7 effektive Strategien für agiles Projektmanagement

Digitalisierung, verbunden mit einer wachsenden Globalisierung, verändert seit einigen Jahren die Arbeitswelt. Die Anforderungen an Unternehmer werden immer komplexer und vor allem dynamischer. Klassische Projektorganisation mit ihrer genauen Planung nach fest vorgegebenen Anforderungen wird von neuen Methoden abgelöst. Agiles Projektmanagement tritt an die Stelle des Wasserfallprinzips. Dabei stehen nicht der Prozess, sondern Zielstellung und Kundenorientierung im Mittelpunkt der Arbeit.

Agile Strategien setzen auf kurze, zeitlich beschränkte Zyklen, die als Sprints bezeichnet werden, und treiben das Projekt in Iterationen voran. Das wiederum bedeutet, ein Produkt zunächst mit priorisierten Funktionen auszustatten, diese dem Kunden oder Auftraggeber zur Verfügung zu stellen und dann weiterzuentwickeln, bis der vollständige Funktionsumfang erreicht ist. Die Entwickler bleiben dabei flexibel und können auch geänderte Anforderungen oder neue Features bis zum Projektabschluss implementieren.

Die Einführung der geschilderten Arbeitsweise stellt durchaus eine Herausforderung dar. Mit den folgenden sieben Projektmanagement-Tipps wird es Ihnen bestimmt gelingen, agile Techniken zum Erfolg zu führen.

1. Nutzen der Chancen, die iterative Entwicklungsarbeit bietet

Zu den wichtigsten Strategien, die agiles Projektmanagement auszeichnet, gehört die iterative Entwicklungsarbeit. Darunter versteht man einen Prozess, bei dem das Projekt zunächst in kleine und überschaubare Teile gesplittet wird. Agile Arbeitsabläufe sind dadurch charakterisiert, dass nicht das Gesamtprojekt bis ins Detail geplant ist, sondern Schritt für Schritt in kurzen, teils wiederholten Zyklen – den Iterationen oder Projektsprints – bearbeitet wird.

Ein solcher Sprint umfasst dabei immer wieder bestimmte agile Methoden, insbesondere diese:

• Planung. Die agile Planung legt fest, welche Aufgaben und Ziele während der Iteration erreicht werden sollen.

• Ausführung. Entwicklungsteams setzen die Aufgaben um, die oft in sogenannten User Stories fixiert wurden.

• Prüfung und Adaption. Agile Strategien erfordern die Kontrolle der während jeder Iteration erzielten Ergebnisse. Resultierend aus den Feedbacks werden die gewonnenen Erfahrungen zur Verbesserung und Anpassung für den nächsten Sprint genutzt.

• Auslieferung. Ergebnis des Sprints muss ein funktionsfähiges Produktinkrement sein, das einen Test erfolgreich bestanden hat, den der Auftraggeber bestätigt. Feedbacks bilden die Grundlage für die agile Planung der nächsten Iteration. Verläuft ein Test nicht erfolgreich, muss der Sprint erneut durchlaufen werden.

Die iterative Entwicklung ist ein zentraler Bestandteil verschiedener agiler Methoden, von denen Scrum und Kanban besonders häufig eingesetzt werden. Agile Projektstrategien bieten besondere Vorteile durch hohe Flexibilität, der frühen Auslieferung von Teilprodukten zum Test – verbunden mit der Möglichkeit kontinuierlicher Verbesserungen – und der daraus resultierenden Risikominderung.

2. Förderung und Stärkung konsistenter Zusammenarbeit und Kommunikation

Im vorangegangenen Abschnitt wurden die Vorteile genannt, die agiles Projektmanagement durch iterative Entwicklungsarbeit bietet. Diese ist allerdings auch mit einigen Herausforderungen verbunden. Dazu gehören konsistente Kommunikation und eine möglichst konfliktarme Zusammenarbeit im Team, zwei entscheidende Voraussetzungen, damit agile Techniken zum Projekterfolg führen.

