Produktivität und Effizienz bestimmen maßgeblich den langfristigen Erfolg eines Unternehmens. Oft werden beide Begriffe zusammen genannt oder sogar alternativ verwendet, es gibt aber einen wesentlichen Unterschied. Produktivität charakterisiert das Ergebnis einer Tätigkeit und ermöglicht dem Unternehmen die Erzielung eines Gewinns, sofern die Produktivität hoch genug ist. Die Effizienz der Arbeit bezieht sich auf die Ressourcen – Zeit, Energie, Arbeitsmittel – die eingesetzt werden müssen, um die Arbeitsleistung erzielen zu können. Die Effizienz steigt in dem Umfang, wie bei gleichem Arbeitsergebnis weniger Ressourcen benötigt werden. Sie bezieht sich oft auch auf die Qualität der Arbeit.
Potenziale zur Steigerung der Produktivität und eine Verbesserung der Effizienz bieten die Erhöhung der Arbeitsleistung, die Steigerung der Verfügbarkeit von Ressourcen, der Zuwachs an Qualität, eine Reduzierung von Stillstandszeiten und eine Erhöhung der Kundenzufriedenheit.
Die folgenden acht Tipps werden Ihnen zeigen, wie Sie die richtigen Schlussfolgerungen aus einer Produktivitätsmessung ziehen können und welche Möglichkeiten zur Effizienzsteigerung in Ihrem Unternehmen bestehen.
FAQ
Was ist Produktivität?
Die Produktivität lässt sich anhand einer einfachen Gleichung berechnen und damit bestimmen:
Produktivität= Output / Input
Unter Output ist das Ergebnis der Unternehmenstätigkeit zu verstehen. Der Input ist der für die Unternehmenstätigkeit benötigte Einsatz von Ressourcen oder finanziellen Aufwendungen. Für Output und Input können je nach Unternehmenszweck unterschiedliche Einheiten eingesetzt werden.
Was sind Produktivitätskennzahlen?
Als Produktivitätskennzahlen werden Metriken – das heißt quantitative Messwerte – bezeichnet, mit denen ein Unternehmen den Erfolg der eigenen Geschäftstätigkeit ermittelt und bewertet. Solche Produktivitätsmessungen vergleichen die benötigten Ressourcen, wie Energie, Zeit oder Arbeitsmittel, mit den durch den Einsatz der Ressourcen erzielten Arbeitsergebnissen. Produktivitätskennzahlen bilden die Basis künftiger wirtschaftlicher Ziele.
Wie lässt sich die Produktivität steigern?
Es gibt eine Reihe von Faktoren, mit denen sich die Produktivität steigern lässt. Zu den wichtigsten gehören: der Einsatz von Software für das Projektmanagement, Nutzung von Kollaborations-Tools zur effektiven Kommunikation, Automatisierung von Arbeitsaufgaben, Vermeidung von Ablenkungen der Mitarbeitenden und der Einsatz von Zeitmanagement-Strategien, wie das Pareto-Prinzip.
Was ist der Unterschied zwischen Effizienz und Effektivität?
Der Unterschied zwischen Effizient und Effektivität besteht darin, dass bei der Effizienz die für eine geplante Arbeitsleistung benötigten Ressourcen – Zeit, Arbeitsmittel, Energie – beurteilt werden. Bei der Effektivität wird bewertet, ob eine Maßnahme geeignet ist, ein vorgegebenes Ziel zu erreichen, ohne Aussage über die Art und Weise.
1. So bewerten Sie Produktivitätskennzahlen richtig
Produktionskennzahlen sind Metriken, das heißt quantitative Messwerte, mit deren Hilfe der Geschäftserfolg des Unternehmens bewertet wird. Die dienen der Analyse von Projekten und helfen, Potenziale zur Steigerung der Produktivität und Effizienz zu erschließen. Produktivität messen und bewerten bedeutet, die verbrauchten Ressourcen mit der dafür aufgewendeten Zeit zu vergleichen und in Bezug auf das erzielte Ergebnis zu setzen.
Wie man Produktivität misst und bewertet, soll mit einigen Kennzahlen erklärt werden, wobei jeweils unterschiedliche Faktoren zu betrachten sind. Die Kapital- oder Ressourcenproduktivität gibt an, wie das zur Verfügung stehende Kapital oder die Ressourcen (Rohstoffe, Energie) ausgenutzt werden, um möglichst viele Produkte zu erzeugen oder Dienstleistungen auszuführen. Um die Kapitalproduktivität zu ermitteln, wird das Verhältnis aus Produktionsmenge und erforderlichem Kapitalstock - das für den Produktionszweck eingesetzte reproduzierbare Bruttoanlagevermögen - berechnet. Bei der Ressourcenproduktivität wird bei der Produktivitätsformel das physische Kapital durch natürliche Ressourcen ersetzt.
