So begrüßen Sie einen neuen Remote Mitarbeiter: 8 wesentliche Strategien

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Gutes Onboarding setzt bereits nach dem erfolgreich geführten Einstellungsgespräch ein. Denn ein Mitarbeiter sollte sich sofort willkommen fühlen, wenn er das Jobangebot zu den vereinbarten Arbeitsbedingungen angenommen hat. Damit sendet das Unternehmen die Botschaft, sich tatsächlich auf den neuen Mitarbeiter zu freuen. Besonders bei der Begrüßung eines neuen Remote Mitarbeiters sind einige Schritte zu beachten, damit der erste Arbeitstag auch als solcher bezeichnet werden kann.

Ein informatives Begrüßungspaket sorgt dafür, dass sich das neue Teammitglied sofort integriert fühlt und vermittelt zusätzlich ein Bild der Unternehmenskultur. Zu den wichtigen Details einer solchen Willkommensbox gehören allgemeine Informationen über das Unternehmen, die wichtigsten Telefonnummern und E-Mail-Adressen der Teammitglieder und Ansprechpartner im Unternehmen, Regelungen zu Arbeits- und Pausenzeiten und regelmäßige Termine, wie zum Beispiel Meetings. Ein kurzes Video kann die Anleitung enthalten, wie notwendige Formulare auszufüllen sind, die im besten Fall online zur Verfügung stehen. Im Begrüßungspaket sollte eine kleine Aufmerksamkeit, wie zum Beispiel eine Kaffeetasse mit Firmenlogo, enthalten sein. Keinesfalls darf ein persönliches Willkommensschreiben durch das Management des Unternehmens fehlen.

Sie begrüßen einen neuen Mitarbeiter am besten durch das richtige Pre-Onboarding. Das sorgt dafür, dass der erste Arbeitstag zu einer bleibenden Erinnerung werden kann und nicht mit dem Ausfüllen von Formularen und der Suche nach dem richtigen Ansprechpartner im Gedächtnis haften bleibt.

Wenn Sie einen neuen Mitarbeiter richtig willkommen, wird dadurch nicht nur seine Motivation positiv beeinflusst, sondern profitiert davon das gesamte Team. Eine positive Botschaft, in freundlichem Ton gehalten, zeigt dem neuen Mitarbeiter, dass man sich im Unternehmen auf ihn freut.

Die folgenden drei Beispiele eignen sich zur Begrüßung eines neuen Remote Mitarbeiters.

• Ein herzliches Willkommen in unserem Unternehmen! Sie werden Teil eines dynamischen Teams und bringen durch Ihre bemerkenswerten Fähigkeiten die besten Voraussetzungen für eine langfristige Zusammenarbeit mit.
• Wir begrüßen einen neuen Mitarbeiter in unserem Team. Das sind Sie. Ein Teamplayer wie Sie, talentiert und motiviert, wird eine Bereicherung für unser Unternehmen sein. Herzlich willkommen!
• Wir lieben es, ein Team aus kreativen, hoch motivierten und fachlich qualifizierten Mitarbeitern zu bilden. Ihre Bewerbung hat uns überzeugt. Bringen Sie Ihre Erfahrungen zur Erfüllung unserer Unternehmensziele ein. Willkommen an Bord!

Zusätzlich zum Begrüßungsschreiben für den neuen Mitarbeiter sollte sein künftiges Team darüber informiert werden, dass es personelle Verstärkung erhält. Das kann innerhalb eines Meetings erfolgen, bei Remote-Teams auch schriftlich. Außerdem kann die Information im Intranet des Unternehmens veröffentlicht werden. Zwei Vorschläge für einen entsprechenden Text:

• Wir begrüßen einen neuen Mitarbeiter in unseren Reihen. Sein Talent und seine Fähigkeiten werden unserem Unternehmen zu einem großen Mehrwert verhelfen. Heißen Sie ihn willkommen und integrieren Sie ihn bestmöglich ins Team.
• Neue Unternehmensziele bedürfen neuer Ideen und qualifizierter Mitarbeiter. Das Management hat sich deshalb dafür entschieden, unser Team zu verstärken. Wir begrüßen einen neuen Mitarbeiter, der sich durch hohe Motivation und gute Branchenkenntnis auszeichnet. Integrieren Sie ihn schnell in die laufenden Projekte und nutzen Sie seine Fähigkeiten.

Wie man einen neuen Mitarbeiter virtuell willkommen heißt? Durch eine digitale Vorstellungsrunde. Was im realen Unternehmen ein persönlicher Gang durch die Büroräume des Teams ist, ersetzt für einen remote arbeitenden die Videokonferenz. Damit sich möglichst alle Teammitglieder virtuell treffen können, obliegt es dem Vorgesetzten, den Termin sorgfältig zu planen und rechtzeitig zu kommunizieren. Es hilft jedem neuen Mitarbeiter bei einer schnellen Einarbeitung, wenn er sich nicht nur die Namen derjenigen einprägt, mit denen er zukünftig zusammenarbeiten wird, sondern auch ihre Gesichter.

