkt sich negativ auf die Projektlaufzeit aus. Um Projekte termingerecht abschließen zu können, bedarf es deshalb einer stetigen Überwachung des kritischen Pfades.

Als technische Hilfsmittel für diese Überwachung eignen sich Kanban-Boards. Auf dem Kanban-Board werden alle zu erledigenden Aufgaben und deren Arbeitsfortschritt angezeigt. Die Aufgaben des kritischen Pfads sind entsprechend farblich zu kennzeichnen und müssen einer – gegebenenfalls täglichen – Kontrolle unterzogen werden, damit Terminverzögerungen erkannt und Maßnahmen zur Behebung des Problems eingeleitet werden können.

7. Agile Methoden können dabei helfen, ein Projekt rechtzeitig abzuschließen

In den ersten drei Tipps wurde die Formulierung möglichst exakter Zielstellungen, die Erstellung eines Projektstrukturplans und eines Projektzeitplans empfohlen, um Projekte termingerecht abschließen zu können. Nur wie soll ein Projektteam vorgehen, wenn sich Anforderungen durch Kundenvorgaben ändern, wenn sich Aufgaben zum Projektstart noch gar nicht vollständig definieren lassen? Besonders bei einer Produktneuentwicklung im digitalen Zeitalter mit schnellem Technologiewechsel kommt es darauf an, sich auf ändernde Bedingungen durch ein flexibles Projektmanagement einzustellen.

Agile Methoden helfen dabei, nicht nur die gesetzten Ziele zu erreichen, sondern das Projekt auch termingemäß abzuschließen. Eine der bevorzugten Methoden der Agilität ist der Einsatz des Scrum-Frameworks. Scrum teilt komplexere Aufgabenstellungen in kleine Abschnitte, die als Sprints bezeichnet werden. Ein Sprint beginnt meist mit einem täglichen kurzen Teammeeting von 15 Minuten. Alle Mitglieder des Projektteams werden über den aktuellen Arbeitsstand informiert und erhalten Aufgaben für den aktuellen Tag, die sich am Sprint-Ziel orientieren. Nach Abschluss des Sprints erfolgt die Auswertung der Arbeit mit einer Demonstration der Ergebnisse. Sind diese der Zielstellung entsprechend, werden sie in den nächsten Sprint übernommen, andernfalls wird ein Backlog initiiert und der Sprint wiederholt. Durch die kurzen Phasen, die ein Sprint innerhalb der gesamten Projektbearbeitungszeit belegt, kann das Team sowohl auf sich ändernde Anforderungen reagieren, als auch auf einen möglichen Zeitverzug verhindern. Liegt dieser trotzdem vor, müssen Neuzuordnungen von Ressourcen dafür sorgen, dass Projekte termingerecht abgeschlossen werden. Scrum-Softwaretools mit einer präzisen Zeitplanung und Zeiterfassung unterstützen den Prozess.