Die 10 wichtigsten Eigenschaften von HR-Software für mittlere Unternehmen

In mittleren Unternehmen gibt es verschiedene Verantwortlichkeiten, wenn es um die Personalwirtschaft geht. Eine bestimmte Abteilung könnte dafür verantwortlich sein, oder, je nach Unternehmensgröße, wird HR von verschiedenen Abteilungen übernommen. Heutzutage kommt jedoch kein mittleres Unternehmen ohne die richtige HR-Software aus.

HR-Software für den Mittelstand muss die Erwartungen dieser Unternehmen erfüllen, die sich oft nach Größe und der Mitarbeiteranzahl richten. Durch einen HR-Software-Vergleich erfährt ein Unternehmen, ob das Programm für seine speziellen Bedürfnisse geeignet ist. Im folgenden Artikel erläutern wir deshalb die 10 wichtigsten Eigenschaften, die HR-Software für den Mittelstand haben sollte. Diese HR-Software-Anforderungen helfen Ihnen dabei, die beste Lösung unter den vielen Möglichkeiten auszumachen.

Bitrix24 ist ein System, das kleinen und mittelständischen Unternehmen hilft, die Personalverwaltung durchzuführen. Ein Blick auf die Bitrix24-Lösungen zeigt, dass Sie mit dieser Software ein erstklassiges Tool für das Mitarbeitermanagement finden. Abläufe werden automatisiert und es findet eine Kommunikation in Echtzeit statt. Module für Mitarbeiterengagement und E-Learning sind weitere Möglichkeiten, Ihr Personal per Software zu verwalten und zu entwickeln.

Welche Rolle spielt HR-Software in mittleren Unternehmen?

HR-Software im Mittelstand zu verwenden, ist eine Möglichkeit, mit dem Unternehmen viele Arbeitsabläufe automatisieren zu können. Dazu gehört die Suche nach Mitarbeitern und Talenten, die Leitung von bereits vorhandenem Personal. Module wie Zeiterfassung, An- und Abwesenheit oder Beteiligung der Mitarbeiter werden am häufigsten genutzt. Mittelständische Unternehmen in der DACH-Region tendieren oft zu einer HR-Software-Komplettlösung, die alle erforderlichen Funktionen einschließt. Oft ist sie cloudbasiert und auch von unterwegs nutzbar.

Die richtige HR-Software erlaubt es Unternehmen, ihre Entscheidungen anhand von Daten und Zahlen treffen und nicht nach Gefühl. Gleichzeitig spart eine HR-Software im Mittelstand viel Zeit (und damit erhebliche Kosten) ein und verringert Fehler bei den Betriebsabläufen. Die Mitarbeiter haben Zugang zu den neuesten Informationen, wodurch sich Rückfragen in anderen Abteilungen verringern. Mittelständische Unternehmen können mit der passenden HR-Software Terminierung und Dienstpläne erstellen und so die Produktivität verbessern. 

Es gibt also gute Gründe, als Mittelständler auf ein HR-System zu setzen. Wichtig ist jedoch, den passenden HR-Software-Anbieter zu finden. Das geht am einfachsten, wenn Sie ihre Anforderungen an die HR-Software kennen.

Übersicht über die 10 wichtigsten Eigenschaften von HR-Software in mittleren Unternehmen

Die folgenden Absätze behandeln die wichtigsten Eigenschaften von Software für das Human-Resource-Management. Wir erläutern auch, welche Rolle sie jeweils für den Mittelstand spielen. Ob Komplettlösung oder HR-Module, die HR-Tools müssen auf die Anforderung Ihres Unternehmens abgestimmt sein. Durch die Aufgliederung in verschiedene Abschnitte haben Sie genau im Blick, was die HR-Software können muss.

Warum sind Rekrutierung und Bewerbermanagement bei HR-Tools wichtig?

Mittlerweile führen Sie mit HR-Software nicht nur die Leitung vorhandener Mitarbeiter durch. Sie hat sich auch bei der Rekrutierung und Bewerberauswahl ihren festen Platz erarbeitet. 

Bewerbermanagement-Software kann Ihre Talentsuche und die Sichtung der Bewerbungen enorm vereinfachen und schneller machen als ein manueller Auswahlprozess. Die HR-Abteilung kann z. B. dynamische Stellenangebote oder Anzeigen in den sozialen Medien veröffentlichen, die die Personalbeschaffung wirklich unkompliziert macht. Der Auswahlprozess für Bewerber kann sich auf Daten und Qualifikationen stützen und wird dadurch genauer. 

