Optimieren Sie Ihren wöchentlichen Kalenderplan mit diesen 8 Tipps

Die tägliche Arbeit mit Teamaufgaben und Unternehmenszielen in Einklang zu bringen ist keine leichte Aufgabe, aber eine Notwendigkeit für die Produktivität jedes Mitarbeitenden. Nur wenn es gelingt, die täglichen Aufgaben mit den Projektzielen zu verbinden, lassen sich Prioritäten setzen und Deadlines einhalten.

Besonders bei umfangreichen Projekten, die sich über einen längeren Zeitraum erstrecken, und im Multiprojektmanagement stellt ein wöchentlicher Kalenderplan die Basis für gutes Zeitmanagement dar. Nicht selten ist es sogar notwendig, Aufgaben mit täglichen To-do-Listen zu versehen, um der Prokrastination keine Chance zu geben.

Mithilfe der folgenden acht Tipps wird es Ihnen gelingen, einen Kalenderplan in Zusammenarbeit mit Ihrem Team zu erstellen, der eine gute Grundlage für den Erfolg der Projektarbeit bildet.

FAQ

1. Ein wöchentlicher Kalenderplan muss erreichbare Ziele enthalten

Um ein Projekt erfolgreich bearbeiten zu können, müssen erreichbare Ziele definiert werden. Diese sind mit Aufgaben zu untersetzen und zeitlich zu planen. Ein effektiver wöchentlicher Zeitplan bildet eine wesentliche Grundlage für eine gute Teamzusammenarbeit. Jeder Mitarbeitende muss klare Vorgaben für die eigene Tätigkeit erhalten. Es trägt zur Erhöhung der Motivation bei, wenn die Zielsetzungen unter Einbeziehung der Teammitglieder formuliert werden. Ein gemeinsames Meeting zu Beginn der Arbeitswoche bietet dazu eine gute Möglichkeit. Remote Worker sind unbedingt in die Besprechungen miteinzubeziehen. Der Einsatz von Videokonferenztools schafft die Voraussetzung dafür, dass allen Mitarbeitenden die Teilnahme ermöglicht wird. Eine regelmäßige Durchführung bietet eine gute Voraussetzung für die wöchentliche Agenda-Optimierung und kann mit Zeitmanagement–Tipps und Hinweisen für persönliche Planungstechniken verbunden werden.

Die wöchentlichen Zielsetzungen müssen auf einer realistischen Planung der zeitlichen Ressourcen basieren. Pufferzeiten für das Eintreten unvorhergesehener Ereignisse müssen auch einkalkuliert werden. Um flexibel auf solche Ereignisse reagieren zu können, ist es notwendig, Aufgaben in To-do-Listen zu erfassen und mit Prioritäten zu versehen. Damit wird gewährleistet, dass beim Eintreten einer Verzögerung sofort die Projektarbeit unter Berücksichtigung der höchsten Dringlichkeit fortgesetzt werden kann. Mit welchen Methoden die Einstufung der Priorität erfolgen kann, erklärt Tipp 3.

2. Das Wochenzeitmanagement erfordert messbare Aufgabenformulierungen

Ein korrekter Kalenderplan basiert auf der Formulierung wöchentlicher Ziele, wie im ersten Tipp festgestellt wurde. Damit diesen eine möglichst realistische Zeit zur Erfüllung zugewiesen werden kann, müssen sich die Ziele auf messbare Aufgabenstellungen stützen. Umfangreiche Arbeiten sind in Milestones (Meilensteine) zu gliedern und die Zielstellungen SMART zu definieren. Das Akronym steht für spezifisch, messbar, erreichbar (achievable), realisierbar und terminiert. Zur Messung sind geeignete Leistungsindikatoren wichtig. Solche Key Performance Indicators (KPIs) bewerten den Erfolg und die Effizienz der Arbeit. Neben allgemein gültigen Erfolgskennzahlen, die Umsatz, Ertrag oder Liquidität ermitteln, werden speziell für das Marketing auch KPIs, wie die Kundenzufriedenheit oder die Customer Journey herangezogen. Der letztgenannte Indikator bewertet das Kundenverhalten von der Aufnahme des Erstkontaktes über die Ausführung von Aktionen, bis zum Kauf, falls dieser stattfindet. Über die Effizienz entscheidet die aufgewendete Zeit. 

