Auf jeder Besprechung werden die unterschiedlichsten Informationen erhalten, aus denen strategische Ausrichtungen, operative Aufgaben sowie klare To-Dos erstellen lassen. Um dabei den Überblick nicht zu verlieren, bieten Besprechungsnotizen eine gute Hilfestellung. Gerade in einem stressigen Alltag sollte nie die Übersicht verloren gehen. Dabei spielt die Meeting Dokumentation eine große Rolle, die Informationen optimal erfasst, verwaltet und zugehörige Aufgabenstellungen umgesetzt werden. Darüber hinaus sollte auch später eine Besprechungsnotiz einsehbar sein und nachvollziehbar protokolliert werden. Mit unseren heutigen 8 Taktiken zeigen wir Ihnen, wie Sie effiziente Besprechungsnotizen erstellen und wie bedeutend diese Wissensgrundlage im Unternehmen sind. So gestalten Sie mit den passenden Notizen ein effektives Projektmanagement.
Taktik 1: Besprechungsnotizen - Erst zuhören, dann schreiben!
Ein gutes Zuhören ist das A und O einer erfolgreichen Meeting Dokumentation. Dabei sollten Sie nicht jedes gesprochene Wort mitschreiben, sonst verlieren Sie sehr schnell den Faden und ihnen fehlt der Gesamtkontext. Besser ist es, zunächst in Ruhe zuzuhören und die gesprochenen Worte zu erfassen. Anschließend lohnt es sich den Kontext mit den passenden Schlüsselwörtern zu notieren und wichtige Zusammenhänge in eigenen Worten wiederzugeben. Mit Hilfe von aktivem Zuhören können Sie sich auf das Wesentliche fokussieren und sich die wichtigsten Punkte notieren, ohne dass Sie Wiederholungen oder umständliche Formulierungen aufschreiben.
Taktik 2: Vorlage Besprechungsnotiz: Nutzen Sie eine geeignete Struktur!
Effiziente Besprechungsnotizen benötigen die passende Struktur, nur so kann es später als eine gute Arbeitsgrundlage verwendet werden. Dafür gibt es verschiedene Methoden, die Ihnen helfen, eine Besprechungsnotiz optimal strukturieren. Sinnvoll kann hier die sogenannte Cornell-Methode sein, bei der eine Einteilung in Kopf-, Fuß- und Notizbereich erfolgt. Im Kopfbereich werden neben dem Datum auch das Thema und der Besprechungsort festgehalten. Der Fußbereich ist für weiterführende Fragen, konkrete To-Dos sowie Deadlines etc. vorbehalten. Deswegen ist an einem breiten Rand auf der rechten Seite etwas Platz erforderlich, um Argumente und wichtige Anmerkungen hinzuzufügen. An dieser Stelle können aber auch wertvolle Erkenntnisse markiert werden.
Taktik 3: Besprechungsnotiz auf Vollständigkeit prüfen!
Im stressigen Alltag, in dem häufig ein Meeting das nächste jagt, passiert es schnell, das wichtige Informationen nicht festgehalten werden und dadurch verloren gehen. Machen Sie es sich zur Gewohnheit, Ihre Notizen noch einmal durchzulesen und nachzuschauen, ob diese auch vollständig sind. So haben Sie die Möglichkeit, soeben besprochene Themen noch einmal zu ergänzen oder wichtige Anmerkungen und Zusammenfassungen zu überprüfen.
Taktik 4: Besprechungsnotizen verwalten: Verwenden Sie intelligente Tools!
Erstellen der Besprechungsnotizen gelingt besonders leicht, wenn Sie auf die passenden Werkzeuge zurückgreifen. Sinnvoll können in diesem Zusammenhang solche Tools wie Notion sein. Mit der Lösung halten sie Ihre Notizen digital fest, können eine Aufgabenliste sowie Unterseiten erstellen und zugehörige Links und Bilder integrieren. So entstehen wertvolle Besprechungsdokumente, die Sie als Wissensbasis und Arbeitsgrundlage nicht nur für sich selbst, sondern auch für Ihre Teamkollegen bereitstellen können. Mit Tools wie Evernote lassen sich ganz leicht Notizen erstellen, strukturieren, verwalten und jederzeit wieder auffindbar machen. Man kann sich darüber hinaus beispielsweise über die Integration von Evernote in Bitrix24, ganz einfach in bestehende Projektmanagement- und CRM Lösungen einbinden.
