Die Rolle von Kommunikation in der Logistik und Lieferkette

Eine effiziente Logistik und Lieferkette ist nur mit einer optimalen Kommunikation möglich. Unternehmen müssen dabei Akteure koordinieren und Prozesse optimieren, um Fehler, Missverständnisse und Unzufriedenheit zu vermeiden. Gute Kommunikation in der Logistik verbindet Beteiligte und sorgt dafür, dass Informationen zur richtigen Zeit am richtigen Ort sind. Transparenz und Flexibilität sind hierbei wichtige Faktoren, um auf unvorhergesehene Ereignisse zu reagieren.

Heutzutage sind Lieferketten oft global und die digitale Logistik gewinnt immer mehr an Bedeutung. Mit Technologien wie Echtzeit-Tracking oder automatisierten Benachrichtigungen werden Abläufe effizienter und die Fehlerquote minimiert. Deshalb betrachten wir in diesem Artikel die wichtigsten Herausforderungen, Logistikprogramme und die Vorteile, die sich aus deren Einsatz für die Kommunikation ergeben.

Bitrix24, ursprünglich als CRM-System entwickelt, kann die Mitarbeiterkommunikation verbessern. Neben Projekt- und Aufgabenverwaltung bietet es eine Plattform, über die Teammitglieder per Chat, Benachrichtigung, Telefon oder Videokonferenzen kommunizieren können.

Herausforderungen bei der Logistik

Viele Logistikfirmen stoßen bei internationalen Lieferketten auf Hindernisse. Mehrere Akteure, globale Koordinationsprobleme und mangelnde Transparenz sind einige Beispiele.

Beteiligte an der Lieferkette

Eine Lieferkette besteht aus Herstellern, Transporteuren, Lagerbetreibern und Kunden, wobei jeder davon seine eigenen Ziele, Kommunikationswege und technischen Anforderungen hat. Diese Unterschiede machen den Informationsfluss schwierig und können die Ursachen für Verzögerungen oder Fehler sein. Wenn es zum Beispiel zu einem ungenauen Austausch zwischen dem Hersteller und dem Spediteur kommt, treffen Lieferungen vielleicht verspätet oder unvollständig ein. Daher ist standardisierte und flexible Kommunikationssoftware gefragt, um diese Herausforderung anzugehen.

Fehlende Transparenz in Echtzeitprozessen

Ein Unternehmen, das keine Übersicht über Live-Daten hat, bemerkt ein Problem erst, wenn es bereits eingetreten ist. Vielleicht kommt eine Lieferung zu spät oder gar nicht an und das Logistikunternehmen muss Zeit und Kosten aufwenden, um diesen Fehler zu beheben. Außerdem leidet der Ruf des Unternehmens, und es entstehen Umsatzverluste oder Regressforderungen. 

Eine Lösung hierfür sind Tracking-Systeme in Echtzeit oder Sensoren. Diese übermitteln die aktuellen Daten an eine Logistiksoftware, von wo sie abgerufen werden können. Wenn es zu Fehlern kommt, können Unternehmen sie bereits im Ansatz erkennen und rechtzeitig gegensteuern, bevor sich das Problem ausweitet.

Probleme bei der Koordination internationaler Lieferketten

Durch die Globalisierung sind Lieferketten sehr komplex geworden. Internationale Partner haben Schwierigkeiten bei der Koordination, die durch Sprachbarrieren, unterschiedliche Zeitzonen und lokale Vorschriften beeinträchtigt wird. Auch kulturelle Unterschiede sind Hindernisse. Logistikunternehmen nutzen daher Kommunikationsplattformen und digitale Tools für die Supply-Chain-Optimierung, die diese Hürden überwinden.

Vorteile von Kommunikationstools für das Transportwesen

Im modernen Logistikmanagement spielt die Digitalisierung der Lieferkette eine immer größere Rolle, da sie hilft, die Herausforderungen globaler Lieferketten zu meistern. Häufig kommen Cloud-Lösungen zum Einsatz, um die Kommunikation zwischen allen Beteiligten verbessern.

Effiziente Koordination zwischen verschiedenen Akteuren

Speditions- und Lagerverwaltungs-Software verbindet alle Beteiligten der Lieferkette. Von der Produktion bis zum Transport stehen Daten in Echtzeit und plattformübergreifend zur Verfügung, was die gesamte Auftragsabwicklung vereinfacht. Die transparenten Abläufe erleichtern die Steuerung und Kontrolle aller Prozesse, damit Unternehmen ihre Waren rechtzeitig und liefern können. Über zentrale Softwarelösungen erhalten alle Akteure aktuelle Informationen zu Bestellungen und Lieferungen, können Engpässe sofort ermitteln und darauf reagieren.

