Insbesondere in kleinen Unternehmen zählt die Leistung jedes einzelnen Mitarbeiters, da sie zur gesamten Arbeitsproduktivität im Unternehmen beiträgt. Interessant ist in diesem Zusammenhang zunächst zu bestimmen, wie Arbeitsproduktivität sich charakterisieren lässt, wie Sie Arbeitsproduktivität berechnen und systematisch steigern können.
In unserem Artikel erfahren Sie, wie Sie mit 11 Tipps zur Arbeitsproduktivität in Kleinunternehmen flexibler agieren, die Motivation und Leistungsfähigkeit Ihrer Mitarbeiter effektiv steigern und damit zukunftsorientiert optimale Umsätze generieren können.
Arbeitsproduktivität für Kleinunternehmer im Schnell-Check
Bei der Definition von Arbeitsproduktivität werden der Einsatz und der Ertrag der Arbeit in ein Verhältnis gebracht. Um Ihre Arbeitsproduktivität zu berechnen, brauchen Sie messbare Größen wie z.B. die geleistete Arbeitszeit, die Anzahl der eingesetzten Mitarbeiter, weitere Ressourcen oder die Anzahl der geleisteten Aufträge.
Sie können die Arbeitsproduktivität für einzelne Mitarbeiter oder die ganze Belegschaft berechnen und dazu unter anderem Output und Input, Kapazität und die tatsächliche Auslastung bzw. die Ist- und Soll-Beschäftigung bestimmen.
Um Ihre Strategie für eine höhere Arbeitsproduktivität in die Tat umzusetzen, sollten Sie nicht nur prüfen, wie produktiv Ihre Mitarbeiter zum aktuellen Zeitpunkt tatsächlich arbeiten, sondern auch eine gute Mischung aus Softskills und digitalen Tools zur Steigerung der Produktivität anwenden.
1. Bieten Sie flexible Arbeitszeiten
Mitarbeiter legen immer größeren Wert auf eine ausgewogene Work-Life-Balance. Mit Hilfe von flexiblen Arbeitszeiten ermöglichen Sie es Ihnen Arbeit und Freizeit nach persönlichen Wünschen selbst zu gestalten.
Ein Frühaufsteher hat so bereits die Möglichkeit in den frühen Morgenstunden durchzustarten, während andere Mitarbeiter die Arbeit in den Nachmittags- und Abendstunden bevorzugen.
Halten Sie die Arbeitszeiten flexibel, können Sie sich im Gegenzug über eine höhere Motivation freuen, mit der sich automatisch auch die Arbeitsproduktivität steigern lässt.
2. Zeigen Sie echte Wertschätzung
Mitarbeiter wünschen sich oft mehr Feedback durch Vorgesetzte und Kollegen. Wissen Ihre Mitarbeiter, dass ihre Arbeitsleistung geschätzt wird, erhöht das den Arbeitseinsatz und den Wunsch mehr für das Unternehmen zu leisten.
Teilen Sie Ihre Wertschätzung mit, indem Sie in persönlichen Gesprächen explizit darauf eingehen, welche Tätigkeiten besonders erfolgreich umgesetzt wurden und was Sie daran schätzen.
Eine Anerkennung wird auch über digitale Auszeichnungstools möglich. So lassen sich Kollegen für hervorragende Arbeit auszeichnen und Ihre Arbeitsleistung wird sichtbar honoriert.
3. Halten Sie Meetings kurz und simpel
Die Arbeitsproduktivität im Unternehmen lässt sich steigern, indem Sie feste Termine und Zeiträume bestimmen, in denen vorab definierte Punkte besprochen und gut strukturierte To-Do-Listen abgearbeitet werden.
So geht keine wertvolle Arbeitszeit verloren und das Ergebnis eines Meetings kann klar erfasst und nachverfolgt werden. Im nächsten Meeting lässt sich dann auch klar überblicken, welche Punkte erfolgreich umgesetzt wurden oder an welchen Stellen noch Handlungsbedarf besteht.
4. Belasten Sie sich selbst und Ihre Mitarbeitern nicht mehr, als leistbar ist
Beim Thema Arbeitsproduktivität überschätzen Kleinunternehmer im Arbeitseifer manchmal das leistbare Arbeitspensum und neigen dazu mehr Aufträge anzunehmen, als sich erfolgreich umsetzen lassen.
Dies führt nicht nur zu Stress bei Vorgesetzten, sondern auch gleichermaßen bei Mitarbeitern, denn sie stehen unter Umständen unter Druck, unmögliche Aufgaben bewältigen zu müssen und das kann zu einer vollständigen Blockade führen.
Achten Sie darauf, dass Sie Projekte so annehmen, dass Sie diese gewinnbringend und effizient umsetzen können. Ansonsten besteht die Gefahr, dass Sie die Arbeitsproduktivität nicht steigern, sondern das genaue Gegenteil bewirken.
