7 CRM-Integrationen zur Workflow-Optimierung

Customer Relationship Management optimiert die Beziehungen zu Kunden und sorgt bei ihnen deshalb für eine bessere Erfahrung. Gleichzeitig kann es die Arbeitsabläufe rationalisieren. Voraussetzung hierfür ist, dass Unternehmen auf die passenden CRM-Systeme setzen.

Eine gute CRM-Integration für Workflows bedeutet, dass all die Arbeitsabläufe, die Kundenbeziehungen verbessern, nahtlos ineinander greifen. Sie sollten am besten automatisiert werden, wie es manche CRM-Software ermöglicht. Diese Möglichkeit ist bei den CRM-Tools unterschiedlich gut entwickelt. Wir haben uns im folgenden Artikel deshalb bei 7 CRM-Systemen angeschaut, wie die Workflow-Automatisierung dort funktioniert.

Dazu gehören die Bitrix24-Lösungen. Dieses CRM-System hat hinsichtlich des Workflows viel zu bieten. Neben der Erfassung von Kundendaten gibt es Aufgaben- und Projektmanagement, bei denen die Arbeitsabläufe automatisch ineinandergreifen. Die administrative Arbeit der Mitarbeiter wird so weit wie möglich reduziert. Als Resultat erzielen Sie dann zufriedenere Kunden und eine bessere Produktivität.

Bedeutung einer CRM-Integration für die Workflow-Automatisierung

Bevor wir einige CRM-Anwendungen genauer betrachten, erläutern wir die Vorteile, die sich aus der Automatisierung von Arbeitsabläufen für die Kundenbeziehungen ergeben. Es sind vor allem folgende:

• Der Zugriff und die Datenverwaltung befinden sich an einem zentralen Ort. Durch den Zugang in Echtzeit auf die Kundendatenbank haben Mitarbeiter jeweils die aktuellsten Informationen.

• Automatische Arbeitsabläufe reduzieren manuelle Aufgaben. Sie sorgen dafür, dass weniger Fehler auftreten.
  
  
• Die Produktivität steigt durch automatischen Versand von E-Mails, Follow-ups oder die nachträgliche Anforderung von Daten.

• Die Kundenbeziehung wird verbessert, weil durch CRM-Anwendungen Interaktionen mit Kunden personalisiert werden können.

• Über den Kundenlebenszyklus hinweg bieten automatische Analysen und Berichte einen besseren Einblick in die Kundenerfahrung.

• Die Workflow-Automatisierung eines CRM-Systems fördert die Skalierbarkeit. Mehr Prozesse können schneller durchgeführt werden, mit weniger Personal.

• CRM-Lösungen mit automatischen Arbeitsabläufen verbessern die Zusammenarbeit im Team, da alle auf derselben Datengrundlage arbeiten. Auf dieser Basis kann auch die Kundenbetreuung optimiert werden.

• Aus CRM-Systemen mit Workflow-Automatisierung ergeben sich bessere Verkaufschancen, da die Aktionen der Kundschaft nachverfolgt werden können.

• Letztendlich führt der Einsatz zu geringen Kosten des Unternehmens. 

1. Salesforce

Eine bekannte CRM-Lösung ist Salesforce. Das SaaS-Unternehmen richtet seine Software an unterschiedlich große Firmen, die in verschiedenen Branchen operieren. Zu den Kunden gehören z. B. N26 oder Dr. Smile.

Überblick über Salesforce

Salesforce verfügt über viele CRM-Funktionen, die zur Grundlage eines guten Kundenmanagements gehören. Mit dem Customer 360-Modul haben Unternehmen eine vollständige Übersicht über ihre Kunden an jedem Touchpoint. Zur CRM-Optimierung gehören außerdem Bestandteile für Service, Marketing oder eine Kundendatenbank, die alle Daten in Echtzeit vorrätig hat. Salesforce bietet die Software als Module an. So kann jedes Unternehmen das nutzen, das seine Anforderungen erfüllt.

Funktionen für die Arbeitsabläufe in Salesforce

Bei Salesforce ist der Großteil der Arbeitsabläufe automatisiert. Das beginnt mit der Erfassung von Kundendaten und reicht bis zur Erstellung von E-Mail-Vorlagen, die automatisch an verschiedenen Triggerpunkten versendet wird. Wer Salesforce für seine Support-Teams nutzt, kann über die Benutzeroberfläche oder Apps die Kundenhistorie ansehen oder erfährt, welche Fragen oder Anliegen Kunden haben. Hiermit ist eine Personalisierung und Anpassung an Kunden und Kundinnen möglich.

