Bewerberkommunikation in HR – CRM und Kalendertools für eine nahtlose Koordination von Interviews

Die Bewerberkommunikation gehört zu den Grundlagen für ein erfolgreiches Recruiting. Sie kann den Ausschlag geben, ob sich ein gewünschter Bewerber für oder gegen Ihr Unternehmen entscheidet. Dank der Digitalisierung haben Sie heute viel mehr Möglichkeiten, die Erfahrung für die Kandidaten durch moderne CRM- und Kalendertools zu verbessern. Sie erleichtern Ihnen die Planung von Vorstellungsgesprächen, automatisieren Erinnerungen und verwalten die gesamten Rückmeldungen von Bewerbern.

Im folgenden Artikel erfahren Sie, welche Vorteile die Integration von CRM-Systemen und Kalendern bietet. Wir zeigen Ihnen, wie Sie diese Tools miteinander verbinden und optimal nutzen. Das Ergebnis ist nicht nur eine bessere Erfahrung für die Kandidaten, sondern Sie sparen auch Ressourcen wie Personal und Zeit.

Zu den Softwarelösungen, die sich auch für Recruitment-Prozesse eignen, gehören die Bitrix24-Tools. Als Anwendung für CRM und andere Geschäftsprozesse entwickelt, bieten sie aber genauso Optionen für das Bewerbermanagement. Integrierte Kalender helfen Ihnen bei der Planung von Vorstellungsgesprächen. Über die enthaltene Kommunikationsplattform können Sie virtuelle Meetings mit Ihren bevorzugten Kandidaten durchführen.

Herausforderungen bei der Planung von Vorstellungsgesprächen

Bewerbungsgespräche zu planen, ist für Unternehmen recht anspruchsvoll. Vor allem, wenn es sich um große Unternehmen handelt und sich die Belegschaft häufig wechselt, stehen Recruiter vor Herausforderungen. Sie müssen Nachrichten versenden, Termine mit allen Beteiligten abstimmen und oft noch E-Mail-Erinnerungen verschicken.

Die Koordination der Gespräche ist besonders schwierig. HR-Mitarbeiter sind nicht immer verfügbar und so kommt es bei Terminänderungen häufig zu Missverständnissen. Es kann sogar sein, dass Bewerber vergessen werden oder sie das Gefühl haben, nicht genug Informationen zu bekommen.

Diese Prozesse können Sie mit Recruiting-Automation vereinfachen. Dazu nutzen Sie Bewerbermanagement-Software oder greifen auf CRM-Integration mit integrierten Tools für Terminplanung zurück.

Zeitaufwand und manuelle Arbeit bei der Koordination von Bewerbungsgesprächen

Bei der manuellen Planung von Interviews müssen HR-Verantwortliche oft mehrmals mit Bewerbern kommunizieren. E-Mails werden hin- und hergeschickt, bis der passende Termin feststeht.

Intern muss alles gleichzeitig mit der Verfügbarkeit der Recruiter abgeglichen werden. Bei Terminänderungen und manueller Dokumentation ist daher der Zeitaufwand sehr hoch. Hinzu kommen die Wartezeiten für Terminbestätigungen von der jeweils anderen Seite.

Dieses manuelle Verfahren ist nebenbei sehr fehleranfällig. Zum Beispiel kann es passieren, dass Termine doppelt oder gar nicht gebucht werden. Vielleicht wenden sich Kandidaten deshalb ab, weil sie sich nicht gut betreut fühlen.

Wie Automatisierung durch CRM- und Kalendertools hilft

Eine Lösung für diese Probleme sind CRM-Systeme und Kalendertools. Der Einsatz ist in allen Branchen und für alle Unternehmensgrößen möglich. Dank CRM-Integration und automatisierter Terminplanung reduzieren Unternehmen den manuellen Aufwand und das Fehlerrisiko. Außerdem hat der Kandidat das Gefühl, dass seine Bewerbung ernst genommen wird und das Unternehmen im Recruiting-Prozess strukturiert vorgeht.

CRM-Anwendungen erfassen und aktualisieren hierbei die Daten und ein intelligenter Kalender schlägt Termine vor, die bereits an die Zeitfenster der Interviewer angepasst sind. Diese Strategie spart Zeit und dadurch Geld für alle Beteiligten. Die Effizienz des Recruiting-Prozesses steigt und das Unternehmen hinterlässt natürlich auch einen besseren Eindruck beim Kandidaten.

CRM-Systeme als zentrale Plattform für die Bewerberkommunikation

CRM-Software ist auch im Bewerbungsprozess der Dreh- und Angelpunkt für Daten und Bewerberkommunikation. Diese Produkte sind nicht nur eine Datenbank, auf die Recruiter in Echtzeit Zugriff haben. Sie automatisieren auch die Bewerberkommunikation, indem sie nach definierten Regeln E-Mails versenden oder Terminvorschläge machen.

