7 Tipps zur Verwaltung und Minimierung der Fehlzeiten von Mitarbeitern

Es gibt eine Vielzahl von Einflussfaktoren, die über den Erfolg eines Unternehmens entscheiden. Hoch motivierte Mitarbeitende zählen zweifellos dazu. Je gesünder und zufriedener sie ihrer Arbeit nachgehen, umso nachhaltiger werden sie zum Unternehmenserfolg beitragen. Fehlzeiten dagegen sind in jeder Hinsicht schlecht für die Produktivität.

Es geht dabei nicht um gelegentliche Abwesenheiten oder ein paar Krankheitstage, die oft unvermeidlich sind. Es geht um häufige Abwesenheitstage und lange Ausfallzeiten. Die ungeplante Abwesenheit von Mitarbeitenden verursacht in der Regel hohe Kosten durch Zahlungen für Ersatzpersonal oder die Überstunden anderer Mitarbeitenden. Hinzu kommt nicht selten die sinkende Arbeitsmoral und Motivation anderer Teammitglieder durch eine Vielzahl von Überstunden.

Aber wie lassen sich übermäßige Fehlzeiten von Mitarbeitenden vermeiden? Gehen Sie den Fehlzeiten der Mitarbeitenden auf den Grund und analysieren Sie die Ursachen. Ein gutes Management bietet Unterstützung bei persönlichen Problemen an, die zur Abwesenheit führen, unterstützt Maßnahmen zur Gesunderhaltung der eigenen Arbeitnehmenden und führt gegebenenfalls sogar ein Bonussystem zur Belohnung hochproduktiver Arbeit ohne Fehlzeiten ein.

FAQ

1. Ursachen analysieren, um Fehlzeiten von Mitarbeitenden minimieren zu können

Um niedrigere Fehlzeiten von Mitarbeitenden erreichen zu können, müssen zunächst die Ursachen für die Arbeitsausfallzeiten gefunden und analysiert werden. Es geht darum, die Arten der Fehlzeiten zu dokumentieren, die in Ihrem Unternehmen auftreten. Denn Krankheiten sind nicht unbedingt die einzige Ursache für Arbeitsausfälle. Aber auch bei Krankheitstagen muss die Ursache gefunden werden. Gibt es zum Beispiel saisonbedingte Fehlzeiten von Mitarbeitenden, die auf eine Grippewelle zurückzuführen sind oder tritt eine ansteckende Krankheit im Großraumbüro auf und viele Beschäftigte sind davon betroffen. Ein ganz anderer Fall kann im Zusammenhang mit einem Großprojekt auftauchen, das unter hohem Termindruck fertiggestellt werden muss. Gibt es hier vermehrt Arbeitsausfälle, kann dies auf Burnout in Folge von Stress hindeuten.

Es gilt deshalb, die Ursachen der Arbeitsausfälle in Kategorien zu unterteilen, diesen dann die Fehlzeiten zuzuordnen, um schließlich passende Maßnahmen ergreifen zu können und die Ausfallzeiten zu minimieren.

Folgende Kategorien können bei der Analyse hilfreich sein:

• Krankheiten, die auf physischen Symptomen beruhen, wie Ansteckungserkrankungen, Verletzungen oder Arzttermine zur Feststellung von Erkrankungen
• Krankheiten, die auf psychische Ursachen zurückzuführen sind wie Stress, Burnout oder Depressionen
• Arbeitsunfälle
• Schlechtes Betriebsklima, das sich in Mobbing oder Belästigungen äußert
• Familiäres Umfeld, das eine Kinderbetreuung oder Pflege von Angehörigen erfordert
• Subjektive persönliche Gründe, zu denen die Jobsuche gehört oder schlechtes Zeitmanagement, verantwortlich für häufiges Zuspätkommen

Sind die Ursachen erfasst, gilt es, diese zu analysieren.

