10 unverzichtbare interne Kommunikationstools, die jedes Unternehmen benötigt, um erfolgreich zu sein

Eine lückenlose, interne Kommunikation bildet die Grundlage einer jeden Unternehmensstruktur. Dabei erfordern ein schneller Informationsfluss und eine zunehmend dynamische Arbeitsweise unternehmenseigene Verständigungsprozesse, die effizient und anpassungsfähig sind.

Interne Kommunikationstools erfüllen die Bedürfnisse Ihrer Organisation an einen zielgerichteten Austausch und steigern gleichzeitig die Leistungsbereitschaft, Kollaboration und Produktivität.

In unserem Artikel finden Sie zehn Unternehmenskommunikationstools, die Ihnen helfen, flexibel in einer vernetzten und digitalen Arbeitswelt zu interagieren.

1. Arbeiten Sie mit E-Mails als beste interne Kommunikationstools

Seit ihrer Einführung haben sich E-Mails als unverzichtbare Werkzeuge in der Unternehmenskorrespondenz etabliert. Ihre fortdauernde Relevanz lässt sich durch ihre spezifischen Stärken erklären. Denn die einfache Handhabung auf jedem elektronischen Gerät, wie Desktop, Laptop, Smartphone oder Tablet, macht sie zu einem stets verfügbaren Übertragungsmedium.

Die elektronische Post bietet Ihnen außerdem eine strukturierte und formale Methode zur Verbreitung von Informationen. Sie gestattet es, Nachrichten klar und präzise zu übermitteln, wobei die chronologisch geordnete Ablage eine lückenlose Nachvollziehbarkeit des Austauschs sicherstellt. Die Struktur von Mails gilt in Unternehmen als zuverlässig für die Dokumentation von Entscheidungen und die Aufzeichnung wichtiger Organisationsrichtlinien. So profitieren alle Beteiligten jederzeit von der Möglichkeit, auf frühere Interaktionen zuzugreifen und den Verlauf von Diskussionen nachzuverfolgen.

Ein weiterer Vorteil vom Mailversand besteht in der Option, Dokumente und Anhänge sicher und effizient zu teilen. Ihre Mitarbeiter erhalten mühelos Zugang zu allen relevanten Informationen, unabhängig von ihrem Standort oder den verwendeten Plattformen. Dieses Vorgehen sorgt dafür, dass all Ihre Teammitglieder immer auf dem gleichen Stand sind.

E-Mails gewährleisten zusätzlich eine hohe Flexibilität und sind problemlos in bestehende Systeme integrierbar. Viele Unternehmen verwenden E-Mail-Clients, die eine nahtlose Einbindung in Kalender, Aufgabenmanagement-Tools und CRM-Lösungen realisieren. Diese Integration stellt eine effiziente Verwaltung von To-Dos, Terminen und Kundenbeziehungen sicher.

2. Nutzen Sie Instant-Messenger für die sofortige Nachrichtenübermittlung

Schnelligkeit verschafft Ihrem Unternehmen einen klaren Wettbewerbsvorteil, den Sie durch den Einsatz von Echtzeit-Messaging-Plattformen maximieren können. Derartige interne Kommunikationstools fördern eine direkte Kommunikation innerhalb Ihrer Teams, über die Probleme schneller gelöst und die Zusammenarbeit wirkungsvoll optimiert wird.

Ein besonderer Pluspunkt von Instant-Messengern liegt im sofortigen Austausch von kurzen Mitteilungen. Neben der Textkommunikation ermöglichen die Nachrichtensysteme auch das Teilen von Dateien und Dokumenten, um den Informationsversand zu vereinfachen und sicherzustellen, dass Projektmitglieder stets auf wichtige Unterlagen zugreifen können.

Darüber hinaus strukturieren Sie Gespräche effizient in verschiedenen Kanälen, die nach Themen, Projekten oder Abteilungen sortiert sind. Dabei erleichtern die thematisch geordneten Kanäle die Nachverfolgung von Diskussionen und gewährleisten eine klare Übersicht.

