7 Tipps zur Erstellung eines Arbeitsplans für Remote-Teams

Remote Arbeiten wird bei Arbeitgebern und -nehmern immer beliebter, bringt aber auch Herausforderungen für Unternehmen mit sich. Damit die dezentrale Arbeit gut funktioniert, braucht es eine gute Kommunikation, eine klar strukturierte Arbeitsweise und einen individuellen Arbeitsplan für Remote-Teams.

Die Vorteile von Remote Arbeiten liegen auf der Hand. Denn Ihr Unternehmen benötigt weniger Büroplätze und Sie sparen bei den Office-Kosten, den immer häufiger reduzieren sich die Aufwendungen für Miete, Strom- oder Heizkosten. Darüber hinaus können Ihre Mitarbeiter vollkommen flexibel, unabhängig von Ort und Zeit arbeiten und so den Takt der Arbeitszeiten optimieren

Natürlich existieren auch Nachteile beim Remote Arbeiten. Management Schwächen werden bei dezentraler Arbeit schnell sichtbar, da sich der Kontakt zu den Mitarbeitern anders gestaltet als bei klassischer Büroarbeit. Mitarbeiter lassen sich außerdem schwerer einschätzen und bewerten. Umso entscheidender ist es, einen Remote Arbeitsplan erstellen zu lassen, der alle Schritte, Aufgaben aber auch die Ressourcen im Blick behält. Unternehmensumfragen zeigen, dass Remote-Arbeit eine gute Work-Life-Balance ermöglicht und Mitarbeiter produktiver und motivierter an die Arbeit gehen.

Mit unseren 7 Tipps erhalten Sie wertvolle Hinweise, wie Sie höchst produktive Mitarbeiter erhalten und welche Rolle dabei ein Arbeitsplan für Remote-Teams spielt.

Tipp 1: Unternehmensphilosophie und Ziele kommunizieren

Jeder Mitarbeiter sollte mit der Unternehmenspolitik und der zugehörigen Unternehmensstruktur, Zielen und KPIs und den damit verbundenen aktuellen Arbeitsplan für Remote-Teams vertraut sein.

Wichtige Elemente können sowohl im Arbeitsvertrag als auch im unternehmenseigenen Wiki, in einer Wissensdatenbank und in einem Mitarbeiterhandbuch aufgenommen werden.

Jeder Mitarbeiter sollte bereits im Onboarding-Prozess alle wichtigen Bausteine der Unternehmensphilosophie kennenlernen. Worauf kommt es beim Remote arbeiten an, wie werden Aufgaben verteilt oder welche Schritte gilt es einzuhalten? Hier besteht beispielsweise Möglichkeit direkt in der passenden Softwarelösung den Arbeitstag zu starten und zu beenden.

Tipp 2: Solides Equipment und DSGVO berücksichtigen

Prüfen Sie, welches Remote-Teams Equipment Sie zur Verfügung stellen und wie Sie dabei die Einhaltung der geltenden Datenschutz-Grundverordnung, kurz DSGVO für Mitarbeiter sicherstellen.

Laptop, PC, Tablet, Telefon, Smartphone und Headset aber auch Hardware wie Scanner oder Drucker können hier relevant sein.

Sie entscheiden je nach Unternehmensinhalt und Branche, welche Investitionen in technische Ausstattung sinnvoll sind. Entscheidend dabei ist es, dass Ihre Mitarbeiter effizient arbeiten können und ihr Arbeitsablauf nicht durch technische Problemstellungen gestört wird.

Tipp 3: Zentrale Plattform für die Zusammenarbeit bereitstellen

Damit die Arbeit in Remote-Teams einwandfrei funktioniert, braucht man eine zentrale Lösung mit agilen Projektmanagement-Tools, auf die jeder Mitarbeiter Zugriff hat.

Im Arbeitsplan für Remote-Teams können dabei Aufgaben und ganze Projekte erfasst werden, die bis auf detaillierte To-Do-Listen heruntergebrochen werden können.

Für einen regelmäßigen Austausch sind dabei unter anderem Videokonferenzen und Chatfunktion wertvolle Werkzeuge, um gut remote arbeiten zu können. Remote-Mitarbeiter sollten in regelmäßigen Abständen an Online-Meetings teilnehmen, um wichtige Inhalte zu besprechen, Aufgaben zu delegieren oder Anpassungen und Änderungen in den Arbeitsplan schreiben zu können.

Tipp 4: Gemeinsame Kalender führen

Mitarbeiter sehen Vorteile im Remote arbeiten, weil vollkommen flexibel, beispielsweise im Homeoffice arbeiten können. Damit wichtige Aufgaben erledigt werden, ist es wichtig, einen persönlichen aber auch einen gemeinsamen Kalender mit sichtbaren Deadlines zu führen.

