Effektive Techniken zur Zusammenarbeit in Remote-Projektteams

Die Projektzusammenarbeit in einem Remote-Team bietet eine einmalige Chance, Fachleute aus unterschiedlichen Lebensräumen – selbst über Zeitzonen hinweg – gemeinsam tätig werden zu lassen. Das stellt allerdings gleichzeitig eine große Herausforderung dar. Schließlich müssen die Arbeitsabläufe entsprechend koordiniert werden, damit alle Aufgabenstellungen im Sinne der Projektziele termingerecht zu erfüllen sind.

Kommunikation ist dabei der Schlüssel für den Erfolg. Regelmäßige virtuelle Meetings sorgen dafür, dass alle Teammitglieder stets über den aktuellen Bearbeitungsstand informiert werden. Gleichzeitig gewährleisten Plattformen, wie sie zum Beispiel Bitrix24 zur Verfügung stellt, die asynchrone Kommunikation über cloudbasiertes Dokumentenmanagement. Projektmanagementtools mit automatisierten Workflows schaffen Voraussetzungen für eine effiziente Arbeit.

Neben Selbstorganisation, klaren Zielstellungen und hoher Flexibilität bedarf es auch einer auf gegenseitigem Vertrauen beruhenden Arbeitskultur, die durch entsprechende Teambuildingmaßnahmen geschaffen und bewahrt werden muss.

Die folgenden neun Techniken geben wertvolle Tipps, wie die Zusammenarbeit in Remote-Teams funktioniert. Sie bilden zugleich die wichtigste Grundlage für eine erfolgreiche Projektbearbeitung.

1. Kreative Brainstorming-Sitzungen mit virtuellen Whiteboards

Projektzusammenarbeit über virtuelle Whiteboards bietet insbesondere für Remote-Teams eine effektive Zusammenarbeit aus der Ferne. Durch Visualisierung unterschiedlichster Ideen und Strukturierung komplexer Zusammenhänge lassen sich innovative Lösungen innerhalb von Brainstorming-Sitzungen entwickeln.

Zunächst werden einzelne Gedanken auf virtuellen Haftnotizen – sogenannten Sticky Notes – gesammelt und frei auf dem Board angeordnet. Ähnliche Ideen können zusammengefasst und in Clustern so angeordnet werden, dass sich Muster und Zusammenhänge erkennen lassen. Bei komplexen Themen helfen Mindmaps bei der Strukturierung, indem zentrale Begriffe in der Mitte platziert und alle zugehörigen Ideen als Baumstruktur hinzugefügt werden.

Als eine der Techniken für das Remote-Projektmanagement angewandt, ermöglichen virtuelle Whiteboards Feedbacks in Echtzeit, da alle Teilnehmer des Meetings gleichzeitig auf die digitale Leinwand zugreifen, Änderungen vornehmen oder den Prozess kommentieren können. Die Integration von Umfragen- oder Abstimmungsfunktionen bietet eine zusätzliche Möglichkeit zur Einflussnahme durch die Teammitglieder.

Als Ergebnis des Brainstormings lassen sich die Ergebnisse in Form von Infografiken oder Diagrammen exportieren und damit problemlos in die Berichterstattung über die Projektzusammenarbeit in Remote-Teams einsetzen.

2. Tägliche Kurzbesprechungen via Videoanruf oder Chat zur Abstimmung und Priorisierung

Die als Daily-Stand-ups aus der agilen Projektzusammenarbeit nach Scrum bekannt gewordenen Mikro-Meetings haben ihre Praxistauglichkeit und Effizienz bereits seit geraumer Zeit unter Beweis gestellt. Sie können aber auch sehr produktiv in Form von Videoanrufen oder Chats in allen anderen Formen des Projektmanagements eingesetzt werden, besonders zur Abstimmung und Kommunikation in Remote-Teams.

Tägliche Status-Updates – die Dauer ist auf wenige Minuten zu beschränken - sorgen für Klarheit und fördern virtuelle Teamarbeit durch Abstimmung und Priorisierung von Aufgabenstellungen. Fehlkommunikation und doppelte Arbeit können dadurch vermieden werden, dass jeder Projektmitarbeiter die zu erledigenden Tagesaufgaben kurz beschreibt und eventuelle Herausforderungen nennt. Die sofortige Problemidentifikation ermöglicht das Feedback in Echtzeit von anderen Teammitgliedern und damit Lösungsansätze.