Direktbenachrichtigungen sorgen dafür, dass ausgewählte Nutzer unmittelbar über neue Nachrichten, @-Erwähnungen oder Aktualisierungen informiert werden, sodass keine wichtigen Informationen übersehen werden. So fördern die Meldungen eine zeitnahe Rückmeldung, wenn sie erforderlich ist.

Insgesamt steigern Messaging-Dienste als beste interne Kommunikationstools die Reaktionsfähigkeit Ihrer Mitarbeiter, erhöhen die Transparenz innerhalb von Projektteams und halten alle Beteiligten in einer modernen, dynamischen Arbeitsumgebung auf dem neuesten Stand.

3. Bringen Sie Remote Teams über Videokonferenzen zusammen

Die wachsende Verbreitung von Remote-Arbeit erfordert verstärkt den Einsatz von Videokonferenz-Tools. Diese Technologien gestatten es Ihren Kollegen, trotz räumlicher Distanz so zu interagieren, als säßen sie im gleichen Raum.

Dabei werden nicht nur gesprochene Worte übermittelt, sondern auch nonverbale Signale und Gesten transportiert, die in der schriftlichen Kommunikation oft verloren gehen. Visuelle und emotionale Nuancen werden sofort wahrgenommen und verbessern das gegenseitige Verständnis.

Videokonferenz-Lösungen beinhalten vielseitige Werkzeuge, wie die Bildschirmfreigabe, mit der Sie Präsentationen, Dokumente und Arbeitsfortschritte in Echtzeit teilen. Die Option optimiert die effiziente Kooperation an Projekten und erleichtert schnelles Feedback zu spezifischen Aufgaben. Viele Plattformen verfügen zudem über Aufnahmefunktionen, mit denen Sie Besprechungen und Schulungen ganz einfach aufzeichnen. Den Mitschnitt können Sie später nachbereiten, was besonders bei Schulungen und der Dokumentation von Entscheidungen nützlich ist.

Verwenden Sie darüber hinaus die Breakout-Room-Funktion, mit der Sie große Meetings in kleinere Gruppen unterteilen. Mittels der gezielten Untergliederung fördern Sie konzentrierte Diskussionen und erlauben das Zusammenwirken in kleineren Teams, bevor die Ergebnisse im Hauptmeeting präsentiert werden.

Zudem integriert sich ein internes Kommunikationstool für Videokonferenzen nahtlos in Kalender- und Planungsanwendungen, mit denen Sie Termine sofort planen und automatische Erinnerungen versenden können. Somit reduzieren Sie den administrativen Aufwand und sorgen dafür, dass alle Ihre Teilnehmer pünktlich und vorbereitet an Gesprächen teilnehmen.

4. Setzen Sie auf ein eigenes Unternehmens-Intranet

Ein Unternehmens-Intranet ist ein unternehmensinternes Netzwerk, das ausschließlich für die Mitarbeiter eines Unternehmens zugänglich ist. Eine der Stärken liegt in seiner Funktion als zentrale Anlaufstelle für alle internen Unternehmensressourcen. Kollegen erhalten Zugang zu wichtigen Dokumenten, Richtlinien, Unternehmensnachrichten und mehr.

Des Weiteren umfasst es zahlreiche interne Kommunikations-Tools, über die Mitarbeiter problemlos miteinander kommunizieren, Informationen austauschen und an gemeinsamen Aufgaben arbeiten können.

Mit einem unternehmenseigenen Intranet realisieren Sie Personalisierung und Anpassbarkeit. Benutzeroberfläche und Inhalte lassen sich so gestalten, dass sie den spezifischen Bedürfnissen Ihrer Arbeitnehmer und Abteilungen entsprechen. Damit fördern Sie eine verbesserte Benutzererfahrung und eine effizientere Nutzung der Plattform.

Erleichtern Sie Wissensvermittlung sowie Teamwork und arbeiten Sie mit einem Intranet, das nicht nur die interne Kommunikation fördert, sondern auch zur Unternehmenskultur beiträgt.

