7 Tipps zum Aufbau einer starken Digital-First-Arbeitskultur

Die Bedeutung moderner Informationstechnologien nimmt stetig zu. Damit Sie diesen Veränderungsprozess in Unternehmen auf allen Ebenen unterstützen können, bedarf es einer Digital-First-Arbeitskultur.

Aber was ist eine Digital-First-Kultur und wie lässt sich eine Digital-First-Mentalität in den Köpfen aller Mitarbeitenden etablieren?

Digitale Transformation lebt von Technologie, die sich immer schneller entwickelt. Um den Weg dorthin zu ebnen, bedarf es einer passenden Digital-First-Strategie und Kollegen, die diese in die Praxis umsetzen.

Verstehen Sie das Thema Digitalisierung als Ganzes, in dem nicht nur die zur Anwendung kommenden Technologien, sondern in erster Linie auch die Menschen, die damit arbeiten, im Mittelpunkt stehen.

Bei uns erhalten Sie 7 wertvolle Tipps, um eine individuelle Digital-First-Strategie zu realisieren und damit eine zukunftsfähige Transformation des digitalen Arbeitsplatzes in Ihrem Unternehmen voranzubringen.

FAQ

1. Rücken Sie die Menschen in Ihrem Unternehmen in den Fokus

Verinnerlichen Sie sich, dass die Digital-First-Arbeitskultur tatsächlich nur dann gelebt wird, wenn es in Ihrem Unternehmen nicht ausschließlich darum geht, die neuesten Technologien zu implementieren. Ein zentrales Schlüsselelement ist vielmehr die Frage danach, wie Ihre Mitarbeitenden dazu stehen und wie sie künftig damit arbeiten können. 

Jede•r Einzelne nimmt dabei nicht nur seine spezifische Rolle im Unternehmen wahr, sondern wird individuell von Eindrücken, Lebenserfahrungen und Emotionen, aber auch aktuellen Situationen wie Umbrüchen oder Stress beeinflusst. Diese Tatsache sollten Sie immer im Hinterkopf behalten, auch wenn unter anderem einzelne Teamkollegen womöglich zunächst mit Ablehnung auf die digitale Veränderung reagieren werden.

Rücken Sie bei allen Entscheidungen die menschliche Komponente stets in den Vordergrund und achten Sie insbesondere auch auf die Ängste der Kollegen & Kolleginnen. Nicht selten scheuen sich Mitarbeitende vor Veränderungen und befürchten aufgrund von Digitalisierung schwerwiegende Einschnitte oder sogar den Verlust ihres Arbeitsplatzes.

Behalten Sie nicht nur die Digital-First-Bedeutung stets im Blick, sondern auch die Tatsache, dass eine digitale Arbeitswelt den Menschen dienen soll und nicht umgekehrt. Auf dieser wichtigen Grundlage können Sie weitere Entscheidungen treffen und dabei stets Ihre Mitarbeitenden in den Prozess miteinbeziehen.

2. Kommunizieren Sie eine klare Vision und Digital-First-Strategie

Nachdem Sie Ihr eigenes Bewusstsein geschärft haben, gilt es jetzt das Verständnis für die digitale Transformation in den Köpfen Ihrer Mitarbeitenden zu schaffen.

Dieses Vorhaben gelingt Ihnen, indem Sie für Transparenz und eine klare Kommunikation sorgen. Stellen Sie in diesem Zusammenhang sicher, dass alle Mitarbeitende nicht nur die digitale Vision Ihres Unternehmens kennen, sondern auch in die Digital-First-Strategie integriert werden.

Nur wenn alle Mitarbeitende genau wissen, wohin die Digitalisierungsreise geht, fördern sie eine gemeinsame Digital-First-Mentalität und entwickeln ein Verständnis dafür, welche Vorteile die Transformation mit sich bringt und dass bestimmte, damit einhergehende Sorgen und Ängste womöglich unbegründet sind.

Bieten Sie passend dazu nicht nur beim Onboarding neuer Kollegen Transparenz rund um eingesetzte technische Werkzeuge, Fähigkeiten und digitalen Arbeitsstil, sondern halten Sie auch langjährige Mitarbeitende stets auf dem Laufenden und holen Sie auch deren Feedback ein. Sie müssen von Anfang an in wichtige Entscheidungsprozesse eingebracht werden.

Nur wenn Sie genau wissen, wie die einzelnen Mitglieder•innen eines Teams mit dem Prozess rund um die Digitalisierung umgehen, können Sie gezielt Einfluss darauf nehmen und eventuellen negativen Tendenzen frühzeitig entgegenwirken.

3. Leben Sie die Digital-First-Arbeitskultur vor

Die Digital-First-Arbeitskultur basiert auf einem dazugehörigen Leitbild. Maßgeblich dafür ist das Verhalten des oberen Managements. Führungskräfte sollten immer mit gutem Beispiel vorangehen und zeigen, dass auch sie selbst, aktiv neu eingeführte Technologien nutzen, um damit die eigenen Workflows zu verbessern.