So behalten Sie stets den Überblick, wann ein Projekt fertigstellt, werden muss und wer es gerade bearbeitet. In diesem Kalender können Sie auch den Remote-Arbeitsplan erstellen, damit alle Mitarbeiter wissen, wann jemand zur Kommunikation zur Verfügung steht.

Tipp 5: Disziplin und Business-Etikette beim Austausch fördern

Zum Erstellen eines Arbeitsplans gehört zum Beispiel auch, dass es klare Regeln für die Zusammenarbeit und den Austausch gibt. Dazu zählen Terminvereinbarungen für Online-Meetings ebenso wie die Einhaltung von Spielregeln, die auch in klassischen Vor-Ort-Meetings in Unternehmen gefragt sind.

Vereinbaren Sie besser im Vorfeld einen Termin für ein produktives Online-Meeting statt den Kollegen grundlos per Chat oder Video Call zu stören. Zu dieser Onlinekonferenz können dann anhand einer Agenda wichtige Fragen geklärt oder weitere Schritte besprochen werden.

Tipp 6: Arbeitszeiten im Arbeitsplan für Remote-Teams festlegen

Gerade wenn Ihre Mitarbeiter dezentral arbeiten, ist es für Sie wichtig, einen Remote-Arbeitsplan zu erstellen. Wertvolle Unterstützung bietet Ihnen dabei eine softwarebasierte Arbeitszeitverwaltung.

Wir zeigen Ihnen zwei Beispiele wie ein solcher Arbeitsplan aussehen könnte.

Arbeitsplan erstellen Beispiel I: Sie wissen Mitarbeiter A arbeitet überwiegend am Vormittag von Montag bis Mittwoch. Mitarbeiter B arbeitet hingegen gerne am Nachmittag von Donnerstag bis Samstag. Mitarbeiter C arbeitet von Dienstag bis Donnerstag. Mit dieser Konstellation können Sie einen Arbeitsplan schreiben und haben jeden Wochentag besetzt. Natürlich können sich die Arbeitszeiten beim Remote-Arbeiten jederzeit ändern, die Erfassung in der Arbeitszeitverwaltung hilft Ihnen dabei, schnell und flexibel Änderungen vorzunehmen.

Arbeitsplan erstellen Beispiel II: Mitarbeiter A arbeiten von Montag bis Mittwoch ganztags, Mitarbeiter B befindet sich in einer anderen Zeitzone und arbeitet von Dienstag bis Donnerstag. Mitarbeiter C arbeitet von Montag bis Freitag aber nur vormittags. In diesem Fall müssen Sie über die Zeitzonen hinweg den Arbeitsbeginn der Mitarbeiter synchronisieren. Hierbei helfen Ihnen Tools, die auch Zeitverschiebungen im Blick behalten. Den angepassten Arbeitsplan stellen Sie dann allen Mitarbeitern über ein zentrales Tool zur Verfügung.

Tipp 7: Produktivität der Mitarbeiter im Blick behalten

Einen Arbeitsplan zu schreiben, bietet Ihnen als Unternehmen den Vorteil, dass Sie jederzeit Wissen, welcher Mitarbeiter sich einer bestimmten Aufgabe widmet und wann mit einer erfolgreichen Umsetzung zu rechnen ist.

Die Nachteile beim Remote-Arbeiten ergeben sich speziell dadurch, dass die Mitarbeiter beim Arbeiten nicht wie im Büro unter einer gewissen Kontrolle stehen.

Dennoch können Sie die Produktivität ihrer Remote-Mitarbeiter genau evaluieren, indem Sie eine Projektmanagement Software einsetzen, die Ihnen eine detaillierte Übersicht unter anderem über abgeschlossene Aufgaben und die Dauer bis zum Abschluss anzeigt.

Fazit: Erfolgreich führen mit einem Arbeitsplan für Remote-Teams!

Die Vorteile beim Remote Arbeiten überwiegen in der Regel und das bietet Ihnen als Unternehmen die Chance, flexibler zu arbeiten und stetigen Fachkräftenachwuchs langfristig zu binden.

Die Nachteile beim Remote Arbeiten lassen sich mit einem gut durchdachten Arbeitsplan für Remote-Teams deutlich reduzieren und in vielen Bereichen sogar gänzlich eliminieren.

Einen Arbeitsplan schreiben für Remote-Teams beinhaltet das Orientieren an Angaben der Mitarbeiter und gegebenenfalls das Beachten von unterschiedlichen Zeitzonen.

In der Regel unterscheidet sich ein Arbeitsplan für Remote-Teams nicht signifikant von einem klassischen Arbeitsplan. Anhand unserer 7 Tipps wissen Sie, worauf es beim Führen von Remote-Teams ankommt und Sie können direkt mit dem n Erstellen eines Arbeitsplans beginnen.