Die Ermittlung der Arbeitsproduktivität jedes einzelnen Mitarbeitenden ermöglicht die Beurteilung im Verhältnis zur gesamten Produktivität eines Teams. Diese wiederum ist ein Maß zur Bewertung innerhalb des Gesamtunternehmens. Die Arbeitsproduktivität wird in diesem Kontext als Quotient aus der Gesamtheit der produzierten Güter oder erbrachten Dienstleistungen zur Gesamtheit der dafür eingesetzten Mittel berechnet.
2. Produktivität und Effizient messen durch geeignete Maßnahmen
Es gibt keine einzelne Möglichkeit zur Produktivitätsmessung. Wie man Produktivität misst, hängt immer mit den konkreten wirtschaftlichen Zielstellungen eines Unternehmens zusammen. Produktivität messen in einem Unternehmen des produzierenden Gewerbes wird von anderen Faktoren beeinflusst als die Tätigkeit in einer Werbeagentur. Einige Kennzahlen lassen aber in jedem Fall Rückschlüsse sowohl auf die Produktivität als auch auf die Effizienz der Arbeit zu.
Hier ist an erster Stelle die Zeiterfassung zu nennen. Besonders bei remote arbeitenden Teams stellt die Erfassung der Zeit, die für einzelne Arbeitsaufgaben benötigt wird, eine Herausforderung dar. Mit dem richtigen Tool zur Arbeitszeiterfassung lassen sich Beginn und Ende des Arbeitstages, Pausenzeiten und Abwesenheiten festhalten. Arbeitszeitberichte werden mit den Aufgaben verknüpft, die in der täglichen To-Do-Liste enthalten sind.
Eine einfache Produktivitätsberechnung kann zu jedem Projekt erstellt werden und gibt einen Anhaltspunkt zur Produktivität im Vergleich mit zuvor abgeschlossenen Projekten. Dazu ist der erzielte Gesamtwert des Projektes (in €) durch die Anzahl der Gesamtstunden des Projektteams zu teilen. Daraus lässt sich ermitteln, welchen Gesamtwert (in €) jedes Teammitglied im Durchschnitt pro Stunde erzielt hat.
Um die Effizienz der Projektarbeit ebenso bewerten zu können, besteht eine Möglichkeit darin, für jede einzelne Aufgabe die benötigte Zeit genau zu erfassen. Aus der Gesamtzeit aller Teilaufgaben wird die Projektlaufzeit ermittelt. Wird diese im Verhältnis zur gesamten aufgewendeten Arbeitszeit des Teams gesetzt, die dieses am Projekt tätig war, ergibt sich die Effizient, das heißt bei einer Summe von 950 Stunden Arbeitszeit als Summe aller Teilaufgaben und einer Projektlaufzeit von 1000 Stunden beträgt die Effizienz 95 %.
3. Produktivität messen mit unterschiedlichen Zielstellungen
Dass die Methoden der Produktivitätsmessung von der Zielstellung des Unternehmens abhängig sind, wurde bereits im vorangegangenen Tipp erläutert. Produktivität messen durch Zeiterfassung und projektbezogen ermöglicht grundlegende Einschätzungen zur Teamproduktivität, andere Methoden bevorzugen unternehmensweite Parameter. Die Wechselwirkungen sind dabei komplex.
Eine dieser Methoden, wie man Produktivität misst, konzentriert sich auf den Gewinn des Unternehmens. Die Gewinnsteigerung wird dabei als wesentlicher Faktor für die Steigerung der Produktivität bewertet. Eine solche Herangehensweise berücksichtigt allerdings nicht, dass eine Gewinnsteigerung durch einen einzelnen Großkunden im Folgejahr verloren gehen kann, wenn dieser Kunde abspringt.
Produktivität messen durch eine regelmäßige Kontrolle der Arbeitsleistung jedes einzelnen Mitarbeitenden gewährleistet eine kontinuierliche Bewertung der Ergebnisse in Relation zur Arbeitsproduktivität innerhalb des Unternehmens. Um ein solches System einzuführen, bedarf es eines perfekt organisierten Projektmanagements. Mit der richtigen Software lassen sich Aufgaben detailliert zuweisen, Milestones festlegen und Ergebnisberichte erstellen.
In Dienstleistungsunternehmen ist die Ermittlung von Produktionskennzahlen oft nicht möglich. Produktivität messen bedeutet hier die Kundenzufriedenheit zu ermitteln. Die Effizienz der Kundenbetreuung und das Kundenfeedback stellen dabei wichtige Aspekte bei der Ermittlung der Produktivität dar. Aus Kundenfeedbacks und Befragungen ermittelte Ergebnisse fließen in das CRM (Customer Relationship Management) ein und liefern damit grundlegende Daten für die Verbesserung der Kundenzufriedenheit und die Gewinnung von Stammkunden.