Sie legen in den HR-Software-Lösungen fest, wen Sie für Ihr Unternehmen suchen, wo Sie suchen und welche Bewerbungen in den engeren Kreis kommen sollen. Diese Art von Talent-Management hilft Ihnen, genau die zukünftigen Mitarbeiter zu finden, die anhand ihrer Qualifikationen und Skills eine Bereicherung für Ihr Unternehmen darstellen. Einige HR-Management-Tools erlauben es sogar, dass Bewerber Videos hochladen, die dann abgespielt werden können. Hierdurch werden Sie und die zukünftigen Mitarbeiter unabhängig von den Geschäftszeiten Ihres Unternehmens.

Ist eine Onboarding-Software integriert, erleichtert sie die Einstellung und Einarbeitung, indem sie den neuen Mitarbeiter mit Informationen zum Unternehmen und seinen zukünftigen Aufgaben versorgt.

Warum sollten Sie bei einem HR-Software-Vergleich auf Leistungsmanagement und Mitarbeiterentwicklung achten?

Die Nutzung einer All-in-One-Software ist besonders für kleine und mittelständische Unternehmen sinnvoll, weil sie die wichtigsten HR-Prozesse auf einer Plattform bietet. Hierzu gehören beispielsweise Leistungsmanagement und Mitarbeiterentwicklung. Etliche Software-Lösungen bieten die Einrichtung einer digitalen Personalakte, die Sie mit dem Projektmanagement verbinden. So erhalten Sie ein 360-Grad-Feedback, das Ihnen weitere Informationen zum Personal bietet. Diese können beinhalten, ob der Mitarbeiter seine Ziele erreicht, ob es Schwachstellen gibt oder ob er Möglichkeiten zur Verbesserung hat. Die datenbasierte Auswertung zeigt aktuelle Berichte in Diagrammform an und Sie sehen, in welchem Zeitraum Ihr Mitarbeiter besonders erfolgreich ist.

Ein gutes HR-Tool muss auch Möglichkeiten für die Mitarbeiterentwicklung bieten. Hierzu gehören beispielsweise Webinare, E-Learning oder Newsletter, die Sie an Ihre Belegschaft versenden. Personalmanagement-Software leistet hier unschätzbare Dienste, weil Sie anhand von Daten verfolgen können, wie ein Mitarbeiter sich entwickelt. Gleichzeitig können Sie so Coaching-Möglichkeiten ohne großen Aufwand anbieten und sehen, welche Fortschritte Ihr Personal in Bezug auf Lernen und Entwicklung macht. 

Was gilt für Zeit- und Anwesenheitsmanagement bei HR-Software?

Die digitale Personalakte, die Sie mit HR-Komplettlösungen oder Modulen führen, bietet in der Regel auch Funktionen für das Zeit- und Abwesenheitsmanagement. Dies ist nicht nur wichtig für die Führung eines Arbeitszeitkontos der Mitarbeiter, sondern auch für die Erstellung von Dienst- oder Notfallplänen. Die Nutzer können ihre Urlaubs- und Abwesenheitswünsche bequem digital an die Personalabteilung senden und erhalten auf demselben Wege ein Feedback dazu. Hierdurch verringern Sie unnötige Kommunikation über verschiedene Unternehmens- und Managementebenen und beugen Missverständnissen vor.

Zeitmanagement kann auch Einfluss auf die Lohn- und Gehaltsabrechnung haben, die ebenfalls Bestandteil von HR-Management-Software sein kann oder integrierbar ist. Die automatische Übernahme der Personaldaten in Bezug auf Stunden, Fehlzeiten oder Anwesenheit kann direkt in die Lohnbuchhaltung einfließen. Das hat den Vorteil, dass Ihr Unternehmen Personal spart und Sie Reibungsverluste vermeiden, weil die HR-Daten fehlerfrei weitergegeben werden und die verantwortlichen Mitarbeiter stets auf dem aktuellen Stand sind.

Welche Möglichkeiten sollten HR-Software-Anbieter für Benutzerfreundlichkeit und Anpassbarkeit bieten?

Software für Human Resources erleichtert den Alltag des HR-Managers ungemein, allerdings nur, wenn das Produkt benutzerfreundlich und anpassbar ist. Die Personalprozesse und die Personalarbeit müssen sich einfach durchführen lassen, am besten auf einer einheitlichen Plattform. Es spielt keine Rolle, ob Sie eine Suite oder eine Business-Units-Modular-Lösung bevorzugen. Wichtig ist, dass Ihre Mitarbeiter eine kurze Einarbeitungszeit haben und Sie das Personalwesen effizienter verwalten können.

