Die 5 besten KI-Tools für das Personalmanagement

Heutzutage setzen viele Unternehmen immer mehr auf Künstliche Intelligenz (KI), vor allem im Personalmanagement. Die Nutzung von KI-Tools für das Recruiting, die Personalverwaltung oder die Erfassung von Fehl- und Krankheitszeiten sorgt dafür, dass vorhandene Unternehmensressourcen besser genutzt werden können. Gleichzeitig treten auch weniger Fehler auf, die ansonsten mit zeitaufwendigen Methoden wieder rückgängig gemacht werden müssen.

Wir haben uns deshalb in dem folgenden Artikel mit den besten 5 KI-Tools für das Personalmanagement befasst, die derzeit erhältlich sind. Sie decken die wichtigsten Kategorien ab, wenn es um KI-Rekrutierung oder Bereiche des HR-Managements geht.

Auch Bitrix24 ermöglicht Ihrem Unternehmen mit dem AI CoPilot ein effektives Personalmanagement für die unterschiedlichsten Bereiche. Durch eine kostenlose Anmeldung können Sie die Vorteile von KI für den Personalbereich Ihres Unternehmens kennenlernen. Das ermöglicht Ihnen, wichtige Vorgänge zu automatisieren und so Kosten einzusparen. Gleichzeitig steigern Sie die Effektivität Ihrer Personalverwaltung.

Was sind KI-Tools für das Personalmanagement?

Personalmanagement ist komplex und erstreckt sich auf mehrere Bereiche. Hierfür gibt es KI-Tools, die eine oder alle davon abdecken und so die Arbeitsabläufe in Ihrem Unternehmen optimieren. Mittlerweile sind KI-Tools für das Personalwesen als Software vorhanden, die in den folgenden HR-Kategorien eingesetzt werden:

• Künstliche Intelligenz im Recruiting vereinfacht den Auswahlprozess für Unternehmen. Diese Robot-Recruiting genannte Technologie scannt beispielsweise Lebensläufe, ermittelt durch Applicant Tracking System (ATS) die besten Bewerber anhand von Kriterien und führt Vorstellungsgespräche automatisiert durch.
• Einige KI-Systeme zeigen Muster im Verhalten der Mitarbeiter und geben so Hinweise auf die Beteiligung bei der Arbeit oder sogar auf beabsichtigte Kündigungen. Die Unternehmen erhalten so Einblicke, wo und wie sie die Mitarbeiterbindung verbessern oder die Schulung und Entwicklung verstärken können.
• Bereits nach dem Einstellungsprozess ermöglichen KI-Anwendungen die Leistungsüberwachung von Mitarbeitern. Unternehmen erhalten Einblicke durch regelmäßiges Feedback, Leistungsbewertungen und Analysen in Echtzeit. Diese Daten können eine Grundlage für Unternehmen sein, Entwicklungspläne oder Schulungen für ihre Mitarbeiter anzupassen.
• Mithilfe von KI-Anwendungen können Unternehmen die Einsatzmöglichkeiten für das Personal planen, Dienstpläne entwerfen oder anpassen. Die KI-Algorithmen treffen Voraussagen über eine mögliche Über- oder Unterbesetzung und entwickeln Notfallpläne.
• Für Mitarbeiter sind virtuelle Chatbots sinnvoll, wenn sie Fragen zum Gehalt, zur Urlaubsplanung oder Unternehmensrichtlinien haben. Durch diese Chatbots wird die Personalabteilung entlastet und vorhandene Ressourcen besser genutzt.
• Im Bereich Lernen und Entwicklung gibt es ebenfalls Einsatzmöglichkeiten für KI-Anwendungen. Die neueste KI-Technologie kann individuell angepasste Lernpfade erstellen, die sich an den Karrierezielen des Mitarbeiters und den Unternehmensanforderungen orientieren.

Worauf müssen Unternehmen bei KI-Tools für das Personalmanagement achten?

KI im Personalmanagement vereinfacht zwar Prozesse und gestaltet diese effizienter, allerdings gibt es einige Herausforderungen, die Unternehmen beim Einsatz der digitalen Möglichkeiten beachten sollten. Neben der Auswahl der richtigen Tools für das Personalmanagement sollten sich Unternehmen Gedanken über folgende wichtige Aspekte machen:

Datenschutz und Sicherheit bei der Digitalisierung im Personalmanagement beachten

Egal, ob KI im Recruiting-Prozess oder für andere Bereiche des Personalwesens eingesetzt wird, müssen der Datenschutz und die DSGVO eingehalten werden. Die EU schreibt hier eine besonders strenge Behandlung persönlicher Daten vor. Deshalb müssen Unternehmen diese Daten verschlüsseln und dürfen sie nur für besondere Zwecke und für eine bestimmte Zeit speichern. Denken Sie auch an eine sichere Aufbewahrung von Datensätzen, die unbefugten Dritten unzugänglich sein müssen. So dürfen die Bewerberdaten beim Einsatz von künstlicher Intelligenz im Recruiting nicht über den Abschluss der Bewerbungsphase hinaus gespeichert werden. Ausnahmen hiervon gibt es nur, wenn die Bewerbung für den jeweiligen Job erfolgreich war oder der Kandidat explizit zugestimmt hat.