Fehlerreduzierung durch eine zentrale Plattform

Wenn der Datenaustausch eingeschränkt oder nicht einheitlich ist, kommt es oft zu Kommunikationsfehlern. Eine zentrale und aktuelle Informationsquelle in Form einer Plattform versorgt Transportunternehmen und Lageranbieter mit denselben Daten. Ein Lagerverwalter kann zum Beispiel rechtzeitig seinen Bestand aufstocken, wenn die Nachfrage steigt, damit es zu keinen Verzögerungen in der Lieferkette kommt. Dasselbe gilt für den Verkäufer, der bei drohenden Fehlbeständen Alternativen wählen kann.

Verbesserung der Kundenzufriedenheit durch bessere Information

Kommunikationstools in der Lieferkette sorgen dafür, dass Kunden besser informiert werden. Denken wir einmal an große Marktplätze, in denen Sie die voraussichtliche Lieferzeit erfahren. Für viele Bestellungen ist die Lieferdauer ein wichtiger Faktor, denn Kunden suchen oft nach anderen Verkäufern, die ihr Produkt schneller liefern.

Die Informationen zur Lieferdauer und zum Versender erhält der E-Commerce über Software für Lagerverwaltung und Logistik. Sie werden direkt in den Online-Shop eingespeist und ständig aktualisiert, damit der Kunde einen genauen Überblick hat. Ist der gewünschte Artikel vorrätig und wird rechtzeitig zugestellt, steigt die Kundenzufriedenheit.

Arten von Kommunikationstools in der Logistik

In der Logistikbranche gibt es viele verschiedene Anwendungen für die Kommunikation. Diese beschränken sich natürlich nicht nur auf den Austausch von Sprache oder Text, wie wir es von Remote-Teams kennen. Jede Lösung, über die Informationen jeglicher Art weitergegeben werden, bezeichnen wir als Kommunikationstools für die Lieferkette. Davon gibt es verschiedene, die auf unterschiedliche Weise funktionieren und verschiedene Zwecke erfüllen.

Echtzeit-Tracking-Systeme (z. B. GPS-basierte Tools)

Beim Supply-Chain-Management kommen Tracking-Systeme zum Einsatz, die die Position eines Produkts ermitteln und weitergeben. Sie basieren oft auf GPS-Technologie, sodass Beteiligte genau über den Ort und den Status von Waren informiert werden. Die Daten werden in Programme für Lagerlogistik und Transportlösungen eingelesen und sind immer aktuell.

Anbieter, Logistiker und Lagerverwalter können diese Informationen nachverfolgen und zeitnah auf Schwierigkeiten reagieren. Gerade bei zeitkritischen und sensiblen Sendungen hilft Echtzeit-Tracking, Waren im Auge zu behalten und bei Problemen eine andere Lösung zu finden. Für den Kunden ergeben sich ebenfalls Vorteile, denn er kann durch den Verkäufer zum Beispiel rechtzeitig durch eine E-Mail informiert werden, wenn das Produkt später eintrifft.

Kollaborationstools für Teams (z. B. Bitrix24)

Für Logistikprozesse benötigen Sie Tools zur Zusammenarbeit, die die Teamkommunikation verbessern. Diese sollten Funktionen wie Chats, virtuelle Meetings sowie Aufgaben- und Projektmanagement enthalten, damit der Workflow in allen Bereichen optimiert wird. Egal, ob Sie diese Anwendung als interne Software verwenden oder zur Kollaboration mit anderen Akteuren einsetzen: mit einem Kollaborationstool bleiben alle Beteiligten auf dem Laufenden.

Es lohnt sich, eine Lösung zu wählen, in die andere Programme wie Speditionssoftware oder Tools für Transportmanagement integriert werden können, damit alle Akteure bei der Kommunikation über die gleichen Daten verfügen.

Tools zur Integration von Lieferketten (z. B. ERP-Systeme, TMS)

Um alle Bestandteile der Lieferkette zusammenzuführen und den zentralen Zugang zu aktuellen Informationen sicherzustellen, gibt es Systeme für Enterprise Ressource Planning (ERP). Über eine solche Plattform werden alle entscheidenden Prozesse integriert, beispielsweise Produktion, Beschaffung, Lagerhaltung, Lieferung und Bestellungen. Diese Bündelung ermöglicht eine ganzheitliche Steuerung der Disposition über alle Kanäle.