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4. Produktivitätsmessung nicht auf eine Formel reduzieren
Die Berechnung der Produktivität beruht auf einer sehr einfachen Formel:
Produktivität= Output / Input
Dabei können sowohl der Output – also das Ergebnis der unternehmerischen Tätigkeit – als auch der dafür benötigte Einsatz oder die Aufwendungen – der Input – in ganz unterschiedlichen Einheiten für die Berechnung zugrunde gelegt werden.
Um aus dem Ergebnis der Berechnung einen realistischen Rückschluss auf die Bewertung des eigenen Unternehmens ziehen zu können, ist es erforderlich, zu erkennen, ob das Ergebnis der Produktivitätsmessung mit den definierten Zielen in Einklang zu bringen ist. Zwar kann eine starke Erhöhung der Produktivität kurzfristig eine deutliche Verbesserung der Marktposition gegenüber Mitbewerbern bringen, langfristig muss sie aber nicht Garant des Erfolges sein. Die Erhöhung der Produktivität zielt vordergründig darauf ab, aus den zur Verfügung stehenden Ressourcen ein Maximum an Produkten zu erzeugen oder Dienstleistungen zu erbringen. Im modernen Zeitalter von Nachhaltigkeit und beschränkter Ressourcen, wie beispielsweise Energie, kommt es darauf an, die Effizienz zu erhöhen. Dabei geht es um die Einsparung von Ressourcen bei gleichem Output.
Ob der Fokus eines Unternehmens auf der Erhöhung der Produktivität oder der Verbesserung der Effizienz liegt, hängt letztlich von der Unternehmensphilosophie ab.
5. Effizienz steigern durch Verbesserung der Betriebsabläufe
Um die Effizienz zu steigern, muss sich das Verhältnis von Ergebnis zum Aufwand verbessern. Daraus ergibt sich zwangsläufig die Tatsache, dass entweder das erreichte Ergebnis verbessert oder der Aufwand verringert werden muss. Im Idealfall treten beide Ereignisse ein. Typische Betriebsabläufe, die von einer Effizienzsteigerung profitieren, sind die Umsetzung geplanter Marketingstrategien oder eine Stärkung des Kundensupports. Im zweiten Fall geht es beispielsweise darum, die Reaktionszeit und die Geschwindigkeit für den Kundenservice zu verbessern und damit den Wert der Dienstleistung zu erhöhen, was letztendlich zu einer Verbesserung des Ergebnisses führt.
Eines der am häufigsten auftretenden Probleme, die einer Steigerung der Effizienz bei Betriebsabläufen entgegenstehen, ist eine hohe Anzahl sich ständig wiederholender und oft monotoner Abläufe. Die Identifizierung solcher Prozesse ist ein erster Schritt zur Verbesserung der Effizienz. Ein Beispiel dazu: Der Einsatz künstlicher Intelligenz beim E-Mail-Tagging kann beim Scannen von Kundenanfragen und Feedbacks zu einer automatisierten und beschleunigten Zuweisung an den am besten geeigneten Supportmitarbeitenden führen, der dann in deutlich verkürzter Reaktionszeit den Kunden bedient. Ein ähnlicher Fall ist die KI-basierte Zuordnung von Informationsbereitstellungen für Kund•innen, die bspw. auf den im CRM erfassten Daten beruhen. Die Informationsbereitstellung kann dadurch deutlich effizienter erfolgen.
Gleiches wie für die Betriebsabläufe gilt auch für die Effizienzsteigerung der Produktionsabläufe, die auf reibungslos funktionierenden Maschinen ohne Energie- und Materialverschwendung basieren müssen. Produktivität messen und Effizienz verbessern sind in diesem Fall kongruente Prozesse.
6. Mitarbeitende besitzen ein großes Potenzial zur Effizienzverbesserung
Produktivität messen allein genügt nicht, um das volle Potenzial jedes einzelnen Mitarbeitenden auszuschöpfen. Es geht in gleichem Maße darum, dass jeder Mitarbeitende während seiner gesamten Arbeitszeit sinnvolle Aufgabenstellungen erhält, die einen tatsächlichen Mehrwert für das Unternehmen erzielen.
