Projektmanagement-Tools im Jahr 2023: Alles, was Sie wissen müssen

Technologien rund um Projektmanagement-Tools entwickeln sich rasant und der Markt bietet verschiedene PPM-Software, die sich, angepasst auf die individuellen Anforderungen von Unternehmen, für ein effizientes und erfolgreiches Projektmanagement eignen.

Oft ist es nicht leicht, bei der Wahl der passenden Lösung den Überblick zu behalten und sich nicht ausschließlich in den Details der Funktionen zu verlieren. Hilfreich ist an dieser Stelle ein Leitfaden, an dem Sie sich im Rahmen Ihrer Projektmanagement-Tool Auswahl orientieren können.

Lesen Sie mehr über die essenziellen Must-Have-Funktionalitäten, aber auch spezifische Anwendungen für Projektmanagement-Spezialisten. Erfahren Sie Wissenswertes über die am häufigsten verwendeten Tools 2023 und professionelle Werkzeuge für größere Unternehmen. Wir haben Ihnen eine kompakte Übersicht erstellt.

FAQ

1. Verschaffen Sie sich einen Überblick über die essenziellen und spezifischen Funktionen von Projektmanagement-Tools 2023

Projektmanagement-Tools benötigen eine Reihe grundlegender Funktionen, die für eine reibungsfreie und nachhaltige Anwendung im Arbeitsalltag entscheidend sind. Dazu gehören die folgenden Punkte, die wir Ihnen jeweils kurz näher beschreiben möchten.

Benutzerfreundlichkeit

Zu den grundlegenden Funktionen einer Projektmanagement Lösung gehört es, dass sie unabhängig vom technischen Fachwissen der Mitarbeitenden einfach zu bedienen ist. So wird es jedem Projekt-Mitarbeitenden ermöglicht, seine Arbeit effizient und frei von Hindernissen auszuführen.

Mithilfe eines benutzerfreundlichen Tools erleichtern Sie den Überblick über den gesamten Projektfortschritt, fördern die Zusammenarbeit sowie Kommunikation zwischen einzelnen Teammitgliedern und realisieren eine effiziente Problemlösung.

Eine benutzerfreundliche Plattform wie Bitrix24 trägt dazu bei, dass Kollegen diese motiviert und intensiv nutzen und somit zur gesamten Produktivität im Unternehmen beitragen.

Spezifisch realisiert werden die Anforderungen rund um die Benutzerfreundlichkeit durch eine Vielzahl an Funktionen. Einige davon machen eine Lösung wie Bitrix24 besonders leicht bedienbar und erhöhen die Motivation der täglichen Nutzung. Entscheidend ist zum Beispiel ein personalisiertes Dashboard, auf dem jeder Mitarbeitende alle wichtigen Informationen und Aufgaben auf einen Blick einsehen kann.

Des Weiteren wird die Benutzerfreundlichkeit durch leicht bedienbare Kommunikationswerkzeuge, ein intuitives Aufgabenmanagement, eine einfach verständliche Datenverwaltung, eine überall einsetzbare Mobile App und diverse Automatisierungen gestärkt.

Collaboration

Wie im Bereich Benutzerfreundlichkeit bereits erwähnt, spielen Werkzeuge, die die Zusammenarbeit fördern, eine zentrale Rolle. Ein geeignetes Tool sollte für alle Mitarbeitenden eine effektive Zusammenarbeit gewährleisten und dabei unabhängig vom Ort einen Austausch in Echtzeit sicherstellen und die Option bieten, remote zu arbeiten.

Eine PPM-Lösung ermöglicht es so allen Kollegen Informationen, Aufgaben sowie zugehörige Dokumente auszutauschen und gemeinsam in Kollaboration daran zu arbeiten.

Durch dieses Vorgehen werden Transparenz, Effizienz und die gegenseitige Unterstützung gefördert und alle Stakeholder jederzeit über den Projektfortschritt informiert.

Zu den spezifischen Funktionalitäten, wie Bitrix24 sie bietet, gehören in diesem Kontext unter anderem Chats, Messenger, Anrufe, HD-Videoanrufe, Videokonferenzen aber auch der Feed und persönliche sowie gemeinsame Kalender, Event- und Terminplaner, öffentliche und persönliche Ereignisse, das effiziente Führen von Anwesenheitslisten, das zentrale Buchen von Besprechungsräumen oder einen Tages-Planer.