5. Bieten Sie Diskussionsforen

Nutzen Sie Diskussionsforen, um eine strukturierte Plattform für den gezielten Austausch von Ideen und Wissen in Ihrem Unternehmen zu schaffen. Solche internen Kommunikationstools dienen als Raum, in dem Mitarbeiter Fragen formulieren, Antworten liefern und Debatten führen, die über informelle Gespräche hinausgehen. Damit gewährleisten Sie, dass wertvolle Informationen und Lösungsansätze für alle zugänglich sind und nicht in Einzelgesprächen verloren gehen.

Solche Austauschplattformen stärken die bereichsübergreifende Kollaboration und fördern die kollektive Problemlösung. Mitarbeiter aus verschiedenen Abteilungen können ihre individuellen Perspektiven einbringen, was oft zu innovativeren und umfassenderen Lösungen führt.

Profitieren Sie darüber hinaus von der Möglichkeit zur asynchronen Kommunikation, was bedeutet, dass Ihre Mitarbeiter unabhängig von Zeitzonen oder Arbeitszeiten teilnehmen können. Die damit einhergehende Flexibilität unterstützt global verteilte Teams und sorgt dafür, dass der Austausch nicht auf Echtzeit-Interaktionen beschränkt bleibt.

Stellen Sie zudem über Moderation und thematische Strukturierung der Foren sicher, dass Diskussionen fokussiert und die Qualität der Beiträge hoch bleiben.

6. Leiten Sie Nachrichten über interne Newsletter weiter

Ein internes Kommunikationstool wie Newsletter stellt ein effektives Mittel bereit, um Unternehmensnachrichten an alle Projektmitglieder zu übermitteln. Newsletter bieten eine regelmäßige und strukturierte Option, wichtige Informationen zu verbreiten und alle Kollegen zur gleichen Zeit in Kenntnis zu setzen.

Kommunizieren Sie im Management über Newsletter direkt mit Ihrer Belegschaft und vermitteln Sie strategische Ziele und Werte des Unternehmens.

Feiern Sie über diesen Kommunikationskanal Erfolge, sprechen Sie Anerkennungen aus, machen Sie auf wichtige Ereignisse aufmerksam und kündigen Sie bevorstehende Änderungen an.

Über die regelmäßige Verbreitung von Inhalten vermitteln interne Newsletter ein Gefühl der Zusammengehörigkeit und tragen zur Mitarbeiterbindung bei.

7. Veröffentlichen Sie Informationen an digitalen schwarzen Brettern

Arbeiten Sie mit digitalen schwarzen Brettern, um Unternehmensinformationen zielorientiert und ansprechend zu kommunizieren. Über dieses Medium, das in vielen Unternehmen noch als physikalisches Bord bekannt ist, verbreiten Sie wichtige Ankündigungen und Aktualisierungen in Echtzeit und sorgen für eine breite Aufmerksamkeit.

Bewerben Sie Firmenveranstaltungen oder honorieren Sie herausragende Leistungen, digitale schwarze Bretter ziehen durch ihre visuelle Gestaltung die Aufmerksamkeit Ihrer Mitarbeiter auf sich, indem sie relevante Hinweise interaktiv präsentieren.

Im Gegensatz zu herkömmlichen Kollaborationssmitteln schaffen Sie mit diesen internen Kommunikationstools eine lebendige Umgebung, in der alle Updates direkt im Blickfeld Ihrer Belegschaft stehen.

Digitale schwarze Bretter verwandeln den Informationsaustausch in ein integrales, ansprechendes und dynamisches Erlebnis, das die gesamte Organisation bereichert.

8. Verbessern Sie die Organisation und Zusammenarbeit mit Projektmanagement-Tools

Interne Kommunikationstools für das Projektmanagement enthalten umfassende Funktionen, um komplexe Projekte von Anfang bis Ende nahtlos zu steuern. Neben der Planung, Durchführung und Verfolgung ermöglichen diese Lösungen eine zentrale Speicherung und gemeinsame Nutzung von Dokumenten, sodass alle Teammitglieder jederzeit Zugriff auf die neuesten Versionen haben.

Sie können Aufgaben in einzelne Schritte unterteilen, Fälligkeitstermine festlegen und Ressourcen effizient zuteilen, damit jedes Teammitglied genau weiß, welche Aufgaben es zu erledigen hat.

