So einfach die technische Anbindung internationaler Teams heute auch erscheint, für das Management gilt es die richtigen Voraussetzungen zu schaffen, damit die gewünschte Produktivität erreicht werden kann. Kulturelle und Sprachbarrieren gilt es ebenso zu überwinden, wie die damit verbundenen Kommunikationshürden. Globale Teams benötigen eine klare Zielstellung und ein gutes Zeitmanagement, damit die Teamarbeit gelingt.
Die anschließenden 10 Tipps werden dabei helfen, dass die globale Zusammenarbeit über Ländergrenzen hinweg ein voller Erfolg wird.
In einem internationalen Team arbeiten Mitarbeitende grenzüberschreitend an verschiedenen Standorten über mehrere Länder verteilt an gemeinsamen Projekten. Ressourcen und Informationen müssen für verschiedene Standorte bereitgestellt werden. Die Zusammenarbeit erfolgt dabei zum größten Teil remote, das heißt, über virtuelle Zugänge mit einer gemeinsam genutzten Projektmanagementsoftware.
Welche Voraussetzungen sind zu erfüllen, damit globale Teams erfolgreich arbeiten?
Eine der wichtigsten Voraussetzungen, damit globale Teams erfolgreich arbeiten, ist geeignete Mitarbeitende einzustellen. Diese müssen neben den fachlichen Qualifikationen auch Integrationsfähigkeit für kulturelle Vielfalt mitbringen. Erfolgreiche globale Teamarbeit erfordert klare Zielsetzungen und ein gutes Zeitmanagement sowie ein hohes Maß an Kommunikationsbereitschaft.
Welche zusätzlichen Aufgaben sind bei der Verwaltung internationaler Teams zu beachten?
Bei der Verwaltung internationaler Teams sind die jeweiligen arbeitsrechtlichen Bedingungen der einzelnen Länder zu beachten. Bei der Gehaltsabrechnung sind die steuerlichen Regelungen zu berücksichtigen. Gleiches gilt für die in der Regel zu leistenden Sozialversicherungsabgaben. Das Gehalt ist in der entsprechenden Landeswährung auszuzahlen.
Welche Software-Tools werden für die globale Teamzusammenarbeit genutzt?
Als wichtige Software-Tools, die für eine globale Teamzusammenarbeit genutzt werden, sind Projektmanagementlösungen und CRM-Systeme (Customer Relationship Management) sowie Kollaborations-Werkzeuge zu nennen. Diese werden bevorzugt als Services in der Cloud bereitgestellt, was den Zugriff zeit- und ortsunabhängig macht und den Wartungsaufwand auf den Dienstleistenden überträgt.
1. Globale Teamzusammenarbeit funktioniert am besten nach einem persönlichen Kennenlernen
Internationale Teamzusammenarbeit basiert in hohem Maße auf Vertrauen. Es gibt internationale Standards wie Teams gemeinsam an Projekten arbeiten sollen. Trotzdem ist davon auszugehen, dass unterschiedliche Kulturkreise anders auf Lob oder Kritik reagieren, persönliche Dinge gegenüber den unmittelbaren Mitarbeitenden oder Teamleiter•innen äußern oder eben nicht. Durch diese Unterschiede ergeben sich Erwartungshaltungen, die es auszuloten gilt. Der Aufbau einer Unternehmenskultur, die nicht nur eine internationale Teamarbeit beinhaltet, sondern diese auch bewusst fördert, bedingt das persönliche Kennenlernen. Die globale Teamzusammenarbeit sollte deshalb am besten mit einem Kick-off-Meeting beginnen, bei dem sich die Mitglieder der Projektteams persönlich näherkommen. Ein externer Teamcoach, der Erfahrungen mit der Kultur der Länder aller Teammitarbeitenden besitzt, kann die ersten Anlaufschwierigkeiten überbrücken und bei Missverständnissen helfend zur Seite stehen.
Bei einem ersten persönlichen Treffen sollte es allerdings nicht bleiben. Es ist eine gute Idee, solche Teammeetings jährlich zu veranstalten. Ist dies aus Budgetgründen oder einer zu großen Entfernung zwischen den einzelnen Arbeitsorten nicht möglich, bietet eine Videokonferenz, die immer mit einem Smalltalk beginnen sollte, eine mögliche Alternative.