Die Kollaboration umfasst aber auch die Erstellung, Verwaltung und Bearbeitung von Aufgaben in Teams, das Teilen von Dokumenten, die gemeinsame und auf Wunsch auch zeitgleiche Arbeit an Dokumenten oder eine detaillierte Änderungshistorie. Zusätzliche Spezifikationen wie ein WIKI (Wissensdatenbank) und zahlreiche weitere Tools runden die Zusammenarbeit ab.

Ein ebenfalls wichtiger Baustein für eine effektive Kollaboration von Teams sind spezifische Optionen zur Projektvisualisierung, die Projektmanagement-Spezialisten gerne nutzen, um ihre tägliche Arbeit noch effektiver zu gestalten. Dazu gehören unter anderem die beiden ebenfalls in Bitrix24 integrierten Funktionalitäten Kanban und Gantt. 

Bei Kanban handelt es sich um ein visuelles System, das die Überwachung des Projektfortschritts ermöglicht, und einzelne Karten oder Boards verwendet, um Aufgaben anschaulich darzustellen und deren Fortschritt nachzuvollziehen. Darin sind häufig flexible Optionen zur Verwaltung einzelner Aufgaben und zur Umsetzung von Meilensteinen enthalten.

Anhand von Gantt lassen sich zeitliche Produktdarstellungen vornehmen, die nicht nur die Abhängigkeiten von Zeitplänen für Aufgaben anzeigen, sondern diese auch für alle Projektteilnehmer nachvollziehbar machen. Damit stellen Sie als Projektmanager sicher, dass Sie Ressourcen und Zeiten effizient planen und im vorgesehenen Zeitplan bleiben.

Beide spezifischen Funktionalitäten bieten eine Reihe von Stärken, die je nach individuellen Anforderungen, diverse Vorteile für Teams bringen. So kann eine Kanban-Ansicht dabei helfen, einen schnellen Überblick über den Aufgabenfortschritt zu erhalten und ein Gantt-Diagramm passend dazu die zeitliche Übersicht über die Abhängigkeiten zwischen Aufgaben liefern.

Anpassung

Zu den essenziellen Funktionen zählt die Anpassung, die es möglich macht, allen Anforderungen Ihres unternehmensspezifischen Projektes und den individuellen Bedürfnissen im Team gerecht zu werden.

Ein unumstößlicher Fakt ist dabei, dass jedes Projekt und jedes Unternehmen einzigartigen Herausforderungen gegenübergestellt ist. Eine flexible Software-Lösung bietet hier die Option, Prozesse und Funktionen so anzupassen, dass sich im Unternehmen Prozesse für das Projektmanagement aufbauen lassen und sich diese an den spezifischen Bedürfnissen ausrichten.

Derart angepasste Abläufe helfen dabei, Workflows zu optimieren und die Unternehmenseffizienz langfristig zu steigern.

Bitrix24 bietet eine Vielzahl von Spezifikationen zur Anpassung an Unternehmensgegebenheiten. Dazu gehört beispielsweise die Personalisierung des Dashboards und anpassbare Arbeitsbereiche, über die Benutzer Widgets hinzufügen oder entfernen, um die Informationen und Aufgaben anzuzeigen, die für sie am wichtigsten sind, aber auch individuell anpassbare Workflows, über die Mitarbeitende spezifische Arbeitsabläufe erstellen, um ihre Tätigkeiten zu optimieren. 

Ein weiterer Aspekt sind anpassbare Formulare, über die sich Informationen und Daten individuell sammeln und verarbeiten lassen. 

In diesen Bereich fallen ebenfalls anpassbare Zugriffsrechte, die es Administratoren ermöglichen, die Zugriffe für Benutzer und Gruppen zu koordinieren.

Integration

Eine weitere wichtige Eigenschaft ist, dass sich das Tool in andere Lösungen integrieren lässt, die in Ihrem Unternehmen und in Ihrem Team bereits angewendet werden.

Die nahtlose Integrationsfähigkeit einer Projektmanagement-Software stellt sicher, dass Anwendungen unter anderem für E-Mail, Kalender und Datenspeicher nahtlos eingebunden werden können und sich daraus keine technischen Hürden ergeben.