Software-Benutzerfreundlichkeit bedeutet auch, dass alle Bereiche Ihres Human Resource-Managements auf die Daten zugreifen können, die für sie bestimmt sind und bei ihren Aufgaben eine Rolle spielen. Dazu sollten Sie die HR-Software entsprechend den Aufgaben freischalten können. Es kommt darauf an, für welche HR-Prozesse Sie die Software verwenden und wie sie in Ihre anderen Systeme eingebettet ist.

Gleichzeitig kommt es bei der HR-Verwaltung von mittleren Unternehmen auf die Anpassbarkeit an. Nicht jedes kleine und mittelständische Unternehmen führt alle HR-Prozesse durch. HR-Programme lassen Sie die Daten erfassen, die für Ihre Abläufe im Unternehmen wichtig sind. So ist das HR-Team nicht mit irrelevanten Informationen abgelenkt und kann sich direkt auf die Mitarbeiterdaten und die Verwaltung konzentrieren.

Warum sind Personaldatenmanagement und Compliance bei HR-Software so wichtig?

Mitarbeiterdaten sind sensible Informationen und dürfen nicht in die falschen Hände geraten. Deshalb ist es so wichtig, dass Sie bei einem HR-Software-Vergleich darauf achten, dass die Daten sicher sind. Am einfachsten ist es, wenn Sie eine On-Premises-Lösung wählen und die Software auf Ihren eigenen Servern hosten. Allerdings ist das oft kostenintensiver als eine Cloud-Lösung, da Ihr Unternehmen eigene umfangreiche Schutzlösungen installieren muss. 

Bei HR-Software per Cloud befinden sich die Daten auf einem externen Server des HR-Software-Anbieters. Hier gilt es, genau hinzuschauen, wo sich dieser befindet und ob er sicher ist. Die Bitrix24-Software und die dazugehörigen Daten befinden sich beispielsweise in Deutschland auf sicheren Amazon-Servern in Leipzig. Der Anbieter kann so sicherstellen, dass die Personal- und Firmendaten Deutschland nicht verlassen und keine unbefugte Person Zugang zu den Servern hat.

Es gibt aber auch HR-Software von Rexx-Systems oder einigen anderen Anbietern, deren Server sich nicht nur Deutschland, sondern auch in der EU befinden. Manchmal können diese Daten entsprechend der Datenschutzrichtlinie auch außerhalb der EU verarbeitet werden. Hierfür ist die Bedingung, dass diese Verarbeitung der DSGVO und den europäischen Maßstäben entspricht. 

Welche Bedeutung haben Integration und Skalierbarkeit von HR-Software?

Außer den Funktionen selbst gibt es noch andere Punkte bei der Auswahl der richtigen Personalmanagement-Software, auf die mittelständische Unternehmer ihr Augenmerk richten sollten. Hierzu gehört, ob das Human-Resource-Management-Programm sich in ihre anderen Business-Lösungen problemlos integrieren lässt. Das ist häufig der Fall, aber nicht immer.

Achten Sie darauf, ob Sie vorhandene Daten einfach von anderen Systemen übertragen können und ob die neue HR-Software kompatibel mit CRM oder Projektmanagement-Software ist. So dürfen keine Software-Probleme auftreten, weil z. B. bestimmte Personaldaten von anderen Programmen gleichzeitig genutzt werden. Am besten ist es, wenn Sie einen Blick auf die jeweilige Anbieter-Seite werfen, ob die HR-Software zu Ihren anderen Programmen passt und wie eine Integration durchzuführen ist. Manchmal müssen Sie auch beim jeweiligen Kundendienst nachfragen, besonders wenn Sie Business-Lösungen verwenden, die nicht so verbreitet sind.

Für kleine und mittelständische Unternehmen ist die Skalierbarkeit entscheidend. Je kleiner das Unternehmen, desto weniger umfangreich und komplex muss die benötigte Personalmanagement-Software sein. Das HR-Programm sollte also mitwachsen und sich an den steigenden Anforderungen des Unternehmens orientieren. Es kann sein, dass Sie am Anfang lediglich Mitarbeiterdaten verwalten wollen, später jedoch Leistungserfassung, Bewerbermanagement oder Personalentwicklung benötigen. 

Für Ihre wachsenden Ansprüche gibt es zwei Möglichkeiten. Die eine ist, modulbasierte Software zu nutzen und bei Bedarf weitere Module hinzuzufügen. Die andere Option wäre die automatische Ergänzung von Funktionen mit steigender Anzahl der Nutzer. Unternehmen sollten eine genaue Vorstellung davon haben, welche Lösung sich auch in Zukunft am besten für sie eignet.