Gleichzeitig wird der persönliche Kontakt innerhalb des Projektteams konsistent aufrechterhalten. Die Meetings helfen dabei, eine mögliche Isolation einzelner Mitarbeiter zu vermeiden. Videoanrufe und Chats sind die beste Lösung für eine zeitsparende Kommunikation beim Einsatz effizienter Tools, wie Bitrix24 sie zur Verfügung stellt.

3. Verbesserte Projektzusammenarbeit in Remote-Teams durch Workflow-Automatisierungs-Tools

Workflow-Automatisierung gehört zu den leistungsfähigsten Features, um die virtuelle Teamarbeit zu optimieren. Die Befreiung von Routineaufgaben durch KI-gestützte Tools sorgt für völlig neue Perspektiven im Projektmanagement. Die Vorteile für Mitarbeiter von Remote-Teams liegen in der Zeitersparnis, Reduzierung von Fehlern und verbesserten Kollaboration. Mitarbeiter können sich vor allem auf die Umsetzung kreativer und strategischer Arbeiten konzentrieren.

Die Wirkungsweise der Workflow-Automatisierung bei der Projektzusammenarbeit soll anhand des KI-betriebenen Aufgabenmanagements von Bitrix24 kurz erläutert werden. Bereits im Projektplanungsprozess werden aus den vorliegenden Informationen und Daten automatisch Aufgaben generiert. Es reicht dabei aus, einige Stichwörter vorzugeben. Der CoPilot formuliert die vollständige Aufgabenstellung und erstellt bei Bedarf Checklisten, die eine Bearbeitung erleichtern. Basierend auf bekannten Fähigkeiten und Verfügbarkeiten, werden die Aufgaben an die am besten geeigneten Teammitglieder zugewiesen. Der Arbeitsfortschritt wird konsequent verfolgt, Status-Updates sind allen Teammitgliedern in Echtzeit zugänglich. Automatisierte Genehmigungsprozesse sorgen dafür, dass Entscheidungen effizient getroffen werden können. Wiederholt benötigte Arbeitsabfolgen lassen sich in Aufgabenvorlagen erstellen, die bei Bedarf sofort nutzbar sind.

4. Video-Updates als Ersatz langer und ausführlicher E-Mails

Textbasierte Kommunikation durch E-Mails kann in Remote-Teams zu Verzögerungen der Projektbearbeitung führen, vor allem durch Missverständnisse bei der Beschreibung von Sachverhalten oder verspätete Bearbeitung wegen hohem Nachrichtenaufkommens im Posteingang. Videos vermitteln Informationen in der Regel präziser, nonverbale Mimik und Gestik unterstützen Aussagen und stellen eine engere Verbindung zwischen den Kommunikationsteilnehmern her. Durch die Möglichkeit zum interaktiven Austausch – auch bei mehreren Gesprächspartnern – lassen sich offene Probleme diskutieren und Fragen schneller beantworten. E-Mails müssen dagegen zunächst von allen Beteiligten gelesen, Fragen an alle Partner weitergeleitet, Antworten gesammelt und ausgewertet werden.

In Videocalls lassen sich Informationen in kürzerer Zeit vermitteln, Prozessabläufe können direkt am Bildschirm demonstriert werden. Aufgrund der genannten Vorteile nutzen moderne Projektmanagement-Tools die Möglichkeit zur Integration von Videoclips bei der Formulierung von Aufgabenstellungen oder zur visuellen Darstellung der Zwischenergebnisse bei der Erreichung von Meilensteinen.

Die zentralisierte Ablage von Videos und der asynchrone Zugriff auf die Dateien fördert die flexible Arbeitsweise der Projektzusammenarbeit von Remote-Teams und gestatten den Zugriff unabhängig von Ort und Zeit.