Was sind CRM-Lösungen für die Personalbeschaffung?

CRM steht für “Customer Relationship Management”, auf Deutsch Kundenbeziehungsmanagement. Ein CRM-System ist eine Anwendung, die Daten von Kunden für jeden Punkt der Kundenreise verwaltet. Dank einer solchen Plattform haben Sie nicht nur einen aktuellen Überblick über die Kontaktdaten, sondern auch über Verkäufe und über die Kundenkommunikation über Website, E-Mail oder Telefonate.

Im Kontext von Bewerbungsprozessen können Sie die Software als HR-CRM nutzen. Anstatt der Kundendaten erfassen Sie die Informationen zu Bewerbern und ihrer Kommunikation.

Durch die CRM-Integration sorgen Sie für Automatisierung, denn Sie passen E-Mail-Vorlagen an und richten Workflows entlang der gesamten Kandidatenreise ein. Auf diese Weise stellen Sie sicher, dass Sie keinen Kandidaten vergessen. Zeitpläne werden beim Bewerbungsprozess eingehalten und Aufgaben, die mit dem Recruiting zusammenhängen, werden rechtzeitig erfüllt.

Vorteile von CRM-Tools bei der Verwaltung von Bewerberdaten

Unternehmen, die ein Recruiting-CRM nutzen, genießen folgende Vorteile:

• Bessere Übersicht über Kandidaten und den gesamten Bewerbungsprozess
• Effizienzsteigerung durch Automatisierung von Routineaufgaben
• Sofortige Aktualisierung der Bewerberdaten
• Professionelle und konsistente Kommunikation mit Kandidaten
• Geringeres Fehlerrisiko im Vergleich zu manueller Arbeit

Beispiel für den Einsatz von CRM-Tools im Bewerbermanagement

Ein Beispiel dafür, wie Sie ein HR-CRM nutzen können, ist personalisierte Kommunikation. Anstatt eine E-Mail für alle Bewerber aufzusetzen, erhalten Kandidaten je nach Stufe ihres Recruitingprozesses automatische, aber dennoch personalisierte Nachrichten. Sei es, dass sie die erste Runde erfolgreich abgeschlossen haben, nicht mehr berücksichtigt werden oder Unternehmen um weitere Unterlagen bitten.

Planung von Bewerbungsgesprächen mithilfe von Kalendertools automatisieren

Der Bewerbungsprozess gliedert sich in bestimmte Phasen wie die Stellenausschreibung oder das Screening von Bewerbungen. Danach finden Vorstellungsgespräche für die aus Sicht des Unternehmens besten Kandidaten statt. Die Planung brauchen Sie nicht mehr manuell vorzunehmen, wenn Sie eine CRM-Integration mit intelligentem Kalender nutzen. Ein solches Kalendertool hilft natürlich nicht nur bei der Terminplanung, sondern kann auch Erinnerungen und E-Mails versenden.

Wie Kalendertools die Terminfindung erleichtern

Denken Sie an Kalendertools wie von Google oder anderen Anbietern. Mit ihren Funktionen können Unternehmen nicht nur eigene Meetings oder Fristen planen, sondern sie natürlich auch für Vorstellungsgespräche verwenden. Individuelle und Teamkalender werden in das HR-CRM integriert und ermöglichen so eine Automatisierung aller Schritte, inklusive der Terminplanung für Bewerbungsgespräche.

Vorteile der Integration von Kalendertools in den Recruiting-Prozess

Dank der integrierten Kalendertools kann die gesamte Planung der Vorstellungsgespräche automatisiert werden. Das reicht vom Ermitteln der freien Zeiten bei Recruitern bis zum Versenden der E-Mails mit Terminvorschlägen.

Wenn es Terminänderungen gibt, findet die Software selbständig alternative Termine und kann diese vorschlagen. Auch die Kandidaten werden automatisch informiert. Solche Tools vermeiden, dass Buchungen doppelt erfolgen oder Bewerber vergessen werden. Sie verhindern auch, dass Recruiter sich untereinander oder mit den Kandidaten aufwendig in manuellen Prozessen abstimmen müssen.

Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Automatisierung der Interviewplanung

In den folgenden Absätzen zeigen wir Ihnen schrittweise, wie Sie die automatisierte Terminplanung von Bewerbungsgesprächen einrichten. Die Grundlagen hierfür sind eine CRM-Lösung und ein Kalendertool. Natürlich gibt es verschiedene Softwarelösungen, deshalb ist es ein allgemeiner Überblick, der je nach Anwendung abweichen kann.