Für Transparenz und Nachvollziehbarkeit sorgen

Besonders beim KI-Recruiting oder in der Leistungsverwaltung müssen Unternehmen die Algorithmen der Tools verstehen und erklären können. Durch Recruiting mit künstlicher Intelligenz erfolgt bei der Auswahl der Bewerber oft eine datengesteuerte Entscheidungsfindung. Das Unternehmen muss die Algorithmen kennen und wissen, nach welchen Kriterien der Recruiting-Prozess erfolgt. So können die Entscheidungen den Bewerbern oder Mitarbeitern erklärt oder verdeutlicht werden. 

Fairness und Vermeiden von Verzerrungen

Unternehmen müssen darauf achten, welche Datensätze für das Training der Artificial Intelligence (AI) verwendet werden. Denn ansonsten kommt es zu Verzerrungen, die den Recruiting-Prozess erschweren oder auch ineffektiv machen. Das betrifft vor allem die diskriminierungsfreie Kandidatenauswahl für eine Stelle aufgrund von Ethnie, Geschlecht, Alter oder anderen persönlichen Merkmalen.

Auf Benutzerfreundlichkeit und Integration achten

Wie jede Anwendung müssen auch KI-Tools im Recruiting oder für die Leistungsverwaltung so entwickelt sein, dass sie einfach und möglichst intuitiv zu bedienen sind. Das ist für Recruiter ebenso wichtig wie für anderes HR-Personal oder das Management. Eine steile Lernkurve sorgt für Verlust von Zeit und Ressourcen oder kann sogar zu Fehlern führen. Am besten ist es, wenn Sie die Tools direkt in die HR-Anwendung oder CRM Ihres Unternehmens integrieren können. Hierfür gibt es Schnittstellen, die diesen Prozess vereinfachen.

Ethik und Unternehmenskultur als Herausforderung

Künstliche Intelligenz im Personalmanagement soll zwar entlasten, allerdings darf sie die menschlichen Aspekte nicht untergraben. Deshalb müssen Sie darüber nachdenken, wie KI die Arbeitswelt in Ihrem Unternehmen beeinflusst und entsprechende Maßnahmen ergreifen. Weder bei der Personalbeschaffung noch in den verschiedenen Abteilungen ersetzt KI vollständig Mitarbeiterbeziehungen, die sonst auf persönlicher Ebene stattfinden.

Kontinuierliche Überprüfung und Anpassung

KI-Tools im Recruiting sind Systeme, die Sie nicht nur einmal installieren. Sie müssen ständig überprüft und angepasst werden. Hierbei geht es darum, dass Sie die Ergebnisse der Tools überwachen oder neue Daten eingeben, um dem System eine bessere Trainingsgrundlage zu gewähren. Um beim Beispiel des Recruitings zu bleiben, können Unternehmen die Kriterien für den Bewerbungsprozess verändern oder eine Stellenanzeige an die Unternehmensanforderungen anpassen.

Schulung und Weiterentwicklung

Die KI-Technologie befindet sich in einem permanenten Entwicklungsprozess und auch KI-Tools für das Personalmanagement bleiben niemals auf demselben Stand. Viele Unternehmen profitieren von Software-Updates, die ihnen verbesserte Module oder Lösungen für bestimmte HR-Probleme bieten. Denken Sie an Trainingsstunden für Ihre Mitarbeiter, die Sie übrigens häufig auch als KI-Schulung durchführen können.

Übersicht über die 5 besten KI-Tools für das Personalmanagement

Nachdem Sie einen Überblick über die Einsatzbereiche von künstlicher Intelligenz im Personalmanagement erhalten haben, stellen wir Ihnen in den folgenden Absätzen die 5 besten Tools hierfür vor. Diese umfassen nicht nur Systeme für einen einfacheren Rekrutierungsprozess oder für ein automatisches Sortieren von Bewerbungen, sondern auch andere Bereiche des Personalmanagements.