Scrum-Strategien zeichnen sich in dieser Beziehung durch einen festen Ablauf aus, der die Teamzusamenarbeit unterstützt. In kurzen täglichen Stand-up-Meetings geben die Projektmitarbeiter einen Überblick zur eigenen Arbeit des vorangegangenen Tages, einen Ausblick auf die heute zu bewältigenden Aufgabenstellungen und aufgetretene oder zu erwartende Hindernisse. Regelmäßige Reviews und Retrospektiven unterstützen den Informationsaustausch im Team und mit den Stakeholdern. Im Sprint Review wird das Produktinkrement – also das erreichte Zwischenergebnis – präsentiert. Feedbacks ermöglichen Anpassungen oder Änderungen im Arbeitsablauf. Die Retrospektive dient der Erörterung möglicher Verbesserungen des Entwicklungsprozesses.

Agile Best Practices beinhalten die Transparenz als eines der Schlüsselprinzipien dieser Form des Projektmanagements. Alle relevanten Informationen müssen den Teammitgliedern zugänglich sein. Fortschritte, aber auch Hindernisse sind zu dokumentieren und bilden die Basis gemeinsamer Entscheidungen.

Eine leistungsfähige Projektmanagementsoftware, die agile Werkzeuge enthält und umfangreiche Kommunikationsmöglichkeiten implementiert, bietet die Plattform dafür, um Aufgaben zu verwalten, Dokumente gemeinsam zu bearbeiten und asynchron zu kommunizieren. Agiles Projektmanagement fördert eine Kultur transparenter Zusammenarbeit, die alle Teammitglieder dazu ermutigt, eigene Ideen zu entwickeln und in konstruktivem Feedback auf bestehende Projekthindernisse hinzuweisen.

3. Aufgabenpriorisierung mit einem dynamischen Product Backlog

Das Product Backlog spielt eine grundlegende Rolle, um agiles Projektmanagement erfolgreich anwenden zu können. Es handelt sich bei diesem Dokument um eine Anforderungsliste des Kunden, die alle Features enthält, die der Auftraggeber in das Projekt integrieren möchte. Agile Projektstrategien nutzen den Anforderungskatalog dafür, um Aufgaben zu priorisieren und Entscheidungen zu treffen, was in der nächsten Iteration zu bearbeiten ist.

Eine besondere Herausforderung stellt die Pflege des Backlogs dar, wenn sich Anforderungen ändern, kein seltener Fall im modernen Projektmanagement. Man spricht deshalb in diesem Fall von einem dynamischen Product Backlog. Dem Product Owner kommt die wichtige Aufgabe der Pflege des Dokuments zu. Er sammelt die Anforderungen, trägt Änderungen und Anpassungen in das Backlog ein und weist den Entwicklern die Aufgaben in Form von User Stories zu.

Aus den Anforderungen werden Backlog Items gebildet und priorisiert. Das können Funktionen, technische Aufgaben oder Abläufe zur Fehlerbehebung sein. Items mit dem größten Wert für den Kunden sind mit der höchsten Priorität zu versehen, wobei Abhängigkeiten bei der Erteilung der Aufgaben ebenfalls berücksichtigt werden müssen.

Product Owner und Entwicklungsteam treffen sich zu regelmäßigen Meetings, um das Backlog zu prüfen oder bei geänderten Anforderungen zu aktualisieren. Zur Unterstützung der Arbeit werden visuelle Tools – wie Kanban-Boards – eingesetzt, die sowohl den Projektfortschritt dokumentieren als auch zum Setzen geänderter Prioritäten genutzt werden.

4. Verwendung testgetriebener Entwicklungen (TDD) für den Projektfortschritt

Bei der testgetriebenen Entwicklung (TDD, Test Driven Development) werden Versuche oder Probeläufe dazu genutzt, die Produktentwicklung voranzutreiben. Ursprünglich stammt diese Technologie aus der Softwareproduktion. Eine testgetriebene Entwicklung geht inkrementell vor. Nach jedem Probelauf wird die Software - bis zum Erreichen der gewünschten Funktionalität - durch Code erweitert.

