7 revolutionäre KI-Tools für das Projektmanagement

Projektmanagement war schon immer eng mit dem technischen Fortschritt verknüpft. Erinnert sei an die Einführung agiler Prinzipien. Sie ergänzen nicht nur die herkömmliche Wasserfallmethode, sondern revolutionieren diese geradezu. Die Nutzung von KI-Tools für das Projektmanagement ist ein neuer Meilenstein bei der Integration moderner Technologien. Künstliche Intelligenz ist schon seit einigen Jahren in aller Munde. Doch mit der Veröffentlichung des Chatbots ChatGPT im November 2022 wurde das Konzept praxistauglich und löste einen regelrechten Boom aus, der sich auf nahezu alle technischen Bereiche überträgt.

KI hat mittlerweile eine entscheidende Bedeutung für die Wertschöpfungskette in allen Bereichen des Projektmanagements erlangt. Die effiziente Verarbeitung riesiger Datenmengen und die Möglichkeit des maschinellen Lernens bilden die Grundlage, um fundierte Entscheidungen zu treffen, Mitarbeiter entsprechend ihrer Qualifikation mit Aufgaben zu betrauen und den Ressourceneinsatz zu optimieren.

Auch der Kundenservice kann auf eine ganz neue Stufe gehoben werden. Die Effizienz der Servicemitarbeiter steigt, wenn sie vereinbarte Aktivitäten nach einem langen Telefonat nicht dokumentieren müssen. Diese Aufgabe übernimmt ein KI-Tool, wie der CoPilot von Bitrix24, der automatisch eine Transkription des Gesprächs erstellt.

In diesem Artikel haben wir für Sie sieben revolutionäre KI-Tools zusammengestellt, die jeder Projektmanager kennen sollte.

1. KI-gestützte Projektmanagementplattformen zur Aufgaben- und Ressourcenzuweisung

KI-Tools für das Projektmanagement helfen dabei, Aufgaben zu formulieren, diese zuzuweisen und dabei die Ressourcenauslastung zu beachten. Basis dafür ist die Auswertung vorliegender Projektdaten, bestehend aus Projektzeitplänen, Zeiten zur Umsetzung von Aufgaben und die Inanspruchnahme der dafür benötigten Ressourcen. Zu den wichtigsten der Letztgenannten gehören die Mitarbeiter. Intelligente Projektmanagement-Tools bewerten die aktuelle Auslastung jedes Teammitglieds – Software zur Arbeitszeiterfassung leistet hier einen wichtigen Beitrag – unter Berücksichtigung der aktuellen Aufgabenverteilung und erfasster Daten zur bisherigen Produktivität. Daraus resultiert eine gleichmäßige Verteilung der Aufgaben unter Vermeidung von Überlastung einzelner Mitarbeiter.

Wie KI-Tools für das Projektmanagement die Arbeit produktiver und effizienter gestalten, zeigt der CoPilot bei der Integration in die Aufgabenverwaltung von Bitrix24. Der Grobentwurf einer Aufgabe wird durch den CoPilot in eine detaillierte Aufgabenbeschreibung umgewandelt. Bei Bedarf erstellt das Tool eine zusätzliche Checkliste, damit kein Arbeitsschritt übersehen wird. Kommentare, die einzelne Teammitglieder zu den Aufgaben abgeben, werden durch die Software zusammengestellt, um Ihnen einen schnellen Überblick zu verschaffen. Auch bereits formulierte Aufgaben lassen sich durch den CoPilot nach einer Textanalyse verbessern. Fehler lassen sich korrigieren und der gesamte Text kann sogar in eine andere Sprache übersetzt werden, ein besonders nützliches Feature, wenn Remote-Teams international zusammengesetzt sind.

2. Projektmanagement mit künstlicher Intelligenz zur Workflow-Automatisierung

Eine der interessantesten Anwendungsmöglichkeiten künstlicher Intelligenz ist die Automatisierung im Projektmanagement. Bereits die Auswahl und Klassifizierung von Aufgaben, die sich für eine Automatisierung eignen, können intelligente Projektmanagement-Tools übernehmen. Die Software analysiert dabei Daten und erkennt Muster von Abläufen, die sich ständig wiederholen, jedoch ohne menschliches Eingreifen zu bearbeiten sind.