Mit Dashboards und Gantt-Diagrammen visualisieren Sie den Projektfortschritt und behalten den Zeitplan im Blick. So identifizieren Sie frühzeitig potenzielle Engpässe und treffen notwendige Anpassungen.

Detaillierte Berichte und Analysen geben Ihnen darüber hinaus wertvolle Einblicke in die Leistungsfähigkeit des Projekts, unterstützen fundierte Entscheidungen und tragen dazu bei, den gesamten Projektverlauf kontinuierlich weiterzuentwickeln.

9. Sammeln Sie Rückmeldungen über Umfragen und Feedback-Plattformen

Die Rückmeldung Ihrer Mitarbeiter ist ein Schlüssel zur stetigen Optimierung und Anpassung Ihrer internen Prozesse. Mit Umfragen und Feedback-Plattformen schaffen Sie eine solide Basis, um die Zufriedenheit und das Engagement Ihrer Belegschaft zu erfassen. Segmentieren Sie die Meinungen gezielt nach Abteilungen oder Teams, um Ihre Analysen präzise anzupassen und entsprechend handeln zu können.

Regelmäßiges Feedback deckt potenzielle Herausforderungen frühzeitig auf und bildet eine haltbare Grundlage, um proaktiv positive Veränderungen anzustoßen. Binden Sie Ihre Arbeitnehmer in Entscheidungsprozesse ein. Damit stärken Sie nicht nur das Vertrauen, sondern auch die Loyalität der Kollegen gegenüber Ihrem Unternehmen.

Umfragen und Feedback-Lösungen eröffnen Ihnen zudem die Chance, Trends im Verhalten Ihrer Teammitglieder zu erkennen und die Wirksamkeit bereits umgesetzter Maßnahmen zu evaluieren. Die Anonymität dieser Tools begünstigt eine offene, unverfälschte Beurteilung, die besonders wertvoll für Sie ist, wenn es darum geht, sensible oder bisher unentdeckte Themen aufzudecken.

10. Fördern Sie die Vernetzung über soziale Kollaborationsplattformen

Stellen Sie sich einen vernetzten und kollaborativen Arbeitsplatz vor, an dem Wissen fließt, Ideen sprudeln und Ihre Mitarbeiter sich nicht nur als Kollegen, sondern als Teil einer lebendigen Gemeinschaft sehen.

Interne Kommunikationstools für die soziale Zusammenarbeit schaffen genau dieses Umfeld. In derartigen Kollaborationsplattformen fungiert das Social Network als zentraler Bestandteil, der den sozialen Austausch und die Vernetzung der Mitglieder fördert.

Jede Person besitzt ein individuelles Profil im Unternehmen, das Informationen wie Namen, Position, Abteilung, Kontaktinformationen und möglicherweise berufliche Interessen oder Fähigkeiten enthält. Diese Profile helfen den Arbeitskollegen, sich besser kennenzulernen und relevante Kontakte zu finden.

Ähnlich wie in sozialen Netzwerken außerhalb des Unternehmens bietet der Newsfeed eine zentrale Stelle für die Anzeige von Aktivitäten und Beiträgen von Kollegen. Hier posten Mitarbeiter Statusaktualisierungen, besprechen Fragen oder kommentieren Beiträge.

Nutzer erstellen Gruppen oder Communities basierend auf Projekten, Interessen oder Abteilungen, um gezielte Diskussionen, den Austausch von Ressourcen und die Koordination gemeinsamer Aufgaben zu realisieren.

Fördern Sie mit diesen Unternehmenskommunikationstools die Vernetzung unter den Teams und die Kollaboration über Abteilungsgrenzen hinweg. Ihre Mitarbeiter können gemeinsam an Projekten arbeiten und ihre Ideen einbringen.

Damit stärken Sie den Teamgeist und die Motivation der einzelnen Kollegen. Wenn jeder das Gefühl hat, gehört zu werden und aktiv zur Unternehmensentwicklung beizutragen, wird die Gemeinschaftsbildung gefördert und die Innovationskraft der gesamten Organisation steigt. Darüber hinaus verhindern Sie durch einen stetigen Wissensaustausch, dass wertvolles Know-how verschwindet.