Schritt 1: Einrichten eines CRM-Systems zur Verwaltung der Bewerberdaten

Grundlage für die CRM-Anwendung sind die Bewerberdaten. Sie können sie entweder importieren oder aus anderen Systemen übernehmen. Bewerberdaten erhalten Sie auch, wenn Sie Stellenanzeigen mit Möglichkeiten für Online-Bewerbungen veröffentlichen. In diesem Fall geben die Kandidaten ihre Angaben selbst ein und sie werden im CRM-System gespeichert.

Schritt 2: Integration von Kalender-Tools zur Automatisierung der Terminfindung

Der nächste Schritt ist die CRM-Integration mit Ihren genutzten Kalendertools. Sie können so Termine über die CRM-Anwendung planen. Unternehmen, die mit Teamkalendern arbeiten, können einfach freie Zeitfenster für ihre HR-Mitarbeiter finden und den Kandidaten vorschlagen. Haben Bewerber selbst Zugang zu diesem Kalendersystem, bestätigen sie diese Termine einfach selbst oder machen einen alternativen Vorschlag.

Schritt 3: Automatisierte Erinnerungen und Follow-up-Nachrichten

In diesem Schritt richten Sie automatische Erinnerungen und Follow-up-Benachrichtigungen ein. Auf diese Weise wird kein Termin verpasst und Sie bleiben mit den Kandidaten immer in Kontakt. Oft werden E-Mail-Erinnerungen genutzt, die automatisch versendet werden.

Schritt 4: Feedback-Schleifen automatisieren

Die letzte Phase ist das Einholen von Rückmeldungen von Bewerbern und Recruitern. Auch hier sind automatisierte E-Mail-Erinnerungen die beste Möglichkeit. Unternehmen senden sie nach dem Vorstellungsgespräch an die Kandidaten und an den Interviewer, um Feedback zum Vorstellungsgespräch zu erhalten.

Automatisierte Erinnerungen und Benachrichtigungen beim Recruiting

Bei Unternehmen und Kandidaten kann es gleichermaßen vorkommen, dass ein Termin verschoben wird oder eine Antwort auf eine Nachricht ausbleibt. In diesen Fällen nutzen Unternehmen oft Erinnerungen, die an Bewerber gesendet werden. Der manuelle Aufwand hierfür ist hoch, genauso wie die potenzielle Fehlerrate, deshalb sollten Sie diesen Vorgang automatisieren.

Sie erstellen also bestimmte Regeln für Ihr CRM-System, wann es eine Erinnerung oder Nachricht an den Bewerber senden soll. Das kann in verschiedenen Phasen des Bewerbungsprozesses stattfinden, auch bei der Planung eines Vorstellungstermins.

Da jeder Vorgang für jedes Unternehmen und jedes Recruiting individuell ist, planen Sie vorher ganz genau, wann und wie Sie welche Erinnerungen verschicken wollen. Das integrieren Sie in das CRM-Produkt. Bei Antworten werden die Bewerberdaten automatisch aktualisiert. Wenn keine Reaktion erfolgt, können Sie über das CRM-System weitere Schritte festlegen.

Best Practices für den Einsatz von CRM- und Kalendertools zur Interviewautomatisierung

In den folgenden Abschnitten geben wir Ihnen Tipps für die Automatisierung der Planung von Vorstellungsgesprächen. In erster Linie ist das die Auswahl der passenden Software, ihre Einrichtung und Bedienung.

Auswahl des richtigen CRM- und Kalendertools für Ihr Unternehmen

Jedes Unternehmen hat andere Anforderungen an seine Software. Die Auswahl hängt von ganz unterschiedlichen Faktoren ab. Das können die Größe des Unternehmens sein, die Branche oder die Anzahl der Beschäftigten.

Falls Sie noch kein CRM-System haben oder wechseln wollen, suchen Sie am besten nach Kriterien wie Benutzerfreundlichkeit, einfache Bedienung und Integrationsmöglichkeiten. Außerdem sind Skalierbarkeit und Flexibilität wichtig. Denn vielleicht wächst Ihr Unternehmen weiter oder Sie erhöhen den Grad der Automatisierung.

Schulung des HR-Teams im Umgang mit automatisierten Prozessen

Ihr HR-Team muss mit automatisierten Verfahren vertraut sein. Bei neuen Produkten findet meistens eine Einführung statt, die Mitarbeitern die Bedienung erläutert.

Wenn Sie mit vorhandenen Tools weiter automatisieren, müssen alle Beteiligten die automatisierten Verfahren kennen. Eine gute Möglichkeit, solches Wissen zu vermitteln, sind interne Schulungen. Sie können als Präsenzveranstaltung oder virtuell stattfinden. Und natürlich sollten Mitarbeiter informiert werden, wenn es Softwareupdates mit neuen oder veränderten Funktionen gibt.