5. Holen Sie sich Feedback von Ihren Mitarbeitern ein
In manchen Fällen kann es auch sinnvoll sein die Mitarbeiter selbst zu fragen, welche Maßnahmen zur Erhöhung der Arbeitsproduktivität beitragen.
Mit diesem Vorgehen haben Sie gleich zwei Vorteile. Einerseits zeigen Sie Interesse und Wertschätzung an der Arbeitsleistung einzelner Kollegen und andererseits erhalten Sie wichtige Hinweise darauf, wie Sie die Produktivität am Arbeitsplatz gezielt steigern können. Im Gegenzug erlaubt ein regelmäßiges Feedback es Ihren Mitarbeitern auch besser einzuschätzen, wie zufrieden Vorgesetzte mit der geleisteten Arbeit sind.
6. Nutzen Sie eine effektive Software Unterstützung
Gerade bei Kleinunternehmen sorgt eine nahtlos integrierte CRM-Lösung für eine zuverlässige und langfristige Steigerung der Arbeitsproduktivität. Eine CRM-Software gibt Ihnen jederzeit einen genauen Überblick über Kunden, Kontaktdaten, Arbeitszeiten, Output und zahlreiche Prozesse im Unternehmensalltag.
Kollegen im Büro aber auch Außendienst- oder Remote Mitarbeiter haben die Möglichkeit zentral auf alle Informationen zuzugreifen und auf einer gemeinsamen Plattform zusammenzuarbeiten. Dies wird mit Hilfe von mobilen Apps, die eine einfache Anwendung und Kollaboration, unabhängig vom Standort via Smartphone, Laptop und Co. gewähren.
7. Halten Sie Pausen ein
Wissenschaftliche Studien belegen, dass regelmäßige Pausen die Leistungsfähigkeit am Arbeitsplatz fördern und dafür sorgen, dass Mitarbeiter sich konzentriert auf ihre Aufgaben fokussieren können.
Dazu gehört es auch, dass Kollegen zwischendurch aufstehen und sich hin und wieder mit anderen Themen beschäftigen, um wieder frisch und mit neuer Kraft ans Werk gehen zu können.
8. Delegieren Sie Aufgaben richtig
Es mag verlockend erscheinen als Geschäftsführer oder Vorgesetzter viel Arbeit selbst zu erledigen. Deutlich besser für die Produktivität im Unternehmen ist es jedoch, wenn Sie Aufgaben abgeben.
Dazu gehört nicht nur Arbeit zu delegieren, sondern auch eine richtige Übergabe inklusive aller Informationen zu gewährleisten, die es dem Mitarbeiter ermöglicht alle Arbeitsschritte korrekt zu erledigen.
9. Sorgen Sie für eine angenehme Arbeitsatmosphäre
In einem ansprechenden Arbeitsumfeld geht die Arbeit deutlich leichter von der Hand. Dazu gehört auch der nötige Raum für Individualität.
Erlauben Sie den Mitarbeitern ihren Arbeitsplatz persönlich zu gestalten, zum Beispiel mit Pflanzen, Fotos aber auch ergonomischen Elementen wie dem passenden Schreibtischstuhl.
Je wohler sich Ihre Mitarbeiter bei der Arbeit fühlen, umso motivierter gehen sie ihren Aufgaben nach und desto enger sind sie mit dem Unternehmen verbunden.
10. Formulieren Sie Ihre Erwartungshaltung klar
Teilen Sie klar mit, wie ein bestimmtes Projekt realisiert oder wie einzelne zugehörige Aufgaben umgesetzt werden sollen. Verknüpfen Sie die Anforderungen von Anfang an mit Zuständigkeiten und Deadlines.
Transparente Aufgabenstellungen, die eindeutig verantwortlichen Personen zugeordnet sind, vermeiden Missverständnisse und erleichtern es den jeweiligen Mitarbeitern, die Aufgabe fristgerecht und erfolgreich umzusetzen.
11. Übernehmen Sie die Vorbildfunktion
Geben Sie Ihren Mitarbeitern ein positives Beispiel, gehen Sie mit Energie ans Werk und machen Sie deutlich, dass Sie Teil des Teams sind. Nichts ist motivierender, als eine Zusammenarbeit auf Augenhöhe und ein gemeinsames Ziel, das mit Erfolg gekrönt wird.
So steigern Sie die Arbeitsproduktivität in Ihrem Kleinunternehmen!
Ihre Mitarbeiter sind der treibende Motor in Ihrem Unternehmen. Ein gezielter Einsatz Ihrer Mitarbeiter und die tägliche Arbeit mit intelligenten Werkzeugen erhöhen die Arbeitsmotivation.
Darüber hinaus tragen Kommunikation, Lob, Benefits und Feedback zu einer besseren Arbeitsatmosphäre bei. Klare Ziele bei der Auftragsplanung und Umsetzung helfen Ihnen, die Arbeit in Ihrem Kleinunternehmen produktiver zu gestalten und langfristig erfolgreich am Markt zu bleiben.