Fazit: Steigern Sie die Leistungsfähigkeit Ihrer Organisation mit Unternehmenskommunikationstools!

Interne Kommunikationstools unterstützen die Informationsweitergabe, die Kooperation, das Engagement und die Innovation innerhalb der Belegschaft. Von traditionellen E-Mails bis hin zu modernen sozialen Kollaborationsplattformen – jedes dieser Werkzeuge erfüllt eine spezifische Funktion, die zur Stärkung des internen Austauschs beiträgt.

Die Auswahl und der gezielte Einsatz dieser Tools unterstützt Sie dabei, Ihre Teams besser zu vernetzen und letztlich die Produktivität und Zufriedenheit ihrer Arbeitnehmer zu steigern.

Bitrix24 bietet umfassende interne Kommunikationstools, die speziell für die Optimierung der Unternehmenskommunikation entwickelt wurden. Mit einer integrierten E-Mail-Funktion übermitteln Sie wichtige Informationen effizient und strukturiert, während Sofortnachrichten einen schnellen, informellen Austausch in Echtzeit gewährleisten. Videokonferenz-Tools bieten eine hervorragende Lösung für die Zusammenarbeit in Remote-Teams, indem sie virtuelle Besprechungen und Schulungen erleichtern.

Das Unternehmens-Intranet unserer Lösung dient als zentraler Zugangspunkt für Unternehmensressourcen. Diskussionsforen und digitale schwarze Bretter bieten eine zentrale Anlaufstelle für den offenen Dialog und die visuelle Kommunikation wichtiger Ankündigungen. Interne Newsletter lassen sich direkt über die Plattform erstellen und verteilen, um die Mitarbeiterbindung und Mitarbeiterinformation zu optimieren.

Projektmanagement-Tools optimieren die effiziente Planung, Durchführung und Überwachung von Projekten, während Umfragen und Feedback-Plattformen wertvolle Einblicke in die Zufriedenheit und das Engagement der Mitarbeiter liefern.

Passend dazu fördern soziale Kollaborationsfunktionen einen vernetzten Arbeitsplatz, indem sie den Austausch von Ideen und Wissen erleichtern. Lernen Sie unsere ganzheitliche Lösung für die interne Korrespondenz kennen. Registrieren Sie sich einfach hier und entdecken Sie passgenaue Werkzeuge für Ihre Unternehmenskommunikation!

FAQs

Was sind die besten internen Kommunikationstools für Unternehmen?

Die besten internen Kommunikationstools für Unternehmen sind:

• E-Mail-Integration

• Sofortnachrichten

• Videokonferenzen

• Unternehmens-Intranet

• Diskussionsforen

• interne Newslette

• digitale schwarze Bretter

• Projekt-Management-Tools

• Umfragen und Feedback-Plattformen

• soziale Kollaborations-Werkzeuge

Wie können interne Kommunikationstools die Teamzusammenarbeit verbessern?

Interne Kommunikationstools können die Teamzusammenarbeit verbessern, indem sie den schnellen Austausch von Informationen, die gemeinsame Nutzung von Ressourcen und Echtzeitkommunikation beschleunigen. Sie bieten strukturierte Plattformen für Diskussionen, Aufgabenverfolgung und Feedback, über die die Transparenz erhöht und die Zusammenarbeit effizienter gestaltet wird.

Welche Funktionen sollten Sie bei internen Kommunikationstools suchen?

Wichtige Funktionen, die Sie bei internen Kommunikationstools suchen sollten, umfassen Echtzeitkommunikation, asynchrone Kommunikation, Dateifreigabe, Aufgabenmanagement, Integrationsmöglichkeiten und Sicherheitsfunktionen. Achten Sie darauf, dass sie anpassbar, benutzerfreundlich und in bestehende Systeme integrierbar sind, um eine nahtlose Kommunikation und Zusammenarbeit sicherzustellen. Ein robustes Berichtswesen und Feedback-Optionen sind ebenfalls essenziell für kontinuierliche Verbesserungen.