KI-Assistenten im Arbeitsalltag: 8 praktische Anwendungen

Als KI-Assistent wird eine Software bezeichnet, die auf Technologien wie natürlicher Sprachverarbeitung und maschinellem Lernen basiert. Entwicklungsziel war es, Interaktionen von Menschen nachzuahmen, um einen Teil ihrer Aufgaben – vor allem repetitive - übernehmen zu können. Der KI-Assistent am Arbeitsplatz ist vielseitig einsetzbar und hilft im Unternehmensalltag bei verschiedenen Verwaltungsaufgaben, der Automatisierung von Prozessen oder der Überwachung von Hard- und Software.

Neben der Prozessautomatisierung führt der Einsatz intelligenter Software zu höherer Effizienz und Produktivität, einer Reduzierung von Fehlern und damit verbundenen Wettbewerbsvorteilen gegenüber Konkurrenten. Einer der Hauptvorteile liegt in der Möglichkeit, den Kundensupport zu verbessern und damit die Kundenzufriedenheit zu steigern, da Software unbeeinflusst von Emotionen Auskünfte erteilt und praktisch immer verfügbar ist.

Aus einer Fülle möglicher Anwendungsbereiche stellt der folgende Artikel acht praktische Anwendungsfälle für den Einsatz künstlicher Intelligenz vor, die sich im Alltag bereits bewährt haben und auf die ein modernes Unternehmen keinesfalls verzichten sollte.

1. Den KI-Assistenten am Arbeitsplatz zur Optimierung der Kommunikation nutzen

Effizienz erlangt im Projektmanagement immer größere Bedeutung. Schnelle Informationsbeschaffung spielt in diesem Zusammenhang eine wesentliche Rolle. Virtuelle KI-Assistenten sind in der Lage, innerhalb kürzester Zeit riesige Datenmengen aus unterschiedlichen Quellen zu durchsuchen, Informationen nach ihrem Wert zu beurteilen und für den Mitarbeiter in geeigneter Form aufzubereiten.

KI-Assistenten für den Arbeitsplatz verbessern sowohl die Kommunikation mit Kunden als auch innerhalb des Teams durch klare und fachbezogene Formulierungen. Auf dieser Basis lassen sich E-Mails professioneller beantworten und Mitarbeiterfragen fachlich einwandfrei klären. Missverständnisse werden weitestgehend vermieden. Besonders in international agierenden Unternehmen leisten Algorithmen auf der Basis künstlicher Intelligenz einen wertvollen Beitrag, indem sie den Informationsaustausch über Sprachbarrieren hinweg fördern. Übersetzung in Echtzeit gestattet es Fachleuten, in ihrer Muttersprache zu kommunizieren.

Schließlich helfen KI-Assistenten dabei, inklusivere Kommunikationspraktiken zu fördern, indem sie darauf achten, dass in Meetings alle Teammitglieder gleichermaßen zu Wort kommen.

2. Automatisierung von Büroaufgaben durch Implementierung künstlicher Intelligenz

Die Automatisierung von Routineaufgaben durch den KI-Assistenten am Arbeitsplatz beeinflusst den Arbeitsalltag in vielerlei Hinsicht positiv. Mitarbeiter können sich auf kreative Arbeiten konzentrieren, während repetitive Aufgaben effizient erledigt werden. Damit verbunden sind die Steigerung der Produktivität, die Reduzierung von Fehlern, die Verbesserung der Kommunikation – Beispiele im Abschnitt zuvor – und eine Erhöhung der Mitarbeiterzufriedenheit.

Das soll anhand der Prozessautomatisierung mit KI durch den Einsatz der von Bitrix24 entwickelten Software CoPilot bei der Aufgabenautomatisierung belegt werden. Bereits bei der Aufgabenerstellung tritt die Produktivitätssteigerung ein. Aus kurzen Anweisungen erstellt der CoPilot vollständige und gut verständliche Aufgabenbeschreibungen. Aus umfangreichen Detailbeschreibungen generiert das Tool automatische Checklisten zur vollständigen Bearbeitung der Aufgabe. Feedbacks der Mitarbeiter zu den Aufgabenstellungen werden analysiert und zusammengestellt, was Rückantwortzeiten deutlich minimiert.

