Mitarbeiter-Offboarding-Prozess: Die wesentliche Checkliste für einen reibungslosen Übergang

Mitarbeiterkündigungen sind auf verschiedene Ursachen zurückzuführen. Einerseits kann es erforderlich werden, dass ein Unternehmen aufgrund wirtschaftlicher Schwierigkeiten oder weil ein Fehlverhalten des Arbeitnehmers vorliegt bzw. dieser den fachlichen Anforderungen nicht gerecht wird, eine Kündigung ausspricht. Andererseits beendet ein Mitarbeiter sein Arbeitsverhältnis aus persönlichen Gründen oder weil die Tätigkeit nicht seinen Wunschvorstellungen entspricht. Ganz gleich, welche Gründe vorliegen, das Entlassen von Teammitgliedern ist fast immer mit Emotionen verbunden. Die Erstellung einer Checkliste für das Mitarbeiter-Offboarding gewährleistet den rechtssicheren Prozess und kann dafür sorgen, dass beide Seiten – sowohl Arbeitnehmer als auch Arbeitgeber – im Guten auseinandergehen.

Denn ohne einen klar dokumentierten Ablauf kann es passieren, dass Verfahrensschritte vergessen werden oder das Unternehmen sich einem Sicherheitsrisiko aussetzt. Rechtsstreits und irreparabel zerstörte Verhältnisse zwischen dem ehemaligen Mitarbeiter und dem Unternehmen wären das Ergebnis.

Die nachfolgenden neun Verfahrensschritte mit ihren ausführlichen Erläuterungen können als Vorlage für eine Checkliste zum korrekten Offboarding von Mitarbeitern genutzt werden.

1. Das Management des Mitarbeiteraustritts beginnt mit dem Kündigungsschreiben

Die Kündigung des Arbeitsverhältnisses muss nach deutschem Recht gemäß § 623 BGB grundsätzlich in schriftlicher Form erfolgen, sofern ein unbefristetes Arbeitsverhältnis zwischen dem Unternehmen und einem Mitarbeiter besteht. Das betrifft beide Seiten, Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Bei einer Kündigung sind die im Arbeitsvertrag vereinbarten Kündigungsfristen zu beachten. Die strengen gesetzlichen deutschen Vorschriften können dabei die arbeitsvertraglichen Vereinbarungen bei langjährig Beschäftigten noch verlängern.

Das Mitarbeiter-Offboarding beginnt also mit dem Kündigungsschreiben. Befindet sich ein Unternehmen in einer unangenehmen Situation und muss aufgrund wirtschaftlicher Probleme Entlassungen vornehmen, bedarf es eines Kommunikationsplans, der auf Empathie beruht. Keinesfalls sollten unpersönliche Kündigungsschreiben verschickt werden. Ein persönliches Gespräch, das die unvermeidbaren Gründe erläutert, zeugt nicht nur von Anstand, sondern vermittelt auch das notwendige Maß an Wertschätzung für die geleistete Arbeit.

Erfolgt die Kündigung durch den Mitarbeiter, besteht nach deutschem Arbeitsrecht keine Verpflichtung zur Angabe eines Grundes. Der Arbeitgeber muss dem Mitarbeiter neben der schriftlichen Bestätigung des Kündigungstermins eine Checkliste für den Offboarding-Prozess übergeben. Diese beinhaltet die nachfolgend noch genauer erklärte Verfahrensweise bis zum endgültigen Ausschluss aus dem Unternehmen.

2. Kommunikation nimmt eine Schlüsselrolle im Mitarbeiter-Offboarding ein

Der Offboarding-Prozess im HR muss immer eine konsistente Kommunikation beinhalten, damit er erfolgreich verläuft und bei allen Beteiligten einen positiven Eindruck über die zurückliegende Arbeitsbeziehung hinterlässt. Personalverantwortliche sollten sich offen und transparent über die Rechte der Mitarbeiter im Offboarding-Prozess äußern. Dazu gehören mögliche Abfindungen oder sonstige Leistungen, zum Beispiel die Übertragung der Ansprüche einer Betriebsrente auf einen neuen Arbeitgeber, die dem Mitarbeiter entsprechend bestehender Unternehmensvereinbarungen zustehen. Ebenso wichtig ist die Erörterung eines Zeitplans mit den auszuführenden Tätigkeiten bis zum Ausscheiden aus dem Arbeitsprozess. Bestehen arbeitsvertragliche Regelungen, die eine Freistellung des Mitarbeiters von seiner Arbeit bis zum Ablauf der Kündigungsfrist ermöglichen und wird diese Option vom Arbeitgeber genutzt, sollten dem Arbeitnehmer die Gründe erläutert werden.