Was gilt für die Analyse und Berichterstattung?

Ihre HR-Management-Software soll nicht nur die Personalverwaltung vereinfachen, sondern Ihnen auch Daten und Einblicke liefern. Deshalb gehören eine Analysefunktion und die Möglichkeit der Berichterstellung unbedingt dazu. Sind diese Optionen vorhanden, hat das mittelständische Unternehmen einen genauen Überblick über die Arbeitszeiten, Anwesenheit und sonstige Personaldaten. Neben der Integration in andere Systeme wie Zeitplanung lassen sich so visuelle Darstellungen wie Diagramme erstellen, die Ihnen einen einfachen Überblick über alles Wichtige liefern. Diese eignen sich dann beispielsweise als Grundlage für Meetings oder Personalplanung.

Berichterstattung und Reports für Human Resources sind oft Grundlage für die Kostenermittlung. Sie spielen eine Rolle, wenn Mittelständler ihre zukünftigen Aktivitäten planen und feststellen wollen, ob die Personalkapazität ausreicht oder sich die Annahme eines Auftrags lohnt. Die richtige HR-Management-Software versorgt Sie mit all den Daten, die das Programm vorher durch Analyse ermittelt hat. 

Durch die HR-Integration in andere Programme lassen sich die gewünschten Daten dann in betriebswirtschaftliche oder andere Auswertungen übertragen. Das macht es Ihnen einfacher, die erforderlichen Angaben fehlerfrei zu übermitteln und zu integrieren, da sie ein Teil der gesamten Business-Lösung des Unternehmens sind. Wenn HR-Software die richtigen Daten erfasst, nützliche Analysen vornimmt und gut integrierbar ist, dann ist sie ein wichtiges Tool, das Ihr Unternehmen durch Datenanalyse und Berichterstattung voranbringen kann.

Fazit

Es gibt viele HR-Lösungen auf dem Markt. Ihre Aufgabe ist es, diejenige zu finden, die zu Ihrem mittelständischen Unternehmen und zu seinem Wachstum passt. Erfahrungen von Mittelständlern zeigen, dass sie besonders viel Wert auf Funktionen legen. Hierzu gehört beispielsweise, dass sie HR-Profis das Talent-Management und die Auswahl der Bewerbungen erleichtert, weil sie Abläufe automatisiert und durch datengestützte Entscheidungsfindung auf Qualifikationen anstatt auf das "Bauchgefühl" achtet. 

Gleichzeitig hilft HR-Software Ihrem Unternehmen bei allen Prozessen, die das Personalwesen betreffen. Das sind die Erfassung von Mitarbeiterdaten, die Ermittlung von Anwesenheits- und Abwesenheitszeiten für ein digitales Arbeitszeitkonto oder die Leistungserfassung je nach Branche. Die Software ist eine Möglichkeit, Schwachstellen zu erkennen und darauf zu reagieren. Sie hilft Ihnen bei der Dienstplanung und dem Erstellen von Notfallplänen. Integrationen zur Lohn- und Gehaltsabrechnung sorgen dafür, dass Kommunikationsfehler vermieden werden und dass Ihre Personaler Zeit einsparen. 

Allerdings sind nicht nur die Funktionen bei Personalmanagement-Software wichtig. Im Sinne von Datensicherheit und Compliance müssen Sie bei der Auswahl darauf achten, wo die Personaldaten gehostet werden. Es ist optimal, wenn sich die Server in Deutschland oder in der EU befinden. Gleichwohl spielen für Mittelständler auch die Integration und Skalierbarkeit eine Rolle. Oft verfügen sie über andere Business-Lösungen, in die die gewünschte HR-Software eingebettet werden muss. HR-Software eignet sich jedoch nicht nur zur Automatisierung und Vereinfachung von Prozessen. Mittelständische Unternehmen können anhand von Datenanalysen und Berichten eine Vielzahl von wertvollen Informationen entnehmen.

Ein Beispiel für eine HR-Komplettlösung ist Bitrix24. Als CRM konzipiert, bietet es auch HR-relevante Funktionen. Es hilft bei der Mitarbeiterverwaltung, unterstützt Sie beim Zeitmanagement und vereinfacht die Kommunikation zwischen Personal und Unternehmen erheblich. Die Benutzerfreundlichkeit der Software sorgt für eine intuitive Navigation und Bedienung.