Zu den einfachen, auf festen Regeln basierenden Aufgaben, die KI-Tools selbständig ausführen können, gehören solche Prozesse, wie das Einlesen von Daten aus externen Quellen in die Datenbank eines CRM-Systems (Customer Relationship Management), die Erstellung von Berichten oder das Einholen von Genehmigungen, wie sie für die Beantragung und Abrechnung von Dienstreisen benötigt werden. Letztgenannter Anwendungsfall ist ein Beispiel für die Effizienzsteigerung in Remote-Teams. Besonders für räumlich weit vom Unternehmenssitz getrennt arbeitende Mitarbeiter, die unter Umständen in einer anderen Zeitzone tätig sind, kann es zum aufwendigen Vorgang werden, entsprechende Genehmigungen einzuholen. KI-Tools für das Projektmanagement reichen Dokumente automatisch weiter, sobald die benötigte Freigabe erfolgt und stellen die endgültig genehmigten Unterlagen dem Adressaten bereit.

Die Fähigkeit zur Erkennung von Sprache und Text gleichermaßen, befähigt KI-basierte Projektmanagement-Software, kommunikative Aufgaben zu automatisieren. Dazu gehört das Extrahieren wichtiger Informationen sowohl aus Telefongesprächen, als auch aus E-Mails oder Chatverläufen. Diese Daten können zum Auslösen automatisierter Antworten oder zur Weitergabe an Servicemitarbeiter genutzt werden. Bitrix24 hat mit seinem CoPilot Tool eine Anruftranskriptions-Lösung geschaffen, die zu den KI-Innovationen im Projektmanagement gehören.

3. Intelligente Roadmap-Planung durch künstliche Intelligenz

KI-gestützte Projektplanung hilft bei der Erstellung von Zeitplänen und prognostiziert die benötigten Ressourcen. Algorithmen werten Projektdetails abgeschlossener Aufgaben aus und schaffen Korrelationen mit den zu erwartenden Tätigkeiten aktueller Projekte. Monte-Carlo-Simulationen – genauere Erläuterungen dazu im Abschnitt sechs – können dazu genutzt werden, den Einfluss nicht vorhersagbarer Faktoren auf die Einhaltung des Projektzeitplans zu berücksichtigen.

Künstliche Intelligenz in der Projektverwaltung lässt sich auch für die langfristige Planung einsetzen. KI-Tools für das Projektmanagement helfen dabei, die Roadmaps der anstehenden Projekte an den strategischen Zielen des Unternehmens auszurichten oder diese gegebenenfalls auf den Prüfstand zu stellen, wenn neueste Entwicklungstrends am Markt es erfordern. Damit lässt sich auch gewährleisten, dass Projekte höchster Priorität – aus wirtschaftlicher Sicht und aus Gründen der Unternehmensphilosophie – zuerst bearbeitet werden. Die kontinuierliche Überwachung des Projektfortschritts stellt zudem sicher, dass die Roadmap dynamisch bleibt und den aktuellen Fortschritt widerspiegelt. Rechtzeitige Anpassungen können vorgenommen werden, wenn es objektive Gründe erfordern.

Eng verbunden mit dem Projektzeitplan ist die Ressourcenverfügbarkeit. KI in der Projektverwaltung sorgt dafür, dass technisches Equipment, Human Resources und das Budget in Echtzeit verfolgt werden. Engpässe lassen sich aufgrund der voneinander abhängigen Aufgaben, die unmittelbar bevorstehen, vorhersagen. Das hilft, proaktiv Maßnahmen einzuleiten, um Probleme zu vermeiden. Neben der Prognose können KI-Tools für das Projektmanagement auch die Ressourcennutzung optimieren und zur Kostensenkung und Effizienzsteigerung beitragen. Ein Beispiel dafür ist der optimale Einsatz von Mitarbeitern unter Berücksichtigung der Zuweisung von Aufgaben entsprechend ihren Fähigkeiten.

4. Automatisierte Statusaktualisierungen reduzieren die Notwendigkeit für Meetings

KI-Projektmanagementlösungen, die Mitarbeiter zur regelmäßigen Aktualisierung des Bearbeitungsstandes auffordern, tragen zur Erhöhung der Produktivität bei, indem sie die Anzahl der Statusmeetings reduzieren. Die Softwaretools werden so konfiguriert, dass sie in vorgegebenen Abständen – diese werden durch den Projektzeitplan bestimmt – von den Teammitgliedern Statusinformationen zu ihren Aufgaben oder zum Erreichen von Schlüsselkennzahlen (KPIs) anfordern. Die fortschrittliche NLP-Technologie erlaubt es den Mitarbeitern, kurze Statusaktualisierungen auch per Sprachinformation zu übermitteln. Natural Language Processing (NLP) stattet KI-Tools für das Projektmanagement mit der Fähigkeit aus, Text und Sprache in gleicher Weise verarbeiten zu können, wie dazu der Mensch in der Lage ist. Eine andere Form effektiver Nachrichtenübermittlung ist die Bereitstellung anpassbarer Vorlagen. Sie ermöglicht die Übertragung der Statusaktualisierung in einheitlich strukturierter Form und erleichtert die Datenauswertung.

