12 Best Practices für bessere Zusammenarbeit in kleinen Teams

Kollaboratives Miteinander ist eine der wichtigsten Voraussetzungen für Produktivität und Effizienz bei der Projektarbeit. Die Best Practices Zusammenarbeit stützten sich auf eine offene und direkte Kommunikation, die in kleinen Teams oft leichter durchzusetzen ist.

Durch gute Kollaboration lassen sich Missverständnisse reduzieren und Probleme besser lösen. Auf dieser Basis kann sich ein starkes Vertrauensverhältnis entwickeln, das die Bereitschaft zur gegenseitigen Unterstützung fördert. Obwohl die Zuweisung von Verantwortung auch hier eine wichtige Rolle spielt – darauf wird im folgenden Artikel noch explizit eingegangen – ist die Übernahme von Eigenverantwortung ein essenzieller Bestandteil der Projektarbeit von kleinen Teams. Diese arbeiten deshalb oft motivierter und leistungsorientierter, da sich jeder Mitarbeiter aktiv einbringen muss, um die gestellten Ziele zu erreichen.

Kleine Teams arbeiten flexibler und können sich damit schneller an sich ändernde Situationen anpassen. Da sich die Mitarbeiter in der Regel gut kennen, sind sie offen für Wissenstransfer, was wiederum die persönlichen Entwicklungsmöglichkeiten jedes Einzelnen verbessert.

Der folgende Artikel stellt 12 Methoden vor, mit denen sich die Zusammenarbeit signifikant verbessern lässt.

1. Zusammenarbeit fördern über die Auswahl besonders geeigneter Mitarbeiter

Die Benennung von „Zusammenarbeits-Champions“ kann das Teamwork verbessern und damit verbunden die Produktivität im Team steigern. Die genannten Mitarbeiter konzentrieren sich dabei neben ihrer eigenen fachlichen Arbeit besonders auf eine konsistente Kommunikation und dienen als Ansprechpartner für alle Fragen der Kooperation. Zusammenarbeits-Champions etablieren Praktiken des Informationsaustauschs und stellen dadurch sicher, dass alle Teammitglieder innerhalb der Projektarbeit über den gleichen Wissensstand verfügen. Sie sorgen außerdem dafür, dass definierte Zielstellungen transparent dargestellt werden, weisen aber auch auf Herausforderungen hin, die bei der Umsetzung der Aufgabenstellungen auf das Team zukommen können.

Als eine der Best Practices Zusammenarbeit kann sich die beschriebene Strategie allerdings nur dann etablieren, wenn die Auswahl der Champions sorgfältig erfolgt. Zu bevorzugen sind Mitarbeiter mit ausgeprägten sozialen und kommunikativen Fähigkeiten, die von den anderen Teammitgliedern respektiert werden.

2. Mit Cross-Skilled-Teams das fachbereichsübergreifende Teamwork verbessern

Als eine der besonders effektiven Best Practices Zusammenarbeit zeichnet sich crossfunktionales Teamwork aus. Dabei werden kleine Arbeitsgruppen gebildet, die fachübergreifendes Wissen in die Projektarbeit einbringen. In dieser Form der Zusammenarbeitstechniken erlernen Mitarbeiter neue Fähigkeiten. Der als Cross-Skilling bezeichnete Prozess hat nicht nur Auswirkungen auf die Qualität der Projektarbeit, er fördert auch die persönliche Entwicklung der einzelnen Mitarbeiter.

Insbesondere bei der Lösung komplexer Aufgabenstellungen bewährt sich das Einbringen von Fachwissen aus mehreren Bereichen. Die Projektarbeit in Cross-Skilled-Teams gestaltet sich zudem aus Kostensicht effektiv und vermeidet Engpässe, da in der Regel auf das Hinzuziehen von externem Know-how verzichtet werden kann. Durch unterschiedliche Betrachtungsweisen von Aufgabenstellungen und die Bündelung von Fachwissen können innovative Lösungen entwickelt, die Effizienz gesteigert und damit die Teamzufriedenheit verbessert werden.

3. Verantwortlichkeiten zur klaren Entscheidungsfindung definieren

Klare Entscheidungsverantwortung ist ein entscheidender Faktor für effektive Zusammenarbeit und eine wichtige Voraussetzung dafür, um Teamwork-Probleme lösen zu können. Es wird sichergestellt, wer Aufgaben zuweist, Ansprechpartner bei auftretenden Schwierigkeiten ist und die Rechenschaftspflicht für die Einhaltung der Zielstellungen wahrnimmt.

