9 Arten von Tools für Freelance-Tätigkeit und Freiberufler

Als Freiberufler, auf Englisch Freelancer, haben Sie ähnliche Aufgaben wie ein Unternehmen. Sie müssen Ihre Projekte erledigen, mit Kunden Kontakt halten und die Finanzen per Buchhaltungssoftware im Blick behalten. Dazu kommt noch das Marketing oder die Präsenz in sozialen Medien.

Ohne die richtige Software haben es Freiberufler schwer, die Anforderungen an sie zu erfüllen. Deshalb ist ein Tool-Kit notwendig - eine Sammlung von Software-Lösungen, die all Ihre Bedürfnisse als Freelancer abdecken. Im folgenden Artikel geben wir Ihnen Tipps, welche Art von Tools Sie unbedingt für Ihre Freelance-Tätigkeit benötigen. Die folgenden Absätze sind eine Orientierung dafür, mit welcher Software Sie Ihre Selbstständigkeit vereinfachen und produktiver werden.

Eine Lösung, die Freiberuflern und Unternehmen fast alles aus einer Hand bietet, sind die Bitrix24-Tools. Dieser kostenlose Online-Arbeitsplatz umfasst Funktionen wie CRM und Projektmanagement. Zudem sind Kommunikationstools und Möglichkeiten für Ihr Marketing enthalten.

Bedeutung der richtigen Tools für Freelancer

Eine Software für Selbstständige gehört zum notwendigen Handwerkszeug. Sie hilft Freelancern dabei, ihre beruflichen Aufgaben zu erfüllen und mit Kunden in Verbindung zu bleiben. Ohne Software für Freiberufler könnten sie auch ihre gesetzlichen Verpflichtungen nicht erfüllen. Buchhaltungssoftware für Freiberufler ermöglicht es ihnen Rechnungen zu schreiben, den Zahlungseingang zu überwachen oder die Daten an den Steuerberater weiterzugeben.

Für die Generierung von Leads müssen Freelancer die Möglichkeit für Marketing und SEO haben. Manche Freelancer-Plattformen haben das bereits integriert und bieten ein Komplettpaket. Um Kunden zu gewinnen, richten sich Selbstständige oft an Zielgruppen in sozialen Medien, sodass auch hier Werbung notwendig ist.

Projektmanagement-Tools

Projekt- und Aufgaben-Management-Tools sind für Solo-Selbstständige unverzichtbar, damit sie einen Überblick über ihre Arbeit haben. Dazu gehört die Zuordnung der Projekte zum Kunden und die Erfassung von Fristen. Da auch Freelancer mit anderen zusammenarbeiten können, nutzen viele die gleichen Projektmanagement-Tools und wechseln je nach Kunden.

Vorteile von Projektmanagement-Software

Projektmanagement-Tools sorgen dafür, dass Sie organisiert bleiben und bei verschiedenen Aufgaben und Projekten die Deadlines nicht aus den Augen verlieren. Sie eignen sich gleichzeitig als Instrument, den Aufgabenverlauf einzusehen, wenn ein Kunde Sie nach einiger Zeit erneut mit einem Projekt beauftragt.

Funktionen, die Projektmanagement-Tools bieten sollten

Freelancer-Software für das Projektmanagement und die Aufgabenverwaltung gibt es als Modul oder Komplettlösung. Abhängig davon, wie umfangreich Ihre Kundendaten und Projekte sind, müssen Sie auf die grundlegenden Funktionen dieser Projektmanagement-Tools achten. Hierzu gehören z. B. folgende:

• Kundenmanagement mit Kundendatenbank
• Erfassung von Projekten mit ihren Fälligkeiten
• Möglichkeiten, die gleichen Projekte kollaborativ zu bearbeiten
• Kalender- und Erinnerungsfunktion
• Möglichkeiten zur Integration anderer Programme, wie Belegmanagement oder Buchhaltungsprogramm

Kommunikationstools

Als Freiberufler arbeiten Sie zwar auf eigene Rechnung, trotzdem ist die Kommunikation mit Kunden oder anderen Freelancern nötig. Hierfür brauchen Sie eine Auswahl an Software für die Kommunikation, die schnell und sicher funktionieren muss.

