Das Hotel- und Gastgewerbe ist eine dynamische Branche. Dies gilt insbesondere für die Personalplanung in der Gastronomie und Hotellerie. Unternehmen müssen Schichtpläne für die einzelnen Bereiche erstellen und schnell auf unerwartete Situationen reagieren.
Mit der Digitalisierung in der Gastronomie gibt es aber in diesem Punkt große Fortschritte. Anstatt Personalpläne, Zeiterfassung oder Schulungen einzeln zu dokumentieren, ist eine Personalplanungs-App für Gastronomie die ideale Lösung.
Diese Anwendungen sind an die individuellen Anforderungen von Restaurants oder Hotels anpassbar und erleichtern das Personalmanagement erheblich. Im folgenden Artikel stellen wir Ihnen 7 Tools für Gastronomen vor, mit denen Sie den Personaleinsatz steuern, einen Schichtplan erstellen, Zeiten für Anwesenheit und Urlaub erfassen und natürlich die Teamkommunikation verbessern können.
Zu den Software-Lösungen, über die Sie später noch mehr erfahren, gehören die Bitrix24-Tools. Auch wenn nicht direkt für die Gastro-Branche entwickelt, können Sie die Anwendung in vielen Bereichen von Restaurants und Hotels nutzen. Sie ist eine große Hilfe im Arbeitsalltag, wenn Sie für Ihre Mitarbeitenden Schichten planen, einen Dienstplan erstellen oder die Zeit erfassen wollen. Die Software beinhaltet viele Möglichkeiten für einen Gastronomiebetrieb, das Personalmanagement auf intelligente Weise durchzuführen. Im Gegensatz zu vielen anderen Produkten ist Bitrix24 auch kostenlos erhältlich, wenn Sie die Freemium-Version mit eingeschränkten Funktionen nutzen.
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Die besonderen Herausforderungen der Personalplanung in der Gastronomie
Die Gastro-Branche benötigt vor allem eine flexible Belegschaft, die kurzfristig einsetzbar ist. Anders als in anderen Bereichen gibt es im Hotel- und Gaststättengewerbe viele Herausforderungen. Spitzenzeiten, saisonale Höhepunkte oder eine plötzlich gesteigerte Nachfrage stellen die Restaurants und ihre Teams vor Schwierigkeiten.
Die Erfahrungen zeigen aber auch, dass eine Fluktuation häufig ist oder Arbeitnehmer kurzfristig ausfallen. Mit digitalen Lösungen für die Gastronomie lassen sich diese Aufgaben erfolgreicher angehen.
Flexible Schichtplanung und Personaleinsatz
Ein Restaurant oder Hotel kann die Anzahl der Besucher maximal abschätzen, aber nicht genau planen. Der Betrieb schwankt je nach Spitzenzeit, nach Saison oder nach bestimmten Anlässen wie Feiertagen. Die Dienstzeiten des Personals hängen daher oft von der Nachfrage ab. Jeder Gastronom sollte deshalb Möglichkeiten haben, sein Team den Bestell- und Besuchszeiten der Gäste anzupassen.
Ein Schichtplanungstool, mit dem Sie sowohl kurzfristige Dienstpläne oder einen Jahresschichtplan erstellen können, bringt Ordnung in die Organisation des Personaleinsatzes. Eine entsprechende Planung, wann ein Mitarbeiter wo eingesetzt wird, sorgt für Verlässlichkeit.
Das Unternehmen hat so Alternativen im Blick, falls ein Angestellter kurzfristig ausfällt. Eine strukturierte Schichtplanung hilft natürlich auch den Mitarbeitenden. Je nach Position können sie Überstunden und Urlaub besser planen und verbessern so ihre Work-Life-Balance.
Hohe Mitarbeiterfluktuation und Personalengpässe
Personal in der Gastronomie und im Einzelhandel wechselt in Deutschland häufiger den Arbeitsplatz als in anderen Bereichen. Die Fluktuation hat einerseits mit den Arbeitszeiten, andererseits aber auch mit der Belastung und Bezahlung zu tun. Nach der Corona-Pandemie ist das Thema aktueller denn je, weil viele Restaurants geschlossen waren und sich Arbeitnehmer anderweitig orientiert haben.
Bei der Fluktuation geht es daher nicht nur um die Suche nach neuen Arbeitskräften, sondern auch um deren Einarbeitung und ihre langfristige Bindung. Unternehmen probieren neue Möglichkeiten aus, neue Mitarbeiter zu gewinnen, zum Beispiel über Social-Media-Kanäle.