Taktik 5: Übertragen Sie die geprüften Besprechungsnotizen in ein Protokoll!
Bei wichtigen Meetings: erstellen Sie ein Protokoll, das alle Besprechungsnotizen noch einmal übersichtlich zusammenfasst. Dieses können Sie zentral allen Teamkollegen bereitstellen. Mithilfe des Protokolls vermeiden Sie Missverständnisse oder Fehlinterpretation von besprochen Inhalten. Sie bieten jedem Teamkollegen einen Zugang dazu und auch eine Option an, mögliche Rückfragen zu stellen. Außerdem schaffen Sie auch eine Grundlage für spätere Überprüfung.
Taktik 6: Erstellen Sie auf Basis der Besprechungsnotizen konkrete Aufgaben!
Die Erstellung der gut strukturierten Besprechungsnotizen ist erst der Anfang. Danach ist es im nächsten Schritt entsprechende Aufgaben zu erstellen, Teilaufgaben zu konkretisieren und an die jeweiligen Verantwortlichen zu übertragen. Zuverlässige Verwaltung der Aufgaben helfen Ihnen bei der Zusammenarbeit in Teams und fördern die Produktivität, indem Sie nicht nur Aufgaben anlegen, sondern auch Erinnerungen einrichten, Deadlines bestimmten und vieles mehr.
Taktik 7: Setzen Sie auf digitale To-Do-Listen für einen reibungsfreien Ablauf!
Die besten Besprechungsnotizen bringen wenig, wenn es am Selbstmanagement mangelt und wenn daraus keine eindeutigen To-Dos entstehen, die wiederum in einem gewissen Zeitraum abgearbeitet und umgesetzt werden. Mit übersichtlichen digitalen To-Do-Listen gelingt es Ihnen alle vorher erfassten Notizen systematisch mit Prioritäten zu versehen und anschaulich zu strukturieren. Ein weiterer Vorteil: To-Do-Listen lassen sich je nach Entwicklungsstand individuell ergänzen und erweitern, ohne dass dabei der Gesamtüberblick verloren geht. Diese Form der Organisation des Arbeitsablaufs hilft Ihnen dabei Ihre Aufgaben gut zu strukturieren und nachhaltig zu verwalten. Danach haben Sie außerdem eine Option, die Aufgabe mit einem “Erledigt”-Häkchen zu markieren.
Taktik 8: Prüfen Sie, ob die Besprechungsnotizen umgesetzt wurden!
Definieren Sie Zeitpunkte, wenn Sie Ihre Besprechungsnotizen durchelesen und diese auf die Umsetzung der darin enthaltenen Punkte überprüfen. Wurden alle besprochenen Details dokumentiert oder gibt es Lücken in der Umsetzung? Haben sich bestimmte Aussagen und Erkenntnisse seitdem geändert? Dann ergänzen Sie das aktuelle Datum, entsprechende Entwicklungen und gegebenenfalls neue Fragen und Agenda Punkte für zukünftige Meetings. Mit diesem Vorgehen verbessern Sie nicht nur die Qualität Ihrer Notizen, sondern fördern auch die Effizienz von Abläufen in Projekten.
Effiziente Besprechungsnotizen in Meetings lückenlos erfassen!
Mit unseren 8 Taktiken vergessen Sie garantiert keine wichtige Besprechungsnotiz mehr und sorgen dafür, dass jedes Detail stressfrei erfasst wird. Setzen Sie im Unternehmensalltag auf eine Reihe von Tipps zur Erarbeitung der Notizen, die bereits mit der richtigen Vorlage zur Besprechungsnotiz beginnt, auch smarte Tools anbetrifft, bis hin zur konkreten Ableitung von Aufgaben und To-Dos reicht. So erfüllen Notizen in Meetings nicht nur die reine Funktion der Imformationssammlung, sondern dienen als Grundlage zur Durchführung einzelner Projektschritte und somit für einen reibungsfreien Ablauf und für die erfolgreiche Umsetzung von kurz- sowie langfristigen Zielen.