Setzen Sie als Teamleiter•in Ziele, die SMART sind, das bedeutet, Aufgaben müssen spezifisch, messbar, erreichbar und realistisch sein. Damit diese Ziele auch termingerecht erreicht werden können, müssen effizient nutzbare Kommunikationsmöglichkeiten für alle Teammitglieder verfügbar sein. Die geeigneten Kollaborations-Tools sorgen dafür, dass die Kommunikation reibungslos und ohne zu hohen Zeitaufwand erfolgen kann. Direkte Kommunikationsformen, wie Videochats oder Videokonferenzen mit der Möglichkeit zur direkten Übertragung von Dokumenten wirken sich positiv auf die Effizienz der Mitarbeitenden aus. Die reibungslose Übertragung von Dokumenten ist die eine Sache, das spätere schnelle Auffinden eine ganz andere. Mit dem richtigen System zum Dokumentenmanagement wird diese Tätigkeit deutlich an Effizienz gewinnen.
Effizienz steigern gelingt auch durch einen dritten wesentlichen Aspekt: die Übertragung von Verantwortung und Vertrauen durch das Management an die geeigneten Mitarbeitenden. Besonders bei der Arbeit von agilen Teams, die ihre eigene Produktivität messen können, wird die Übertragung eines Großteils der Verantwortung im Projektmanagement zu einer erheblichen Verbesserung der Effizienz führen.
7. Effizienz berechnen aus Ergebnis und Aufwand
In den beiden vorangegangenen Tipps wurden Möglichkeiten zur Verbesserung der Effizienz der Betriebsabläufe und der Mitarbeitenden aufgezeigt, aber wie kann eine Berechnung der Effizienz erfolgen? Die Produktivitätsmessung und die Ermittlung des Ergebnisses mit der einfachen Produktivitätsformel führen zu einer recht eindeutigen Schlussfolgerung.
Bei der Effizienz stellt sich die ähnliche Aufgabe komplexer dar. Eine Möglichkeit besteht in Bezug auf den Einsatz der benötigten Ressourcen. Hier geht es um die möglichst hohe Auslastung der Arbeitsmittel und damit um eine optimierte Ausnutzung. Berechnet wird dabei der Quotient aus der Zeit für die Bearbeitung zur insgesamt zur Verfügung stehenden Arbeitszeit. Wenn also Mitarbeitende mit den für ihre Arbeit benötigten Arbeitsmittel 7,5 Stunden von 8 Stunden Arbeitszeit tatsächlich ihre Arbeitsleistung erbringen, beträgt die Ressourcen-Effizienz 93,75 %.
Die Effizienz kann allerdings auch anders betrachtet werden, nämlich in Bezug auf Prozessdurchlaufzeiten. Als Beispiel dafür kann die durchschnittliche Zeit für den Vertragsabschluss mit einer Kundin bzw. einem Kunden durch den Vertriebsmitarbeitenden betrachtet werden. Hier wird die Abschlussquote des einzelnen Mitarbeitenden ins Verhältnis zur durchschnittlichen Abschlussquote des Vertriebsteams innerhalb einer Zeiteinheit gesetzt. Liegt die Quote bei einem Mitarbeitenden bei neun Abschlüssen im Monat, im Durchschnitt des Teams bei zehn Abschlüssen, erreicht der genannte Mitarbeitende nur eine Effizienz von 90 %.
8. Alternativen zur reinen Produktivitätsmessung
Wenn die Produktivitätsmessung zum Unternehmenskult wird, kann sie kontraproduktiv für eine ausgewogene Unternehmenskultur sein und die weitere wirtschaftliche Entwicklung sogar hemmen. Die Produktivitätsmessung ist notwendig, um eine ergebnisorientierte Denkweise zu entwickeln. Eine ergebnisorientierte Denkweise muss dabei mit der Förderung von Eigeninitiative einhergehen. Die reine Konzentration auf die Produktivität führt dazu, dass nach der Erfüllung der Arbeit das Ergebnis bewertet wird und wenn dies positiv ausfällt, die Arbeit als erledigt gilt. Es ist jedoch notwendig, auch nach dem Abschluss Feedbacks zu sammeln, die die Leistungen bewerten, und diese in eine Weiterentwicklung einfließen zu lassen. Selbst wenn eine Zielstellung erreicht wurde, hilft dieses Feedback, Projekte künftig noch besser realisieren zu können.
Es ist richtig, die Zeit für eine Projektbearbeitung zu planen und nach der Fertigstellung des Projektes die Effizienz der geleisteten Arbeit zu bestimmen. Es ist aber ebenso wichtig, Zwischenergebnisse zu bewerten. Wenn der Teamleitende berichtet, dass seine Mitarbeitenden bisher alle Zeitvorgaben und Termine einhalten konnten, wird dies das Team motivieren. Eine kurze Pause bietet das rechtzeitige Eingreifen mit der Möglichkeit zu kreativen Projektablaufkorrekturen, die ebenfalls einen Motivationsschub erzeugen können.
