Acht Tipps für eine effektive Projektkostenverfolgung

1. Die Projektkostenverfolgung beginnt bei der Erstellung des Projektplans

Gemeinsam mit der Erstellung des Projektplans beginnt die Kostenkalkulation. Je detaillierter Projektaufgaben sind, desto einfacher lassen sich die Kosten kalkulieren. Die richtige Projektmanagementsoftware hilft bei der Strukturierung von Projekten. Besonders größere Projekte müssen in einzelne Aufgabenbereiche unterteilt werden. Für diese sind separate Kostenermittlungen notwendig, die wiederum überwacht werden müssen. Der Vorteil einer solchen Vorgehensweise ist die bessere Projektausgabenverfolgung und ein rechtzeitiges Eingreifen, wenn die laufenden Kosten einzelner Aufgaben stark vom Budget abzuweichen drohen.

Kostenkalkulationsdaten werden allerdings nur dann korrekte Sollwerte für die Projektkostenverfolgung liefern, wenn die Kontrolle bereits mit der Kostenermittlung beginnt.

Dazu ist Folgendes zu beachten:

• Geschätzte Kosten müssen auf aktuellen Preisen, Richtwerten bzw. Kennzahlen zum Zeitpunkt ihrer Ermittlung beruhen und für jede Aufgabenstellung einzeln ausgewiesen werden.

• Kostenansätze und Kalkulationen müssen an den Projektstatus und den Fortschritt der Aufgabenerfüllung angepasst werden. Bei längerfristigen Projekten müssen aktuelle Preistendenzen berücksichtigt werden.

• Unvorhersehbarkeiten sind einzukalkulieren. Solche nicht planbaren Kosten betreffen die Behebung von während der Projektausführung auftretenden Fehlern, Standortrisiken bei verteilter Arbeit, Terminänderungen und Anpassungen der Ziele durch den Auftraggeber, um nur einige wichtige Punkte zu nennen.

• Die Abweichungen von der ursprünglichen Kalkulation müssen an das Controlling rechtzeitig gemeldet werden, damit Projektkosten angepasst werden können.

2. Die Projektmanagement-Kostenverfolgung erfordert die Ermittlung der richtigen Kenngrößen

Die Projektkostenverfolgung hängt immer mit dem Projektfortschritt zusammen. Eine wichtige Kenngröße in diesem Zusammenhang sind die Sollkosten. Zur Berechnung der Sollkosten benötigt das Projektcontrolling detaillierte Informationen über den aktuellen Stand eines Projektes. 

Der Projektmanager ist dafür verantwortlich, jederzeit zu verfolgen, welche Aufgaben der Projektplanung bereits abgeschlossen sind, welche sich in Bearbeitung befinden und welche noch nicht begonnen wurden. 

Die Kosten für bereits abgeschlossene Aufgaben lassen sich relativ einfach ermitteln und sind zu summieren. Bei Aufgaben, die gerade in Bearbeitung sind, muss der Fertigstellungsgrad in Relation zu den veranschlagten Kosten bestimmt werden. Diese Methode birgt allerdings das Risiko von Fehleinschätzungen, besonders bei zu optimistischen Einschätzungen des Fertigstellungstermins. Für noch nicht begonnene Aufgaben gelten die bereits geschätzten Kosten weiter, es sei denn, die Einflussfaktoren müssen während der vorangegangenen Projektahsführung geändert werden.

Eine Methode, den Berechnungsaufwand gering zu halten, ist es, nur die bereits abgeschlossenen Projektaufgaben zu erfassen. Die Aufsummierung dieser Kosten ergibt die Sollkosten bis zum aktuellen Arbeitszeitpunkt – dem Berichtszeitpunkt. Auf diesem Ansatz basiert die Earned-Value-Analyse (EVA). Der Vorteil dieser Analyse liegt darin, dass man aus wenigen vorhandenen Daten einen relativ genauen Kostenüberblick für das aktuelle Projekt erhält. Die EVA kann mit Hilfe fertiger Excel-Vorlagen durchgeführt werden. Sie ist auch Bestandteil spezieller Projektkostenverfolgungssoftware.

Neben den Sollkosten sind auch die Restkosten eine wesentliche Kenngröße in der laufenden Projektkostenverfolgung. Die Restkosten lassen sich allerdings nicht einfach aus den kalkulierten Kosten abzüglich der Sollkosten ermitteln. Eine bewährte Methode ist es, alle noch nicht vollständig abgeschlossenen Aufgaben mit Plankosten zu bewerten, sofern keine Abweichungen vorliegen.

3. Definieren Sie alle Budgetposten, um Projektkosten zu kontrollieren

Für eine effektive Projektkostenkontrolle ist es unerlässlich, alle einzelnen Posten, die das Projektbudget belasten werden, korrekt zu erfassen. Jeder Projektmanager sollte sich deshalb eine entsprechende Liste erstellen. Diese wird sich zwar von Projekt zu Projekt und von Branche zu Branche unterscheiden, aber einige wichtige Bestandteile wird jede dieser Aufstellungen enthalten.