Die Methode lässt sich auch auf andere Bereiche übertragen. Agiles Projektmanagement ist zu einem bevorzugten Anwendungsbereich geworden. Das Prinzip des Tests vor der Umsetzung der eigentlichen Aufgabenstellung ist dafür ein typisches Beispiel. Die Wirkungsweise soll nachfolgend verdeutlicht werden.

• Produktentwicklung. Bei der Entwicklung einer neuen Maschine wird zunächst ein Prototyp hergestellt, der die primären Funktionseigenschaften besitzt. Durch Test wird geprüft, ob einerseits die Anforderungen des Kunden erfüllt und andererseits Sicherheitsstandards eingehalten werden.

• Serviceverbesserung. Zur Kundenunterstützung wird auf der Unternehmenswebsite ein KI-gesteuerter Chatbot implementiert. Vor dem Rollout werden in einem Testzeitraum Kundenfeedbacks und Benutzererfahrungen durch Befragungen gesammelt. Damit lässt sich beantworten, ob der Chatbot in der eingesetzten Form den Erwartungen entspricht oder zu modifizieren ist.

Der Einsatz von TDD bringt einige entscheidende Vorteile mit sich, die das agile Projektmanagement unterstützen. Da in Testläufen frühzeitig Fehler erkannt werden können, trägt die Methodik zur Verbesserung der Qualität des Endprodukts bei. Gleichzeitig wird durch die frühzeitige Identifikation von Mängeln und deren Behebung das Risiko von Projektverzögerungen und damit verbundenen Kostenüberschreitungen minimiert.

5. Implementieren der Technologien Continuous Integration und Continuous Deployment (CI/CD)

Continuous Integration (CI) und Continuous Deployment (CD) stammen ursprünglich aus der Softwareentwicklung und stellen sicher, dass Änderungen zuverlässig und schnell übernommen werden. Agiles Projektmanagement eignet sich durch die angewandten Projektmanagement-Techniken bei der iterativen Entwicklung – siehe dazu Abschnitt eins – hervorragend für die Technologien.

Dabei muss allerdings beachtet werden, dass CI und CD eine Unternehmenskultur erfordern, die auf kontinuierliche Verbesserung der Arbeitsprozesse ausgerichtet ist. Schließlich ist es eine der zwingenden Voraussetzungen für den Erfolg, dass bekannte Arbeitsabläufe immer wieder hinterfragt werden.

Auch hier sollen zwei Beispiele die Wirkungsweise verdeutlichen.

• Marketing. Eine Marketingkampagne wird nicht komplett in Auftrag gegeben und von einer Agentur entwickelt. Vielmehr werden zunächst Werbeanzeigen und Social-Media-Posts auf die Wirkungsweise bei ausgewählten Kunden getestet und immer wieder angepasst. Erst wenn sich der gewünschte Erfolg einstellt, wird aus den gesammelten Erfahrungen die Kampagne entwickelt.

• Lieferkettenmanagement. Aus Kosten- und Effizienzgründen soll die Lieferkette angepasst werden. Regelmäßige Tests mit neuen Lieferanten und in verschiedener Kombination mit Logistikunternehmen führen zu datengestützten Aussagen über die Zuverlässigkeit. Die schrittweise Integration neuer Partner sorgt dafür, dass die Lieferkette stabil bleibt und effizienter wird.

Die Prinzipien von Continuous Integration und Continuous Deployment lassen sich in vielen Bereichen des agilen Projektmanagements einsetzen. Kontinuierliche und iterative Verbesserungen mit schnellen Feedbackschleifen führen zu höherer Flexibilität verbunden mit einer Verbesserung der Produkte.

6. Definition und Anwendung agiler Metriken und KPIs (Key Performance Indicators)

Agile Methoden des Projektmanagements profitieren vom Einsatz spezifischer Metriken und Key Performance Indicators zur datengestützten Entscheidungsfindung. Gleichzeitig dienen die KPIs zur Identifikation von Bereichen mit Verbesserungspotenzial und sorgen für Transparenz. Solche Kennzahlen sollten allerdings nicht dazu genutzt werden, Mitarbeiter zu kontrollieren oder zu bewerten, sondern in offener Kommunikation agiles Projektmanagement unterstützen.