2. Voraussetzung zur Minimierung von Fehlzeiten: Erstellung einer Mitarbeiteranwesenheitsrichtlinie

Auf Basis bereits vorliegender Erkenntnisse zu den Fehlzeiten von Mitarbeitenden und als Grundlage zur Erfassung von Arbeitszeitdaten sollte eine Richtlinie erstellt werden, in der das Unternehmen seine Anforderungen zu Anwesenheitspflichten der Mitarbeitenden fixiert. In diesem Dokument werden die Erwartungen des Unternehmens definiert und anschließend an die Mitarbeitenden unter Einhaltung einer festgelegten Arbeitszeit weitergegeben. Die Arbeitszeit kann dabei durchaus flexibel ausgelegt sein, sollte aber an bestimmte Rahmenbedingungen geknüpft werden. So schreibt das deutsche Arbeitsgesetz eine maximale Arbeitszeit von 40 Stunden pro Woche und 10 Stunden pro Tag vor. Durch Regelungen wie die Vereinbarung einer Gleitzeit mit festen Pflichtstunden der Anwesenheit oder einem monatlichen Zeitkonto kann der gesetzliche Spielraum ausgenutzt werden.

Neben der Vereinbarung zur Anwesenheit sind in der Richtlinie auch die Verpflichtung zur zeitnahen Meldung der Fehlzeiten von Mitarbeitenden und disziplinarische Maßnahmen bei Zuwiderhandlungen gegen die Bestimmungen der Vereinbarung zu verankern.

Nach deren Erstellung muss die Anwesenheitsrichtlinie von allen Mitarbeitenden zur Kenntnis genommen werden. Bei Beschäftigten im Büro sollte das kein Problem darstellen. Wie sieht das aber bei Remote-Mitarbeitenden aus, die ausschließlich im Homeoffice arbeiten? Eine gute Möglichkeit bietet die Veröffentlichung des Dokuments im firmeneigenen Intranet. Hier kann auch zunächst ein Entwurf der Vereinbarung zur Diskussion gestellt werden. Als dauerhafter Ort zur Speicherung und Zugriffsmöglichkeit für alle Mitarbeitenden, unabhängig vom Arbeitsort, empfiehlt sich die Nutzung eines Onlinespeichers mit der Funktion des Dokumentenmanagements. Die Kenntnisnahme der Mitarbeiteranwesenheitsrichtlinie sollte sich das Unternehmen von allen Teammitgliedern bestätigen lassen.

3. Erfassung und Verwaltung von Fehlzeiten mit den richtigen Tools

Um Fehlzeiten analysieren zu können, bedarf es zunächst einer genauen Erfassung. Die richtigen Software-Tools leisten dabei Unterstützung und helfen bei der systematischen Auswertung.

Die Software von Bitrix24 eignet sich perfekt für diese Aufgabe. Durch Abwesenheits- und Zeiterfassung wird mit dem Tool nicht nur die tägliche Arbeitszeit erfasst, sondern auch das Stellen von Abwesenheitsanträgen für bereits im Vorhinein bekannte Fehlzeiten, wie zum Beispiel Urlaub oder wichtige Facharzttermine ermöglicht. Die Zeiterfassung lässt sich mit dem Terminkalender synchronisieren und ist Bestandteil der Personalverwaltungssoftware. Durch die Synchronisierung der Funktion mit der Zeiterfassung aller Teammitarbeitenden und die Verfügbarkeit in einem Activity Stream, wird eine vorausschauende Personaleinsatzplanung durch die Teamleitung gewährleistet.

Besonders für kleinere Unternehmen eignet sich die Bitrix24-Stundenzettel-App zur Protokollierung der Arbeitszeit und zur Dokumentation von Fehlzeiten.

Die genannten Software-Lösungen sind alle rechtssicher und entsprechen den Richtlinien der deutschen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Denn eines gilt es bei der Analyse von Fehlzeiten bei Krankheiten immer zu berücksichtigen, die Beachtung der strengen Regelungen des deutschen Datenschutzes. Mitarbeitende sind auf Basis dieser gesetzlichen Regelungen nicht verpflichtet, ihren Arbeitgeber•innen Auskunft über die Art ihrer Erkrankung zu geben. Ein vertrauensvolles Gespräch zwischen Manager•in und Mitarbeitenden basierend auf einem positiven Betriebsklima kann hier Aufschluss über die Einordnung in eine der unter Tipp 1 genannten Krankheitskategorien geben. Anders sieht es bei Fehlzeiten aus persönlichen Gründen oder selbstverschuldeten Fehlzeiten des Mitarbeitenden aus. Hier besteht eine Rechenschaftspflicht.