Um sie im Kalenderplan fehlerfrei dokumentieren zu können, hat sich der Einsatz speziell dafür entwickelter Softwaretools bewährt. Im Zeiterfassungssystem von Bitrix24 lässt sich die gesamte tägliche Arbeitszeit aufgabenbezogen aufzeichnen. Damit besteht die Möglichkeit, den Zeitaufwand für jede einzelne Aufgabe – auch projektübergreifend – zu berechnen.

Alle gemessenen und bewerteten Ergebnisse sollten grundsätzlich schriftlich festgehalten werden. Um sie allen Mitarbeitenden zur Verfügung zu stellen, ist der Einsatz eines Dokumentenmanagementsystems als Bestandteil der Projektmanagementsoftware vorzusehen.

3. Die Priorisierung von Aufgaben steigert Produktivität und Effizienz

Das Organisieren wöchentlicher Kalender steht in enger Verbindung mit der Priorisierung von Aufgaben. Für diese gibt es eine ganze Reihe von Methoden. Jede hat Vor- und Nachteile. Es liegt in der Verantwortung des gesamten Teams, die richtige Verfahrensweise zu wählen, die den eigenen Anforderungen entspricht.

• Die bekannteste Methode zur Aufgabenpriorisierung ist sicher die Eisenhower-Matrix. In ihr werden Aufgaben in vier Kategorien unterteilt: „sehr wichtig und sehr dringend“, „sehr wichtig, aber nicht dringend“, „nicht wichtig, aber sehr dringend“ und „nicht wichtig und nicht dringend“.
• Bei der ALPEN-Methode setzt sich die Kalenderplanung aus fünf Schritten zusammen: Analyse der Aufgabenstellung, Einschätzung der Bearbeitungsdauer, Planung von Pufferzeiten, Treffen der Entscheidung und Nachbereitung. Diese Variante eignet sich gut für das Projektmanagement nach dem Wasserfallprinzip, ist dagegen für agile Planungen weniger zu empfehlen.
• Bei der ABC-Analyse richtet sich die Priorisierung der Aufgaben nach dem Einfluss auf die Erreichung der Zielstellung. Die höchste Priorität A erhalten Aufgabenstellungen, die unbedingt in der zu planenden Woche zu erledigen sind, in Kategorie B wird eingeordnet, was erledigt werden soll, und der Kategorie C werden schließlich diejenigen Aufgaben zugeordnet, die nach Erfüllung von A und B erledigt werden können.
• Bei der Timeboxing-Methode sind Aufgabenstellungen in feste Zeitintervalle zu unterteilen, die den Fokus auf die Bearbeitung erhöhen und damit die Produktivität steigern sollen.

4. Geeignete Tools bieten gute Voraussetzungen zur Erstellung eines Wochenplans

Neben dem klassischen analogen Terminplaner, der als Bullet-Journal eben wieder eine Renaissance zu erleben scheint, gibt es eine große Auswahl an digitalen Werkzeugen, mit denen sich ein wöchentlicher Kalenderplan erstellen lässt. Einige dieser Softwaretools sollen nachfolgend betrachtet werden. Welches Werkzeug Sie einsetzen, hängt einerseits von den in Ihrem Unternehmen verwendeten Softwarelösungen und andererseits von den eigenen Vorlieben ab.

Die beiden bekanntesten digitalen Produkte für die Erstellung einer Kalenderplanung sind sicher Microsoft Outlook und der Google Kalender. Beide bieten einen großen Leistungsumfang für die Terminverwaltung und die Planung der wöchentlichen Aktivitäten. Sie sind Bestandteil der kompletten Office-Suite des jeweiligen Herstellers und besitzen deshalb umfangreiche Import- und Exportmöglichkeiten zu den jeweiligen Officeanwendungen. Schnittstellen gewährleisten zudem den Austausch mit Softwareprodukten anderer Hersteller.

Es gibt eine ganze Reihe weiterer Softwareprodukte zur Kalenderplanung. Diese lässt sich zum Beispiel mit dem Terminplaner von Bitrix24 online gestalten.