Doch auch bei Erfolg ist alles vergebens, wenn Angestellte feststellen, dass ihr Onboarding nicht ausreichend ist, ihre Wünsche hinsichtlich Arbeitszeiten und Urlaub nicht berücksichtigt werden oder sich das Schichtsystem des entsprechenden Restaurants als chaotisch und unstrukturiert entpuppt.
Mit einer vorausschauenden Planung jedoch entsteht eine Win-Win-Situation. Arbeitgeber decken dank dynamischer Dienstpläne ihre Spitzenzeiten ab und das Personal ist zufriedener, weil es Flexibilität bei Freizeit und Arbeitszeiten gibt. Diese Aufgaben übernehmen digitale Lösungen für Gastronomie und Hotelbranche.
Tools zur Optimierung der Schichtplanung in der Gastronomie
Das Herzstück jedes Gastronomiebetriebs ist eine optimale Schichtplangestaltung. Hierzu gehört nicht nur, welche Beschäftigten wann Dienst haben, sondern auch, wie sie eingeteilt werden. Es müssen Bereiche wie Gästeempfang, Küche, Reinigung und Abrechnung mit den richtigen Mitarbeitenden besetzt werden, und das zur richtigen Zeit. Viele Restaurants bieten zusätzliche Online-Bestellungen, sodass auch für diese Kunden entsprechendes Personal abgestellt werden muss.
Warum eine strukturierte und automatisierte Schichtplanung entscheidend ist
Digitale Gastronomie setzt für die Dienstpläne auf spezielle Anwendungen, die Planung und Personaleinsatz so effizient wie möglich machen. Mit diesen Tools automatisieren Gastronomieunternehmen die Organisation von Personal und können so auf unvorhergesehene Situationen reagieren.
Ein digitaler Schichtplan in der Gastronomie verhindert Fehler, spart Ressourcen und somit letztendlich Personalkosten. Neben der möglichen Flexibilität verbessert er das Kundenerlebnis, weil es keine Unterbrechungen in den Abläufen gibt. Das Personal selbst ist langfristig zufriedener, weil es verlässliche Pläne gibt, weniger Überstunden anfallen und ausreichend Freizeit zur Verfügung steht.
Tool 1: gastromatic
Mit gastromatic gehen Gastronomie- und Hotelbetriebe die Herausforderung an, einen Dienstplan zu erstellen und aktuell zu halten. Anstatt jede Person mittels Excel-Tabellen in ihren Bereich einzuteilen, kann gastromatic vieles mehr.
Die Anwendung ist speziell an das Hotel- und Gaststättengewerbe angepasst und berücksichtigt daher die besonderen Herausforderungen dieser Branchen. Bei der Erstellung von Dienstplänen werden nicht nur die Anforderungen von Restaurants berücksichtigt, sondern auch die Wünsche der Mitarbeiter.
Plötzlich auftretender Personalbedarf kann mit zusätzlicher Mitarbeiterplanung abgefedert werden. Beispiele für diese Fälle könnten erhöhte Gästezahlen oder unerwartete Krankmeldungen sein.
Das Gastronomie-Personal kann über gastromatic eigene Wünsche nach Schichten stellen oder Schichtwechsel anstoßen. Mit der Software funktionieren all diese Schritte automatisch, ohne dass es zu Engpässen, Überlappungen oder sonstiger Fehlplanung kommt.
Tool 2: Papershift
Papershift ist eine weitere Software-Lösung für die Personalplanung im Restaurant. Die Anwendung ist benutzerfreundlich und einfach navigierbar. Mit der App können Gastro-Betriebe Dienstpläne nach ihren Bedürfnissen entwickeln und sie dynamisch an die jeweilige Situation vor Ort anpassen.
Manager können die jeweilige Aufgabe und Zeit per Drag & Drop einer Person zuordnen. Das Tool berücksichtigt die Verfügbarkeit automatisch und verhindert, dass Schichten doppelt oder mehrfach belegt werden. Die Pläne können als Vorlagen gespeichert werden und sind in Zukunft dann Grundlage für ähnliche oder gleiche Schichtkonstellationen.
Im Rahmen der Gastronomie-Digitalisierung nutzen auch Mitarbeitende das Tool. Sie haben Zugang zu ihren Dienstplänen, können Änderungswünsche einreichen und ihre Verfügbarkeit mitteilen.
Die gesamten Daten werden in Echtzeit synchronisiert, daher sind Restaurantmanager und Beschäftigte stets auf dem Laufenden. Dasselbe gilt auch für die kurzfristige Änderung von Schichtplänen, über die Nutzer per Benachrichtigung Kenntnis erhalten.