Eine typische Liste der Budgetposten setzt sich aus folgenden Bestandteilen zusammen:

• Aufgaben – Erstellen Sie eine Liste aller Aufgaben, die zur Erfüllung eines Projekts notwendig sind. Zur Aufgabenstellung gehören neben dem Inhalt auch Fristen, die Rollenverteilung, ständige Kontrolle und technische Unterstützung. Um diesen Prozess möglichst effizient zu gestalten, wird es empfohlen, Softwaretools zur Aufgabenverwaltung zu verwenden.
• Ressourcen – ermitteln Sie die benötigten Ressourcen zur Erfüllung der Aufgaben. Benötigt werden dafür in der Regel technische Ressourcen, wie Maschinen und Anlagen, Software und Räume, wie Büros und Fertigungsbereiche sowie Human Resources (Mitarbeiter).
• Lohnkosten – bei diesen Kosten sind Tarife, Steuern und eventuell Währungskurse bei Projekten in unterschiedlichen Ländern zu berücksichtigen.
• Zeitaufwand – schließt die Gesamtdauer des Projekts mit allen beteiligten Teammitgliedern ein.
• Zusatzkosten – umfassen zusätzliche Reisekosten, Werbungskosten etc.

Nur mit einer möglichst vollumfänglichen Auflistung aller Budgetposten wird es möglich, eine vollständige Budgetplanung zu erstellen.

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4. Erstellen Sie ein präzises Projektbudget

Nachdem alle Budgetposten aufgelistet sind, ist es an der Zeit, ein möglichst präzises Projektbudget zu erstellen. Zur Projektkostenverfolgung müssen alle Ausgaben geplant und genehmigt werden.

Die Budgetkalkulation gehört zu den wichtigsten Projektphasen. An der Kostenkalkulation sind meist mehrere Mitarbeiter beteiligt. Dazu gehören neben dem Projektmanager auch Controller und gegebenenfalls Teammitglieder aus Einkauf, Entwicklung, Marketing und Vertrieb. Auf diese Weise werden alle in ein Projekt einfließenden Aspekte berücksichtigt.

Bei der Budgetplanung gibt es zwei grundlegende Ansätze:

• die Top-Down-Budgetierung
• die Bottom-Up-Budgetierung

Bei der Top-Down-Budgetierung erfolgt die Projektkostenplanung nach Vorgaben des Unternehmensmanagements. Dieses legt die Ziele fest und gibt die finanziellen Mittel frei. Das Gesamtbudget wird also im Voraus festgelegt. Bei der Bottom-Up-Budgetierung ermitteln die Projektbeteiligten ihren finanziellen Eigenbedarf und stimmen diesen im Projektteam ab. Aufgabe des Projektmanagers ist es nun, das Gesamtbudget zu errechnen und dieses vom Management des Unternehmens bewilligen zu lassen.

In der Praxis wird vorwiegend die Top-Down-Budgetierung angewendet, da diese schneller, effizienter und damit kostengünstiger für das Unternehmen umzusetzen ist. Die Bottom-Up-Methode ist jedoch für Projektteams motivierender.

Für die Kostenkalkulation gibt es Softwaretools, die später auch zur Projektkostenverfolgung genutzt werden können. Solche Tools bieten eine Reihe von Vorteilen wie:

• Kontrolle beliebiger Kostenarten
• Schnittstellen zu Softwaretools für Personalverwaltung, Leistungs- und Zeiterfassung
• Projektcontrolling
• Fortschrittsüberwachung und Dokumentation
• Risikomanagement
• Revisionssichere Historie

5. Richten Sie ein System für Projektkostenverfolgung ein

Die Projektkostenverwaltung erfolgt oft durch eine grafische Darstellung der Kosten im Verhältnis zur Bearbeitungszeit. Als geeignetes Tool für diesen Zweck werden häufig Gantt-Diagramme verwendet. Sie bewerten gleichzeitig den Projektstand und die finanzielle Belastung. Diese Methode kann allerdings zu einer Fehlinterpretation führen, wenn sie zur alleinigen Analyse genutzt wird. Der Projektfortschritt kann hinter der Planung zurückbleiben und die damit verbundenen Projektkosten können auch niedriger sein als ursprünglich geschätzt. Geringere Kosten können aber auch auf eine Einsparung hindeuten, was sich positiv auf das Gesamtbudget auswirkt. 

Insgesamt ist es zu beachten, dass die Gesamtprojektkosten entlang der Zeitachse allein nicht aussagekräftig sind, wenn es sich um die erwarteten Gesamtkosten handelt; die Bewertung des Projektfortschritts ist hier nur bedingt möglich. Selbst die relative Einschätzung des Projektfortschritts in Prozent im Zusammenhang mit den bisher angefallenen Ausgaben ist nicht dazu geeignet, den Budgetbedarf bis zum Projektabschluss zu prognostizieren.