Key Performance Indicators ermöglichen Aussagen zu

• Team-Performance mit der Messung von Velocity, die Menge an Arbeit, die ein Team in einem Sprint abschließt, Cycle Time, der Zeit, die ein Product Backlog Item (PBI) vom Start der Bearbeitung bis zur Bereitstellung benötigt, registriert durch ein leistungsfähiges Tool zur Zeiterfassung, und Defect Rate, die Anzahl der Fehler pro Aufgabe,

• Produktqualität mit der Kundenzufriedenheit und dem Net Promoter Score (NPS), der charakterisiert, wie wahrscheinlich es ist, dass Kunden das Produkt weiterempfehlen,

• Produktwert mit der KPI Time to Market, die benötigte Zeit für die Produkteinführung, dem Return of Investment (ROI) und dem Kundennutzen, dem Wert, den ein Produkt für den Kunden erbringt,

um an dieser Stelle nur einige der wichtigsten Metriken zu nennen.

Diagramme eignen sich gut zur Visualisierung der Ergebnisse. Burnup Charts werden dazu genutzt, den Fortschritt bei der Bearbeitung des Backlogs darzustellen, Cumulative Flow Diagrams (CFD) visualisieren den Fortgang einzelner Aufgaben. Die Auswahl der KPIs ist von den Projektzielen, geeigneten Methoden zur Quantifizierbarkeit und der Möglichkeit zur Verfolgung über einen längeren Zeitraum abhängig.

7. Agiles Projektmanagement bezieht Kundenfeedbacks für iterative Verbesserungen ein

Regelmäßiges Feedback von Kunden und Stakeholdern hilft agilen Teams bei der Priorisierung von Backlog Items, das heißt, von Funktionen, die wesentlich zur Erfüllung der Zielstellungen des Projekts beitragen. Es ist von großer Bedeutung, während des gesamten Projektverlaufs regelmäßigen Kontakt zum Kunden zu halten und bereits frühzeitig gewonnene Erkenntnisse in die Entwicklungsarbeit einzubeziehen. Damit können Fehlentwicklungen vermieden werden.

Im iterativen Charakter von Agile liegt die hohe Flexibilität und Anpassungsfähigkeit. Der Sprint Review bietet eine ausgezeichnete Möglichkeit, gesammelte Feedbacks im Team zu bewerten und den Stakeholdern zu präsentieren. Daraus resultiert die folgende Sprint-Planung, die die gewonnenen Erkenntnisse einbezieht. In der Retrospektive lässt sich die Wirksamkeit der Veränderungen analysieren.

Aus der Einbeziehung von Kundenfeedback in die direkte Umsetzung der Projektsprints ergeben sich eine Reihe von Vorteilen, wie

• Erhöhung der Kundenzufriedenheit. Die Einbeziehung von Kunden und Stakeholdern in den Prozess der Produktentwicklung stellt sicher, dass die Ergebnisse den Erwartungen und Bedürfnissen entsprechen.

• Risikominderung. Durch die Möglichkeit der Einflussnahme auf den Entwicklungsprozess tragen Kunden dazu bei, dass Probleme frühzeitig erkannt und Fehler behoben oder vermieden werden. Das Risiko von Projektverzögerungen und damit verbundenen Kostenüberschreitungen verringert sich.

• Qualitätssteigerung. Iterative Verbesserungen ermöglichen die Schaffung qualitativ hochwertigerer Produkte.

• Motivationsverbesserung: Mitarbeiter arbeiten motivierter, wenn sie durch Feedback eine Bestätigung ihrer Arbeitsleistung erfahren, was wiederum dazu führt, die Kundenbedürfnisse stärker in die Entwicklungsarbeit zu integrieren.