Oft führt das Streben nach Konsens zu Verzögerungen bei der Entscheidungsfindung. Wissen Mitarbeiter, dass die Verantwortlichkeiten eindeutig geregelt sind, vertrauen sie viel stärker den durch andere Teammitglieder getroffenen Entscheidungen in Verbindung mit deren Kompetenz und den ihnen vorliegenden Informationen. Damit wird zugleich eine gute Balance zwischen Konsens und Effizienz erreicht.

In kleinen Teams kommt der Eigenverantwortung eine besonders große Bedeutung zu. Durch Übertragung dieser identifiziert sich jeder Mitarbeiter mit seiner geleisteten Arbeit, die auf der Grundlage eigener Entscheidungen basiert.

4. Echtzeit-Zusammenarbeitstools nutzen und Feedbacks in den Arbeitsprozess integrieren

Effektive Kommunikationsstrategien nutzen Echtzeit-Tools und schaffen die Möglichkeit zur direkten Einbindung von Feedbacks bei der Informationsübermittlung. Kleine Teams verzichten auf interne Nachrichtenübermittlung durch E-Mails, für sie gehören Chat-Programme, Instant Messaging und Videoanrufe zu den unverzichtbaren Best Practices in der Zusammenarbeit. Um Remote-Teams effizient führen zu können, haben sich zudem Videokonferenzen für alle Mitarbeiter bewährt, die sofortige Feedbacks ermöglichen. Durch Kommunikation in Echtzeit können die Teilnehmer des Meetings die getroffenen Entscheidungen besser nachvollziehen, was die Transparenz und Vertrauen im Team fördert. Plattformen, wie Bitrix24, stellen alle Werkzeuge für eine cloudbasierte Kollaboration bereit.

Eine erfolgreiche Implementierung der Echtzeit-Kommunikation erfordert die Definition klarer Richtlinien, die unter anderem die Aufforderung zur offenen Kommunikation beinhalten und Feedbacks wertschätzt.

5. Best Practices Zusammenarbeit: Erfolgsgeschichten teilen

Das Teilen von positiven Beispielen im Rahmen der geleisteten Arbeit motiviert und Erfolgsgeschichten dienen gleichzeitig als Inspiration bei zukünftigen Projekten. Der Glaube des Teams an seine eigenen Fähigkeiten wird gestärkt, ebenso wie das Zusammengehörigkeitsgefühl und die Herausbildung einer spezifischen Identität. Die daraus entstehende positive Stimmung mündet in höherer Motivation und letztendlich in einer steigenden Kreativität.

Erfolgsgeschichten fördern den Austausch von Wissen und Erfahrungen, Teammitglieder lernen voneinander und erweitern ihren Horizont. Wichtig ist aber auch eine genaue Fehleranalyse, da kein Projekt reibungslos verläuft. Deshalb dürfen in der positiven Darstellung der erreichten Ziele, Rückschläge und der Umgang mit Herausforderungen nicht fehlen. Sie bilden die Grundlage dafür, künftige Probleme zu vermeiden oder den Umgang mit ihnen zu erlernen.

6. Regeln für Großprojekte in einem Kollaborationsvertrag festlegen

Eine besondere Herausforderung für kleine Teams stellt die Übernahme von Großprojekten dar. Zu den Best Practices in der Zusammenarbeit gehört in diesem Fall die Erstellung eines Kollaborationsvertrags.

Darin werden für jedes Teammitglied die wesentlichsten Aufgaben, Rollen und Verantwortlichkeiten sowie Entscheidungsbefugnisse definiert. Der Vertrag legt zudem die Kommunikationswege fest, die zu verwendende Software und die Häufigkeit des Informationsaustauschs. Insbesondere sind regelmäßige Teammeetings zu vereinbaren. Weitere wesentliche Kriterien bestehen in der Aufstellung von Verhaltensregeln zur Zusammenarbeit, wie zum Beispiel die Einhaltung von Deadlines oder eine konstruktive Feedback-Kultur, und der Umgang mit Konflikten. Dafür können Verfahren zur Konfliktlösung und die Bestimmung eines Mediators in den Kollaborationsvertrag aufgenommen werden.