Passend dazu macht es die Integration möglich, dass Prozesse und Arbeitsabläufe einheitlich und konsistent gestaltet werden und bewährte Systeme weiter ein integraler Bestandteil im Unternehmen bleiben.

Rund um spezifische Funktionalitäten zur Integration bietet Bitrix24 eine Vielzahl an Optionen mit anderen Anwendungen und Tools, um sicherzustellen, dass die Plattform sich nahtlos in die bestehenden Arbeitsprozesse des Unternehmens einbinden lässt. 

Eine API-Schnittstelle, die eine Vielzahl an Programmiersprachen unterstützt, ermöglicht es Entwicklern, Bitrix24 in andere Anwendungen und Tools zu integrieren. Außerdem bietet die Lösung eine Integration von Drittanbieteranwendungen, einschließlich CRM-Tools, Buchhaltungssoftware, E-Commerce-Plattformen, aber auch die Integration von E-Mail-Systemen, darunter Microsoft Outlook und Google Mail.

Zusätzlich wird die Integration von sozialen Medien wie Facebook, Twitter und anderen Plattformen unterstützt und eine Einbindung von Telefonie, einschließlich VoIP-Telefonie und traditionellen Telefonie-Systemen, bereitgestellt. Ebenfalls integrierbar sind Microsoft SharePoint und andere Dokumentenmanagement-Systeme.

Berichterstattung und Analysen

Eine grundlegende Tool-Funktionalität sind detaillierte Berichte und Analysen, die unter anderem bereitgestellt und genutzt werden können, um zum Beispiel Projektzeitpläne, Aufgaben-Status und Ressourcenzuweisung zu überblicken.

Berichterstattung und Analysen erleichtern Projektmanagern den Projektfortschritt sowie den Budgetrahmen in Echtzeit zu überwachen. Passend dazu lassen sich Verantwortungen und Zuständigkeiten verfolgen und eine hohe Transparenz erzielen, die auf Grundlage fundierter Daten basieren.

So haben Projektmanager jederzeit die Möglichkeit, Arbeitsabläufe zu optimieren und künftige Projekte noch erfolgreicher zu verwalten.

In der konkreten Anwendung bedeutet dies, dass eine Lösung wie Bitrix24 viele Optionen rund um Berichterstattung und Analyse bereitstellt, die Unternehmen dabei unterstützen, Einblicke in ihre Geschäftsprozesse zu gewinnen und Entscheidungen auf Basis fundierter Daten zu treffen. 

Nicht nur Dashboards eröffnen hier eine Übersicht über wichtige Metriken und KPIs auf einen Blick. Ein Berichts-Builder ermöglicht es Mitarbeitenden, maßgeschneiderte Berichte zu erstellen. So können Sie Daten aus verschiedenen Modulen und Arbeitsbereichen kombinieren und verschiedene Filter, Gruppierungen und Berechnungen zur Informationsbereitstellung nutzen.

Über vordefinierte Berichte lassen sich verschiedene Geschäftsprozesse wie Leistungen des Vertriebs, Projektmanagement oder Kundenbetreuung einfach und schnell zusammenstellen.

Diverse Analysen tragen darüber hinaus dazu bei, Trends und Muster in Daten zu erkennen und qualifizierte Vorhersagen über zukünftige Ereignisse oder Ergebnisse zu treffen. 

Über den einfachen Export können Benutzer Daten aus verschiedenen Modulen und Arbeitsbereichen exportieren, um sie bei Bedarf in anderen Tools und Anwendungen weiter zu analysieren.

Skalierbarkeit

Von Skalierbarkeit spricht man im Zusammenhang mit der Fähigkeit einer Lösung, sich an Veränderungen und Weiterentwicklungen problemlos anzupassen und mitzuwachsen.

Eine entscheidende Funktion ist aus diesem Grund ein Tool, das skalierbar ist, um den Anforderungen Ihres Projekts und Ihres Teams gerecht zu werden und alle Aufgabenfelder angemessen realisierbar macht.