Branchenunabhängig unterstützt das Tool die Aufgaben- und Projektverwaltung in Bereichen wie Marketing, Vertrieb oder Human Resources, und gewährleistet gleichzeitig höchste Flexibilität und Sicherheit. Die zentrale und standortunabhängige Nutzungsmöglichkeit des Kalenders vereint Features für die Zusammenarbeit mit dem leistungsfähigen Customer Relationship Management und Kommunikationstools.  

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5. Erfolgreiche Projektarbeit nutzt intelligentes Zeitmanagement

Das Setzen von Prioritäten ist zwar eine effektive, aber nicht die einzige Möglichkeit, der Projektarbeit zum Erfolg zu verhelfen. An dieser Stelle möchten wir auch auf einige weitere Optionen für die wöchentliche Planer-Organisation verweisen.

Die „Not-to-do-Liste“ erscheint im Kontext mit der Kalenderplanung zunächst als kontraproduktiv. Sie ist aber bei genauer Betrachtungsweise durchaus sehr effektiv für das Zeitmanagement. Auf einer solchen Liste stehen alle Tätigkeiten, die Sie von der tatsächlichen produktiven Arbeit abhalten, wie die permanente Kontrolle der eigenen E-Mail- oder Social-Media-Accounts.

Die Nutzung der Kanban-Methode stellt sicher, dass jedes Teammitglied immer über den aktuellen Stand der Bearbeitung aller Aufgaben innerhalb eines vorgegebenen Zeitabschnitts – in diesem Fall einer Arbeitswoche – informiert ist. Softwaretools, die online zur Verfügung stehen, gestatten auch die Bereitstellung der Daten in Echtzeit für remote tätige Mitarbeitende.

Die Automatisierung manueller Tätigkeiten spart nicht nur Zeit, sie bietet gleichzeitig Freiraum für kreative Entwicklungsarbeit. Oft sind es Routinearbeiten, wie die Weiterleitung von Anfragen an die zuständigen Bearbeitenden oder die notwendige, aber sehr zeitintensive Pflege von Produkt- oder Kundendaten, die sehr viele Ressourcen in Anspruch nehmen. Der Einsatz von KI (künstlicher Intelligenz), Chatbots oder Tools, die Anfragen der Unternehmenswebsite intelligent in das eigene CRM weiterleiten, schafft Abhilfe und sorgt für eine Verbesserung der Effizienz.

6. Produktivitätshacks gehören zu jeder Kalenderplanung

Wenn Sie wöchentliche Planungstipps erstellen, sollten einige Produktivitätshacks unbedingt Beachtung finden. Ein hoher Organisationsaufwand verhindert die Produktivität und Effizienz des Teams. Informationsbeschaffung und das Einholen von Genehmigungen gehören zu solchen Tätigkeiten. Um diesen unnötigen Aufwand möglichst kleinzuhalten, sollte eine zentrale Informationsquelle geschaffen werden. In einer gemeinsam erstellten Wissensdatenbank finden alle Teammitglieder Antworten auf die häufigsten Fragen zur aktuellen Projektarbeit. Im Dokumentenmanagementsystem können Formulare hinterlegt werden, die bei sich wiederholenden Genehmigungsverfahren abgerufen werden können.

In einem Teammeeting lässt sich herausfinden, in welchem Biorhythmus jeder Mitarbeitende seine produktivsten Phasen besitzt. Auf der Grundlage dieses Wissens können Tagesabläufe besser geplant werden. In hochproduktiven Phasen muss Ablenkung vermieden werden. Auch wenn die Projektarbeit ein hohes Maß an Kommunikation erfordert, meetingfreie Zeiten oder ein kompletter Tag pro Woche, an denen ganz bewusst die Zusammenkunft aller Mitarbeitenden vermieden wird, kann die Arbeit mit höchster Konzentration – das sogenannte „Deep Work“ - fördern und damit positiven Einfluss auf die Effizienz haben.