Grundsätzlich sind alle Regelungen schriftlich zu fixieren und sollten im für alle Teammitglieder verfügbaren Dokumentenmanagementsystem – als Bestandteil der Kollaborationssoftware für kleine Unternehmen – gespeichert werden.

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7. Hochwertige technische Kommunikation zur Problemlösung einsetzen

Moderne Kommunikationsmittel, wie der Einsatz von Video-Calls, fördern den Direktkontakt und verbessern damit substanziell die Zusammenarbeit in kleinen Teams. Solche Anrufe ermöglichen persönlichere Interaktionen als reine Text- oder Audionachrichten. Die Wahrnehmung von Mimik und Gestik reduziert Missverständnisse. Komplexe Sachverhalte können durch Hilfsmittel wie Bildschirmfreigaben oder Whiteboards veranschaulicht werden.

Technik allein kann Probleme allerdings nicht beseitigen. Eine klare und präzise Gesprächsführung und Empathie sind wichtige Faktoren für Lösungsfindungen im Sinne der gemeinsamen Projektarbeit. Neben dem respektvollen gegenseitigen Umgang gehört das aktive Zuhören zu den bestimmenden Aspekten, die Problemlösungen fördern.

Regelmäßige Kommunikation unter Einsatz von Technologien, wie sie leistungsfähige Projektmanagementsoftware bereitstellt, zählt zu den Best Practices für agiles Arbeiten, ist aber auch ein unverzichtbares Element für die Kollaboration in kleinen Teams.

8. Standardisierte Übergabeprozesse für die Übertragung von Arbeitsaufgaben

Standardisierte Abläufe zur Aufgabenübertragung sind ein wichtiges Element der effizienten Teamkollaboration und gehören zu den unverzichtbaren Best Practices in der Zusammenarbeit.

Wie lassen sich derartige Übergabeprozesse einführen?

Zunächst müssen alle wesentlichen Arbeitsabläufe mit dem Ziel der Aufdeckung von Schwachstellen und Verbesserungspotenzialen analysiert werden. Darauf basierend werden Standards zur Übergabe von Aufgaben inklusive der damit in Verbindung stehenden Informationen definiert. Die Standards sind in Checklisten und Übergabedokumenten schriftlich zu fixieren. An die Implementierung der Übergabeprozesse muss sich ihre Überwachung anschließen, denn standardisierte Vorgaben dürfen niemals starr sein. Der Raum für flexible Anpassungen an besondere Situationen verbessert den Erfolg und die Effizienz der Maßnahme.

Die standardisierte Aufgabenübertragung führt bei konsequenter Umsetzung zur Effizienzsteigerung, Qualitätsverbesserung, reduziert Missverständnisse und vermeidet damit Konflikte.

9. Produktivität im Team steigern durch dokumentierte Erfahrungen

Der Aufbau einer Wissensdatenbank, in der alle Erfahrungen der bisherigen Projektarbeit dokumentiert werden, kann die Zusammenarbeit in kleinen Teams erheblich verbessern.

Eine oft als „Lernbibliothek“ bezeichnete Informationssammlung dient der zentralen Speicherung gesammelter Kenntnisse. Durch die strukturierte Ablage von Informationen in einer Datenbank und die Implementierung von KI-gestützten Suchalgorithmen wird gewährleistet, dass einmal erworbenes Wissen nicht wieder verloren geht. Fehlerdokumentationen helfen dabei, Probleme bei ähnlichen Arbeitsaufgaben zu vermeiden. Voraussetzung für ihre Effektivität ist die aktive Nutzung der Lernbibliothek, die durch Schulungen und regelmäßige Hinweise auf Neueinträge gefördert werden sollte.

Konsistent gepflegte Wissensdatenbanken gehören besonders dann zu den Best Practices in der Zusammenarbeit, wenn hoch qualifizierte Mitarbeiter das Team verlassen, denn eine Wissensdatenbank mit aktuellen Dokumentationen erleichtert den schnellen Einarbeitungsprozess neuer Teammitglieder.

10. Effektive Kommunikationsstrategien basieren auf Regeln für Reaktionszeiten

Die Definition einer Kollaborationsgeschwindigkeit, beispielsweise durch festgelegte Reaktionszeiten, sollte als eine der effektivsten Zusammenarbeitstechniken erkannt werden und gehört damit unbedingt zu den Best Practices in der Zusammenarbeit.