Auch beim Vertriebsmanagement werden die Arbeitsabläufe automatisch gestaltet. Marketing kann mit KI über die CRM-Plattform erstellt und analysiert werden. Die Vertriebsmitarbeiter haben weniger manuelle Aufgaben und können sich auf die wichtigsten konzentrieren. Auswertungen, Analysen und Berichte werden durch das CRM-Tool ebenfalls automatisch erstellt.

2. HubSpot

HubSpot ist eine All-in-One-Lösung für Marketing, Sales und Kundenservice, die in vielen Unternehmen zum Einsatz kommt. Laut Website nutzen über 205.000 Unternehmen weltweit dieses CRM Programm.

Überblick über Hubspot

HubSpot unterteilt seine Software ebenfalls in verschiedene Module. Während es eine kostenlose Nutzung für den Einstieg gibt, werden auch kostenpflichtige Tarife für erweiterte Tools und Features angeboten. Hierzu gehören beispielsweise Marketing- und Sales Hub oder Commerce Hub für B2B-Unternehmen. 

Bei HubSpot werden alle Operationen des Kundenbeziehungsmanagements abgedeckt. Es hängt allerdings vom Unternehmen selbst ab, für welche Bereiche sie sich entscheiden und wie umfangreich das Modul aussehen soll.

CRM-Workflow-Funktionen in HubSpot

Nutzer von HubSpot verringern durch die Reduzierung von manuellen Eingaben und der automatischen Datenübergabe Fehler und verbessern die Produktivität. Das Marketing Hub sorgt nicht nur dafür, dass Sie durch Automatisierung gezielte Kampagnen durchführen können, sondern auch für personalisierte Kundenkontakte. Alle Kundendaten sind auf einen Blick sichtbar. So können Vertriebs- und Marketingteams ohne langes Suchen eine E-Mail an bestimmte Kundengruppen erstellen und versenden.

Kunden- und Unternehmensdaten sind in Echtzeit für den Mitarbeiter verfügbar, der sie gerade benötigt. Das kommt unter anderem dem Kundensupport zugute, da Anfragen genauer und schneller bearbeitet werden. HubSpot ermöglicht auch die Jira-CRM-Integration, die sich vor allem an den Kundendienst in Unternehmen richtet.

3. Zoho CRM

Zoho CRM ist als vielseitige Plattform für kleinere und mittlere Unternehmen bekannt. Es ist als Desktop-Variante verfügbar, Sie können jedoch auch Apps verwenden. Das Ziel von Zoho CRM ist laut eigener Aussage, dass der Kunde bei minimalem Einsatz die maximale Produktivität erreicht. Deshalb steht bei diesem CRM-System die Automatisierung im Vordergrund.

Überblick über Zoho CRM

Die CRM-Lösung legt den Schwerpunkt zunächst einmal auf die Vertriebsautomatisierung und Prozessverwaltung. Außerdem hilft die Software beim Leistungsmanagement und vorausschauendem Vertrieb. Weitere Funktionen sind zudem die Zusammenarbeit in Teams und Telearbeit.

Zoho CRM bietet Unternehmen durch Analysen und Berichte Einsichten in ihre Kunden, und das über mehrere Kanäle. Diese werden dann herangezogen, um Kampagnen zu planen oder den Kundensupport zu verbessern. 

Workflows in Zoho CRM

Für Arbeitsabläufe bietet Zoho CRM verschiedene Automatisierungen. Hierzu gehört zuerst einmal die Vertriebs-Pipeline. Unternehmen sehen nicht nur, wo sich ihr jeweiliger Kunde in der Customer Journey befindet, sondern können auch automatische Aktionen anstoßen. Diese greifen dann in der nächsten Stufe ineinander. Ein Unternehmen hat so einen guten Überblick über alle Berührungspunkte der Kunden und kann entsprechende Maßnahmen ergreifen. Diese sind natürlich auch automatisierbar. Sofern die CRM-Plattform nicht ausreicht, gibt es viele Integrationsmöglichkeiten von anderen Softwares.

Zoho CRM beinhaltet aber auch Elemente für das Onboarding von Kunden oder den Support. Durch die einheitliche Datenbank und die Automatisierung sind alle Mitarbeiter auf dem neuesten Stand und die manuellen Tätigkeiten werden so weit wie möglich minimiert. Die Teampipelines von Zoho CRM fördern die Zusammenarbeit der Teams vom Marketing über Deals bis zum Abschluss.