Eine wöchentliche Planer-Organisation hat den großen Vorteil, dass allen Teammitgliedern die Aufgabenstellung für die kommenden Tage bekannt sind. Manche Mitarbeitende verleitet ein derartiges Konzept allerdings zum Prokrastinieren. Da vermeintlich noch genügend Zeit zur Verfügung steht, werden schwierige Aufgaben verschoben. Die Untersetzung des Wochenplans durch tägliche To-do-Listen kann dem vorbeugen.

7. Die Berücksichtigung individueller Stärken verbessert die Teamarbeit

Projektarbeit verläuft auf Dauer nur dann erfolgreich, wenn ein Team sein Potenzial voll ausschöpft. Dabei gilt es, die individuellen Stärken der einzelnen Mitarbeitenden in den Kalenderplan der Arbeitswoche optimal einzubinden. Jeder Mensch besitzt einen eigenen Biorhythmus, der durch Phasen hoher Produktivität und abfallender Leistungsfähigkeit charakterisiert wird.

Unabhängig davon können tägliche Morgenroutinen dafür sorgen, die Arbeit positiv gestimmt zu beginnen. Bei einem Mitarbeitenden wird es eine Meditation zur Einstimmung des Tages sein, andere beginnen mit dem Morgenkaffee oder einem kurzen Podcast. Es wirkt sich positiv auf die Arbeitsatmosphäre aus, wenn alle Teammitglieder diese Routinen kennen und akzeptieren. In der ersten Phase hoher Leistungsfähigkeit gilt es, schwierige oder ungeliebte Aufgaben in Angriff zu nehmen. Die Betrachtungsweise, was darunter zu verstehen ist, wird dabei von einem Mitarbeitenden zum anderen variieren. Dieses als „Eat the Frog“ bezeichnete Konzept beruht auf der Tatsache, dass durch die Erfüllung derartiger Aufgaben, die oft auch nur wenig Zeit in Anspruch nehmen, ein großer Motivationsschub erreicht wird.

Im wöchentlichen Arbeitsplan sind jedem Mitarbeitenden unbedingt individuell angepasste Zeiten für ein ablenkungsfreies Arbeiten zu gewähren. Die als Hochproduktivitätsphasen gekennzeichneten Tagesabschnitte sollten im Gruppenterminkalender gekennzeichnet werden und dadurch den anderen Mitarbeitenden bekannt sein. Das fokussierte Arbeiten darf nicht durch Meetings oder individuelle Rückfragen unterbrochen werden.

8. Work-Life-Balance ist in die Wochenplanung miteinzubeziehen

In der modernen Arbeitswelt mit ihren vielfältigen digitalen Hilfsmitteln verschwimmen die Grenzen zwischen der beruflichen Tätigkeit und dem Privatleben immer häufiger. Viele Menschen nutzen ihr Smartphone während der Freizeit oder selbst im Urlaub für einen kurzen Blick in ihr geschäftliches E-Mail-Postfach oder auf den Messengerdienst. Die Probleme des Arbeitsalltags werden so ganz schnell zum ununterbrochenen Begleiter und lassen kaum noch Raum für tatsächliche Entspannung. In einen wöchentlichen Kalenderplan gehört deshalb die ganz bewusste Aufnahme von Freizeitaktivitäten, verbunden mit einer Abschaltung des Diensthandys. Die beste Lösung für eine gesunde Work-Life-Balance besteht darin, sich bestimmte tägliche Routinen anzueignen, bei denen es gelingt, sich von den Aufgaben der beruflichen Tätigkeit gänzlich freizumachen.

Dazu einige Tipps. Ernähren Sie sich gesund. Statt Fastfood zu bestellen, eignet sich die Zubereitung einer Mahlzeit aus frischen Lebensmitteln ausgezeichnet dafür, die Konzentration auf diese Tätigkeit zu fokussieren. Der Einkauf, das Rezept für die Zubereitung und diese selbst sind eine gute Ablenkung vom Arbeitsalltag.

Sportliche Betätigung schafft einen Ausgleich für den Bewegungsmangel bei der Büroarbeit. Die Bewegung in freier Natur sorgt gleichzeitig für die Verbesserung des Fitnesszustandes und steigert damit wiederum die Leistungsfähigkeit im Job. Sie ist auch eine gute Basis für einen gesunden Schlaf, der zu den wichtigsten Faktoren einer ausgewogenen Work-Life-Balance gehört.