Warum effektive Kommunikation entscheidend ist

Sie müssen nicht nur mit Kunden kommunizieren, um Angebote zu erläutern, sondern auch um während der Projektphase in Kontakt zu bleiben. Freiberufler arbeiten oft ortsunabhängig und dabei ist eine schnelle Erreichbarkeit eine besondere Herausforderung. Ihr Kunde möchte nicht tagelang warten, wenn er Ihnen Änderungswünsche mitteilt, Fristen verschiebt oder Ihr Projekt ergänzt. Mit den richtigen Kommunikationstools, die es für verschiedene Kanäle gibt, können Sie zeitnah antworten und auf Kundenanfragen reagieren.

Dasselbe gilt natürlich auch, wenn Sie bei einem Projekt mit anderen Freiberuflern zusammenarbeiten. Eine gute Kommunikation der verschiedenen Mitarbeiter ist wichtig, damit Sie das Projekt gemeinsam erfolgreich abschließen können.

Arten von Kommunikationstools

Sie halten mit Kunden und anderen Freelancern desselben Projekts auf verschiedene Art und Weise Kontakt. Zu Beginn ist die Nutzung von E-Mail sinnvoll, später allerdings ist diese Möglichkeit für dringende Gespräche nicht effektiv genug.

Neben der E-Mail ist es dann besser, Messenger-Tools zu verwenden. Oft sind Chat-Optionen in Projektmanagement-Softwares enthalten oder können zumindest eingebunden werden. Für Videokonferenzen oder virtuelle Meetings eignen sich dann Programme wie Skype, Zoom oder Google. Stehen regelmäßige Videokonferenzen an, ist es gut, wenn Sie die Termine in einem Online-Kalender vermerken können.

Zeitmanagement-Tools

Für Unternehmer und bei Selbstständigen darf Zeitmanagement nicht fehlen. Entsprechende Tools wie kostenlose Arbeitszeiterfassung sind für Freelancer bei der Abrechnung wichtig. Sie spielen aber auch eine Rolle, wenn Sie Angebote und Rechnungen schreiben wollen.

Bedeutung des Zeitmanagements für Freelancer

Zeitmanagement wird für Selbstständige oft unterschätzt. Es ist aber wichtig, wenn Sie Daten über Ihre Arbeitszeit für Projekte ermitteln wollen. Bei einer stundenweisen Rechnungserstellung sollten die entsprechenden Tools in die Buchhaltungssoftware integrierbar sein. So vermeiden Sie ein aufwendiges Übertragen der Zeit und verringern Fehler. 

Viele Freiberufler kennen das Gefühl, dass sie ständig erreichbar sein müssen. Mit Zeitmanagement stellen Sie sicher, dass Sie gegenüber Kunden Grenzen setzen und sich nicht über das Maß herausgaben. Es dient der Kontrolle, wie lange Sie für ein Projekt tätig sind und stellt Ihre Freizeit sicher.

Funktionen von Zeitmanagement-Tools

Software für Zeitmanagement sind oft in andere Anwendungen integriert, es gibt sie aber auch als einzelnes Tool. Als Freiberufler sollten Sie bei einem Vergleich der Anbieter darauf achten, dass das Programm mindestens den folgenden Funktionsumfang hat:

• Erfassung der Zeit, die Sie für Ihre Vorgänge benötigt wird
• Kategorisierung und Zuordnung zu Kunden und Projekten
• Übernahmemöglichkeit in Buchhaltungsprogramme
• Export in Lieferscheine und Rechnungen
• Abgleich der Stunden mit der vorherigen Angebotserstellung
• Verbindung zu Kalender- und Terminplanungstools