Ein weiteres Beispiel für die Prozessautomatisierung mit KI ist die automatisierte Dateneingabe. Der KI-Assistent am Arbeitsplatz hilft bei der Datenerfassung. Dabei werden Informationen aus unterschiedlichen Quellen extrahiert und in eine strukturierte Form gebracht, die zur Weiterverarbeitung im CRM- oder ERP-System notwendig ist. Mit der Datenerfassung wird gleichzeitig ein Dublettencheck vorgenommen, um redundante Informationen zu vermeiden.

3. KI-gestützte Analysen, um datengetriebene Entscheidungen zu treffen

Durch spezifische Auswertung vorhandener Unternehmensdaten lassen sich fundierte Entscheidungen treffen. Der Einsatz von KI in Geschäftsprozessen bietet objektive Einblicke in Arbeitsprozesse und trägt dazu bei, die Produktivität unter Vermeidung von Risiken zu erhöhen. Wie KI-gestützte Entscheidungsfindung konkret funktioniert, sollen die folgenden Beispiele verdeutlichen.

• Signifikante Vorteile lassen sich durch Echtzeitanalyse von Beständen, Lieferantendaten und Marktnachfragen erzielen, um Lieferketten zu optimieren. Der KI-Assistent am Arbeitsplatz gestattet logistische Entscheidungen, die zur Verbesserung des Supply-Chain-Managements und damit gleichzeitig zu einer Kostenreduzierung führen.

• Prädiktive Analytik führt zu effektiveren Wartungsintervallen von Maschinen im produzierenden Gewerbe. Die Auswertung von Maschinendaten in Echtzeit und eine mittels künstlicher Intelligenz gesteuerte Vorhersage möglicher Störungen lässt die Planung von Wartungsintervallen zu, die Maschinenausfällen vorbeugen.

• KI-gestützte Analysen helfen dem Vertrieb, die im CRM erfassten Leads nach objektiven Gesichtspunkten zu bewerten und damit Verkaufschancen zu erkennen. Andererseits lässt sich auf diese Weise das Churn Management steuern, das heißt, Kunden können gezielt angesprochen werden, um eine Abwanderung zu vermeiden.

• Anstehende Investitionsentscheidungen im Unternehmen werden durch KI-gestützte Bewertungen hinsichtlich finanzieller Risiken oder Liquiditätsproblemen unterstützt.

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4. Kundensupport mit der Nutzung von Chatbots verbessern

KI-gestützte Chatbots gehören bereits seit einiger Zeit zum Arbeitsalltag der Support-Teams. Aus Kundensicht liegen die wesentlichen Vorteile des Einsatzes in der Verfügbarkeit, denn der Chatbot ist praktisch immer betriebsbereit, sowie in der schnellen Reaktionszeit. Niemand muss mehr minutenlange Wartezeiten am Telefon in Kauf nehmen, die Anfrage wird in der Regel innerhalb weniger Sekunden bearbeitet. Künstliche Intelligenz erlaubt maschinelles Lernen im Business. Das befähigt die Algorithmen, immer mehr Kunden durch ständig wachsendes Wissen eine befriedigende Lösung ihrer Probleme anzubieten. Standardanfragen und ihre Beantwortung lassen sich zudem über den KI-Assistenten in einer FAQ-Datenbank ablegen. Das entlastet Servicemitarbeiter von Routineaufgaben und schafft Freiraum für die Bearbeitung komplexer Aufgabenstellungen.

Chatbots sind – richtig eingesetzt - ein anerkanntes Mittel zur Verbesserung der Kundenzufriedenheit. Neben der bereits genannten Verfügbarkeit bietet die Nutzung künstlicher Intelligenz den großen Vorteil sehr schneller Datenrecherche in Echtzeit. Damit können anhand bereits vorliegender Kundendaten Antworten personalisiert und an die individuellen Bedürfnisse des Konsumenten angepasst werden. Da Stimmungsschwankungen einem Chatbot fremd sind, erhält der Anfragende stets eine freundliche Antwort.