Die Einrichtung einer Eskalationsschwelle sorgt dafür, dass in Situationen, in denen Kennzahlen unter vorbestimmte Mindestwerte fallen und damit Projektziele in Gefahr geraten, wichtige Stakeholder informiert werden. In diesem Fall kann parallel zur Information ein Teammeeting einberufen werden.

Automatische Statusaktualisierung unter Einsatz künstlicher Intelligenz besitzt eine ganze Reihe entscheidender Vorteile. Neben Zeiteinsparung durch entfallende Meetings sorgt die Verwendung von Vorlagen und die Einbindung der KI-Tools in die Kollaborationswerkzeuge des Projektteams für mehr Transparenz zum Bearbeitungsstand der Aufgaben. Mikromanagement wird vermieden, da Teamleiter nicht immer wieder den Projektstatus abfragen müssen. Und nicht zuletzt sind notwendige Teammeetings effizienter, da allen Mitarbeitern und Stakeholdern der aktuelle Projektstand vertraut ist und sich die Teilnehmer auf die Lösung anstehender Probleme fokussieren können.

5. Assistenten für die Erstellung und Organisation von Teamdokumenten

Teamdokumentationen spielen eine wichtige Rolle im Projektmanagement. Sei es die Erstellung von Zwischenberichten beim Erreichen von Meilensteinen, die Protokollanfertigung nach Teammeetings oder die Notiz zu einem wichtigen Kundentermin, die Erstellung von Textdokumenten ist unverzichtbar. Sie spiegeln die Leistung wider, erfordern allerdings einen nicht zu unterschätzenden Aufwand an Arbeitszeit. Um diesen zu verringern und damit die Effizienz zu erhöhen, können KI-Tools für das Projektmanagement einen wichtigen Beitrag leisten.

Die Software kann aus vorgegebenen Stichwörtern Texte automatisch generieren oder die Zusammenfassung aus einem Bericht erzeugen. Auch die Organisation von Inhalten lässt sich an Algorithmen mit künstlicher Intelligenz übertragen. Die Extraktion von Schlüsselwörtern erleichtert die Suche in Dokumentenmanagementsystemen deutlich. Optimierte Suchfunktionen verbessern die Auffindbarkeit verschiedener Versionen des gleichen Dokuments in sehr großen Datenbeständen, auch über kontextsensitive Funktionen.

KI-Software kann aber noch viel mehr. Der CoPilot von Bitrix24 ermöglicht zum Beispiel, Texte zusammenzufassen sowie Vor- und Nachteile aufzulisten. Der Ton des Textes kann geändert werden, um ihn für verschiedene Verwendungszwecke, z. B. für die Veröffentlichung in sozialen Medien oder als Pressemitteilung, besser geeignet zu machen.

Für die Unternehmenswebsite, Landingpages oder den Onlineshop können hochwertige Texte und Bilder erstellt werden. Die generierten Texte sind innerhalb weniger Minuten zu übersetzten und in die verschiedenen Sprachversionen der Internetseite einzubinden.

Der Einsatz intelligenter Tools zur Texterstellung trägt ebenfalls dazu bei, die Erstellung von personalisierten Marketing-E-Mails effektiver zu gestalten.

6. Früherkennung von Risiken zur Vermeidung von Projektausfällen

Zu den größten Herausforderungen eines Projektmanagers gehört das frühzeitige Erkennen von Risiken, die den Projekterfolg in Gefahr bringen. Künstliche Intelligenz in der Projektverwaltung kann hier ihre Stärke voll ausspielen. KI-basierte Projektmanagement-Software ist in der Lage, große Mengen an Informationen über vergleichbare Aufgaben auf der Grundlage verfügbarer Daten zu analysieren und daraus Schlussfolgerungen zu ziehen. In dieser Hinsicht ist sie dem menschlichen Gehirn weit überlegen.

Durch künstliche Intelligenz gesteuerte Algorithmen erkennen Muster in aktuellen Projektplänen, die auf Engpässe bei bestimmten Ressourcen hindeuten, wie zum Beispiel die fehlende Verfügbarkeit von Fachkräften in bestimmten Phasen der Projektbearbeitung. Risiken im Zusammenhang mit Verzögerungen oder Budgetüberschreitungen – zum Beispiel, wenn zusätzliche Mitarbeiter eingestellt oder von anderen Projekten abgezogen werden müssen – werden zusätzlich angegeben. Auch externe Faktoren, wie sich schnell ändernde Markttrends oder sich anbahnende geopolitische Veränderungen, die Einfluss auf Lieferketten nehmen können, finden ihre Berücksichtigung bei der Bewertung durch KI-Tools für das Projektmanagement.