5. Virtuelle Co-Working-Sessions mittels Videokonferenzen

Tools für virtuelle Zusammenarbeit können die Kollaboration in Remote-Teams erheblich verbessern. Neben den bereits in Abschnitt zwei genannten Werkzeugen Chat und Videocall soll an dieser Stelle besonders auf die Bedeutung von Videokonferenzen für Co-Working-Sessions als eine der Strategien für Remote-Projektmanagement näher eingegangen werden.

Weshalb ist diese Form der virtuellen Projektzusammenarbeit so effektiv?

In virtuellen Co-Working-Sessions können Teammitglieder gemeinsam in strukturierten Zeitblöcken nach der Pomodoro-Technik arbeiten, einer anerkannten Methode hoher Produktivität. Die Anwesenheit anderer Projektmitarbeiter verhindert Prokrastination. Alle fühlen sich verpflichtet, während der Videokonferenz ein Höchstmaß an Kreativität zu entfalten und aktiv an der Aufgabenerfüllung mitzuwirken. Echtzeitkommunikation erleichtert die Problemlösung. Die Möglichkeit, den Bildschirm zu teilen und das sofortige Feedback bei auftretenden Fragen führt zu einer hocheffizienten Projektarbeit. Hinzu kommt, dass Missverständnisse, die durch nonverbale Kommunikation – etwa via E-Mails – auftreten können, weitestgehend ausgeschlossen werden.

Damit Videokonferenzen in Form von Co-Working-Sessions wirklich effizient ablaufen, bedarf es allerdings einiger Vorgaben, wie festen Kommunikationsregeln, um Störungen zu vermeiden und abgestimmte, fest terminierte Meeting-Zeiten via Gruppenkalender.

6. Automatisch erstellte Protokolle als KI-gestützte Meeting-Zusammenfassungen

Software, die durch künstliche Intelligenz in der Lage ist, ohne menschliche Hilfestellung Protokolle als Zusammenfassung der Ergebnisse aus virtuellen Meetings zu erstellen, führt zu einer signifikanten Effizienzsteigerung der Projektzusammenarbeit von remote arbeitenden Teams.

Die Technologie solcher KI-Tools basiert auf Spracherkennung. Durch Transkription der gesamten Audiodatei des Meetings wird eine textliche Rohfassung erstellt. Aus dem erstellten Text lassen sich alle wichtigen Informationen extrahieren, um Entscheidungen, Aufgaben und Termine ableiten und Verantwortlichkeiten zuweisen zu können.

Im Ergebnis wird aus den strukturierten Informationen das Protokoll des Meetings erstellt. Die Textfassung kann entweder direkt per E-Mail an die Teilnehmer der Besprechung verschickt werden und wird zusätzlich in einem cloudbasierten Dokumentenmanagementsystem gespeichert.

Die beschriebene Verfahrensweise bringt einige entscheidende Vorteile mit sich. Protokolle stehen bereits kurz nach dem Meeting zur Verfügung. Definierte Aufgaben können unmittelbar den Verantwortlichen übergeben werden und lassen sich direkt in die Projektmanagementsoftware integrieren. Eine zentrale Ablage im Clouddrive sichert Feedbackmöglichkeiten und bei nachträglichen Protokolländerungen die Versionsverfolgung.

7. Gamification, eine innovative Form der Projektarbeit mit Fortschrittskontrolle

Die Übertragung bewährter Konzepte aus der Entwicklung von Computerspielen, die als Gamification bekannt geworden ist, fördert nachweislich die Produktivität bei der Projektzusammenarbeit in Remote-Teams und wirkt sich zugleich auf die Motivation der Mitarbeiter aus. Durch Herausforderungen, Badges und einem Belohnungssystem wird die Arbeit unterhaltsamer. Allerdings sollte dabei unbedingt beachtet werden, dass die „spielerischen Elemente“ an die Bedürfnisse der Mitarbeiter und die Art des Projektes anzupassen sind.

Bei Einführung der Gamification in die Projektarbeit sind zunächst Ziele für das Remote-Team zu formulieren, deren Erreichen mit einer Anerkennung verbunden wird. Badges stellen zum Beispiel - für alle anderen Projektteams sichtbar - das termingerechte Erreichen eines Meilensteins zur Schau. Mehrere Badges heben das gesamte Team auf ein neues Level innerhalb des gesamten Arbeitsprozesses. Das wiederum steigert die extrinsische Motivation und ermutigt andere Projektteams zur Nachahmung. Bei Erreichen der Projektziele sollten angepasste Formen der Belohnung den Wert der erbrachten Leistung dokumentieren. Ein gemeinsames Teamevent stärkt das Gemeinschaftsgefühl und kann zusätzlich mit einem Weiterbildungsangebot kombiniert werden.