Gibt es im Unternehmen zum Beispiel eine Vorgabe zur Nutzung bestimmter Software-Tools zur Verwaltung von Aufgaben und Projekten, sollten Projektmanager die ersten sein, die ihr komplettes Projekt über die ausgewählte Applikation abwickeln.

Nichts ist in einem Digital First Prozess destruktiver als Vorgesetzte, die selbst noch in alten manuellen Methoden verharren und an veralteten Werkzeugen festhalten, anstatt aktiv die neu eingeführten Technologien zu verwenden.

Achten Sie immer auf die damit verbundene Vorbildfunktion. Nur wenn diese gegeben ist, wird die Digital-First-Kultur im Unternehmen von allen Mitarbeitenden umgesetzt und fördert die Produktivität auf allen Ebenen.

4. Wählen Sie geeignete Software Tools aus

Der Erfolg des digitalen Transformationsprozesses im eigenen Unternehmen ist stark vom Einsatz neuer Technologien abhängig. Dabei geht es in erster Linie darum, die Lösung zu finden, die optimal den eigenen Geschäftsprozess abbildet und den Ablauf vereinfacht.

Im Kontext der Digital-First-Arbeitskultur unterstützen passgenaue Softwarelösungen die verschiedenen Geschäftsbereiche und sorgen dafür, dass diese effizient und vorausschauend arbeiten können.

Über eine zentrale Plattform und agile Projektmanagement Tools wie Bitrix24 sie bietet, können Digital-First-Unternehmen über Abteilungen und Aufgabenbereiche hinweg eine Vielfalt an Werkzeugen nutzen, zu denen unter anderem die Projektverwaltung, gemeinsame Terminkalender, Tools zum Teilen und zur Zusammenarbeit von Dokumenten, Kommunikationswerkzeuge inklusive einem passenden Tool zur Durchführung von Videokonferenzen gehören.

Die mit passgenauen Software-Tools einhergehende strategische Digitalisierung minimiert das Risiko, dass Mitarbeitenden wichtige Informationen entgehen, To-Dos oder Termine vergessen oder Daten doppelt abgelegt werden bzw. verloren gehen. Projekte lassen sich detailliert planen, gut strukturiert und effizient durchführen.

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5. Fördern Sie digitale Zusammenarbeit

Bei der Umsetzung des Digitalisierungsrozesses geht es nicht nur darum, die Digital-First-Bedeutung zu kommunizieren, sondern auch deren Vorteile im Arbeitsalltag klar herauszustellen. Das gelingt Ihnen am besten, indem Sie Online-Zusammenarbeit fördern und die Nutzung so intuitiv und einfach wie möglich machen.

Digital-First-Arbeitskultur Teams haben abteilungsübergreifend zum Beispiel in Beschaffung, Marketing und Vertrieb die Möglichkeit, über eine einheitliche Plattform nahtlos zusammenzuarbeiten und Daten in Echtzeit auszutauschen.

Vielseitige Lösungen zur Kollaboration bieten die passenden Werkzeuge rund um Planung und Ideenfindung. Aber auch für einen gezielten Wissensaustausch wird eine systematische Ausbildung und Weiterbildung durch den Aufbau einer unternehmenseigenen Wissensdatenbank unterstützt.

Mit diesem Vorgehen sorgen Sie nicht nur für eine verbesserte Zusammenarbeit, sondern ermöglichen es auch allen Mitarbeitenden, unabhängig vom Standort und Zeit remote, hybrid oder im Büro tätig zu werden und sich mit den Kollegen & Kolleginnen in der gewünschten Art und Weise auszutauschen.

Über eine vorausschauende Zeitverwaltung, persönliche und gemeinsam genutzte Kalender bieten Sie maximale Transparenz rund um die Zusammenarbeit auch im Hinblick auf Urlaub, Krankheitstage oder Abwesenheiten aufgrund von Geschäftsreisen beispielsweise.

6. Führen Sie regelmäßige Meetings durch

Für Kollegen & Kolleginnen, die ausschließlich remote arbeiten oder nicht oft im Büro sind, kann es sich schwieriger gestalten, den Überblick über die aktuellen Geschäfts- und Wachstumsentwicklungen zu behalten und sich an die Digital-First-Arbeitskultur zu gewöhnen. Leider kommt es hier nicht selten zu einem Informationsstau oder sogar zu einem Gefühl der Ausgrenzung und mangelnder Wertschätzung gegenüber der eigenen Arbeit.

Empfehlenswert ist es in diesem Zusammenhang regelmäßige wöchentliche Meetings durchzuführen, die dafür sorgen, dass alle Mitarbeitenden unabhängig von ihren Abteilungen und Aufgaben auf dem neuesten Stand sind und gleichzeitig den persönlichen Kontakt zu ihren Teamkollegen pflegen.

Ein integriertes Videokonferenz-Tool wie Bitrix24 ermöglicht den Austausch in HD-Qualität und vermittelt das Gefühl, gemeinsam mit anderen Kollegen & Kolleginnen in einem Raum zu sein. Darüber hinaus haben einzelne Personen die Möglichkeit Präsentationen durchzuführen, die von allen Teilnehmenden in Echtzeit verfolgt werden können.