5. Hohe KI-gestützte Produktivität bietet die Integration in Recruiting- und HR-Prozesse

Eine wesentliche Rolle kann der KI-Assistent am Arbeitsplatz bei der Qualitätsverbesserung des Recruiting-Prozesses übernehmen. Bewerberprofile werden ohne subjektive Beeinflussung – ein nicht zu vernachlässigender Faktor bei der menschlichen Bewertung – analysiert. Das Risiko von Fehlentscheidungen lässt sich dadurch minimieren. Durch künstliche Intelligenz gesteuerte Algorithmen identifizieren aus Formulierungen oder über Recherchen in den Social Media Profilen des Kandidaten versteckte Talente, die HR-Mitarbeitern entgehen können. KI-Assistenten entwickeln personalisierte zusätzliche Anfragen an den Bewerber und treten mit ihm in Kontakt, was einen positiven Einfluss auf dessen Candidate Experience hat. Der KI-Einsatz führt außerdem zur Automatisierung repetitiver Aufgaben. Neben der zuvor beschriebenen Vorauswahl von Kandidaten, kann die Planung und Abstimmung der Termine für Bewerbergespräche und die Ausarbeitung von Inhalten zur Konversation übernommen werden.

Der KI-Assistent unterstützt aber nicht nur den Recruiting-Prozess, er hilft auch bei der Mitarbeiterentwicklung und der Bindung. KI-Tools erkennen Muster, die auf Unzufriedenheit hinweisen und damit verbunden auf eine potenzielle Fluktuation hindeuten. Indem das HR-Team frühzeitig darauf aufmerksam gemacht wird, kann es präventive Maßnahmen zur Verbesserung der Mitarbeiterzufriedenheit ergreifen.

6. Künstliche Intelligenz für personalisierte Marketingstrategien einsetzen

Personalisierte Marketingstrategien haben sich als sehr effizient und erfolgreich erwiesen. Angeboten werden dabei gezielt auf die individuellen Bedürfnisse und das Kaufverhalten der Kunden abgestimmt. Der KI-Assistent leistet einen wichtigen Beitrag zur höheren Relevanz von Werbung und zur Steigerung der Conversion-Rate.

Künstliche Intelligenz hilft bei der automatischen Segmentierung von Kunden in Zielgruppen durch Analyse demografischer und verhaltensbasierter Daten. Das ermöglicht die Entwicklung einer zielgerichteten Ansprache von Interessenten, zum Beispiel im Rahmen von E-Mail-Kampagnen.

Mit Bitrix24 können Sie Ihre Kunden direkt im CRM segmentieren, so dass Sie dann auf Basis von Regeln und Triggern automatisch E-Mails mit einem bestimmten Marketingzweck versenden können – sei es, um Kunden über Produktweiterentwicklungen zu informieren oder ihnen einen Sonderrabatt anzubieten.

Virtuelle KI-Assistenten können auch zur Optimierung der Content-Strategie eingesetzt werden. Durch Analyse der Zugriffe auf die unternehmenseigene Website lässt sich feststellen, welche Inhalte bei bestimmten Zielgruppen besondere Akzeptanz finden. Darauf basierend wird der Inhalt der Internetpräsenz gezielt ausgerichtet. Auch hier unterstützt künstliche Intelligenz die Aufbereitung von Texten und Grafiken. Schließlich liefern A/B-Tests Ergebnisse darüber, welche Inhalte präziser den Kundenwünschen entsprechen.

7. Verbesserte Effizienz im Projektmanagement durch KI-Tools

Richtig eingesetzt, führt der KI-Assistent am Arbeitsplatz zu deutlichen Zeiteinsparungen im Projektmanagement, die sich in einer Effizienzsteigerung niederschlagen. Das beginnt bereits bei der Projektplanung. KI-Algorithmen können historische Daten analysieren und daraus genauere Pläne mit realistischen Zielstellungen entwickeln.

Künstliche Intelligenz hilft auch bei der effizienten Ressourcenplanung. Insbesondere der Mitarbeitereinsatz kann auf der Grundlage freier Termine, der fachlichen Qualität und vorhandenen Erfahrungen optimal erfolgen. Durch Auswertung vorangegangener Projekte lassen sich Team- und Belastungsfähigkeit der Mitarbeiter vorhersagen, um Überlastungen zu vermeiden.

Automatisierte Berichterstattungen nach vorgegebenen Regeln, etwa beim Erreichen von Meilensteinen, sichern die Aussagefähigkeit zu Projektfortschritt, Ressourcenauslastung und Einhaltung wichtiger Kennzahlen. Über verschiedene Möglichkeiten, die Kollaboration mit KI verbessern können, wurde bereits im Abschnitt 1. berichtet.

Da kaum ein Projekt von Anfang bis Ende problemlos bearbeitet werden kann, kommt dem Einsatz von KI-Assistenten im Risikomanagement eine große Bedeutung zu. Durch Auswertung aller verfügbaren Kennzahlen in Echtzeit werden Störungen im Arbeitsablauf frühzeitig erkannt. Proaktives Handeln und Notfallpläne helfen in diesem Fall, die Projektziele zu erfüllen.