In der Agilität und dem Einsatz leistungsfähiger Softwaretools liegt die Zukunft des Projektmanagements

Agiles Projektmanagement kennzeichnet Teamarbeit, die – anders als beim klassischen Wasserfallprinzip – in kurzen, zeitlich begrenzten Zyklen auf das Erreichen der Zielstellung hinarbeitet. Das Gesamtprojekt wird nicht bis ins Detail geplant, sondern durch Iterationen vorangetrieben. In einem dynamischen Backlog sind Aufgabenstellungen definiert, die durch Kundenfeedbacks und sich ändernde Anforderungen einer ständigen Überwachung und Priorisierung bedürfen.

Durch Technologien wie Continuous Integration (CI) und Continuous Deployment (CD) lässt sich gewährleisten, dass die im Backlog festgehaltenen Änderungen zuverlässig und schnell übernommen werden. Die Nutzung der Methodik testgetriebener Entwicklungen und die Festlegung von Key Performance Indicators sichern die datengestützte Arbeit mit verbesserten Erfolgsaussichten für das Projekt.

Während es zahlreiche Softwarelösungen gibt, bietet Bitrix24 eine einzigartige All-in-One-Plattform, die speziell für agiles Projektmanagement entwickelt wurde. Sie vereint alle oben genannten Funktionen in einer benutzerfreundlichen und kostengünstigen Lösung.

• Optimierte Zusammenarbeit: Verwalten Sie Teams, weisen Sie Aufgaben zu und verfolgen Sie den Fortschritt an einem zentralen Ort. Vereinfachen Sie die Kommunikation durch integrierte Chat-, Anruf- und Videokonferenzfunktionen.

• Verbesserte Transparenz: Visualisieren Sie Workflows mit Kanban-Boards und erhalten Sie Echtzeit-Einblicke in den Projektfortschritt.

• Gesteigerte Effizienz: Automatisieren Sie wiederkehrende Aufgaben und nutzen Sie Berichterstellungs-Tools, um Verbesserungspotenziale zu identifizieren.

• Kosteneffizienz: Bitrix24 bietet einen kostenlosen Plan mit umfangreichen Funktionen, ideal für Teams, die ihre agile Reise beginnen.

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FAQs

Was sind die Schlüsselstrategien für agiles Projektmanagement?

Schlüsselstrategien für agiles Projektmanagement sind:

• Iterative Entwicklungsarbeit

• Ein dynamisches Product Backlog zur Priorisierung der Aufgabenstellungen

• Förderung und Stärkung der Teamzusammenarbeit verbunden mit konsistenter Kommunikation

• Nutzung testgetriebener Entwicklungen

• Implementieren der Technologien Continuous Integration und Continuous Deployment

• Nutzung agiler Metriken

• Einbeziehung von Kundenfeedbacks für iterative Verbesserungen

Wie verbessert Agile die Projektergebnisse?

Agile verbessert die Projektergebnisse durch eine Reihe von Vorteilen, die diese Arbeitsweise bietet. Dazu gehören:

• Höhere Kundenzufriedenheit durch direkte Einbeziehung in die Entwicklungsarbeit

• Schnelle Fertigstellung funktionsfähiger Teilergebnisse

• Flexibilität bei sich ändernden Anforderungen

• Qualitätsverbesserung und Risikominderung durch frühes Aufdecken von Fehlern, umfassende Tests und kontinuierlichen Verbesserungen

Welche Werkzeuge sind für agiles Projektmanagement unerlässlich?

Es gibt einige Werkzeuge, die für agiles Projektmanagement unerlässlich sind. Dazu gehören die folgenden Softwaretools, die alle integraler Bestandteil des Onlinearbeitsplatzes von Bitrix24 sind:

• Aufgabenmanagement für Agile, wie zum Beispiel Scrum, mit grafischer Unterstützung durch Kanban-Boards

• Zeiterfassungssoftware

• Kollaborationstools, insbesondere Kommunikationswerkzeuge

• KI-gesteuerte Berichterstellung

• Dokumentenmanagementsysteme