8. Aufbau einer Wissensdatenbank zur Dokumentation von Best Practices

Eine zentrale, cloudbasierte Wissensbasis gehört zu den unverzichtbaren Tools für virtuelle Zusammenarbeit und Kommunikation in Remote-Teams. Gerade bei der Arbeit in räumlich und zeitlich getrennt arbeitenden Teams sollte eine solche Datenbank als zentraler Speicher für alle arbeitsbezogenen Informationen dienen. Das reicht von der Ablage der Projektdokumentationen, über FAQs bis hin zu gesammelten Best Practices aus den Erfahrungen zurückliegender Projekte.

Neben der systematischen Speicherung unternehmensbezogener Daten zeichnet sich eine zentrale Wissensbasis durch den Erhalt von Unternehmens-Know-how und der Vermeidung von Informationsverlust durch das Ausscheiden hoch qualifizierter Mitarbeiter aus. Eine klare Strukturierung der Datenbank, intelligente Suchalgorithmen und der Einsatz künstlicher Intelligenz bei der Aufdeckung von Wissenslücken führen zu Anfrageergebnissen, die Entscheidungsfindungen und Projektzusammenarbeit verbessern sowie das Onboarding neuer Teammitglieder wirksam unterstützen.

Voraussetzung zur Implementierung einer Wissensdatenbank, die allen vorgenannten Anforderungen gerecht wird, ist ein Tool, das sich nach Möglichkeit nahtlos in die bereits eingesetzte Projektmanagementsoftware integrieren lässt. Ein sehr gutes Beispiel dafür liefert Bitrix24 mit seiner systemeigenen Wissensbasis. Neben dem Aufbau einer zentralen Datenbank gestattet die Software auch den Aufbau gruppen- oder projektspezifischer Wissensspeicher.

9. Virtuelle Teambildung, informelle Meetings zur Stärkung der Teamkultur

Aufbau von Vertrauen durch soziale Interaktionen und die Förderung des offenen Dialogs sind wichtige Voraussetzungen für eine produktive Projektzusammenarbeit, allerdings keine leichte Aufgabe in ausschließlich remote arbeitenden Teams. Es gibt eine breite Palette von Kommunikationstools, die Mitarbeiter beim Informationsaustausch unterstützen, wie in den vorangegangenen Abschnitten erläutert wurde. Genau diese Werkzeuge – besonders geeignet sind Videokonferenzen - können auch dafür eingesetzt werden, in Form informeller Meetings virtuelles Teambuilding zu initiieren und zu pflegen.

Solche Treffen fördern den Aufbau von persönlichen Beziehungen. Neben der eigentlichen Besprechung der Projektarbeit sollte deshalb Zeit für den privaten Erfahrungsaustausch eingeplant werden. Auch regelmäßige virtuelle Kaffeepausen, themenbasierte Gespräche über gemeinsame Hobbys oder Onlinespiele tragen zum Abbau von Kommunikationsbarrieren bei. Gemeinsame Interessen und Aktivitäten steigern das Engagement und Motivation der Teammitglieder. Durch den Austausch privater Informationen wird zudem Vertrauen aufgebaut, ein wichtiger Faktor bei der Bewältigung von Herausforderungen und Konfliktsituationen im Rahmen der gemeinsamen Projektarbeit.

Neben den informellen Gesprächen im Rahmen von Meetings unterstützen professionell durchgeführte virtuelle Teambuilding-Workshops ganz gezielt die Herausbildung und Stärkung einer eigenen Teamkultur.