HR-Tools für die Personalverwaltung und Mitarbeiterentwicklung in der Gastronomie
Nicht nur für Schichtplanung im Restaurant ist Digitalisierung wichtig. Personalabteilungen müssen die gesamten Mitarbeiterdaten verwalten und zusätzlich das Onboarding neuer Kollegen sicherstellen. Hierzu gehören etwa das Führen von Personalakten, die Dokumentenspeicherung wie von Arbeitsverträgen, die Arbeitszeiterfassung und Lohnabrechnung.
Die Rolle von HR-Management in der Gastronomie
Die hohe Fluktuation und die flexiblen Arbeitszeiten erfordern ein besonders gutes Mitarbeitermanagement. HR-Software entlastet das Personalwesen bei den ansonsten umfangreichen Schritten.
In Restaurants oder Hotels werden häufiger Arbeitnehmer eingestellt oder entlassen, wodurch ein hoher Zeit- und Personalaufwand in diesem Bereich entsteht. Manuelle Verwaltung birgt ein großes Fehlerrisiko, das rechtliche und finanzielle Konsequenzen für das Gastronomieunternehmen haben kann. Außerdem müssen die gesetzlichen Vorschriften eingehalten werden, beispielsweise gesetzliche Ruhezeit, maximale Stundenzahl oder Überstunden.
Tool 3: Personio
Mit Personio gibt es eine zentrale Plattform für das Personalmanagement kleiner und mittlerer Unternehmen, die sich auch für die Gastronomie eignet. Die Anwendung deckt viele Prozesse für Hotel- und Gaststättenbetriebe ab. Sie enthält Möglichkeiten für die Personalverwaltung, Zeiterfassung und auch für das Bewerbermanagement potenzieller neuer Mitarbeiter.
Alle Mitarbeiterdaten sind zentral gespeichert und mit der entsprechenden Zugangsberechtigung von jedem Gerät abrufbar. Arbeitsstunden, Pausen, Überstunden oder Abwesenheitszeiten können genau erfasst, überwacht und in die Gehaltsabrechnung übernommen werden. Es gibt Optionen für Dokumentenmanagement und die Onboarding-Phase neuer Mitarbeiter.
Tool 4: Kenjo
Die HR-Software von Kenjo eignet sich für Firmen verschiedener Branchen und unterschiedlicher Größen. Sie kommt vielfach in Restaurants oder in Hotelbetrieben zum Einsatz. Die Anwendung ist eine Rundum-Lösung für die Personalverwaltung, Lohn- und Gehaltsabrechnung, Zeiterfassung, Onboarding und Weiterbildung.
Mit Kenjo ist es besonders einfach, die hohe Fluktuation von Mitarbeitenden zu bewältigen oder Teilzeitangestellte zu verwalten. Das enthaltene Abwesenheitsmanagement gibt in Echtzeit Einblick in Krankheitstage, Urlaub oder andere Abwesenheiten.
Die Zeiterfassung von Kenjo berücksichtigt Arbeits- und Pausenzeiten und Überstunden. Sie entspricht den rechtlichen Vorschriften über die Arbeitszeiten in Deutschland.
Kenjo ermöglicht eine automatisierte Gehaltsabrechnung, da Überstunden oder andere Faktoren automatisch aus der Zeiterfassung übernommen werden. Mit den Onboarding-Funktionen bereiten Gastronomiebetriebe neue Arbeitnehmer schnell auf den Einsatz im Betrieb vor.
Effektive Teamkommunikation in der Gastronomie: Tools zur Verbesserung der Zusammenarbeit
Gastronomie ist Teamarbeit und daher muss auch die Kommunikation im Team optimal sein. Jeder Bereich ist vom anderen abhängig. Gibt es beispielsweise Verzögerungen in der Küche, muss der Service davon Kenntnis haben.
Je nach Größe des Restaurants wird häufig mündlich kommuniziert. In größeren Gastronomieunternehmen oder Restaurantketten mit verschiedenen Standorten ist die Kommunikation über digitale Kanäle effizienter.
Tool 5: Slack
Ein beliebtes Tool für die Kommunikation im Restaurant oder Hotel ist Slack. Diese Anwendung wurde zwar nicht direkt für Gastronomieunternehmen entwickelt, wird dort aber häufig genutzt.
Slack ist vielfältig, weil es verschiedene Team-Kommunikations-Methoden bietet. Sie können für die einzelnen Bereiche gesonderte Kanäle erstellen oder diese kombinieren. Das Team im Restaurant kann sich daher sofort zu wichtigen Themen austauschen, egal ob sie die Küche, den Service oder das Management betreffen.