Passend dazu sollten jederzeit Rückfragen möglich sein, die einen vollständigen und transparenten Informationsaustausch sicherstellen. So holen Sie alle Kollegen & Kolleginnen genau an der Stelle ab, wo sie sich gerade mit ihrem derzeitigen Wissensstand befinden und befähigen sie dazu, selbstständig ihre anstehenden Aufgaben zu erledigen.

Erstellen Sie passend zu Meetings eine virtuelle Etikette, die die Grundregeln und Maßstäbe der Kommunikation festhält. Darin werden unter anderem Umgangsformen, Grundlagen für faire Diskussionen, aber auch Sprecher- und Pausenzeiten definiert. 

Beugen Sie von Anfang an aggressive Verhaltensweisen oder unsachlichen Diskussionen vor, indem Sie allen Teilnehmenden die aufgestellten Regeln für virtuelle Meetings nahebringen und diese in regelmäßigen Abständen wiederholen. 

Darin können auch Grundsätze zur Nutzung von Mikrofon oder Kamera enthalten sein, insbesondere während Präsentationen. Wichtig kann hier auch die Festlegung von meetingfreien Tagen sein, an denen Kollegen & Kolleginnen sich voll und ganz ihren Aufgaben widmen und diese ohne Unterbrechungen abarbeiten können.

7. Setzen Sie auf Maßnahmen rund ums Teambuilding

Um die Digital-First-Arbeitskultur nachhaltig zu etablieren, spielen Zugehörigkeit und gegenseitiges Verständnis eine zentrale Rolle. Wecken und stärken Sie das Wir-Gefühl im Unternehmen. Pflegen Sie es, unabhängig davon, wie häufig sich Ihre Mitarbeitende im realen Leben tatsächlich begegnen.

Das gelingt Ihnen, indem Sie gezielt Teambuilding-Maßnahmen anwenden. Für die Umsetzung sind Ihrer Kreativität nahezu keine Grenzen gesetzt. Tauschen Sie sich dazu auch mit Ihren Teams aus und fragen Sie aktiv nach, welche gemeinschaftlichen Aktivitäten als besonders wertvoll betrachtet werden, um das Gemeinschaftsgefühl stärken zu können. Bringen sich Kollegen & Kolleginnen hier bereits bei der Planung ein? Stehen sie den Teambuilding-Aktivitäten positiv gegenüber? 

Gehen Sie es am besten spielerisch an, indem Sie auf Online-Spiele und Gaming Situationen setzen, in denen Ihre Kollegen & Kolleginnen sich gegenseitig kennenlernen und gemeinsam mit Spaß Ihren Zusammenhalt unter Beweis stellen können. Über Avatare fällt es besonders introvertierten Menschen leichter, den Anschluss zu anderen zu finden und aktiv zu werden.

Auch Online-Kurse zu spezifischen Themen sorgen dafür, dass Ihr Team gemeinsam Wissen aufbauen kann und der Zusammenhalt weiter gefördert wird. Insbesondere dann, wenn Sie sich zusammen Problemen und Herausforderungen stellen, die sie in Zukunft besser lösen können, weil sie systematisch über Online-Tutorials und gemeinsame Live-Sessions dafür das nötige Knowhow erlangt haben.

Beliebt sind außerdem virtuelle Kaffeerunden und gemeinsame Abendessen, bei denen alle Teilnehmenden vorher beispielsweise über einen Lieferservice das Essen erhalten, bevor sie sich virtuell treffen, um zusammen zu essen und sich auszutauschen.

Lassen Sie Ihre Fantasie spielen und probieren Sie ruhig immer mal etwas Neues aus. Dadurch wird der Zusammenhalt in Ihren Teams nach und nach wachsen und gestärkt.

Digital-First-Arbeitskultur: So realisieren Sie die Transformation des digitalen Arbeitsplatzes in der Praxis!

Wir haben Ihnen in unserem Beitrag nicht nur die Frage beantwortet, was eine Digital-First-Kultur ist, sondern auch konkrete Tipps für die Umsetzung in der Praxis für Sie zusammengestellt.

Bei der Digitalisierung handelt es sich nicht um einen statischen oder einmalig durchzuführenden Vorgang. Denken Sie immer daran, dass die Digital-First-Arbeitskultur mit kontinuierlichen Anstrengungen verbunden und stark von stetiger Weiterentwicklung abhängig ist. 

Setzen Sie Ihre Bemühungen stets im Gesamtkontext um und sorgen Sie dafür, dass Sie Ihre Mitarbeitenden bei allen Digitalisierungsvorgängen im Unternehmen mitnehmen. Ermutigen Sie diese, Ihnen regelmäßig Feedback zu geben und aktiv eigene Verbesserungsideen einzubringen.

Ein weiterer wichtiger Punkt: Nehmen Sie konstruktive Kritik ernst, nur so finden Sie für Ihr Unternehmen heraus, welche digitalen Ansätze funktionieren und wie Sie ein produktives Arbeiten nachhaltig unterstützen. Darüber hinaus stellen Sie mit diesem Vorgehen sicher, dass Sie alle Mitarbeitenden ansprechen und eine starke Digital-First-Mentalität in den Köpfen etablieren.