Für eine bessere Prognose über die Einhaltung des geplanten Projektbudgets eignet sich die zusätzliche Analyse des noch zu leistenden Aufwandes. Dazu müssen alle noch laufenden Aufgaben in fest definierten Zeiträumen kostenmäßig abgeschätzt werden. In diesem Fall gilt es, Kanban-Boards auszuprobieren. Sie machen es möglich, alle Projektaufgaben mit Ausführungsphasen einzutragen. Die noch offenen Aufgaben mit budgetierten Kosten auf einem Kanban-Board geben Ihnen einen Überblick über die zu erwartenden Restkosten des Gesamtprojekts.

6. Die Projektmanagement-Kostenverfolgung erfordert einen Controller

Ein gutes Controlling ist entscheidend, um die Projektkosten zu verfolgen. Das Ziel des Controllings ist es, das Projekt innerhalb des bereits berechneten Budgets umzusetzen. Der sparsame Umgang mit finanziellen Ressourcen stellt somit eines der wesentlichsten Bestandteile eines erfolgreichen Projektmanagements dar.

Zu den wichtigsten Aufgaben des Controllers und damit der Projektkostenverfolgung gehören:

• die Earned Value Analyse (EVA), die Sollkostenanalyse zum aktuellen Projektstand
• die tägliche Kostenverfolgung
• die Risiko-Analyse mit dem Aufdecken finanzieller Schwachstellen
• die Überwachung der Ausgaben-Einnahmen-Situation während des gesamten Projekts

Die Überwachung der Projektkostenentwicklung als wesentlicher Teil des Controllings muss stets parallel zur inhaltlichen und terminlichen Kontrolle aller Projektaufgaben vorgenommen werden. 

Am effektivsten kontrollieren Sie die Kosten mit Hilfe von Zwischenberichten, die sowohl über den Projektfortschritt als auch über die Einhaltung von Terminen informieren. Zum Controlling ist es wichtig, alle anfallenden Kosten zeitnah zu erfassen und alle wiederkehrenden Ausgaben wie Miete, Gehälter oder Softwarezahlungen für die gesamte Projektlaufzeit monatlich zu verteilen.

7. Tägliche Kostenverfolgungen mit dem Online-Zugriff

Besonders notwendig bei agilen Teams, aber nicht nur bei diesen: der Online-Zugriff auf die aktuellen Projektkosten. Cloudbasierte Dateimanager bieten Ihren Teams einen zeit- und ortsunabhängigen Zugriff auf alle wichtigen Projektdaten.

Auf die Bedeutung der EVA für die Projektkostenverfolgung wurde bereits im Tipp 2 und Tipp 5 verwiesen. Mit der EVA wird an einem festgelegten Stichtag der Plan- und Ist-Wert eines Projekts ermittelt und der Fertigstellungswert (Earned Value) berechnet. Grundlage dafür ist die Projektdokumentation mit allen bereits erfüllten Aufgaben. Damit Controller oder Projektmanager jederzeit auf dem aktuellsten Stand bleiben, ist ein Online-Dokumentensystem von hoher Bedeutung.

Das digitale Dokumentenmanagement unterstützt die Verwaltung, Bearbeitung und Speicherung von Dokumenten aller Art und stellt die Daten mithilfe definierbarer Zugriffsrechte berechtigten Teammitgliedern zur Verfügung. Auf diese Weise ist es jederzeit und ortsunabhängig möglich, Kosten zu kontrollieren und die Budgeteinhaltung positiv zu beeinflussen.

Online-Gantt-Diagramme bieten eine sehr anschauliche Möglichkeit, die Projektkosten grafisch zu verfolgen. Durch tägliche oder wöchentliche Diagrammaktualisierungen erhalten alle Projektbeteiligten stets einen Überblick über die aktuelle Budgetauslastung.

8. Die Projektkostenverfolgung benötigt eine richtige Projektmanagement-Software

Die Verwaltung der größeren Projekte ist ohne eine geeignete Software nicht mehr denkbar. Die Moderne Projektmanagementsoftware besteht aus einer ganzen Reihe von Tools – von der Aufgabenverwaltung über das Zeitmanagement und die Kommunikation bis hin zum Dokumentenmanagement. Einige dieser Tools mit Ihren Vorteilen wurden in den vorherigen Tipps bereits genannt.

Zur Projektkostenverfolgung inklusive Spesenabrechnung gibt es spezielle Tools und Vorlagen für Standardsoftwareprodukte. Hier gilt es, solche allgemein bekannten und einfach zu bedienenden Programme wie Microsoft Excel oder Google Sheets zu nennen. Die mit den Kalkulationstabellen erstellten Vorlagen können relativ leicht an die Bedürfnisse des Unternehmens angepasst und bei ähnlichen Aufgabenstellungen wiederverwendet werden.

Einige fertige Vorlagen sind gratis im Internet verfügbar. Der Vorteil der Verwendung von Excel 365 oder Google Sheets besteht in der sofortigen Onlineverfügbarkeit. Solche Dokumente bieten Zugriff für das gesamte Projektteam, unabhängig vom Arbeitsort, und sind auch für Controller jederzeit einsehbar. Mit Visualisierungsfunktionen bieten die Sheets gleichzeitig eine sehr gute Möglichkeit zur Integration in Berichte und Prognosen.