Tool 6: Microsoft Teams
Microsoft Teams wird eher von größeren Restaurantbetrieben als Kommunikationstool genutzt. Die Software ist eine Kombination von Chat- mit Videofunktionen. Zusätzlich sind Dokumenten- und Aufgabenmanagement integriert.
Über Kanäle oder Gruppenchats optimieren Restaurantmanager die Kommunikation zwischen Küche, Service oder der Verwaltung. Für wichtige Mitteilungen gibt es eine Benachrichtigungsfunktion, durch die alle Beteiligten sofort auf dem Laufenden sind. Mit Microsoft Teams können etwa Menüänderungen oder Sonderaktionen schnell an die Mitarbeitenden kommuniziert werden.
Über das Dokumentenmanagement lassen sich wichtige Unterlagen speichern. Angestellte haben über die zentrale Plattform sofort Zugriff auf Schichtpläne, neue Menüs oder Hygieneregelungen. Außerdem ist Microsoft Teams Teil von Microsoft 365, wodurch eine einfache Integration von Excel-Tabellen oder Word-Dokumenten möglich ist.
Integration von Schichtplanung, HR und Teamkommunikation
Viele Lösungen für die Personalplanung in der Gastronomie beschränken sich auf einzelne Anwendungsbereiche. Häufig müssen deshalb mehrere Softwarelösungen kombiniert werden. Das erfolgt meistens über Schnittstellen oder die Tools werden individuell angepasst. Für diese Fälle und je nach Anforderungen überlegen viele Restaurantbetreiber den Kauf eines integrierten Tools, das so viele Funktionen wie möglich auf einer Plattform vereint.
Warum eine integrierte Lösung von Vorteil ist
Integrierte Software vermeidet überflüssige Arbeitsschritte und erhöht so die Effizienz der Schicht- und Personalplanung in der Gastronomie. Es gibt keine Schwierigkeiten beim Zugriff auf Dokumente und Informationen, wenn Mitarbeiterdaten, Dienstpläne und Kommunikationskanäle zentral gespeichert sind.
Vorteile sind, dass Unternehmen die Kommunikation zwischen den jeweiligen Teams verbessern und Personalressourcen besser nutzen. Mit diesen nahtlosen und fehlerfreien Abläufen sparen Gastronomiebetriebe Kosten und steigern die Kundenzufriedenheit.
Tool 7: Bitrix24
Bitrix24 ist als Software aus einer Hand bekannt, die viele Anforderungen von Gastronomie und Hotellerie abdeckt. Mit der Lösung werden Schicht- und HR-Management kombiniert. Teamleiter können Dienstpläne erstellen und diese in Echtzeit überwachen.
Dank der Zeiterfassung und dem Abwesenheitsmanagement gibt es einen Überblick über anwesende Mitarbeiter und Möglichkeiten für die künftige Dienstplanung. Die Arbeitszeit- und Überstundenerfassung gibt Aufschluss über die Belastung und eine mögliche Überlastung von Angestellten. Manager können so schnell auf zukünftige Entwicklungen reagieren.
Mit dem HR-Modul des Anbieters können Sie Mitarbeiterdaten verwalten, Arbeitsverträge oder Vorlagen speichern und den Onboarding-Prozess für neue Mitarbeiter einfach organisieren
Nicht zu vergessen ist die Nutzung als Kommunikationstool. Bitrix24 bietet Tools für Chat, E-Mail, Audio- und Videokommunikation, die eine schnelle Verbindung zu anderen Teammitgliedern sicherstellen.
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Fazit
Die Personalplanung für die Gastronomie bietet völlig andere Herausforderungen als früher. Sie kann jedoch mithilfe der richtigen Tools heutzutage viel besser bewältigt werden.
Dank der Software für das Erstellen und Überwachen von Dienstplänen können Sie flexibel auf bestimmte Situationen reagieren, die besonders im Hotel- und Gaststättengewerbe vorkommen. Hierzu gehören erhöhte Nachfrage, Krankmeldungen oder sonstige Abwesenheiten.
Mit HR-Tools gibt es die Möglichkeit, die Herausforderungen der hohen Fluktuation zu meistern. Diese Anwendungen vereinfachen und automatisieren das Bewerbermanagement, das Onboarding oder die Zeiterfassung. Arbeitszeit und Überstunden können problemlos in die Lohnbuchhaltung übertragen werden, ohne dass es hierbei zu Fehlern kommt.
Der Service für den Gast, egal ob im Restaurant, Café oder Hotel, ist immer eine Teamleistung. Alle müssen klar und schnell kommunizieren, damit es nicht zu Verzögerungen oder gar Unterbrechungen kommt. Für diese Fälle kann die Digitalisierung der Gastronomie mit den entsprechenden Kommunikationstools optimiert werden.