4. Klärung der Ursachen kann zur Minimierung von Fehlzeiten beitragen

Ergeben die Auswertungen der Fehlzeiten von Mitarbeitenden aus der digitalen Zeiterfassung ein bestimmtes Muster, das auf bestimmte Wochentage verweist, sollten die Teamleiter•innen umgehend das Gespräch mit den Mitarbeitenden suchen. Hinter zyklischen Abwesenheiten können sich oft Probleme im familiären Umfeld verbergen, wie Kinderbetreuung oder ein pflegebedürftiges Mitglied der Familie. In einem solchen Fall kann eine Flexibilisierung der Arbeitszeit oder ein hybrides Arbeitsmodell mit einem Anteil der Arbeitszeit aus dem Homeoffice für Abhilfe sorgen. Eine offene Kommunikation zwischen Mitarbeitenden und Führungskräften mit dem Willen zur Problemlösung trägt grundsätzlich zur Verbesserung des Betriebsklimas bei.

Das gilt auch für die Rückkehr eines länger erkrankten Mitarbeitenden an seinen Arbeitsplatz im Unternehmen. Wenn Sie als Teamleiter•in unmittelbar nach der Genesung ein Gespräch suchen, wird der Mitarbeitende bemerken, dass sein Fehlen wahrgenommen wurde und Interesse an seiner persönlichen Situation besteht. Der Fokus solcher Gespräche sollte dabei darauf liegen, dem Mitarbeitenden Unterstützung anzubieten, um ihn wieder nahtlos in seine Projektarbeit integrieren zu können. Wertschätzung und Aufmerksamkeit sind die wichtigsten Kriterien solcher Gespräche. Nicht selten werden sich Mitarbeitende in diesem Umfeld öffnen und den Grund ihrer Erkrankung nennen. Wie bereits anfangs betont, verbietet das deutsche Arbeitsrecht die direkte Nachfrage zu der Erkrankung. Öffnet sich der Mitarbeitende selbst, was besonders bei psychischen Erkrankungen, wichtig ist, können Maßnahmen zur Beseitigung der Ursachen eingeleitet werden. Die Ursachen können auf Mobbing oder eine Belästigung innerhalb des Unternehmens zurückzuführen sein. Untersuchungen zeigen, dass Rückkehrgespräche oft niedrigere Fehlzeiten von Mitarbeitenden zur Folge haben.

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5. Gesundheit sollte in jedem Unternehmen ein Thema sein

Krankheitsbedingte Fehlzeiten von Mitarbeitenden lassen sich bereits im Vorfeld vermindern. Eine unternehmensweite Kampagne kann über eine gesundheitsorientierte Verhaltensweise berichten. Ein wöchentlicher Newsletter oder Veröffentlichungen im Intranet in einer speziell eingerichteten Rubrik bieten eine hervorragende Plattform für Informationen zu Gesundheitstipps oder zu kostenlosen Präventivmaßnahmen, zum Beispiel Grippeschutzimpfungen im Herbst.

Studien belegen, dass sportliche und aktive Mitarbeitende bis zu einem Drittel weniger krankheitsbedingte Arbeitsausfallzeiten haben. Übermäßige Fehlzeiten vermeiden Unternehmen durch die Förderung regelmäßiger sportlicher Aktivitäten. Große Unternehmen betreiben dazu eigene Freizeitsportvereine. Es geht aber auch in kleinerem Rahmen. Mitarbeitende, deren Tätigkeit überwiegend sitzend ausgeübt wird, leiden oft an Rückenbeschwerden. Anleitungen und Übungen zur Stärkung der Rückenmuskulatur oder eine gemeinsame Pausengymnastik im Team können einen nicht unwichtigen Beitrag zur Vermeidung der Fehlzeiten der Mitarbeitenden leisten. Massagen durch geschultes Fachpersonal in den firmeneigenen Räumlichkeiten sind ein perfekter Service für den Erhalt der Gesundheit der Mitarbeiter•innen.

Eine ausgewogene und vitaminhaltige Ernährung hilft bei der Stärkung des Immunsystems und vermindert Ausfalltage wegen Erkältungskrankheiten. Besitzt das Unternehmen eine eigene Kantine, bieten Sie vorzugsweise frisch zubereitete und vitaminreiche Kost an. Die Rezepte solcher Speisen lassen sich in einem eigens dafür eingerichteten Bereich, der für jeden Mitarbeitenden zugänglich ist in der unternehmenseigenen Dokumentenverwaltung online bereitstellen.