Transportmanagement-Systeme (TMS) wiederum dienen der gesamten Verwaltung von Transportwegen. Sie können beispielsweise mit Fuhrpark-Management-Software verknüpft werden, damit Unternehmen ihre Ressourcen besser zuweisen können.

Die Rolle von Echtzeitdaten in der Logistik

Die Logistik-Digitalisierung hat große Fortschritte gemacht, auch in puncto Echtzeitinformationen. Unternehmen nutzen IoT-Geräte, Sensoren und künstliche Intelligenz in der Logistik, um fundiertere Entscheidungen zu treffen, Kosten zu senken und ihre Ressourcen optimal einzusetzen.

Moderne Technologien liefern Daten zum Ort und zum Zustand von Waren. Die Überwachung von Umweltbedingungen wie Feuchtigkeit und Temperatur ist besonders bei empfindlichen Produkten wie Lebensmitteln oder Medikamenten wichtig. Durch eine lückenlose Nachverfolgung wird gewährleistet, dass die Qualität während des gesamten Transports erhalten bleibt. Speditionen erkennen mögliche Probleme und können sie beheben, bevor ein größerer Schaden entsteht.

Auch im Transportwesen sind Echtzeitinformationen von Nutzen. Über GPS können Logistikfirmen die Routen ihrer Fahrer optimieren oder ändern, wenn es zu Staus und Wetterverschlechterungen kommt. Eine Unternehmens-App kann die Navigation des Lkws genau verfolgen und eine andere Strecke vorschlagen, die Kraftstoff und Zeit spart. Für die Spedition bedeutet das weniger Verzögerungen, Betriebskosten und eine bessere Nutzung der Arbeitszeit. Das wirkt sich auch auf den Preis eines Produkts aus und sorgt für mehr Nachhaltigkeit in der Lieferkette.

Kommunikationstools für das Lager- und Bestandsmanagement

Für die Lager- und Bestandsverwaltung nutzen Firmen ebenfalls Tools, die für Transparenz sorgen und eine effiziente Steuerung ermöglichen. Lagermanagement-Systeme gehören dabei zu den modernsten Technologien.

Integration von WMS-Systemen (Warehouse Management Systems)

WMS-Plattformen können Bestände in Echtzeit erfassen, Lagerflächen optimal zu nutzen und die Abläufe zu optimieren. Die Integration hilft bei der Vermeidung von Engpässen und kann die Produktivität steigern. Eine Software für Lagerlogistik sollte folgende Funktionen bieten:

• Bestandsmanagement: Ein WMS bietet eine genaue Übersicht über die vorhandenen Lagerbestände. Unternehmen können in Echtzeit sehen, welche Artikel verfügbar sind, welche nachbestellt werden müssen und wo sich diese im Lager befinden.
• Lagerplatzoptimierung: Die Systeme analysieren den verfügbaren Lagerraum und helfen dabei, ihn optimal zu nutzen. Sie weisen bestimmten Produkten strategisch Lagerplätze zu, um den Zugriff und die Kommissionierung zu beschleunigen.
• Auftragsabwicklung: Die Software unterstützt alle Schritte der Auftragsabwicklung, von der Eingangsprüfung bis zur Auslieferung. Sie sorgt für die Zusammenstellung, Verpackung und Versendung von Bestellungen.
• Nachverfolgbarkeit: Unternehmen erhalten genaue Daten zum Standort und Status von Produkten.
• Integration von Technologien: Moderne WMS lassen sich nahtlos mit Technologien wie Barcodescannern, RFID-Systemen, IoT-Sensoren und ERP-Software integrieren.

Automatisierte Kommunikation für Nachbestellungen

Diese Tools erkennen kritische Bestände und können automatisch Nachbestellungen veranlassen, ohne dass ein Mensch eingreifen muss. So stehen im Lager immer genügend Waren zur Verfügung, um die Nachfrage zu decken. 

Das ist gerade in Spitzenzeiten von Vorteil, weil der Händler davon ausgehen kann, dass ausreichend Produkte zur Verfügung stehen. Auch für Unternehmen mit einem hohen Warenumschlag bietet sich so ein System an.

Herausforderungen bei der Implementierung

Bei der Einführung von Kommunikationstools stoßen viele Logistikunternehmen auf Hindernisse. Um diese Herausforderungen anzugehen, müssen Firmen die Implementierung strategisch planen.

Technologische Barrieren und Integrationsprobleme

Viele bewährte Systeme von Unternehmen sind häufig nicht mit den modernen Technologien kompatibel. Für innovative Kommunikationsplattformen benötigen Nutzer die richtigen Schnittstellen. Damit keine Verzögerungen und Datenverluste auftreten, sollte die Internetverbindung schnell und stabil sein. Externe Spezialisten können zum Beispiel helfen, alle Komponenten problemlos zu integrieren.

