Produktivitätstools - Vorteile für Mitarbeiter und Unternehmen

Die Arbeitswelt ist heute dynamischer als je zuvor. Unternehmen und Mitarbeiter müssen in einem globalen Markt effizient sein, um sich behaupten zu können. Hierbei werden Produktivitätstools immer wichtiger, denn sie sparen nicht nur Zeit, sondern sorgen auch dafür, dass die Qualität der Arbeit steigt.

Unternehmen sollten immer zuerst Möglichkeiten zur Produktivitätserhöhung finden und diese dann mit den richtigen Software-Lösungen umsetzen. Deshalb haben wir uns im folgenden Artikel mit der Frage beschäftigt, ob Produktivitätstools Vorteile für Unternehmen bringen und welche das sind. Wir erläutern, welche besonderen Tools es für die Effizienzsteigerung oder Verbesserung der Produktivität gibt. Und natürlich finden Sie auch Beispiele für zeitsparende Werkzeuge.

Unter den Produktivitätstools ist Bitrix24 besonders empfehlenswert. Diese für Unternehmen jeder Größe und Branche entwickelte All-in-One-Lösung hilft Mitarbeitern bei der Kundenverwaltung, Automatisierung, dem Projekt- und Aufgabenmanagement. Auch Optionen für die interne und externe Kommunikation sind enthalten. Bitrix24 bietet unter anderem eine dauerhaft kostenlose Plattform mit eingeschränkter Funktionalität und unbegrenzter Nutzerzahl.

Bedeutung der Produktivität im modernen Arbeitsalltag

Unternehmen, die in einer digitalisierten und globalisierten Welt bestehen wollen, müssen ihre Arbeitsabläufe so effizient wie möglich gestalten. Hierzu gehört, dass zeitfressende Aufgaben vermieden werden und die Mitarbeiter einen Überblick über ihre eigene Produktivität haben. Deshalb kommen Unternehmen heutzutage nicht mehr ohne Produktivitätstools aus. 

Die passende Software kann für eine Effizienzsteigerung sorgen, denn sie automatisiert beispielsweise wiederholt anfallende Aufgaben wie das Versenden von E-Mails. Eine bessere Planung der Zeit und Projekte von Mitarbeitern kann mit Zeitmanagement-Tools erreicht werden. Auch im Homeoffice ist Flexibilität gefragt. Mit den entsprechenden Software-Lösungen für die Mitarbeiter kommt es auch dort zur Leistungssteigerung.

Natürlich dürfen wir auch die Kommunikationstools nicht vergessen. Sie fördern die Teamarbeit und Kollaboration, was wiederum zu einer Produktivitätsverbesserung führt. Denn alle Software-Systeme für die Arbeitsoptimierung spielen bei der Steigerung der Unternehmensproduktivität eine Rolle.

Effizienter durch Automatisierung

Wenn Unternehmen Verwaltungsaufgaben im Büro so weit wie möglich automatisieren, haben die Mitarbeiter mehr Zeit, sich ihren Kernaufgaben zu widmen. Diese Einsparung von Ressourcen steigert die Effizienz und führt zu einer höheren Produktivität. Die Arbeitszeit wird besser genutzt und auch die Arbeitnehmer sind insgesamt zufriedener, weil monotone Aufgaben wegfallen.

Automatisierung wiederkehrender Aufgaben

Welche Aufgaben können mit Produktivitätstools automatisiert werden? Ein wichtiger Bereich in dieser Hinsicht ist ohne Frage das E-Mail-Management. Hierzu gehören beispielsweise automatische Antwortmails, wenn Mitarbeiter nicht erreichbar sind. Auch das Filtern von E-Mails wird durch entsprechende Programme vereinfacht.

Zur Automatisierung gehört auch der Datenimport- und -export. Synchronisierungen zwischen unterschiedlichen Programmen übertragen Informationen automatisch und fehlerfrei. Ebenso werden Backups eingerichtet und das Programm führt sie selbstständig durch.

Teams gewinnen Zeit, wenn sie ihre Terminplanung automatisch durchführen lassen. Einladungen für anberaumte Meetings mit Teammitgliedern oder Kunden können automatisch versendet werden. Erinnerungen daran lassen sich ebenfalls problemlos einrichten.

Auch bei Auswertungen und Analysen sind Möglichkeiten zur Automatisierung gegeben. Nach festgelegten Daten und Einstellungen können Software-Lösungen automatisch Reports erstellen, analysieren oder bestimmte Daten weitergeben. Auch die Visualisierung ist mit solchen Tools ohne menschliches Zutun möglich.