Korrektes Mitarbeiter-Offboarding beinhaltet immer die Information des Teams darüber, dass ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt. Private Kündigungsgründe müssen dabei vertraulich behandelt werden. Nichts ist schlimmer, als wenn zuvor bereits Gerüchte kursieren, die nicht den Tatsachen entsprechen. Abhängig von den wahren Ursachen ist nach der Information durch die HR-Abteilung die Reaktion des Teams zu überwachen und das Thema gegebenenfalls in einem Teammeeting anzusprechen.

3. Erstellung der Arbeitspapiere, die dem Mitarbeiter auszuhändigen sind

Ein wichtiger Bestandteil, der zum Mitarbeiter-Offboarding-Prozess gehört und neben der Lohnbuchhaltung auch die HR-Abteilung miteinbezieht, ist die vollständige Ausfertigung der Arbeitspapiere. Die Unterlagen, die dem Arbeitnehmer zum Austrittstermin auszuhändigen sind, beinhalten:

• Ausdruck der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung auf dem amtlichen Muster und Lohnnachweis

• Arbeitszeugnis und auf Anfrage ein qualifiziertes Zeugnis

• Urlaubsbescheinigung über gewährten oder abgegoltenen Urlaub

• ausgefüllte Arbeitsbescheinigung nach § 312 SGB III

• Dokumente zur betrieblichen Altersversorgung

Jugendlichen Arbeitnehmern ist zudem eine Gesundheitsbescheinigung, ausländischen Mitarbeitern gegebenenfalls eine Arbeitsgenehmigung zu übergeben.

Die im Arbeitszeugnis enthaltenen Angaben müssen vollständig, wahr und wohlwollend sein. Für das Streamlining des Mitarbeiter-Offboardings ist in diesem Zusammenhang der Einsatz einer geeigneten HR-Software von großem Nutzen. Auf Grundlage strukturierter Personaldaten, der Einbindung des Mitarbeiters in die Teamstruktur und hinterlegter Arbeitsberichte lässt sich ein qualifiziertes Zeugnis erstellen.

Der Arbeitnehmer hat allerdings keinen Anspruch auf die Herausgabe seiner Personalakte. Die Einsichtnahme ist allerdings auch noch während der gesamten Aufbewahrungsfrist von drei Jahren nach der Kündigung zu gestatten.

4. Den Prozess der Arbeitsübergabe planen

Verlässt ein Mitarbeiter das Unternehmen, der im Vertrieb oder Service arbeitet, müssen zunächst alle Stammkunden darüber informiert werden, dass eine neue Servicebeziehung aufzubauen ist. Um einen reibungslosen Übergang planen zu können, müssen alle laufenden Vorgänge analysiert werden. Das betrifft besonders Verkaufsprozesse, die sich vor dem Abschluss befinden oder ein Supportproblem, dessen Lösung aussteht. Ein leistungsfähiges CRM, in dem alle Kundenprozesse nachvollziehbar dokumentiert sind, bietet für diesen Fall die beste Unterstützung.

Das Mitarbeiter-Offboarding sollte in jedem Fall eine weitere funktionierende Zusammenarbeit mit dem zu entlassenden Mitarbeiter anstreben und einen Übergabeprozess integrieren, bei dem wesentliche Arbeitsinhalte für einen Nachfolger zusammengestellt werden können.