Regelmäßige Überprüfung und Optimierung der Automatisierungsprozesse

Nach Einrichtung von automatisierten Verfahren ist die Arbeit nicht getan. Sie müssen regelmäßig überprüft und dann optimiert werden. So können sich beispielsweise Situationen in Ihren Bewerbungsverfahren ändern und das System muss angepasst werden.

Überprüfung heißt, sich auf Daten zu verlassen. Diese liefern das CRM-System und das Feedback der Beteiligten. Aufgrund der Daten passen Sie dann den automatischen Prozess an, damit er wieder reibungslos läuft. Datenanalyse kann beispielsweise Schwachstellen oder Probleme der Prozesse offenlegen, die Sie dann beheben können.

Herausforderungen und Lösungen bei der Implementierung von Automatisierung im Recruiting

In der Theorie mag die Vorgehensweise einfach klingen. Aber es gibt beim Automatisieren von Bewerbungsverfahren durchaus Herausforderungen. Sie sind aber kein Grund, wieder zu herkömmlichen Prozessen zu wechseln, denn es gibt Lösungen dafür.

Mögliche Schwierigkeiten bei der Integration von CRM und Kalendertools

Nicht alle CRM-Systeme sind mit allen Kalendertools kompatibel. Diese technische Herausforderung lösen Sie, indem Sie sich vorher informieren, welche Produkte zueinander passen. Häufig gibt es offene Schnittstellen oder Sie wechseln zu einer Kalendersoftware, die zur CRM-Lösung passt.

Den menschlichen Aspekt trotz Automatisierung beibehalten

Wir haben hier zwar die Automatisierung des Bewerbungsprozesses besprochen, aber letztendlich stellen Sie Menschen ein. Dieser Aspekt darf trotz Automatisierung nicht verloren gehen.

Versuchen Sie, Nachrichten so weit wie möglich zu personalisieren. Hierzu gehört, dass Sie Kandidaten in Nachrichten mit ihrem Namen ansprechen und vielleicht durch Personalisierung auf die jeweilige Phase in der Kandidatenreise eingehen.

Für alle Fälle sollten Sie dennoch einen HR-Mitarbeiter anbieten, der dem Bewerber bei Fragen persönlich weiterhilft. Und natürlich sollten Entscheidungen nicht ausschließlich auf maschineller Grundlage getroffen werden.

Datenschutz und Sicherheit bei der Automatisierung von Bewerberdaten

Der Sicherheit und dem Datenschutz kommt in Bewerbungsverfahren eine besonders große Bedeutung zu. Sie verarbeiten sensible, persönliche Daten, die sicher gespeichert werden müssen. Daher müssen die CRM-Systeme, Apps und auch die Wege von und zu den Servern hochgradig verschlüsselt sein.

Viele CRM-Lösungen entsprechen der DSGVO. Die Datenverarbeitung erfolgt in Deutschland oder der EU nach den entsprechenden Richtlinien. Bei CRM-Software aus anderen Ländern müssen Sie darauf achten, dass die DSGVO eingehalten wird.

Fazit

Es steht außer Frage, dass der gesamte Bewerbungsprozess mit viel Aufwand für ein Unternehmen verbunden ist. Besonders kritisch ist jedoch die Planung von Vorstellungsgesprächen und dass Sie mit den Kandidaten in Kontakt bleiben. Manuelle Verfahren sind fehleranfällig und kosten Zeit und Personal.

Die Lösung besteht darin, das Bewerbungsverfahren zu automatisieren, vor allem die Terminplanung von Bewerbungsgesprächen. Hierfür nutzen Sie ein CRM-System zusammen mit einem Kalendertool. So haben Sie alle Bewerberdaten haben aktuell auf einer einzigen Plattform. Integrierte Kalendersysteme gleichen Terminfenster mit HR-Mitarbeitern und Kandidaten automatisch ab. Außerdem versenden Sie automatisiert Erinnerungen oder Benachrichtigungen. Wenn Sie den menschlichen Aspekt nicht aus den Augen verlieren, ist die Automatisierung für Ihr Unternehmen und den Bewerber gleichermaßen sinnvoll.

Die Bitrix24-Lösungen können Sie als HR-CRM nutzen. Sie erfassen die Bewerberdaten entweder aus anderen Systemen, Webformularen oder aus E-Mails der Kandidaten. Wie bei einem CRM für Kunden im Vertriebsprozess ermöglicht Ihnen das Tool mit integriertem Kalender auch das Planen von Vorstellungsterminen oder das Versenden von E-Mails als Erinnerung, für Feedback oder zum Follow-up.