Wenn Reaktionszeiten für Antworten und Entscheidungen festgelegt sind, wird die Teamarbeit transparent und verbindlich gestaltet. Mitarbeiter wissen genau, innerhalb welcher Zeit ihre Anfrage spätestens beantwortet wird. Definierte Reaktionszyklen machen Arbeitsabläufe besser planbar und helfen bei der Erstellung von To-do-Listen. Die Priorisierung von Aufgaben wird dadurch unterstützt, dass dringende Arbeiten kürzere Reaktionszeiten gegenüber Routineaufgaben erhalten.

Festgelegte Kollaborationszeiten erhöhen maßgeblich die Produktivität. Notwendige Wartezeiten lassen sich in den Workflow einplanen, automatisierbare Arbeitsprozesse füllen diese Zyklen aus. Der Arbeitsprozess wird damit effizienter. Schließlich sorgen einzuhaltende Reaktionszeiten für eine Stressreduzierung im Team, da unkalkulierbare Wartezustände entfallen.

11. Problem-Framing priorisieren, heißt Teamwork verbessern

Die Priorisierung eines Problem-Framings stellt sicher, dass alle Teammitglieder das gleiche Verständnis für anstehende Herausforderungen innerhalb der Projektarbeit besitzen. Die gemeinsame Definition von Problemen reduziert Missverständnisse und sorgt für eine einheitliche Zielausrichtung.

Eine kollektive Bewertung von aufgetretenen Schwierigkeiten fördert die Entscheidungsfindung. Im Strukturierungsprozess wird zunächst erörtert, welche Aspekte des Problems am dringlichsten zu lösen sind. Durch Priorisierung der Lösungsschritte und deren Bearbeitung kann die Projektarbeit fortgesetzt werden, ohne den geplanten Workflow länger unterbrechen zu müssen. Die beschriebene Verfahrensweise bietet Raum für unterschiedliche Perspektiven. Klar umrissene Probleme fördern kreative Ansätze zur Lösung.

Gemeinsames Problem-Framing, das zweifellos zu den Best Practices in der Zusammenarbeit gehört, optimiert die Teamzusammenarbeit dahingehend, dass jeder Mitarbeiter seine besonderen Fähigkeiten auf die Lösung von Teilaufgaben fokussieren kann.

12. Regelmäßige Retrospektiven unterstützen die Zusammenarbeit

Retrospektiven sind Meetings und ein ursprünglicher Bestandteil des agilen Scrum-Projektmanagements, bei denen ein Team in offener Kommunikation über die zurückliegende Projektarbeit spricht. Wichtige Voraussetzung für den Erfolg einer derartigen Zusammenkunft ist die Schaffung einer positiven Atmosphäre.

Regelmäßige Retrospektiven gehören zu den Best Practices in der Zusammenarbeit und sind ein wertvolles Werkzeug, um die Produktivität kleiner Teams zu reflektieren. Sie bieten eine geeignete Möglichkeit zu Feedbacks über die geleistete Projektarbeit, aber auch dazu, um Konflikte im Team anzusprechen. Das vordergründige Ziel ist es, aus Erfahrungen zu lernen und konkrete Maßnahmen abzuleiten, um die Zusammenarbeit zu optimieren. Die Meetings dienen aber auch zur Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit. Wenn jedes Teammitglied das Gefühl verspürt, dass seine Meinung gehört und akzeptiert wird, steigt die Motivation.

Optimale Zusammenarbeit kleiner Teams resultiert aus organisatorischen Regelungen und moderner Technologie

Cross-Skilled-Teams und die Benennung von besonders kommunikativen Mitarbeitern als „Zusammenarbeits-Champions“ sorgt für fachlich gut aufgestellte Projektteams, die einen engen Erfahrungsaustausch pflegen. Durch Übertragung von Eigenverantwortung und klar definierten Rollen innerhalb der Projektarbeit wird eine konstruktive Basis zum Erreichen der Zielstellungen geschaffen.

Großprojekte erfordern die Erstellung eines Kollaborationsvertrags. In diesem sollten unbedingt standardisierte Prozesse zur Übertragung von Arbeitsaufgaben geregelt sein. Das Teilen von Erfolgsgeschichten fördert den Wissensaustausch und erweitert den Horizont der Mitarbeiter. Eine geeignete Plattform dafür bilden regelmäßige Retrospektiven. Zu den Projekterfolgen gehört das Lösen von Problemen. Die Priorisierung eines Problem-Framings stellt sicher, dass alle Teammitglieder das gleiche Verständnis für Herausforderungen entwickeln.