Bitrix24 basiert auf einer skalierbaren Architektur, die es Unternehmen möglich macht, die Plattform einfach an ihre wachsenden Herausforderungen anzupassen. Darüber hinaus bietet die Plattform eine flexible Benutzer-Lizenzierung, so dass Unternehmen jeder Größe und mit unterschiedlichen Anforderungen an die Benutzerzahl die Plattform jederzeit einsetzen, reduzieren und erweitern können. Eine Vielzahl von Modulen und Funktionen, die Unternehmen hinzufügen und entfernen können, erhöhen die Möglichkeit der Skalierbarkeit, indem sie beliebige Module für Projektmanagement, Social Intranet, Aufgaben und vieles mehr nutzen.

Bitrix24 bietet sowohl Cloud- als auch On-Premises-Optionen. So entscheiden Unternehmen individuell, ob sie die Plattform auf ihren eigenen Servern hosten möchten oder sich für die Cloud-Option entscheiden und damit die Arbeitsbelastung reduzieren und IT-Kosten optimieren.

Sicherheit

Die Sicherheit von Projektmanagement-Tools ist von besonderer Bedeutung, da Projekte häufig sensible Informationen rund um Kundendaten, Finanzen und Know-How enthalten, die es zu schützen gilt.

Die Sicherheit gewährleistet, dass ein Datenverlust vermieden wird und Technikausfälle beziehungsweise Hackerangriffe bestmöglich verhindert werden.

Durch den Einsatz von sicherer Projektmanagement-Software lässt sich die Integrität von Daten bewahren und darüber hinaus werden alle rechtlichen Anforderungen rund um den Datenschutz inklusive des Vertrauens, das die Kunden in das Unternehmen setzen, abgedeckt.

Zu den spezifischen Schutz-Funktionalitäten, wie sie bei Bitrix24 bereitgestellt werden, zählt eine große Palette an Sicherheitsmaßnahmen.

Dazu gehört eine verschlüsselte Datenübertragung (SSL) zwischen Benutzern und der Plattform, um sicherzustellen, dass die Daten während der Übertragung geschützt sind, ebenso wie eine zuverlässige Zugriffskontrolle, die es Unternehmen ermöglicht, den Zugriff auf die Plattform zu kontrollieren und auf bestimmte Benutzer zu beschränken. 

Über verschiedene Authentifizierungs-Optionen, wie z.B. Passwortstärke und Komplexitätsrichtlinien, Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) und Single Sign-On (SSO), wird gewährleistet, dass nur autorisierte Benutzer Zugriff haben.

Ein Schutz vor Phishing- und Malware-Angriffen wird über E-Mail-Filter und Anti-Spam-Maßnahmen möglich. Lösungen wie Bitrix24 verfügen auch über einen integrierten Schutz vor DDoS-Angriffen. Eine weitere wichtige Spezifikation umfasst die Einhaltung von Datenschutz- und Compliance-Vorschriften, wie beispielsweise der DSGVO, dem HIPAA und dem PCI-DSS. 

2. Werfen Sie einen Blick auf die am häufigsten verwendeten Projektmanagement-Tools 2023

Bestimmte Projektmanagement-Tools erfreuen sich in Unternehmen besonders großer Beliebtheit und werden häufiger verwendet. Wir stellen Ihnen einige davon an dieser Stelle vor:

Asana

Asana ist ein webbasiertes Projektmanagement-Tool, das eine besonders einfache Zusammenarbeit von Nutzern an Aufgaben, Projekten und Arbeitsabläufen ermöglicht. Bei Asana handelt es sich um ein Software as a Service Angebot, über das Sie bequem Projekte erstellen, Aufgaben delegieren oder Fristen planen, aber auch Werkzeuge wie Berichte, Kalender oder Dateianhänge nutzen.

Trello

Trello ist ebenfalls projektorientiert und ermöglicht die Organisation von Aufgaben und Projekten über ein Kanban-Board-Layout. Die webbasierte Plattform ermöglicht eine hohe Flexibilität bei der kollaborativen Arbeit und der Workflow-Erstellung für Projekte im Kanban-Modus. Dabei arbeiten Sie mit Karteikarten und -kästen, zu denen Sie alle Teammitglieder individuell einladen können.