6. Für Sicherheit sorgen und ergonomische Arbeitsplätze schaffen

Arbeitsunfälle sind vergleichsweise selten, in der Summe aller Fehlzeiten von Mitarbeitenden allerdings nicht zu vernachlässigen. Vor allem können sie in vielen Fällen vermieden werden. Besonders in einer Büroumgebung lässt sich mit einfachen Maßnahmen das Unfallrisiko vermindern. Grundsätzlich sollten alle Kabel, ganz gleich, ob es sich um Stromversorgungs- oder Netzwerkkabel für die Computer handelt, in Kabelkanälen verlegt werden und nicht lose im Raum als Stolperfalle liegen. Fußböden und Treppen sind mit einem rutschfesten Belag zu versehen. Der Fußboden dient nicht als Lager für Akten oder Büromaterial. Alle elektronischen Geräte sind einer regelmäßigen Überprüfung zu unterziehen, um Kurzschlüsse zu vermeiden.

Die Büromöbel sollten niemals zweckentfremdet eingesetzt werden, zum Beispiel als Ersatzleiter. Büromöbel sind aber auch bei ihrem vorgesehenen Einsatzzweck nicht in jedem Fall der Gesundheit der Mitarbeitenden dienlich. Das betrifft besonders Bürostühle und Tische. Fehlzeiten von Mitarbeitenden entstehen in großer Anzahl durch Rückenprobleme, die durch langes Sitzen in schlechter Haltung hervorgerufen werden. Ein ergonomisch eingerichteter Arbeitsplatz mit entsprechend gestalteten Bürostühlen, die sich den individuellen Bedürfnissen anpassen lassen verschafft Abhilfe. Höhenverstellbare Tische können in wenigen Sekunden so verstellt werden, dass nicht nur in sitzender Haltung an ihnen gearbeitet, sondern wahlweise auch ein Teil der Arbeitszeit im Stehen ausgeübt werden kann.

Wegunfälle auf dem Weg zur Arbeit sind nicht gänzlich vermeidbar, hybride Arbeitsmodelle mit teilweiser Arbeit im Homeoffice vermindern das Risiko allerdings deutlich.

7. Ein gutes Betriebsklima sorgt für geringere Fehlzeiten von Mitarbeitenden

Die Vorbeugung psychischer Erkrankungen bedarf besonderer Aufmerksamkeit durch das Management des Unternehmens. Oft werden Probleme innerhalb eines Teams nicht angesprochen. Stress und Burnout können ebenso das Ergebnis von Konflikten sein. Eine Unternehmenskultur, die ein gutes Betriebsklima zur höchsten Priorität erklärt, offene Kommunikation auf allen Ebenen unterstützt und Mobbing strikt unterbindet, wird die Fehlzeiten von Mitarbeitenden, die in psychischen Ursachen begründet sind, verringern.

Was kann der Arbeitgeber•in tun, um ein gutes Betriebsklima zu fördern? An allererster Stelle ist die Möglichkeit zur Kommunikation sowohl zwischen den Teammitgliedern als auch zwischen Mitarbeitenden und Management zu nennen. Teambesprechungen dürfen nicht ausschließlich zur Verteilung von Arbeitsaufgaben und der Bewertung der Projektergebnisse genutzt werden. Sie müssen immer einen gewissen Zeitanteil der teaminternen Problemanalyse einräumen. Spannung und Meinungsverschiedenheiten bedürfen einer Klärung. Gelingt dies nicht im Meeting, muss der Teamleiter•in das Einzelgespräch suchen. Gefundene einvernehmliche Lösungen sind danach unbedingt innerhalb des Teams zu kommunizieren.

Zu berücksichtigen ist die Einbindung von Remote-Mitarbeitenden, die nicht immer an den Besprechungen im Unternehmen teilnehmen können. Hier sind die technischen Möglichkeiten zu nutzen, die Videokonferenzen und Videochats bieten, um Homeoffice-Mitarbeitende in die Kommunikation miteinzubeziehen.

Grundsätzlich sollten Führungskräfte ihre Mitarbeitenden zu Feedbacks ermutigen, wenn Stresssituationen auftreten, ganz gleich, ob diese aus zwischenmenschlichen Problemen resultieren oder aus Arbeitsaufgaben, deren Bewältigung nicht lösbar erscheint.