8. Cybersicherheit mit KI-Assistenten updaten

Die Stärkung der Cybersicherheit mithilfe virtueller KI-Assistenten hat sich im Arbeitsalltag als effektive Maßnahme erwiesen, um Unternehmen vor einer stetig zunehmenden Bedrohung durch Hackerangriffe zu schützen. Die Sicherheitssoftware analysiert permanent und in Echtzeit den Netzwerkverkehr, einschließlich aller Systemprotokolle und Nutzeraktivitäten. Dabei kann der KI-Assistent am Arbeitsplatz auf globale Informationen zu Cyberangriffs-Mustern und Bedrohungsdaten zugreifen. Durch die Auswertung großer Datenmengen, die sich einer menschlichen Überwachung aufgrund der Komplexität entziehen, werden Anomalien erkannt. Dank dieser frühzeitigen Bedrohungserkennung lassen sich Reaktionsmaßnahmen schneller einleiten.

Mit künstlicher Intelligenz ausgestattete Softwaretools erkennen aber nicht nur Angriffsszenarien, sie ergreifen auch automatisch Abwehrmaßnahmen, etwa durch Blockierung von Schadsoftware oder Isolierung bereits infizierter Hardware. Die Handlungsgeschwindigkeit ist der des Menschen deutlich überlegen, zugleich lassen sich Fehler von Mitarbeitern bei der Abwehr von Cyberangriffen ausschließen.

Eine besondere Funktion der beschriebenen Tools besteht im Aufdecken von Insiderbedrohungen, etwa durch den Missbrauch sensibler Daten. Über die Verhaltensanalysen von Mitarbeitern – Anmeldezeiten, Gerätenutzung, Tastatureingaben oder ungewöhnliche Informationsabfragen – können Schlussfolgerungen auf die Zweckentfremdung der abgefragten Daten gezogen und Sicherheitswarnungen an den zuständigen Administrator ausgegeben werden.

Ohne einen KI-Assistenten am Arbeitsplatz ist der moderne Unternehmensalltag nicht mehr produktiv

Virtuelle Assistenten mit künstlicher Intelligenz übernehmen in modernen Unternehmen immer vielfältigere Aufgaben und steigern Effizienz und Produktivität. Beispiele dafür sind die Optimierung der Kommunikation, eine verbesserte Entscheidungsfindung durch die Möglichkeit zur Verarbeitung sehr großer Datenmengen und einer rationalen Analyse sowie der Kundensupport mit intelligenten Chatbots, die durch maschinelles Lernen ihr Wissen stetig erweitern.

KI unterstützt den Menschen auch bei der Entwicklung personalisierter Marketingstrategien, im Recruiting-Prozess durch objektive Bewertung der Bewerberunterlagen und das Onboarding neuer Mitarbeiter. Da Projektmanagement ohne die Nutzung einer Vielzahl verschiedener Softwaretools kaum noch vorstellbar ist, kommt der Cybersicherheit große Bedeutung zu. Auch hier bieten mit künstlicher Intelligenz ausgestattete Lösungen Hilfe bei der Abwehr von Hackerangriffen oder Insiderbedrohungen.

KI-Assistenten werden seit einiger Zeit von einer ganzen Reihe unterschiedlicher Hersteller angeboten. Von besonderem Vorteil ist die Integration der Funktionen in eine komplexe Unternehmensplattform für Projektmanagement, Vertrieb, Kommunikation und HR-Management, wie sie Bitrix24 bereitstellt. Mit dem KI-Assistent CoPilot wird die Projektplanung unterstützt, lassen sich Aufgaben formulieren und aus den Beschreibungen sogar Checklisten generieren. Für den Vertrieb erstellt das Tool überzeugende Marketingtexte, transkribiert Telefonanrufe und erfasst die Daten im CRM. Durch Robotergesteuerte Prozessautomatisierung (RPA) lassen sich Standard-Workflows, wie die Genehmigung von Dokumenten, Bestellanträge oder Abrechnung mit einer Zeitersparnis von bis zu 80 % automatisieren.

Nicht zuletzt ist der CoPilot ein idealer Helfer innerhalb der internen Unternehmenskommunikation. Als Brainstorming-Partner bewertet die Software Ihre Ideen und ist auch in der Lage, konstruktive Kritik zu äußern.

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