Monday.com

Die Plattform bietet eine intuitiv zu bedienende Oberfläche und eine Vielzahl an Funktionen, die die Teamarbeit verbessern. Über Monday haben Mitarbeitende die Möglichkeit, eine effektive Zusammenarbeit an Aufgaben, Projekten und Arbeitsprozessen zu realisieren und Workflows zu automatisieren.

Basecamp

Basecamp ist ein kollaboratives Projektmanagement Tool mit einfach strukturiertem Dashboard, das die Verwaltung von Aufgaben und Projekten an zentraler Stelle möglich macht und dabei das Management auf Collaboration, Filesharing, Meilensteine und To-Do-Listen eingrenzt.

Jira

Die webbasierte Projektverwaltung ist insbesondere bei Softwareentwicklern und zugehörigen Teams beliebt und ermöglicht es den Usern, Fehler, Probleme und Funktions-Anfragen nachzuverfolgen. Jira lässt sich dabei mit Entwickler-Tools kombinieren und die Rückverfolgung und Überprüfung von zu bearbeitenden Tasks oder abgeschlossenen Aufgaben wird auch sichergestellt.

Slack

Die webbasierte und mobile Messaging-Plattform erleichtert es Teams, miteinander zu kommunizieren, aber auch den Austausch von Daten sicherzustellen und gemeinsam an Dokumenten zu arbeiten. Slack bietet eine Vielzahl an Integrationen mit anderen Anwendungen und lässt sich so leicht auf die jeweiligen Unternehmensbedürfnisse und Anwendungsfälle anpassen.

Microsoft Teams

Microsoft bietet eine mobile Plattform für Messaging und Zusammenarbeit, über die sich andere Microsoft-Apps und -Dienste wie Office 365 und OneDrive bequem und nahtlos anwenden lassen. Die Lösung ermöglicht es Usern, über eine einzige Anwendung zu chatten, Anrufe zu tätigen, Videokonferenzen durchzuführen und Dateien zu teilen. Sie können dazu einen virtuellen Raum zur Zusammenarbeit erstellen, in dem Sie Dokumente, Notizen und andere Inhalte teilen und gemeinsam bearbeiten.

Zoom

Bei Zoom handelt es sich um ein webbasiertes und mobiles Videokonferenz-Tool, das häufig im Rahmen der Kommunikation von Remote-Teams Verwendung findet.

Die Cloud-basierte Plattform für Videokonferenzen und Online-Zusammenarbeit bietet Nutzern die Option, sich jederzeit über eine einfache und intuitiv zu bedienende Benutzeroberfläche zu treffen, unabhängig davon, an welchem Ort sie sich befinden.

Bitrix24

Bitrix24 vereint Projektmanagement, Zusammenarbeit und Kommunikation mit einem nahtlos integrierten CRM-System und liefert passend dazu vielseitige Werkzeuge, die sich individuell im Unternehmen einsetzen lassen. Die Lösung unterstützt beispielsweise das Erstellen von Aufgaben, die Verwaltung von Workflows, die Einhaltung von Fristen oder die Kontrolle über die Leistungsfähigkeit der Teams. Über die mobile App ist ein Zugriff unabhängig vom Standort, auch aus dem Homeoffice oder von unterwegs aus möglich.

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3. Identifizieren Sie professionelle PPM-Tools, die von größeren Unternehmen verwendet werden

Es gibt derzeit verschiedene professionelle PPM-Tools, die von größeren Unternehmen verwendet werden und laut Gartner besonders präsent sind. Dazu gehören die folgenden Lösungen:

Microsoft

Bei der Microsoft Project Lösung handelt es sich um ein Tool, das sich insbesondere für Unternehmen und mittelständische Organisationen eignet und von Haus aus einen starken Fokus auf die Integration mit anderen Microsoft-Produkten mitbringt. Microsoft bietet zahlreiche Möglichkeiten, Projekte zu planen, zu verwalten und deren Überwachung sicherzustellen. Mit der Software steuern Sie Human Resources, Budgets, Termine und Zeiten und behalten einen Überblick über mögliche Risiken und Engpässe.