Im Idealfall verfügt das Unternehmen über ein Wissensmanagementsystem, indem alle Mitarbeiter ihre Tätigkeiten dokumentieren und den gesammelten Erfahrungsschatz speichern. Neben dem Wissenstransfer ist es notwendig, Informationen, Dokumente und Dateien zusammenzutragen, auf die ein künftiger Nachfolger Zugriff benötigt.

Durch die Erstellung einer separaten To-do-Liste sind alle noch zu erledigenden Aufgaben zu registrieren und gegebenenfalls neu zu verteilen, damit die laufende Projektbearbeitung des Teams nicht ins Stocken gerät.

5. Rückgabe des Firmeneigentums veranlassen und Sicherheitsvorkehrungen treffen

Damit im Offboarding-Prozess Verschwendung reduziert wird, zeichnet sich ein gutes HR-Management unter anderem dadurch aus, dass eine spezifisch zugeordnete Inventarliste für den einzelnen Mitarbeiter dafür sorgt, das Unternehmenseigentum aus der Nutzung eines entlassenen Mitarbeiters an das Unternehmen zurückzuführen. Spätestens am letzten Arbeitstag sind alle technischen Geräte, wie Notebooks, Tablets, Mobiltelefone und weitere für die Tätigkeit erforderliche Arbeitsmittel, wie zum Beispiel Schlüssel oder Chipkarten für den Firmenzugang, Parkscheine und Firmenkreditkarten, zurückzugeben. Befragungen zeigen, dass mehr als ein Viertel der Unternehmen fast 10 % ihres Technologievermögens verliert, weil beim Mitarbeiter-Offboarding nicht auf die Rückgabe aller Arbeitsgeräte geachtet wurde.

Effektive Offboarding-Strategien beinhalten zudem solche Kriterien wie die Unternehmenssicherheit und die Erreichbarkeit für den Kunden. Nicht immer verläuft eine Kündigung einvernehmlich. Verlässt ein Mitarbeiter das Unternehmen in Frust, sind mit dem Eingang des Kündigungsschreibens sofort alle Softwarezugänge zu deaktivieren und die Passwörter zurückzusetzen. Gleiches gilt für das E-Mailkonto und alle Social-Media-Konten, die im Zusammenhang mit der Arbeitstätigkeit genutzt wurden. Um Anfragen von Kunden zu ermöglichen, sollte eine Weiterleitung der bisherigen Accounts auf das Konto eines anderen Mitarbeiters sichergestellt werden.

6. Exit-Interviews zum Erlangen von Feedbacks organisieren

Ganz gleich, welche Umstände zur Kündigung geführt haben, das Angebot zu einem Exit-Interview gehört unbedingt zum Mitarbeiter-Offboarding. Darauf sollte keinesfalls verzichtet werden. Akzeptiert der Mitarbeiter das Abschiedsgespräch und steht diesem aufgeschlossen gegenüber, kann der HR-Manager wichtige Schlussfolgerungen für die Entwicklung der Zusammenarbeit innerhalb der Teams ziehen.

Zum Beginn des Gesprächs sollte der entlassene Mitarbeiter dazu ermutigt werden, offen und ehrlich seine Tätigkeit zu reflektieren. Erfolgte die Kündigung vom Arbeitnehmer, sind seine Beweggründe unter Zusicherung der Vertraulichkeit zu erforschen. Mit aktivem Zuhören und gezielten Fragestellungen kann der HR-Manager wertvolle Hinweise über die Probleme während der Tätigkeit des Arbeitnehmers erlangen. Durch eine genaue Analyse mehrerer solcher Gespräche lassen sich Muster oder wiederkehrende Themen erkennen, die Kündigungen auslösen. Jedes Exit-Interview besitzt das Potenzial, um Verbesserungen im Unternehmen zu initiieren. Auch wenn der Mitarbeiter seine Tätigkeit beendet, besteht durch sein Ausscheiden kein Grund zur Feindseligkeit. Professionalität im Umgang mit dem Thema signalisiert eine gute Arbeitskultur. Das unterstützt das Image bei allen Beschäftigten und fördert den Ruf des Unternehmens nach außen.