2. Internationale Teamzusammenarbeit erfordert ein wirksames Zeitmanagement
Das Kick-off-Meeting dient in erster Linie dem Kennenlernen. Damit die globale Teamzusammenarbeit richtig funktioniert, muss aber ein Thema bereits bei diesem ersten Zusammentreffen der Mitarbeitenden diskutiert werden: der Umgang mit der Zeit. Arbeiten die Teams über Zeitzonen und Kontinente verteilt, gilt es die Besonderheiten für das Zeitverständnis zu beachten. In einigen Ländern, wie beispielsweise Indien, werden Zeitvorgaben deutlich flexibler gehandhabt als in Deutschland oder Japan. Hinzu kommt, dass es nicht in allen Ländern Arbeitszeitvorschriften gibt, die sich auf eine 40-Stunden-Woche beziehen. Bei der internationalen Teamarbeit müssen diese Faktoren berücksichtigt werden.
Der Umgang mit der Zeit muss proaktiv gemanaged werden. Arbeitszeiten sollten nach Möglichkeit flexibel eingesetzt werden können. Die zeitliche Verfügbarkeit in unterschiedlichen Zeitzonen kann bei der Projektplanung zum Vorteil genutzt werden, wenn die Aufgaben und Prozessflüsse richtig geplant sind. Dabei hilft der Einsatz einer geeigneten Projektmanagementsoftware, da sie solche Einflüsse berücksichtigt.
Die Terminplanung – beispielsweise für das nächste Teammeeting – ist längerfristig abzustimmen. Ein richtiger Gruppenterminkalender und Terminplaner sind dabei das richtige Mittel der Wahl.
3. Entwicklung gemeinsamer Ziele bei der Projektarbeit vernetzter Teams hat hohe Priorität
Nach dem Kennenlernen gilt es die gemeinsamen Ziele der Projektarbeit zu definieren. Das Grundverständnis des Projektmanagements muss mit allen Mitarbeitenden abgestimmt werden, bestimmte Spielregeln und Umgangsformen sind zu definieren, die von allen Beteiligten akzeptiert werden. Dadurch entsteht eine eigene Teamkultur.
Projektziele und Aufgaben sind schriftlich festzuhalten. Dabei ist es wichtig, die Dokumente nicht nur in einer Sprache zur Verfügung zu stellen. Idealerweise sind jegliche Unterlagen in der Muttersprache der Teammitglieder zu erstellen. Ist das nicht in jedem Fall möglich, muss es mindestens eine englische Version der Dokumente geben, wenn dies nicht die Unternehmenssprache ist. Auf die gleiche Weise ist der Projektfortschritt zu dokumentieren. Ein cloudbasiertes Dokumentenmanagementsystem bietet dafür die beste Unterstützung.
Neben der Formulierung der Ziele gehört zu einer erfolgreichen Projektarbeit auch die Zuweisung von Verantwortlichkeiten. Gerade bei agilen Teams ist nicht die Vorgabe einzelner Arbeitsschritte zielführend, sondern das Vertrauen in eine termingerechte Lösung. Trotzdem oder gerade deshalb bedarf es eines Monitorings für die Bewertung der Mitarbeitenden. Das geeignete Personalmanagement-System unterstützt die globale Teamzusammenarbeit und ermöglicht die Auswertung der erbrachten Leistungen aller Teammitglieder.
4. Internationale Teamarbeit gelingt nur mit umfassender Ressourcenbereitstellung
Eine der wesentlichsten Aufgaben, damit die globale Teamzusammenarbeit reibungslos funktioniert, ist die Bereitstellung aller benötigten Ressourcen zu jedem Zeitpunkt. Vernetzte Teams, die in verschiedenen Zeitzonen tätig sind, benötigen Zugriff auf Informationen und Tools, auch dann, wenn andere Mitarbeitende ihre Tagesaufgaben bereits abgeschlossen haben. Eine Projektmanagementsoftware auf SaaS-Basis, also cloudbasiert zur Verfügung gestellt, bietet genau diese Funktion. Ein auf gleicher Basis funktionierendes Dokumentenmanagementsystem gewährleistet den Zugriff auf die Arbeitsergebnisse von Teammitgliedern, die gerade nicht tätig sind, sowie auf Berichte und Statistiken. Agile Teams setzen zudem auf mobile Apps, die eine Arbeitsweise nicht nur zeitunabhänig, sondern auch ortsunabhängig unterstützen.
Von besonderer Bedeutung für die internationale Teamarbeit ist der Aufbau einer mehrsprachigen Wissensdatenbank. In dieser werden wichtige Erkenntnisse und neue Lösungen bei der Erfüllung von Aufgabenstellungen hinterlegt. Wissensmanagementlösungen helfen den Teammitgliedern dabei, Antworten auf Fragen zu finden, die sie ihren Mitarbeitenden nicht stellen können, wenn diese in einer anderen Zeitzone arbeiten und deshalb aktuell nicht persönlich erreichbar sind.