Sie begrüßen einen neuen Mitarbeiter wirklich authentisch, wenn sich alle kurz vorstellen, ihre Tätigkeit charakterisieren und einige persönliche Worte an den „Neuen“ richten dürfen. Natürlich muss der jetzt dem Team neu Zugehörige die Chance erhalten, sich ebenfalls vorzustellen und seine Wünsche und Vorstellungen über die künftige Zusammenarbeit äußern zu können.

Das virtuelle Kennenlernen dient zunächst dazu, erste positive Erfahrungen zu schaffen. Es kann eine gute emotionale Basis für die spätere Zusammenarbeit herstellen, wenn es entsprechend organisiert wird. Erfolgreiches Onboarding zielt nicht nur auf die reine Übermittlung von Informationen ab, sondern auch auf die Gewinnung affektiver Erfahrungen. Ziel ist dabei eine möglichst große Übereinstimmung zwischen der kommunizierten Unternehmenskultur und der Wahrnehmung durch den neuen Mitarbeiter.

Es ist ein elementarer Bestandteil bei der Einstellung, aber beim Onboarding eines neuen Remote Mitarbeiters von essenzieller Bedeutung für den erfolgreichen Einstieg: Die Bereitstellung der benötigten Hard- und Software, um die Tätigkeit bereits am ersten Arbeitstag beginnen zu können. Sie begrüßen einen neuen Mitarbeiter auch damit, dass Sie ihm die einsatzbereite Technik rechtzeitig zur Verfügung stellen. Remote Mitarbeiter sollten vor dem Starttermin der Arbeit über die benötigte Hard- und Software verfügen. Neben einem PC mit Monitor oder Notebook gehören Drucker und Maus sowie ein ergonomischer Bürostuhl und ein Schreibtisch zur Ausstattung.

Auf der Hardware müssen die Software-Tools installiert werden, die nicht als Cloudanwendung zur Verfügung stehen. Zusätzlich zu Standardsoftwareprodukten aus dem Office-Bereich sind vor allem die im Unternehmen eingesetzten Programme für das Projektmanagement und die Aufgabenplanung sowie die geeigneten Kollaborationstools anwendungsbereit zu hinterlegen. Zu den Kommunikationswerkzeugen gehören unter anderem ein persönlicher Terminkalender und der Zugriff auf den Gruppenterminplaner. Remote Mitarbeitern ist zudem ein Zugang zur Videokonferenz-Software und zu Messenger-Diensten einzurichten.

Nicht nur der Ausstattung mit Hard- und Software ist bei der Neueinstellung eines Mitarbeiters Aufmerksamkeit zu widmen, auch der Datensicherheit. Die Remote-Verbindung auf das Unternehmensnetzwerk muss zwingend per VPN erfolgen. Ein Mitarbeiter aus dem IT-Bereich sollte den Onboarding-Prozess technisch begleiten und für Fragen zum Datenschutz zur Verfügung stehen.

Es liegt in der Natur der Sache: Neue Mitarbeiter haben häufig Fragen zu den ihnen übertragenen Aufgaben. Bei der Arbeit am Unternehmenssitz ist es leicht, ein Mitglied aus dem eigenen Team direkt anzusprechen und schnelle Hilfe zu erhalten. Remote Arbeitende stehen hier vor deutlich größeren Herausforderungen. Ein Mentor als persönlicher Ansprechpartner kann eine gute Unterstützung sein. Sie begrüßen einen neuen Mitarbeiter am besten dadurch, dass Sie ihm gleich zu Beginn des Onboardings einen Mentor, der gern auch als Pate bezeichnet wird, zur Seite stellen.

Als Pate besonders geeignet ist ein Teammitglied der gleichen Hierarchieebene, der bereits über eine mehrjährige Berufspraxis im Unternehmen verfügt. Teamleiter oder Management sollten dem Mentor zumindest in der Anfangszeit der Einarbeitung Ressourcen einräumen, um den Onboarding-Prozess begleiten zu können. Es ist sinnvoll – besonders, wenn beide Seiten remote arbeiten – bestimmte Rahmenbedingungen für eine regelmäßige Kommunikation zu klären. Die Termine können dann bevorzugt als Videochat wahrgenommen werden. Der Informationsaustausch muss nicht immer in einem persönlichen Gespräch stattfinden. Oft hilft schon der Tipp des Mentors, wo sich das benötigte Wissen aneignen oder vertiefen lässt. Hilfreich ist dabei eine unternehmenseigene Wissensdatenbank, die Neueinsteigern als erster Anlaufpunkt dienen kann.

Ein bereits vor Arbeitsbeginn erstellter Einarbeitungsplan hilft dabei, den Integrationsprozess eines neuen Mitarbeiters zu beschleunigen. Der Plan sollte dabei zwischen der HR-Abteilung und dem neuen Teammitglied abgestimmt werden und vorhandene Fähigkeiten berücksichtigen. Sie begrüßen einen neuen Mitarbeiter mit einer solchen Checkliste zur Einarbeitung nicht nur, Sie helfen auch dabei, eine gute Grundlage für eine stabile Arbeitsbeziehung aufzubauen. Es spielt in diesem Zusammenhang keine Rolle, ob der Neueingestellte seine Tätigkeit im Unternehmen beginnt oder remote arbeiten wird.