Online-Buchhaltungssoftware für Freiberufler

Als Freelancer sind Sie selbst für die Finanzen verantwortlich. Zu diesem Bereich gehören die Buchführung, Steuer und das Erstellen einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung. Wenn Sie ein Steuerbüro beauftragt haben, können Sie Belege für Einnahmen und Ausgaben direkt an das Büro senden. Das funktioniert am besten mit einer Online-Banking-Schnittstelle. Buchhaltungsfunktionen sind auch notwendig, wenn Sie Zahlungseingänge verfolgen wollen oder Ihre Bankkonten verwalten.

Funktionen und Vorteile

Welche Funktionen und Vorteile für Geschäfte notwendig sind, hängt davon ab, ob Sie die Buchhaltung selbst durchführen oder einen Dritten damit beauftragen. Programme wie BuchhaltungsButler oder Lexoffice enthalten beispielsweise folgende Features:

• Online-Buchhaltung 
• Kassenbuch
• Ausgangs- und Eingangsrechnungen und Belegerkennung
• Elster-Schnittstelle für Steuern
• Online-Banking- und Steuerberater-Zugang

Tools für Rechnungsstellung und Zahlungsverfolgung

Freiberufler-Buchhaltung umfasst natürlich auch das Erstellen von Angeboten und Verfolgen von Zahlungen. Optimal ist es, wenn diese Funktionen gleichzeitig Exportmöglichkeiten bieten oder den Zugriff durch Schnittstellen ermöglichen. Bei Selbstständigen nehmen diese Aufgaben oft viel Zeit in Anspruch, deshalb ist es günstig, wenn alle Software-Lösungen integrierbar sind.

Kreativ- und Design-Tools

Wenn Sie in kreativen Berufen selbstständig sind, dann benötigen Sie dafür die richtigen Software-Produkte. Hierfür gibt es verschiedene Dienstleister, deren Produkte häufig von Freiberuflern genutzt werden. Beispiele für Kreativität sind Programme zum Erstellen oder Bearbeiten von Logos, Fotos oder Videos. Mittlerweile können Sie auch künstliche Intelligenz nutzen, um Bilder oder animierte Videos zu erstellen.

Relevanz von Kreativ- und Design-Software für Freelancer

Die Möglichkeiten im kreativen Bereich sind sehr umfangreich. Einige Freiberufler konzentrieren sich ausschließlich darauf, während andere diese Aufträge nebenbei annehmen. Das Einsatzgebiet und Vorkenntnisse definieren, wie umfangreich Ihre Anwendung sein muss. Sie können mit einigen Klicks Bilder erstellen oder abhängig von den Produkten einen Design-Service bieten, der viele Fachkenntnisse erfordert.

Typische Funktionen

Es ist schwierig zu schätzen, welche Funktionen Kreativ- und Design-Software enthalten muss. In der Regel gehören zu den Produkten aber folgende Features:

• Vektor- und Rastergrafikbearbeitung
• Ebenenverwaltung
• Farbauswahl und Farbverwaltung
• Textwerkzeuge
• 3D-Modellierung und Rendering
• Animation
• Effektbibliotheken
• Digitales Zeichnen und Malen

Schreib- und Textbearbeitungstools

Viele Freiberufler sind im Bereich Schreiben, Texten oder Übersetzen tätig. Das funktioniert nicht ohne die geeigneten Tools. Bei dieser Art von Software gibt es eine große Auswahl. Die Produkte bieten unterschiedliche Funktionen, die Sie abhängig von Ihren Projekten nutzen. Deshalb sollten Sie einen Test durchführen, mit welcher Lösung Sie am einfachsten zurechtkommen und am produktivsten sind.