5. Vertrauen ist eine gute Basis bei der Arbeit mit globalen Teams
Vertrauen ist in der modernen Industriegesellschaft ein entscheidender Faktor für die Produktivität und trägt wesentlich zur Herausbildung eines guten Arbeitsklimas bei. Immer noch sind Vertrauen und die aktive Pflege von zwischenmenschlichen Beziehungen unterschätzte Aspekte für die globale Teamzusammenarbeit. Während in Deutschland Sachthemen oder Kritiken oft ohne zu zögern angesprochen werden, kann diese Verfahrensweise in anderen Kulturen irritierend sein. Bei der internationalen Teamzusammenarbeit ist es deshalb die Aufgabe des Managements, Verständnis und Rücksichtnahme für die kulturellen Besonderheiten einzelner Teammitglieder zu zeigen und das Vertrauen untereinander so weit zu stärken, dass mit der entsprechenden Toleranz auch auf als störend empfundene Verhaltensweisen reagiert werden kann.
Das bedeutet andererseits bei der Zusammensetzung der Teams auf die Softskills der Mitarbeitenden zu achten. Eine globale Teamzusammenarbeit erfordert Kooperationsfähigkeit, Toleranz und Offenheit anderen Kulturen gegenüber. Untersuchungen haben gezeigt, dass in großen international zusammengesetzten Teams diejenigen am erfolgreichsten arbeiteten, die Mitarbeitende aus möglichst vielen Kulturen in ihre Projekttätigkeit integrieren konnten.
6. Internationale Teams benötigen umfassende Kommunikation
Das Wichtigste bei der Kommunikation für eine globale Teamzusammenarbeit ist, dass sie regelmäßig stattfindet. Dabei ist jede Kommunikation gut. Projektberatungen werden dabei im Vordergrund stehen und bedürfen unbedingt einer schriftlichen Zusammenfassung. Gerade für internationale Teams sollte aber auch der Erfahrungsaustausch zu regionalen und persönlichen Themen kein Tabu darstellen. Eine offene und technisch gut funktionierende Kommunikation ist die Basis für internationale Teamarbeit. Der Einsatz geeigneter Kollaborationstools und der richtige Umgang mit diesen sichert den Kommunikationserfolg. E-Mails und Messenger-Dienste eignen sich für die Übermittlung technischer Informationen und umfangreicher Dateianhänge wie Grafiken, Funktionsplänen oder Statistiken. Anrufe oder Chats sind das Mittel der Wahl für kurzfristige Feedbacks oder Rückfragen, wenn es die Arbeit in einer adäquaten Zeitzone zulässt. Videokonferenzen fördern den persönlichen Kontakt und gestatten den Zugang zu den Emotionen der Gesprächspartner•innen.
Eine Besonderheit gibt es bei globaler Teamzusammenarbeit allerdings zu beachten - die mögliche Sprachbarriere. Sofern es keine anderen Vereinbarungen gibt, kann zumindest die verbale Kommunikation auf Englisch erfolgen. Mangelnde Sprachkenntnisse können zu Missverständnissen führen. Zu den wichtigen Aufgaben des Managements gehört es deshalb, einerseits das Erlernen der Sprache zu fördern, andererseits Besprechungsergebnisse schriftlich dokumentieren zu lassen und gegebenenfalls mehrsprachig zu veröffentlichen.
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7. Das gesamte kreative Potenzial internationaler Teammitglieder muss genutzt werden
Globale Teamzusammenarbeit bedeutet mehr Kreativität und ganz neue Perspektiven auf die zu lösenden Aufgaben. Team-Mitarbeitende, die alle aus dem gleichen Land stammen, besitzen ähnliche Lebenserfahrungen und sind durch eine Entwicklung geprägt, die sich in gleichen oder ähnlichen Betrachtungsweisen äußert. Treffen dagegen Mitarbeitende unterschiedlicher Kulturkreise zusammen und arbeiten an gemeinsamen Zielen, können ganz neue und kreative Ideen bei der Projektbearbeitung entstehen.
Dabei müssen Gewohnheiten und altbekannte Regelungen keinen negativen Einfluss auf die Arbeit internationaler Teams haben. Gepaart mit neuen Denkansätzen sorgen sie vielmehr für die persönliche Weiterentwicklung jedes einzelnen Mitarbeitenden. Die Vielfalt der Ideen und die Kreativität eines internationalen Teams besitzt ein großes Potenzial für hohe Produktivität.
Ein weiterer Aspekt spricht in diesem Zusammenhang für die globale Teamzusammenarbeit. Es ist der Zugang zu einem internationalen Talentpool. Derzeit besteht in Deutschland ein akuter Mangel an hoch qualifizierten Fachkräften. Arbeitskräftemangel ist jeder Produktivitätssteigerung abträglich. Kann dagegen das Unternehmen auf internationale und gut ausgebildete Mitarbeitende zurückgreifen, sichert das die Verwirklichung der Unternehmensziele.