Wichtige Bestandteile eines Plans zur Einarbeitung sind Termine für Einführungsgespräche, Treffen mit den Mitgliedern des neuen Teams und Abteilungsleitern, mit denen eine künftige Zusammenarbeit stattfinden wird. Ganz oben auf der Prioritätenliste sollte der Chef-Termin stehen. Bei kleineren Unternehmen wird dieses Gespräch der Geschäftsführer übernehmen, in großen Konzernen ein dafür bestimmter Manager.

Zum eigentlichen Start der Arbeit müssen dem Mitarbeiter alle wichtigen Materialien und Dokumente für die neue Tätigkeit vorgelegt werden. Bei remote arbeitenden Teammitglieder ist dafür ein Zugang zum Dokumentenmanagementsystem mit der entsprechenden Rechtezuweisung freizuschalten. In diesem Zusammenhang ist es von hoher Priorität, dass bereits am ersten Arbeitstag ein Mitarbeiter aus der IT oder dem eigenen Team den Neueinsteiger mit den Softwaretools vertraut macht, die im künftigen Arbeitsumfeld benötigt werden.

Der Onboarding-Prozess ist für ein neues Teammitglied in Sachen Kommunikation stets eine Herausforderung. Das betrifft besonders Mitarbeiter, die vorzugsweise remote arbeiten. Für sie stellt sich die Frage: Zu welchen Zeiten und mit welchen Tools soll ich meinen Vorgesetzten oder die Mitglieder des Projektteams kontaktieren? Arbeitsgruppen, die über langjährige Erfahrung im Projektmanagement verfügen, nutzen eine Reihe von Werkzeugen für die effektive Zusammenarbeit.

Die Aufgabe von Teamleitern besteht darin, für eine klare Kommunikationsstrategie zu sorgen. Sie begrüßen einen neuen Mitarbeiter mit der Einführung in diese Strategie. Dazu gehört die Definition, welche Art von Inhalten allen Mitarbeitern zugänglich gemacht werden sollen und wie die Ablage erfolgen muss. In einem geeigneten cloudbasierten Dokumentenmanagementsystem, das mit einer Zugriffsrechteverwaltung ausgestattet ist, lassen sich Projektberichte, Statistiken und Planungsdokumente revisionssicher speichern. Damit alle Mitglieder des Projektteams zu regelmäßigen Meetings zusammenkommen können, werden Videokonferenzen terminiert. Der Einsatz entsprechender Tools sichert, dass auch alle Remote Mitarbeiter eingebunden sind. In der Kommunikationsstrategie muss klar geregelt werden, wie bilaterale Kontakte zwischen den Mitarbeitern stattfinden. Bei räumlich und zeitlich getrennt arbeitenden Teams bieten sich Messenger-Dienste und E-Mails an. Wichtig ist in solchen Fällen ist die Einhaltung vereinbarter Reaktionszeiten. Entfallen Barrieren durch unterschiedliche Zeitzonen, kann der Videocall oder ein Chat als geeignetes Mittel der Wahl zur virtuellen Kommunikation vorgesehen werden.

Im Onboarding-Prozess geht es nicht nur darum, Informationen zu übermitteln. Es ist ebenso wichtig, neue Mitarbeiter mit der Unternehmenskultur vertraut zu machen und sie dabei zu unterstützen, selbst ein eigenes Netzwerk mit Kontaktpersonen aufzubauen. Sie begrüßen einen neuen Mitarbeiter dann richtig, wenn Sie ihm bereits vor Beginn der eigentlichen Tätigkeit mit der Netiquette im Unternehmen bekannt machen. In vielen Firmen ist es heute üblich geworden, dass sich die Mitarbeiter untereinander mit „Du“ ansprechen, andere Einrichtungen legen dagegen Wert auf die Anrede „Sie“. In einem vorbereiteten Briefing können viele Fragen des sozialen Umgangs im Unternehmen geklärt werden.

Bei Remote Mitarbeitern ist die Übermittlung der Unternehmenswerte dabei schwieriger, als bei Neueinstellungen, die direkt im Unternehmen arbeiten. Diese kommen meist schnell mit den Teammitgliedern ins Gespräch und können sich austauschen.

Mitarbeiter, die ihre Arbeit direkt aus dem Homeoffice beginnen, sollten eine virtuelle Tour durch das Unternehmen erhalten. Die Vermittlung der Überzeugungen und Unternehmenswerte lassen sich in einem geschichtlichen Abriss per Video dokumentieren. Betriebsversammlungen oder Firmenevents zeigen das Verhältnis der Teams zueinander. Eine gute Idee ist es zudem, kurze Beiträge langjährig im Unternehmen beschäftigter Mitarbeiter als Videobotschaft zu senden, in denen ihre eigene Sichtweise auf die Unternehmenskultur geschildert wird.