Wichtige Funktionen

Textbearbeitungstools sind nicht nur für das schnelle Erstellen von Texten gedacht. Heutige Software bietet unzählige weitere Funktionen, die für Sie als Freelancer notwendig sind. Welche davon Sie nutzen, hängt von der Art Ihrer Projekte und der Zusammenarbeit ab. Viele Schreib- und Textbearbeitungsanwendungen haben die folgenden Funktionen:

• Automatische Korrektur und Vorschläge
• Formatierung und Layout
• Vorlagen
• Zusammenarbeit in Echtzeit
• Versionskontrolle
• Dokumentenmanagement
• Stil- und Tonanpassungen

Dateiverwaltungs- und Speichertools

Dateiverwaltung und die Speicherung von Daten ist ein weiterer Faktor, den Selbstständige beachten müssen. Hierfür gibt es entsprechende Software, die entweder auf Ihrem Desktop oder als Cloud-Lösung existiert. Die meisten Freelancer-Tools ermöglichen eine Verwaltung und Speicherung in der Cloud. Sie sind aus mehreren Gründen bei Freelancern beliebt.

Vorteile von Cloud-Speicherlösungen

Direkt in der Cloud zu arbeiten, dort Dokumente zu verwalten und zu speichern, hat für Freiberufler eine Menge Vorteile. Sie brauchen sich hierbei nicht um den Datenschutz zu sorgen, wenn Sie einen zuverlässigen Anbieter auswählen. Durch die Speicherung sind die Daten immer abrufbar, egal von welchem Gerät Sie arbeiten. Auch die Zusammenarbeit gestaltet sich mit einer Cloud-Lösung einfacher.

Sie sparen außerdem Kosten, weil Sie selbst keine Programme zur Datensicherung installieren müssen. Datenverluste treten durch die automatische Speicherung und Backups nicht auf. Alle Informationen sind geschützt, auch wenn Sie mit sensiblen Daten arbeiten. Das Speichern in der Cloud verhindert, dass große Datenmengen die Festplatte Ihres Gerätes belegen.

Funktionen, die Dateiverwaltungstools bieten sollten

Software für die Dateiverwaltung und Speicherung ist oft mit ähnlichen Funktionen ausgestattet. Sie soll die Suche nach Dateien einfach machen und eine sichere Datenablage bieten. Die meisten Anwendungen verfügen deshalb über die folgenden Merkmale:

• Dateiorganisation und Suchfunktion
• Dateivorschau
• Unter Umständen Cloud-Speicherung
• Synchronisierung
• Möglichkeiten zur Freigabe und Zusammenarbeit
• Sicherheit und Datenschutz
• Datenkomprimierung
• Backups
• Offline-Zugriff

Sicherheit und Datenschutz bei der Dateiverwaltung

Sicherheit und Datenschutz können Sie als Freiberufler bei der Dateiverwaltung am einfachsten über eine Cloud-Speicherung erreichen. Ihre Informationen liegen auf sicheren Servern, zu denen nur Sie und Berechtigte Zugang haben. Auch der Datenverkehr zwischen Server und Gerät ist auf diese Weise geschützt. Voraussetzung für sichere Daten sind allerdings sichere Passwörter und Mehrfach-Authentifikation.

Marketing- und SEO-Tools

Damit potenzielle Kunden von Ihren Dienstleistungen erfahren, benötigen Sie Marketing und Werbung. Einige Freiberufler lagen das an Agenturen aus. Allerdings ist es für Gründer und Einsteiger oft eine Kostenfrage. Deshalb versuchen sie zunächst selbst, Marketing- und SEO-Aktivitäten durchzuführen.

Bedeutung von Marketing- und SEO-Tools

Marketing und SEO schafft Bewusstsein für Ihren Service, weil mögliche Zielgruppen auf Sie aufmerksam werden. Zunächst einmal ist hierfür eine funktionierende Webseite notwendig, die Ihren Kunden das Wichtigste über Sie verrät. Sie schafft außerdem Vertrauen, wenn sich mögliche Kunden direkt über Ihre Angebote informieren können. Gleichzeitig erfahren sie, wie sie mit Ihnen Kontakt aufnehmen können.