Künstliche Intelligenz im Recruiting mit Greenhouse

Greenhouse ist ein KI-Tool für die Personalbeschaffung, das Unternehmen für Recruitings- und Bewerbungsprozesse nutzen. Es reicht von der umfangreichen Gestaltung von Stellenanzeigen nach eigens gewählten Kriterien bis hin zur Candidate Experience nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens. Unternehmen erstellen mit Greenhouse spezielle Karriereseiten für Unternehmen, schreiben Stellen auf einem internen Jobboard aus oder posten Stellenanzeigen in den sozialen Medien. Die KI erstellt Berichte über die Reichweite oder passende Bewerber. 

Mit Greenhouse entwickeln Unternehmen ein strukturiertes Bewerberprofil und gleichen die Kriterien der Kandidaten hiermit automatisch ab. Dabei sorgt das KI-Tool für faire Chancen der Bewerber, denn Greenhouse schließt Diskriminierung aus. Laut eigener Angaben soll die Verwendung von Greenhouse während des Recruiting-Prozesses die Qualität der eingestellten Mitarbeiter bis zu 20 % verbessern. Greenhouse bietet über 490 Integrationsmöglichkeiten für kleine und größere Unternehmen. Zu den Nachteilen von Greenhouse gehört, dass Unternehmen in Ausbildung und Training investieren müssen, um die anspruchsvolle Software zu verstehen und zu bedienen. Außerdem sind die Preise nicht auf der Website zu finden, sondern müssen bei Greenhouse erfragt werden.

CRM und Personalmanagement mit Bitrix24

Mit Bitrix24 haben Sie ein All-In-One-System zur Hand, das neben einem leistungsstarken CRM auch KI-Funktionen für das Personalmanagement bietet. Nicht nur das effektive Mitarbeiter- und Projektmanagement helfen Ihrem Unternehmen dabei, Ihre Produktivität zu steigern. Der Bitrix24 CoPilot ist eine künstliche Intelligenz, mit der Ihre Mitarbeiter Ideen sammeln und vervollständigen können, die Texte schreibt und zusammenfasst sowie Kommentare mit zusätzlichen Scripts erstellt. Dies vereinfacht einerseits die Kommunikation zwischen Abteilungen und Mitarbeitern und hilft andererseits dabei, Zeit einzusparen und effizienter Aufgaben zu bearbeiten. 

CoPilot ist jedoch nur ein Teil der umfangreichen Bitrix24-Lösungen, die Sie für das Personalwesen verwenden können. Mit verschiedenen Möglichkeiten zur Kommunikation in Echtzeit, Projektverwaltung und einem Tool zur Auslastung Ihrer Mitarbeiter haben Sie die HR in Ihrem Unternehmen vollständig im Griff. Gleichzeitig gibt es unzählige Integrationsmöglichkeiten für andere Software. Die Preise bei Bitrix24 passen sich an den Leistungsumfang und die Unternehmensgröße an. So können Sie den Basic-Plan für bis zu 5 Nutzer für monatlich 49 Euro (Stand April 2024) erwerben. Enterprises mit mehreren Standorten und bis zu 250 Nutzern bezahlen 399 Euro monatlich (Stand April 2024) und erhalten den vollen Funktionsumfang für CRM und Personalmanagement.

Robot-Recruiting mit Lever

Auch Lever macht sich KI im Recruiting zunutze. Die Plattform setzt künstliche Intelligenz im Recruiting ein, um geeignete Bewerber zu ermitteln, sie zum Interview einzuladen und diese dann letztendlich zu bewerten. Lever wird von wachsenden und bekannten Unternehmen weltweit genutzt. Zur Softwarelösung gehört ein Applicant Tracking System (ATS), sie enthält ein Relation-Management-System für Kandidaten und garantiert so eine intelligente Automatisierung der Recruiting-Prozesse. 

Mit Lever verfolgen Unternehmen alle Schritte von der Talentsuche über die Auswahl der passenden Kandidaten bis zur Einstellung über ein Dashboard nach. Der Einsatz künstlicher Intelligenz im Recruiting mit Lever lässt die Unternehmen die vielversprechendsten Kandidaten auswählen und sorgt dafür, dass nichts untergeht. So wird der Recruiting-Prozess für Unternehmen dank KI viel effizienter. 

Datengesteuertes Recruiting hilft Unternehmen dabei, Fehler zu vermeiden und die Ergebnisse auf einen Blick zu sehen. Lever bietet mehr als 360 Integrationen für verschiedene Anwendungen. Zur Preisgestaltung hält sich der Anbieter jedoch auf seiner Webseite bedeckt. Interessenten können direkt Kontakt aufnehmen und die Preise für die Module entsprechend ihrer Anforderungen abfragen.