4. Microsoft Dynamics 365

Microsoft Dynamics ist sowohl Software für CRM als auch für ERP. Die Zielgruppe können Unternehmen jeder Größe aus allen Bereichen sein. Das CRM-Programm ist hinsichtlich der Funktionen und Details problemlos skalierbar. Laut Internetseite des Anbieters gehören beispielsweise Nestlé oder Domino’s Pizza zu den Kunden.

Überblick über Microsoft Dynamics 365

Als Softwarelösung für verschiedene Arten von Unternehmen haben Unternehmen die Wahl zwischen unterschiedlichen Komponenten. Diese reichen von der Verwaltung von Kundendaten über die Zusammenarbeit in Teams bis hin zum Kundendienst. Je nach Anforderungen oder Bedürfnissen bieten sich verschiedene Module an, die Sie einzeln oder als Paket nutzen können. Zu den Bestandteilen gehören beispielsweise Marketing und Verkäufe, Lieferkette, Kundensupport oder Außendienst.

Funktionen für die Arbeitsabläufe in Microsoft Dynamics 365

Bei Microsoft Dynamics 365 können Sie viele Ihrer Geschäftsprozesse automatisieren. Hierfür reicht das Festlegen einfacher Regeln, die bestimmte Vorgänge automatisch auslösen. Beispiele hierfür sind das automatische Versenden von E-Mails oder die Aktualisierung der Kundendaten.

Innerhalb des Teams verbessern die automatische Anlage von Datenfeldern und das Erstellen von Aktivitäten die Zusammenarbeit und sparen so wertvolle Zeit. Damit Mitarbeiter oder Unternehmen keine Termine verpassen, gibt es automatische Erinnerungen. Sie basieren auf den Kundendaten und informieren Unternehmen in Echtzeit, wenn eine Aktion vorgenommen werden soll oder ein Vertragsabschluss ansteht.

Für Nutzer von Microsoft Dynamics 365 sind der umfassende Blick auf den Kunden und die zentralisierte Datenbank ebenso wichtig. Das Sales-Team oder der Support haben so eine Übersicht über die Kundenhistorie und können ihr Vorgehen entsprechend anpassen.

5. Bitrix24

Bitrix24 ist eine Software für Unternehmen aller Größen, die Kundenverwaltung, Marketing und Analysen vereint. Sie bietet neben der Kundendatenbank auch das Management von Aufgaben und Projekten. Für den Vertriebsbereich und das Marketing gibt es Module, die diese Aufgaben automatisieren. 

Bitrix24 ist in der Basisversion und mit eingeschränktem Funktionsumfang vollständig kostenfrei. Außerdem gibt es kostenpflichtige Tarife gibt es für die Komplett-Lösung. Je größer Ihr Unternehmen ist, desto ausgefeiltere Funktionen benötigen Sie. Darauf achtet Bitrix24 bei der Gestaltung seiner einzelnen Tarifpakete.

Überblick über Bitrix24

Bitrix24 ist eine CRM-Software, die mit dem Unternehmen mitwächst. Es eignet sich für alle Branchen und Unternehmensgrößen. Bitrix24 wird auch von Selbständigen oder Vereinen geschätzt. Die CRM-Plattform bietet Lösungen im Bereich der Verwaltung von Kundendaten oder von Projekten und Aufgaben. 

Mitarbeiter erhalten einen Überblick über die anstehenden Projekte und arbeiten so problemlos mit anderen Teammitgliedern zusammen. Unternehmen und Selbständige können Analysen zur Belastung der Mitarbeiter vornehmen und ihre Aufgaben entsprechend anpassen. Mithilfe des Website-Builders und der Marketing-Automatisierung von Bitrix24 lassen sich Leads generieren und konvertieren.

Funktionen für die Workflows in Bitrix24

Auch Bitrix24 erleichtert das Kundenbeziehungsmanagement durch automatische Arbeitsabläufe. Sie reichen von der Übernahme der Kundendaten bis hin zur Erstellung von E-Mails durch KI. Bitrix24-CRM ist nicht nur eine aktuelle Kundendatenbank, sondern erfasst alle Aktionen, die im Zusammenhang mit Ihren Kunden erfolgen, ganz automatisch. Das können E-Mails sein, die Ihre Kundschaft sendet oder auch Anrufe, die Verbraucher Ihres Unternehmens tätigen.

Bitrix24 verfügt über ein Tool, das durch künstliche Intelligenz (KI) viele Arbeitsabläufe automatisieren kann. Der Bitrix24 CoPilot hilft Unternehmen dabei, wenn sie Texte analysieren, erstellen oder zusammenfassen wollen. Das Tool unterstützt Sie auch bei der Verwaltung von Aufgaben oder Projekten.