Funktionen und Anwendungsbereiche

SEO-Software und Marketing-Lösungen gibt es für verschiedene Anwendungsbereiche. Wichtig ist, dass sie in Ihre anderen Freelancer-Lösungen integrierbar sind. Diese Art von Anwendungen benötigen Freiberufler für folgende Marketingaufgaben:

• Erstellen und Pflegen einer Webseite
• Durchführen von Marketingkampagnen wie Google Ads
• Versenden von Newslettern oder Angeboten per E-Mail
• SEO-Lösungen für das Ranking in Suchmaschinen
• Google Business Profil, wenn Sie lokale Kunden ansprechen wollen

Social Media Management-Tools

Interessenten und mögliche Kunden für Ihre Dienstleistungen treffen Sie auch in den sozialen Netzwerken. Heutzutage präsentieren viele Freelancer ihren Service auf relevanten Plattformen. Ein entsprechendes Profil ist deshalb wichtig, wenn Sie neue Kunden gewinnen und vorhandene behalten wollen.

Warum Social Media Management wichtig ist

Social Media Management sorgt dafür, dass Ihre Zielgruppe auf Sie aufmerksam wird. Hierfür gibt es die Möglichkeit, kostenpflichtige Werbung zu schalten. Langfristig zahlt sich für Selbständige außerdem ein stets aktuelles Social-Media-Profil aus. Sie können ihre Dienste anbieten und direkt mit ihrer Zielgruppe interagieren. 

Hilfreiche Beiträge und Anleitungen schaffen außerdem Vertrauen, dass Sie Experte in Ihrem Bereich sind. In den sozialen Medien können Sie über Ihr Profil direkt mit Kunden kommunizieren und ihre Fragen beantworten. Bei Ihrer Präsenz geht es nicht nur um Textbeiträge. Storytelling, spannende oder unterhaltsame Videos und fesselnde Bilder holen Ihre Zielgruppe dort ab, wo sie sich befindet.

Wichtige soziale Netzwerke

Ermitteln Sie zuerst, in welchen sozialen Netzwerken sich mögliche Kunden für Ihren Bereich aufhalten. Dazu analysieren Sie am besten die Zielgruppe, an die Sie sich wenden. Abhängig von Ihren Dienstleistungen kann sie verschiedene demografische Merkmale aufweisen und bestimmte soziale Medien bevorzugt nutzen. Zu beliebten Plattformen, auf denen Sie sich präsentieren können, gehören:

• LinkedIn
• Facebook
• TikTok
• X (Twitter)

Zusammenfassung

Unser Artikel zeigt, dass Sie als Freiberufler ein umfangreiches Portfolio an Software-Lösungen benötigen, um Ihre Projekte umzusetzen und Kunden zu gewinnen. Hierzu gehören Anwendungen für Projektmanagement und Kommunikation genauso wie Zeiterfassung und Marketing. 

Da Sie als Freelancer auch für die Finanzen verantwortlich sind, benötigen Sie Programme, mit denen Sie Angebote und Rechnungen erstellen können. Für die Zahlungsverfolgung und Steuerpflicht dürfen Sie auf Buchhaltungssoftware nicht verzichten. Bedenken Sie auch, dass Sie Ihre Dienstleistungen vermarkten müssen, wie über eine Webseite oder soziale Medien.

Wenn Sie eine Möglichkeit suchen, die Ihnen all das in einer Software bietet, dann sollten Sie sich mit den Bitrix24-Lösungen beschäftigen. Das Tool ist so aufgebaut, dass es Sie in vielen Punkten Ihrer Freelance-Tätigkeit unterstützt. Sollten Bereiche fehlen, gibt es unzählige Integrationsmöglichkeiten, um Daten aus weiteren Anwendungen zu übernehmen.