Kosten und ROI für kleine und mittelständische Unternehmen

Die Investition in ein Supply-Chain-Management-System und Kommunikationstools kann für KMU eine erhebliche finanzielle Belastung darstellen. Oft sind die Kosten Einführung, Wartung und Schulungen hoch und der Return of Investment ist nicht sofort erkennbar. Firmen sollten deshalb Software auswählen, die auf Dauer den größten Nutzen bringen. Für manche Fälle gibt es auch Förderprogramme oder Technologiepartnerschaften. 

Mitarbeiterschulungen und Akzeptanz

Bevor Unternehmen neue Technologien erfolgreich einsetzen können, müssen sie die Arbeitnehmer im Umgang damit schulen. Trainings und Kurse können ein zusätzlicher Kostenfaktor sein. Außerdem kann es einige Zeit dauern, bis alle Teammitglieder ein Tool bedienen können. In manchen Fällen stoßen Unternehmen auch auf Widerstand in der Belegschaft, weil den Mitarbeitern der Nutzen nicht klar ist oder sie um ihren Arbeitsplatz fürchten. Durch transparente Vermittlung der Vorteile können Manager diese Bedenken schnell ausräumen.

Erfolgsmessung

Durch die Effektivitätsmessung von Kommunikationstools erfahren Sie, ob sie wirklich den erwarteten Mehrwert liefern. Dabei geht es nicht nur um Kennzahlen, sondern auch um organisatorische und qualitative Faktoren.

Wichtige KPIs wie Lieferzeiten, Fehlerquote und Kundenzufriedenheit

Zu den wichtigsten Indikatoren, die den Erfolg bewerten, gehören Lieferzeiten, Fehlerquote und Kundenzufriedenheit. Verkürzte Lieferzeiten und eine geringere Fehlerrate zeigen, dass die Tools die Prozesse verbessern. Umfragen oder Net Promoter Scores zeigen, wie gut die Software in der Praxis funktioniert. Achten Sie darauf, diese KPIs kontinuierlich zu überwachen und zu vergleichen, damit Sie Schwächen oder Fortschritte feststellen.

Nutzung von Analysesoftware

Für die Kommunikations- und Logistik-Software können Sie moderne Analysetools nutzen, die zum Beispiel Antwortzeiten, Nachrichtenvolumen und Workflow-Optimierungen misst. Auf Grundlage dieser Daten stellen Sie Schwachstellen fest, die Sie mit traditionellen Methoden schwer aufdecken. Viele dieser Anwendungen bieten auch Dashboards, über die Sie Daten visuell darstellen und Trends erkennen können.

Feedback von Mitarbeitern und Partnern einholen

Rückmeldungen von Arbeitnehmern und Geschäftspartnern sind eine weitere Möglichkeit, Ihre Software-Lösung zu bewerten. Für Feedback eignen sich offene Befragungen oder anonyme Umfragen, mit denen Sie eine ehrliche Einschätzung erhalten. Gehen Sie auf Vorschläge ein und lassen Sie diese bei Bedarf in die Weiterentwicklung der Tools einfließen.

Fazit

Kommunikation ist ein entscheidender Erfolgsfaktor in der Logistik. Sie umfasst den Austausch von Daten und Informationen auf verschiedene Weise. Hierfür ist Software nötig, die alle Schritte der Lieferkette abdeckt. Dabei können Teams untereinander kommunizieren oder Technologie übermittelt Daten aus dem Lagermanagement oder der Logistikverwaltung an eine Plattform, zu der die Akteure Zugang haben. Auch wenn die Implementierung dieser Tools Herausforderungen birgt, zeigt sich auf lange Zeit der Nutzen, weil sie die Abläufe effizienter, kostengünstiger und transparenter machen. Die Einführung ist keine einmalige Aufgabe, denn Sie sollten anhand von Kennzahlen die Prozessoptimierung überwachen und ständig anpassen.

Mit Bitrix24 erhalten Logistikfirmen ein Kommunikationstool, das CRM und Kollaborationsplattform in einem ist. Die Software ermöglicht die individuelle Anpassung von Aufgaben und Projekten, bietet Chat-Funktionen, integrierte Telefonie sowie Optionen für Videomeetings. Unternehmen, die Bitrix24 in beschränktem Umfang nutzen, profitieren von einem dauerhaft kostenlosen Tool. Bei höheren Anforderungen und dem Wunsch nach weiteren Funktionalitäten können sie sich für einen der kostenpflichtigen Pläne entscheiden.