KI im Recruiting mit HireVue

HireVue ist eine Plattform für das Recruiting mit KI, die Auswahl und Bewerbung von Kandidaten aus verschiedenen Gesichtspunkten vereinfacht. Herkömmliche Bewerbungsverfahren konzentrieren sich in erster Linie auf Qualifikationen und Erfolge, lassen dabei aber oft den menschlichen Faktor außer Acht. Bei HireVue liegt der Schwerpunkt auf einer präzisen Kandidatenauswahl, bei der gleichzeitig die Bedürfnisse des Unternehmens und der Bewerber wichtig sind. Dank KI nehmen potenzielle Bewerber nicht nur schneller Kontakt mit dem Unternehmen auf, sondern künstliche Intelligenz ermittelt in kürzeren Interviews die Skills und wie diese zu den Anforderungen des Unternehmens passen. 

All dies geschieht auf der Grundlage von validen Daten und ohne menschliche Verzerrungen oder Vorurteile. Kandidaten können sich unter anderem in Live- oder On-Demand-Videos vorstellen. Hierfür nutzen Unternehmen HireVue, um spezielle Interview-Richtlinien oder Fragen zu entwickeln. Die jeweiligen Interviews sind dann auch außerhalb der Geschäftszeiten möglich und so steigen Geschwindigkeit und Genauigkeit im Bewerbungsprozess.

KI-Personalmanagement mit Cegid

Bei Cegid kommt künstliche Intelligenz ebenfalls im Bereich Personalwesen zum Einsatz. Sie bietet nicht nur KI-gesteuerte Management-Lösungen, sondern rationalisiert auch die Talentsuche und den Interviewprozess. Das TalentSoft-Modul von Cegid hilft bei der Auswahl der Talente, verschlankt das Personalmanagement und fördert per KI die Schulung und Entwicklung von Mitarbeitern. Dabei ist der Datenschutz von besonderer Bedeutung, deshalb wird Cegid auf europäischen Servern gehostet. 

Artificial Intelligence ist auch Teil des Cegid-Moduls Visualtime. Dieses enthält Anwendungen für die Gehaltsabrechnung, die Urlaubsplanung oder den Krankenstand. Diese werden in Schicht- oder Notfallpläne integriert, damit Unternehmen rechtzeitig reagieren können. Mithilfe der Zeiterfassung erstellen Sie Arbeitskonten und können Auswertungen für Abteilungen oder Mitarbeiter generieren. Laut Cegid richtet sich die Plattform in der Regel an Unternehmen, die verschiedene Management-Lösungen benötigen, seien es HR, Finanzwesen oder der Buchhaltungsbereich.

Die Preise für die einzelnen Module bei Cegid sind abhängig von den Funktionen und der Anzahl der Nutzer. Für kleine Unternehmen gibt es Cegid Visualtime bereits ab 2,50 Euro monatlich pro Mitarbeiter (Stand April 2024). Unternehmen, die umfangreichere Arbeitsmodelle wie Hybrid- oder Remotearbeit nutzen, können sich direkt mit dem Anbieter für eine Preisauskunft in Verbindung setzen.

Fazit

Künstliche Intelligenz im Personalmanagement leistet einen wichtigen Beitrag zur Rationalisierung von Prozessen, sie verbessert die Effektivität und steigert zudem die Produktivität. Allerdings hat sie auch Grenzen und unterliegt Risiken. Besonders bei künstlicher Intelligenz im Recruiting müssen Unternehmen sicherstellen, dass die KI ethische Aspekte und die Unternehmenskultur beachtet. 

Der Einsatz von KI muss natürlich immer einen Raum für persönliche Kommunikation mit Bewerbern, Mitarbeitern und Management lassen. Wenn Sie diese Tipps beherzigen und sich Ihr KI-Tool für das Personalmanagement anhand Ihrer Anforderungen aussuchen, dann vereinfachen Sie nicht nur den Recruiting-Prozess, sondern sorgen auch für einen rationalen Workflow in Ihrer Belegschaft.

Wenn Sie und Ihr Unternehmen selbst von den Vorteilen von KI im Personalmanagement profitieren wollen, dann können Sie mit dem Bitrix24 CoPilot Erfolge in puncto Rationalisierung und Automatisierung erzielen. Durch die kostenlose Registrierung erfahren Sie, wie Sie mit AI Ihre Mitarbeiterkommunikation und Zusammenarbeit verbessern. So erhalten Sie eine Vorstellung davon, was der Bitrix24 CoPilot alles leistet und wie er Sie beim Personalmanagement Ihres Unternehmens unterstützen kann.