7. Eine Danksagung in den Mitarbeiter-Abschiedsprozess integrieren

Das Thema Kündigung wird oft von negativen Emotionen begleitet. Wie man professionell mit der Causa umgeht, wurde bereits in den vorherigen Abschnitten mehrfach erklärt. Eine Danksagung für die geleistete Arbeit sollte beim Mitarbeiter-Offboarding nicht fehlen, besonders dann nicht, wenn es sich um einen langjährig Beschäftigten handelt. Das Unternehmen kann sich noch einmal von seiner besten Seite zeigen und damit auch den Respekt bei allen verbleibenden Teammitgliedern steigern sowie dem entlassenen Mitarbeiter Anerkennung für die erbrachten Leistungen zeigen. Für remote Tätige eignet sich dafür zum Beispiel ein Feed in den Unternehmensnews.

Verläuft der Offboarding-Prozess einvernehmlich, ist eine Abschiedsparty keine schlechte Idee für die Danksagung. Innerhalb des Teams sind oft persönliche Kontakte entstanden, enge Arbeitsbeziehungen haben sich entwickelt. Jetzt hat jeder die Möglichkeit, sich noch einmal persönlich an den Arbeitskollegen zu wenden und über gemeinsame Erlebnisse zu plaudern. Ein Dankesschreiben und ein personalisiertes Geschenk als Wertschätzung können von Seiten der Unternehmensführung die Würdigung der Arbeitsergebnisse unterstützen. Durch eine solche Geste bleibt auch die Tür für eine spätere erneute Zusammenarbeit geöffnet.

8. Onboarding und Offboarding von Mitarbeitern kombinieren

Effektives HR-Management wird dadurch gekennzeichnet, dass es gut vorbereitet auf eine Mitarbeiterkündigung reagiert. Beste Praktiken im Offboarding beinhalten deshalb einen Nachfolgeplan. Dabei muss es sich nicht zwangsläufig um das Onboarding eines neuen Mitarbeiters handeln. Da dieser Prozess in der Regel recht aufwendig ist, gibt es die Alternative zur Neubesetzung einer offenen Stelle durch vorhandenes Personal, möglicherweise einhergehend mit einer Umstrukturierung des Teams, aus dem ein Mitarbeiter aussteigt. Der konsequente Einsatz von HR-Managementsoftware, wie Bitrix24 sie zur Verfügung stellt, bietet die besten Voraussetzungen dafür, auf Grundlage der erfassten Personaldaten – inklusive der entsprechenden Qualifikationen - eine interne Neubesetzung der Arbeitsstelle vorzunehmen.

Es gibt auch noch zwei andere Möglichkeiten, eine offene Position im Unternehmen zu besetzen. Vielleicht ist ein ehemaliger Mitarbeiter mit seiner neu erlangten Qualifikation ideal für die Aufgabe geeignet. Verlief sein damaliges Mitarbeiter-Offboarding einvernehmlich und besteht deshalb noch Kontakt, bietet sich eine gute Chance zur Wiedereinstellung. Die andere Möglichkeit besteht darin, das Exit-Interview in ein “Bleibegespräch“ zu verwandeln. Etwa dann, wenn das durch den Mitarbeiter erhaltene Feedback, für ihn zu attraktiven Änderungen seiner Arbeitsbedingungen führt.

9. Die richtigen Softwaretools für das Mitarbeiter-Offboarding auswählen

Softwaretools stellen ein wertvolles Werkzeug für Unternehmen im komplexen Prozess der Verwaltung eines Kündigungsprozesses dar und können vor allem die Verschwendung im Offboarding-Prozess reduzieren.

Leistungsfähige Softwareprodukte wie Bitrix24 kombinieren dabei alle Funktionalitäten aus dem Bereich der HR-Verwaltung mit den Lösungen des Projektmanagements, die auch im Offboarding-Prozess zum Einsatz kommen können. So lassen sich Checklisten innerhalb der Aufgabenverwaltung erstellen, die alle notwendigen Schritte des Kündigungsprozesses erfassen. Workflows führen durch den gesamten Prozess, wie die Bestätigung der Rückgabe von Vermögenswerten und die Kennzeichnung derselben in der Inventarliste.