8. Grenzüberschreitend arbeiten bedeutet, neue Märkte schneller erschließen zu können
Die Globalisierung bringt es mit sich: den Wunsch nach neuen Markterschließungen. Große und bevölkerungsreiche Länder in Asien bedeuten potenziell gute Geschäfts- und Expansionsmöglichkeiten für viele deutsche und europäische Unternehmen. Fehlende Kenntnisse der kulturellen Gegebenheiten und Sprachbarrieren stellen allerdings eine große Herausforderung bei der Erschließung dieser Märkte dar. Eine globale Teamzusammenarbeit kann diese Hindernisse beseitigen.
Lokale Mitarbeitende werden nicht nur bei der Produktentwicklung einen wesentlichen Beitrag leisten, sie sind auch in der Lage, das Feedback zu einem neu eingeführten Produkt richtig zu bewerten. Besonders im Bereich Helpdesk und Support leisten ortsansässige Teams eine unersetzbare Arbeit bei der Akquise und der Betreuung von Kunden & Kundinnen. Ein internationaler Kundenstamm benötigt für den langfristigen Erfolg eine globale Teamzusammenarbeit, wie sie nur länderübergreifende, vernetzte Teams leisten können. Allerdings sind nicht nur die Human Resources allein Garant des Erfolges. Um die Kundendaten aller Märkte erfassen, analysieren und bewerten zu können, bedarf es einem modernen CRM (Customer Relationship Management), wie es Bitrix24 zur Verfügung stellt.
9. Höhere Resilienz durch internationale Teamzusammensetzung aufbauen
Der Aufbau internationaler Unternehmensstrukturen und die damit verbundene globale Teamzusammensetzung bieten die Möglichkeit, besser auf Krisensituationen zu reagieren. Die Pandemie der vergangenen zwei Jahre hat deutlich gezeigt, dass eine verteilte Arbeit in mehreren Ländern die Zukunftsfähigkeit eines Unternehmens stärken kann. Die Resilienz in vielen Unternehmen wurde auf eine harte Probe gestellt. Sich dabei auf die Stabilität der wirtschaftlichen Bedingungen in einem einzigen Land zu verlassen, ist keine solide Basis für den langfristigen Erfolg des Unternehmens. Während in einigen Ländern unter den strengen Bedingungen eines Lockdowns Projekte nur mühsam vorangetrieben werden konnten, war die Krisensituation in anderen Ländern bereits unter Kontrolle. Eine globale Teamzusammenarbeit bringt in solchen Fällen viele Vorteile. Aufgaben können verlagert werden, die Kommunikation ist ohnehin nicht vordergründig auf persönliche Kontakte fokussiert.
Neben diesen rein wirtschaftlichen Gesichtspunkten gewinnen in einer modernen Arbeitswelt Konzepte, die kulturelle Vielfalt und Diversität fördern, an Bedeutung. Jungen Fachkräften wird damit die gefragte Möglichkeit zur Arbeit in einem multikulturellen Umfeld gegeben.
10. Bei der internationalen Teamzusammenarbeit gilt es, Herausforderungen zu berücksichtigen
Bei allen Vorteilen, die eine globale Teamzusammenarbeit mit sich bringt, gilt es, sich einigen Herausforderungen zu stellen. Arbeiten internationale Teams tatsächlich global und über nahezu alle Zeitzonen verteilt, stellt die Kommunikation eine wirklich große Herausforderung dar. Arbeitsabläufe müssen genau durchdacht werden, asynchrone Informationsübermittlungen erfordern eine strikte Nutzung cloudbasierter Softwarelösungen, damit alle Mitarbeitenden über den tatsächlich aktuellen Stand der Projektarbeit informiert sind. Die oft sehr unterschiedlichen arbeitsrechtlichen Bedingungen in den einzelnen Ländern gilt es auch zu beachten. Gleiches gilt für die zum Teil erheblichen Compliance-Risiken. So gelten in Deutschland sehr hohe Sicherheitsstandards und Datenschutzrichtlinien, die andere Staaten in diesem Maß nicht kennen.
Für im Ausland angestellte Mitarbeitende muss gegebenenfalls ein eigenes Abrechnungssystem für die Gehaltszahlungen installiert werden, Steuern und Versicherungsbeiträge sind entsprechend in dieses Abrechnungssystem einzubeziehen. Letztlich muss es auch eine Gehaltsüberweisung in der entsprechenden Landeswährung geben, wenn die Mitarbeitenden nicht in den Ländern der Eurozone arbeiten.