Erfolgreiche Zusammenarbeit in Remote-Teams basiert auf der Kombination aus modernen Technologien und leistungsfähigen Softwaretools

Der Fokus bei der Projektzusammenarbeit von Remote-Teams liegt in einer konsistenten Kommunikation. Da physische Treffen in der Regel nur sehr eingeschränkt möglich sind, muss der Informationsaustausch virtuell erfolgen. Kurzbesprechungen über Videocalls oder via Chat sind eine gute Möglichkeit, um täglich den Projektbearbeitungsstand zu reflektieren. Videokonferenzen für virtuelle Co-Working-Sessions und Meetings, bei denen virtuelle Whiteboards die Diskussionen veranschaulichen, bieten die geeignete Technologie für effektive Zusammenarbeit aus der Ferne. Videokonferenzen können auch als informelle Treffen zur Stärkung der Teamkultur genutzt werden. Eine KI-gestützte Protokollierung sichert zeitnah die Dokumentation der Ergebnisse.

Als weitere sehr effektive Techniken der Zusammenarbeit von Remote-Teams ist die Workflow-Automatisierung, der Aufbau einer Wissensdatenbank und die Gamification als neue, innovative Form der Projektarbeit zu nennen.

Jede der beschriebenen Technologien benötigt eine leistungsfähige Software. Anbieter, wie Bitrix24 vereinen alle benötigten Tools unter einer einheitlichen Benutzeroberfläche. Die Projektmanagementsoftware mit ihrer Aufgabenverwaltung bietet Remote-Teams durch Cloudlösung und mobile App alle Möglichkeiten für den variablen Einsatz unabhängig von Arbeitsort und Zeit. Eine Kommunikationsplattform mit Chat- und Videokonferenztool ermöglicht den Informationsaustausch, der KI-betriebene Assistent CoPilot ist ein idealer Partner für virtuelles Brainstorming. In der systemeigenen Wissensbasis lassen sich die gesammelten Erfahrungen der Projektarbeit speichern und aus den Informationen FAQs erstellen, die Support- und Kundendienstmitarbeitern wertvolle Unterstützung bieten.

Bitrix24 bietet noch viele weitere nützliche Funktionen für Remote-Teams. Mit dem KI-gestützten CRM als leistungsstarke Vertriebsplattform lassen sich Leads generieren, Sales Funnels erstellen und Marketingmaßnahmen automatisieren. Damit Sie alle Vorteile der in diesem Artikel beschriebenen Techniken für das Remote-Projektmanagement nutzen können, sollten Sie sich noch heute bei Bitrix24 registrieren.

FAQs:

Was sind die besten Techniken für die Zusammenarbeit in Remote-Teams?

Die besten Techniken für die Zusammenarbeit in Remote-Teams sind:

• der Einsatz virtueller Whiteboards

• tägliche Kurzbesprechungen

• die Nutzung von Workflow-Automatisierungs-Tools

• Video-Updates als Ersatz langer und ausführlicher E-Mails

• virtuelle Co-Working-Sessions durch Videokonferenzen

• KI-gestützte Meeting-Protokollierung

• Gamification zur Fortschrittskontrolle

• der Aufbau einer Wissensdatenbank

• virtuelle Teambildungsmaßnahmen

Wie können Remote-Teams effektiv zusammenarbeiten?

Remote-Teams können effektiv zusammenarbeiten, indem sie klare Kommunikationskanäle schaffen. Regelmäßige Teammeetings, die virtuell in Form von Videokonferenzen abgehalten werden, nutzen Whiteboards zum Brainstorming und Feedbacksysteme für die Problemlösung. In die Meetings sind Teambuildingmaßnahmen zu integrieren. Eine moderne cloudbasierte Projektmanagementsoftware mit integrierter Wissensbasis fördert die asynchrone Möglichkeit der Aufgabenbearbeitung.

Welche Tools sind für Remote-Projektmanagement notwendig?

Für das Remote-Projektmanagement sind eine ganze Reihe von Tools erforderlich, insbesondere

• Projektmanagementsoftware

• Kommunikationswerkzeuge, die Chat-, Messaging- und Videokonferenz-Tools enthalten

• Cloud-Speicher mit einem leistungsfähigen Dokumentenmanagementsystem

• Automatisierungstools innerhalb der Aufgabenverwaltung

• Wissensdatenbanken zur Erstellung von FAQs, Best Practices und Anleitungen für das Onboarding

• Whiteboards inklusive Feedback-Management