Zu den Best Practices Zusammenarbeit gehört zwingend der Einsatz moderner Softwaretools. Echtzeit-Kollaborationstools, wie sie Bitrix24 zur Verfügung stellt, sind einer der Schlüssel zum Erfolg für bessere Zusammenarbeit in kleinen Teams.

Videoanrufe sparen Zeit gegenüber langen Textnachrichten. Sie lassen sich unter anderem direkt aus einem Chat starten. Auf diese Art wird es bedeutend einfacher, Ideen zu diskutieren oder Probleme zu lösen. Das Teilen von Bildern, Videos, Links oder Dokumente erleichtert die Verständigung.

Die mühelose Kommunikation mit Bitrix24 bedeutet auch, Feedbacks direkt unter den zu bearbeitenden Aufgaben zu hinterlassen oder aus der Aufgabe heraus einen Chat zu starten, um offene Fragen mit anderen Mitarbeitern zu diskutieren. Kommentare lassen sich auch in der Mobile App erstellen und sind eine schnelle Möglichkeit, arbeitsbezogene Probleme zu besprechen oder wichtige Informationen mit dem Team zu teilen. Die Dokumentenbearbeitung durch mehrere Mitarbeiter in Echtzeit gewährleistet die Aktualität von Berichten und Projektdokumentationen.

Schließlich soll abschließend auf die Möglichkeit zur Erstellung einer Wissensdatenbank verwiesen werden. In ihr kann das gesamte Unternehmenswissen gespeichert werden, nicht nur in Textform, sondern zusätzlich grafisch aufbereitet. Damit Sie so schnell wie möglich die Teamzusammenarbeit in Ihrem Unternehmen auf das nächste Level heben können, sollten Sie sich noch heute bei Bitrix24 registrieren.

FAQs:

Welche Best Practices verbessern die Zusammenarbeit in kleinen Teams?

Folgende Best Practices verbessern die Zusammenarbeit in kleinen Teams:

• “Zusammenarbeits-Champions” ernennen: Teammitglieder identifizieren, die den Austausch aktiv vorantreiben.

• Cross-Skilled-Teams bilden: Unterschiedliche Fachbereiche zusammenbringen.

• Klare Entscheidungsverantwortung: Verantwortlichkeiten definieren.

• Feedback in den Arbeitsprozess integrieren: Echtzeit-Kommunikationstools einsetzen.

• Erfolgsgeschichten teilen: Positive Beispiele aus dem Team hervorheben.

• “Kollaborationsvertrag” anwenden: Klare Regeln für Großprojekte festlegen.

• Hochwertige Kommunikation vor Technik setzen: Probleme per Video-Call lösen.

• Standardisierte Übergabe-Prozesse: Klare Aufgabenübergaben.

• Lernbibliothek erstellen: Erfahrungen dokumentieren.

• “Kollaborationsgeschwindigkeit” definieren: Regeln für Reaktionszeiten setzen.

• Problem-Framing priorisieren: Gemeinsame Problemdefinition.

Wie kann Software wie Bitrix24 die Teamarbeit erleichtern?

Bitrix24 kann die Teamarbeit mit seinem Funktionsumfang als umfassende Unternehmensplattform erleichtern, insbesondere durch:

• Kommunikationstools, wie Chat, Instant Messaging, Videoanrufe, Videokonferenzen und Social Intranet

• Projektmanagement mit den Schwerpunkten Aufgabenverwaltung, Zeiterfassung und Terminverwaltung

• CRM zur Kundenverwaltung, Marketing und Vertriebsunterstützung

• Zusammenarbeit an Dokumenten mit cloudbasierter Dateiablage

Welche Vorteile hat Echtzeit-Kollaboration für kleine Unternehmen?

Echtzeit-Kollaboration hat viele Vorteile für kleine Unternehmen, vor allem:

• Steigerung der Effizienz und Produktivität durch schnellere Entscheidungsfindung, verbesserter Aufgabenverwaltung, reduziertem E-Mail-Verkehr

• Verbesserung der Kundenbeziehungen aufgrund verkürzter Reaktionszeiten bei Anfragen

• Förderung der Zusammenarbeit verbunden mit größerer Flexibilität bei remote tätigen Mitarbeitern und Stärkung des Teamgeistes