Die Kommunikationsplattform dient mit ihren vielfältigen Möglichkeiten zur Übermittlung der Information über die Entlassung eines Mitarbeiters an Teammitglieder, die remote arbeiten, und an alle wichtigen Stakeholder.

Dokumentenmanagementsysteme helfen bei der Bereitstellung und Archivierung wichtiger Unterlagen, die ein ausscheidender Mitarbeiter im Unternehmen hinterlässt und die einem Nachfolger zur Verfügung stehen müssen.

Automatische Benachrichtigungen an die IT-Abteilung sorgen schließlich dafür, dass mit der Kündigung in der entsprechenden Reihenfolge bis zum Austrittstermin alle Software-Accounts deaktiviert, Passwörter zurückgesetzt und E-Mail-Adressen gelöscht werden.

Die Implementierung geeigneter Softwaretools kann vor allem die Compliance und Sicherheit des Offboarding-Prozesses unterstützen und gewährleistet zugleich eine bessere Effizienz für das Unternehmen.

Fazit: Mit dem richtigen Workflow gelingt der Offboarding-Prozess

Jedes Offboarding muss nach deutschem Arbeitsrecht mit einer schriftlichen Kündigung unter Einhaltung der arbeitsvertraglichen und gesetzlichen Fristen eingeleitet werden. Eine gute Kommunikation zwischen dem Mitarbeiter und Unternehmen, sowie mit allen Teammitgliedern und den wichtigsten Kunden erleichtert diesen schwierigen Prozess für alle Beteiligten. Der Arbeitgeber ist verpflichtet, alle notwendigen Arbeitspapiere zu erstellen und auszuhändigen sowie Endgeld- und Urlaubsansprüche zu begleichen. Mit dem Mitarbeiter sind Fristen zur Rückgabe von Firmeneigentum und eine Übergabe von Projektunterlagen abzustimmen. Ein Exit-Interview liefert wichtige Feedbacks für das Unternehmen, die Danksagung an den Arbeitnehmer kann ein Abschied ohne negative Empfindungen unterstützen. Der Einsatz leistungsfähiger Softwaretools hilft beim reibungslosen Ablauf des Offboardings. Durch die Einhaltung dieser Schrittfolge wird die Beendigung des Arbeitsverhältnisses eines Mitarbeiters unter Einhaltung der Compliance gelingen.

FAQs

Zu den Standard-Schritten des Offboarding-Prozesses gehören:

• Schriftliche Kündigung (gemäß den gesetzlichen Vorschriften in Deutschland)
• Aushändigung der Arbeitspapiere
• Begleichung ausstehender Lohnzahlungen
• Vereinbarung zum Resturlaub
• Rückgabe des Firmeneigentums
• Übergabe aller wichtigen Unterlagen und Informationen durch den Mitarbeiter an das Unternehmen

Für den Ablauf des Austrittsprozesses für Mitarbeiter gibt es einige einzuhaltende Regelungen, wie die Einreichung einer schriftlichen Kündigung, die Rückgabe von Unternehmenseigentum und die Übergabe von Dokumenten und Informationen zur Weiterführung der Projektarbeit. Darüber hinaus sollten Mitarbeiter und Kunden über die Kündigungsentscheidung informiert werden.

Die Ziele des Mitarbeiter-Offboardings sind unternehmensabhängig und können variieren. Grundsätzlich sollen sie die Rückgabe des Unternehmenseigentums durch den zu entlassenden Mitarbeiter sichern, die Einhaltung der Rechtsvorschriften und die Sicherheit – zum Beispiel durch die Sperrung von Zugängen zu Softwaretools – gewährleisten sowie der Vermeidung von Rechtsstreitigkeiten dienen.

Eine Offboarding-Checkliste ist wichtig, da sie dabei hilft den Prozess der Kündigung eines Mitarbeiters effizient und rechtssicher zu gestalten. Die Checkliste sorgt für Transparenz bei allen Beteiligten. Sie führt chronologisch durch den Prozess des Offboardings, sichert die Einhaltung aller Vorschriften, die Aushändigung der Arbeitspapiere und schließt mit einer würdigen Verabschiedung ab.