Neben künstlicher Intelligenz vereinfacht Bitrix24 den Workflow Ihres Teams. Erledigte Aufgaben erscheinen beim nächsten zuständigen Mitarbeiter als Projekt, das ansteht. Sie können selbst Regeln und Termine festlegen und die Arbeitsbelastung der Mitarbeiter ermitteln.

6. Pipedrive

Pipedrive ist ein CRM-System, das sich ganz dem Vertrieb und der Automatisierung von Sales verschrieben hat. Unternehmen der Zielgruppe, die Pipedrive verwenden, sind beispielsweise CreativeRace oder Leadspicker. Die Software hat also Unternehmen im Blick, die sich vor allem dem Vertrieb verschrieben haben.

Überblick über Pipedrive

Pipedrive sieht sich als Vertriebs-CRM, das sich vor allem auf Marketing und die Umsatzsteigerung konzentriert. Hierfür gibt es verschiedene Module, die z. B. Bereiche wie Lead-Management, E-Mails oder Analysen abdecken. KI-gestützte Vertriebstools bei Pipedrive sollen die Umsätze steigern und die Kosten verringern.

Funktionen für die Arbeitsabläufe in Pipedrive

Welche Möglichkeiten bietet Pipedrive für die Automatisierung von Arbeitsabläufen? Das CRM-Tool umfasst von der automatischen Datenübernahme bis hin zu auslösegesteuerten Aktionen viele Möglichkeiten. Es löst beim Abschluss einer Aufgabe beispielsweise automatische E-Mails oder Mitteilungen an Kunden oder Mitarbeiter aus. Mit Pipedrive können Unternehmen Leads vorab qualifizieren und sie dann in den Verkaufstrichter einfügen.

Die Automatisierung vieler Aufgaben sorgt bei Pipedrive für weniger Fehler, die ansonsten bei falscher oder doppelter Eingabe auftreten können. Die manuelle Erstellung oder Bestätigung von Projekten oder Aufgaben entfällt. Mithilfe der E-Mail-Vorlagen, die es bereits gibt oder die Sie selbst erstellen, sparen Sie Arbeitszeit und Kosten, wenn Sie mit Kunden interagieren.

7. Freshworks CRM

Freshworks CRM hat die Automatisierung vom Vertrieb als Ziel. Die CRM-Lösung konzentriert sich auf die Konversion und die Vereinfachung von Arbeitsabläufen. Die KI-Funktion für den Vertrieb soll die Prozesse verschlanken und mehr Verkäufe generieren.

Überblick über Freshworks CRM

Mit Freshworks sollen Unternehmen ihre Kunden dort erreichen, wo sie sich befinden. Das schließt die Analyse der Kundendaten und ihre Auswertung ein. Das CRM-Tool bietet also Einsichten in das Kundenverhalten und die Customer Journey. KI-gestützte Funktionen verbessern die Interaktion von Unternehmen mit ihrer Kundschaft.

Funktionen für die Workflows in Freshworks

Ein wichtiger Punkt bei Freshworks sind die auf KI basierenden Analysen und Einsichten in die Kunden. Hiermit können Unternehmen die Verbraucher direkt ansprechen. Die Automatisierung des Vertriebs lässt sich mit erstellten Regeln, Triggerpunkten und E-Mail-Vorlagen durchführen. Freshworks verfügt außerdem über Funktionen für den lokalen Vertrieb und die erweiterte Erfassung von Kundendaten. Die Arbeitsabläufe werden, sofern möglich, automatisch durchgeführt und abgeschlossen.

Zusammenfassung

Ohne CRM kann heutzutage kaum noch ein Unternehmen am Markt bestehen. Allerdings geht es dabei nicht nur um die Erfassung von Kundendaten, sondern um viel mehr. CRM-Lösungen sorgen dafür, dass der Workflow so weit wie möglich von manuellen Aufgaben befreit wird. Das spart den Unternehmen nicht nur Kosten, sondern kann auch den Umsatz steigern und die Kundenzufriedenheit verbessern. Hierfür gibt es eine Reihe von CRM-Tools, die mittlerweile auch künstliche Intelligenz einsetzen.

Die Bitrix24-Tools sind einerseits CRM, aber auch Software für Aufgaben und Projekten. Sie bieten neben der Möglichkeit, einen Kundensupport einzurichten, auch viele Optionen für das Marketing. Diese CRM-Lösung hilft Ihnen mit KI beim Verfassen von E-Mail-Kampagnen oder der Auswertung von Daten. Bitrix24 ist als Basisversion mit eingeschränktem Funktionsumfang kostenfrei verfügbar.