Daneben gibt es Produktivitätstools, mit denen Sie das Social-Media-Management automatisieren können. Sie beinhalten Möglichkeiten für die Planung und Veröffentlichung von Beiträgen, können aber auch automatisch Kundeninteraktionen durchführen.

Beispiele für Automatisierungstools

Zu den Beispielen für Automatisierungstools, die eine Leistungssteigerung bedeuten, gehören Zapier, IFTTT und Automate.io. Sie verknüpfen verschiedene Anwendungen miteinander und führen so zu einer Arbeitsfluss-Verbesserung.

Nutzer können mit dieser Software automatische E-Mail-Antworten einrichten oder Daten synchronisieren. Auch automatische Benachrichtigungen sind mit diesen Produktivitätstools möglich.

Verbessertes Zeitmanagement

Zeitmanagement spielt für die Produktivität eines Unternehmens eine wichtige Rolle. Zeit ist eine Ressource, und je effektiver damit umgegangen wird, desto mehr Vorteile zeigen sich für das Produktionsergebnis. Je besser die zeitliche Planung für ein Projekt gemacht wird, desto erfolgreicher kann ein Team es abschließen. Hierbei kommt es darauf an, zeitliche Strukturen festzulegen und den Fortschritt zu überwachen.

Planung und Priorisierung von Aufgaben

Unternehmen können Zeit mit verschiedenen Anwendungen verwalten. So eignen sich Tools für die Aufgabenverwaltung zur Planung und Zuweisung von Aufgaben. Sie erinnern Mitarbeiter im Team daran, wann eine Frist abläuft oder ein Termin für eine Aufgabe ansteht.

Produktivitätstools für das Zeitmanagement vereinfachen die Priorisierung von Aufgaben. Sie können zum Beispiel eine To-Do-Liste oder eine Integration mit Kalendern enthalten. Meistens verfügen sie auch über Erinnerungen, welche Aufgabe am dringendsten erledigt werden muss.

Um eine Überprüfung der aufgewendeten Zeit durchzuführen, nutzen viele Firmen eine Zeiterfassung. Hiermit haben Mitarbeiter einen Überblick, wie lange eine Aufgabe gedauert hat und können diese Zeit für die nächste einplanen.

Verwendung von Zeitmanagement-Apps

Produkte wie Trello, Todoist oder Asana sind nicht nur Programme für das Projektmanagement. Sie bieten auch Möglichkeiten für die Zeitverwaltung. Je nach Tool können Nutzer Beginn und Ende eines Prozesses erfassen und haben damit einen Vergleich zur Dauer ähnlicher Tätigkeiten.

Mitarbeiter sehen auch, wann eine Aufgabe bevorzugt erledigt werden muss und können sich dann darauf konzentrieren. Ein Werkzeug für das Zeitmanagement führt zu höherer Leistung im Team, weil es die Arbeitszeit strukturiert. Gleichzeitig bietet es einen Überblick über den Zeitverlauf vorheriger Aufgaben, die zukünftig eine Planungsgrundlage sein können.

Bessere Kollaboration und Teamarbeit

Ob im Team oder global vernetzt, ist die interne Zusammenarbeit wichtig. Sie funktioniert wie in einem Getriebe mit Zahnrädern, die ineinander greifen. Ist die Übertragung an einer Stelle unterbrochen, sinkt die Produktivität. Für die bessere Teamarbeit und Kollaboration gibt es Kommunikationstools. Daneben kommt Software für die Koordination zum Einsatz, die für eine reibungslose Zusammenarbeit sorgt.

Echtzeit-Kommunikation und -Koordination

Hinsichtlich der Kommunikation in Echtzeit ist Technik bereits weit fortgeschritten. Das betrifft vor allem Chats, E-Mails, Anrufe oder Benachrichtigungen an Teammitglieder. Häufig sind die Möglichkeiten bereits in Business-Lösungen integriert. Je nachdem, mit welcher Aufgabe Mitarbeiter beschäftigt sind, können sie Kollegen Nachrichten hinterlassen, im Chat Tipps geben oder Anmerkungen zu Dokumenten hinzufügen. Auf diese Weise sind alle am Projekt Beteiligten stets auf dem Laufenden und es kommt zu keinem Informationsverlust.

Mit Kommunikationstools können Teams auch virtuelle Meetings abhalten, egal, wo sie sich befinden. Besonders bei Abteilungen, die remote oder hybrid arbeiten, lassen sich hierdurch Zeit und Geld für die Anreise sparen. 

Tools zur Förderung der Zusammenarbeit

Viele Unternehmen, die die Zusammenarbeit verbessern wollen, nutzen Plattformen wie Slack, Microsoft Teams und Google Workspace. Diese bieten nicht nur Möglichkeiten für die Kommunikation, sondern geben Mitarbeitern auch die Chance, zusammen Dokumente zu bearbeiten oder Dateien zu teilen.