Technologies

CA Technologies gehört zu den größten Softwareunternehmen weltweit und bietet unter anderem eine Projekt- und Portfoliomanagement-Lösung. Die integrierte Anwendung für Unternehmensorganisationen legt einen Schwerpunkt auf IT-Portfoliomanagement und agile Entwicklung. Die Software umfasst zahlreiche Werkzeuge zur Überwachung und Steuerung von Projekten, ermöglicht ein effizientes Ressourcenmanagement und stellt wichtige Tools zur detaillierten Analyse der Finanzen bereit.

Planview

Planview hat den Anbieter Innotas übernommen und richtet sich nun mit einer einheitlichen, integrierten PPM-Software insbesondere an große Unternehmen und mittelständische Organisationen, deren Fokus auf der strategischen Planung und dem Portfoliomanagement liegt. Mit der Lösung lassen sich Projekte effizient managen und die gesetzten Geschäftsziele realisieren. Planview hält eine zentrale Übersicht über alle Unternehmensinitiativen bereit und ermöglicht einen genauen Einblick in den Status von Plänen, Lieferungen und Ergebnissen.

SAP

Die PPM-Lösung bewährt sich in Unternehmen, für die die Integration mit anderen SAP-Produkten und Unterstützung für mehrere Sprachen und Währungen wichtig ist. Mit SAP verschaffen Sie sich einen Überblick u. a. über Investitionsausgaben, F&E-Leistungen und Kapazitätsanforderungen. Darüber hinaus nehmen Sie die Bewertung des Projektwertes vor, indem Sie Nutzen und Risiken mit Hilfe standardisierter Bewertungsmethoden und Fragebögen vornehmen.

ServiceNow

ServiceNow bietet eine cloudbasierte Plattform für IT-Service-Management (ITSM), die auch Projekt- und Portfolio-Management-Funktionalitäten bereithält und insbesondere Unternehmen anspricht, die sich auf IT-Servicemanagement und die Integration mit anderen ServiceNow-Produkten konzentrieren wollen. Mit der Software managen Sie strategische und betriebliche Aufgaben an einem zentralen Ort und optimieren die Agilität insofern, dass Sie Prioritäten auf aktuelle Entwicklungen ausrichten und bei Bedarf neu zuweisen.

Oracle

Oracle unterstützt Sie ebenfalls bei der effizienten Verwaltung Ihrer Projekte und fokussiert sich dabei auf zentrale Bereiche wie Portfoliomanagement, Projektmanagement und -steuerung sowie Finanzverwaltung. Identifizieren Sie mit der Lösung frühzeitig Chancen und Risiken und bewerten Sie diese angemessen, um einen erfolgreichen Projektverlauf und -abschluss sicherzustellen.

Deltek

Die integrierte Plattform Deltek ermöglicht es Usern, Project Management Bereiche mit anderen Geschäftsprozessen zu integrieren. Die PPM-Software eignet sich für mittelständische Organisationen, die auf der Suche nach Projekt- und Ressourcenmanagement für professionelle Dienstleistungsunternehmen sind. Deltek bietet eine einfache Möglichkeit, Ressourcen zu verwalten und eine umfassende Zeitplanung, einschließlich Gantt-Diagrammen.

Auf den Punkt gebracht: So werden Sie zum Projektmanagement-Spezialisten!

Mit dem Wissen, welche Projektmanagement-Tools besonders nützliche Funktionalitäten mitbringen und auf welche Lösungen unter anderem große Unternehmen setzen, können Sie sich im Zusammenspiel mit den Informationen rund um die derzeit am häufigsten verwendeten Projektmanagement-Tools 2023 ein solides Bild machen.

Entscheidend dabei ist, dass Sie sich zum objektiven Überblick darauf fokussieren, was in Ihrem Unternehmen tatsächlich für ein effektives Projektmanagement benötigt wird und welche Werkzeuge Ihr Team bestmöglich bei der Arbeit unterstützen.

Je nach Bedarf haben Sie beispielsweise die Option, auf ein Projektmanagement-Tool zu setzen, das auf die Arbeit in verteilten Teams ausgerichtet ist und den Informationsaustausch sowie die gemeinsame Zusammenarbeit an Aufgaben fördert oder andere spezifische Anforderungen abdeckt. Nutzen Sie die Möglichkeit, eine geeignete Plattform zunächst über eine kostenfreie Testversion auszuprobieren, bevor Sie eine finale Entscheidung treffen.