Ihre besonderen Vorzüge demonstriert KI beim Einsatz von Berechnungsmethoden, wie von der Monte-Carlo-Simulation. Das auch als Mehrfachwahrscheinlichkeitssimulation bekannte Verfahren verwendet zur Vorhersage möglicher Ergebnisse beim Eintreten von ungewissen Ereignissen mathematische Modelle der Wahrscheinlichkeitsrechnung. Durch die Kombination verschiedener Einflussfaktoren lassen sich unterschiedliche Risiken nach Eintrittswahrscheinlichkeit bestimmen. Der Zweck solcher Methoden besteht darin, Probleme frühzeitig zu erkennen und proaktiv darauf reagieren zu können. Mit Hilfe von KI-Tools für das Projektmanagement können Reaktionspläne erstellt werden, die im Falle von Störungen im Projektablauf zum Einsatz kommen.

7. KI-Tools für das Projektmanagement als virtuelle Meeting Assistenten

Virtuelle Meeting-Assistenten bieten durch den Einsatz künstlicher Intelligenz Funktionen, wie Echtzeit-Transkription, die Verfolgung von Tagesordnungspunkten und eine Zusammenfassung der erzielten Ergebnisse im Protokoll zur Besprechung. KI-basierte Projektmanagement-Software zeigt bei der Aufzeichnung von Remote-Meetings, die als Videokonferenzen abgehalten werden, eine besonders hohe Effizienz.

Während des Meetings werden die Äußerungen der Diskussionsteilnehmer in Echtzeit durch automatische Transkription in Text umgewandelt. Ein besonderer Vorteil der KI-Software ist die Möglichkeit, Aussagen aus Fremdsprachen zu übersetzen. So können Aussagen in einer Fremdsprache im Meeting-Protokoll in eine andere Sprache übersetzt werden, was für internationale Teams sehr nützlich sein kann.

KI-Tools sind in der Lage – zum Beispiel in einem Brainstorming – bestimmte Wörter oder Phrasen zu finden und diese Aktionspunkten zuzuordnen. Außerdem können sie den Sprecher identifizieren. Auf diese Weise lassen sich systematische Zusammenfassungen auf der Grundlage von Kommentaren und Diskussionen erstellen. Durch eine Funktion zur Fortschrittsverfolgung lässt sich die Einhaltung der Tagesordnung überwachen.

Der KI-basierte Assistent archiviert alle Besprechungstranskriptionen und Textzusammenfassungen für spätere Recherchemöglichkeiten. Diese können auch dazu genutzt werden, die unternehmenseigene Wissensdatenbank zu erweitern.

FAQs

Welche Funktionen bieten KI-gestützte Projektmanagement-Tools?

KI-gestützte Projektmanagement-Tools bieten eine Vielzahl von Funktionen. Zu den wichtigsten gehören:

• Erstellung, Priorisierung und Automatisierung von Aufgaben

• Erweiterte Auswertung und Berichterstattung auf der Basis von Schlüsselkennzahlen (KPIs)

• Projektkosten-Schätzung durch prädiktive Analysen und Überwachung der Ausgaben in Echtzeit

• Erkennen potenzieller Projektrisiken

Was macht KI-Tools im Projektmanagement revolutionär?

Einige Möglichkeiten machen den Einsatz von KI-Tools im Projektmanagement wirklich revolutionär. Dazu gehören:

• NLP-Funktionen zur Verbesserung der Teamkommunikation durch Verarbeitung natürlicher Sprache und die Textumwandlung durch Transkription

• Virtuelle Assistenten zur Aufgabenautomatisierung

• Anwendung von Gamification-Techniken, wie Auswahl von Designelementen für Nutzungsziele oder Formulierung von Herausforderungen zur Motivation

Wie können KI-Projektmanagement-Tools Unternehmen helfen, effizienter zu werden?

KI-Projektmanagement-Tools können Unternehmen unter anderem dadurch helfen, effizienter zu werden, indem mittels Workload-Balance Ressourcen optimiert und damit Aufgaben gleichmäßig auf Teammitglieder verteilt werden. Durch Aufgabenautomatisierung und schnellere datengestützte Entscheidungsfindung kommt es zu Zeit- und Kosteneinsparungen, also zu einer hohen Effizienz.