Optimierung der Arbeitsabläufe

In vielen Unternehmen wird von der Optimierung des Workflows gesprochen. Letztendlich bedeutet der Begriff jedoch nichts anderes, als einen Prozess so ideal wie möglich zu gestalten. 

Geeignete Tools verringern beispielsweise die Durchlaufzeit bei der Bearbeitung einer Aufgabe. Sie geben Hinweise, wo es Engpässe gibt und wo deshalb eine Veränderung im Ablauf notwendig ist. Auf die Arbeitsabläufe haben eine Vielzahl von Faktoren Einfluss. Deshalb sind die passenden Lösungen meistens Bestandteil anderer Business-Anwendungen.

Workflow-Management und Prozessoptimierung

Nicht nur in der Produktion, sondern auch im Büro führen standardisierte Workflows zu einer Leistungssteigerung. Wenn Prozesse ineinander greifen oder sogar automatisiert ablaufen, wird Zeit gespart und es treten weniger Fehler auf.

Arbeitsabläufe lassen sich mit Anwendungen optimieren, durch die Strukturen und Pläne für die Arbeit entwickelt werden können. Unternehmen behalten so immer ihr Ziel im Auge, haben einen Blick auf die Abläufe und können rechtzeitig intervenieren. Sie können Korrekturen vornehmen oder Strukturen anpassen, bevor große Probleme auftreten.

Beispiele für Workflow-Tools

Im Allgemeinen gibt es verschiedene Lösungen, mit denen Sie die Workflows überwachen und anpassen können. Einige Programme wie Monday.com, Wrike und Smartsheet bieten diese Funktionen als Hauptkomponente. 

In anderen Anwendungen ist die Workflow-Optimierung zwar integriert, ihr Schwerpunkt liegt aber vor allem auf CRM oder Projektmanagement. Unternehmen sollten deshalb überlegen, ob sie diese Funktion in einer All-in-one-Lösung bevorzugen oder ein separates Modul für die Integration für sie sinnvoller ist. Bei der Entscheidung spielen sicher auch die Preise eine Rolle.

Reduzierung von Fehlern

Durch das Prinzip der Fehlervermeidung und den Fokus auf Ergebnisse mit hoher Qualität lässt sich die Produktivität signifikant erhöhen. Fehler führen zu Rückfragen, weniger Kundenzufriedenheit und somit höherem Aufwand von Zeit und Geld. Sie können durch Automatisierung oder Kontrollmechanismen mit den passenden Produktivitätstools verringert werden.

Qualitätssicherung und Fehlervermeidung

Qualitätssicherungstools zeigen Fehler an, die von Mitarbeitern dann korrigiert werden können. Entsprechende Tools gibt es für Rechtschreibung und Grammatik in Texten, aber auch für andere Prozesse. 

Projektmanagement-Lösungen können etwa auf die Überschreitung von Budgets hinweisen. Es gibt auch Prüftools, die Workflows bewerten und auf Probleme untersuchen, wenn ein Unternehmen beispielsweise Verfahren standardisieren will.

Automatische Korrekturfunktionen

Um Fehler in Texten anzuzeigen und zu berichtigen, gibt es eine Vielzahl von Anwendungen wie Grammarly oder LanguageTool. Auch Microsoft Word oder Google Docs beinhalten solche Korrekturfunktionen. Für eine Verbesserung des Stils können Anwendungen wie ProWritingAid oder Hemingway Editor verwendet werden.

Bessere Organisation und Übersicht

Durch die Optimierung von Organisationsstrukturen erreichen Unternehmen eine Produktivitätssteigerung. Hierzu zählen Verantwortlichkeiten und die Zuweisung von Projekten. Mit einer guten Organisation, wie sie einige Produktivitätstools ermöglichen, treten weniger Reibungsverluste und Fehler auf.

Strukturierung von Aufgaben und Projekten

Aufgaben und Projekte lassen sich mit den passenden Management-Tools an die Verantwortlichen zuweisen. Integrierte Funktionen für die Kontrolle des Projektverlaufs zeigen Abweichungen von der Planung schnell an und Manager können so rechtzeitig reagieren.

Bei Mitarbeitern mit eindeutigen Aufgaben kommt es nicht zu Missverständnissen, die sich später negativ auf die Produktivität auswirken könnten. Mit Projektmanagement-Tools können Unternehmen die Strukturen und Verantwortlichkeiten auch visuell darstellen. Abbildungen und Diagramme sind häufig einfacher zu verstehen als endlose Tabellen.

Verwendung von Projektmanagement-Software

Für das Planen und die Fortschrittskontrolle bei Projekten kommen Produktivitätstools wie Jira, Basecamp oder ClickUp zum Einsatz. Auch die All-in-One-Lösung von Bitrix24 enthält umfangreiche Funktionen für das Projektmanagement.

Mit diesen Tools werden Projekte angelegt, Beteiligte bestimmt und das Budget aufgestellt. Festgelegte Meilensteine helfen bei der Überprüfung, ob sich alles im Normalbereich befindet und das Projektziel erreicht wird.

Erhöhung der Flexibilität

Flexibilität bei der Arbeit kann einen Beitrag zur Produktivität leisten. Hiermit sind Tätigkeiten gemeint, die sich von überall ausführen lassen. Homeoffice und Hybridarbeit sind weit verbreitet. Genauso wichtig ist aber auch, dass Außendienstler produktiv bleiben, indem sie von ihren Mobilgeräten aus Zugang zu Daten und Informationen haben. 

Mobiler Zugriff und ortsunabhängiges Arbeiten

Ein zusätzlicher Vorteil ist es, wenn die Produktivitätstools mobil kompatibel sind. Die Unabhängigkeit vom Büro oder der Arbeitsstätte wird erreicht, wenn Mitarbeiter mit der entsprechenden App Zugang zum Server mit den Daten bekommen.

Häufig sind diese Anwendungen weniger umfangreich als eine Desktop-Version, denn sie enthalten nur die benötigten Funktionen. Somit lenken sie nicht von der Hauptaufgabe ab. Verschiedene Berechtigungen, die eingerichtet werden können, geben Mitarbeitern von unterwegs die notwendigen Daten in Echtzeit.

Beispiele für mobile Produktivitätstools

Mobilfreundlichkeit ist keine Funktion von Produktivitätstools, sondern eine Eigenschaft. Je nach Anwendung ist dieses Merkmal für Unternehmen mehr oder weniger von Bedeutung. Wenn Mitarbeiter im Homeoffice oder Außendienst beschäftigt sind, bietet sich eine zusätzliche mobile App eher an als bei Angestellten, die im Büro arbeiten.

Steigerung der Motivation und Zufriedenheit

Motivierte und zufriedene Mitarbeiter tragen ebenfalls zur Produktivitätssteigerung bei. So gibt es Möglichkeiten, Belohnungen und Abzeichen zu vergeben, wenn eine Aufgabe abgeschlossen ist. 

Mitarbeiter, die den Fortschritt ihrer Aufgabe visuell verfolgen können, sind oft motivierter als solche, die ihre Leistung nicht kennen. Ein Ziel zu verfolgen und zu erreichen, verbessert die Arbeitsmoral und Mitarbeitermotivation. Sie engagieren sich stärker und das wirkt sich auch positiv auf ihre Kollegen aus.

Datenbasierte Entscheidungen

Produktivität lässt sich messen, aber hierfür benötigen Sie aktuelle Daten. Deshalb gibt es Produktivitätstools, die anhand der erfassten Informationen Analysen erstellen können. Mithilfe dieser Berichte lassen sich dann die Arbeitsprozesse überwachen und Schwachstellen bei der Ressourcenverteilung oder Produktivität erkennen.

Beliebte Beispiele für Produktivitätstools, mit denen Sie Daten analysieren und Berichte generieren können, sind Tableau und Microsoft PowerBI. Unternehmen erhalten Erkenntnisse zu unterschiedlichen Geschäftsprozessen und können darauf mit der richtigen Strategie reagieren. 

Fazit

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, mit denen Sie die Produktivität im Unternehmen verbessern können. Hierbei spielen Faktoren wie Automatisierung, Organisation und Struktur eine Rolle. Auch im Bereich Fehlervermeidung und Kommunikation gibt es großes Potenzial. Mit den passenden Anwendungen ist es für ein Unternehmen einfacher, dieses Potenzial zu nutzen. Damit diese Produktivitätstools Vorteile bieten, müssen sie an die Abläufe und die Unternehmensstruktur angepasst sein.

Bitrix24 ist die perfekte All-in-One-Lösung für die Produktivitätssteigerung. Die Software ist nicht nur ein CRM-System, sondern beinhaltet Funktionen wie Projekt- und Aufgabenmanagement. Features wie Echtzeit-Kommunikation und Analysefunktionen sind ebenfalls enthalten. Ein großer Pluspunkt ist, dass Sie Bitrix24 dauerhaft kostenlos verwenden können, wenn Sie nur wenige Funktionen brauchen.