10 Tipps zur Bestandsverwaltung für Onlineshop-Besitzer

Um ein profitables und skalierbares E-Commerce-Geschäft aufzubauen, gilt es unabhängig von der Unternehmensgröße, Produktsortiment oder der Zielgruppe unsere wichtigen Tipps zur Bestandsverwaltung zu beherzigen.

Die Bestandsverwaltung umfasst die Bestellung, Lagerung und Verwendung der Materialien oder Produkte und stellt sicher, dass Sie zum richtigen Zeitpunkt über das nötige Inventar verfügen. Damit bildet es einen essentiellen Grundpfeiler im Onlineshop-Management.

Dieser Beitrag beantwortet Ihnen wichtige Fragen - Was ist Bestandsverwaltung eigentlich und gibt einen Überblick darüber, wie Sie in Ihrem Onlineshop am besten den Bestand verwalten können.

Erfahren Sie, wie Sie eine effektive Bestandsverwaltung für Ihr Unternehmen aufbauen und optimieren können. Die beste E-Commerce-Bestandsverwaltungssoftware unterstützt Sie dabei.

FAQ

1. Stellen Sie eine optimale Organisation sicher

Um nachhaltig den Bestand verwalten zu können ist es entscheidend die verschiedenen Produkte und deren Arten genau im Blick zu behalten und diese so strategisch wie möglich auszurichten.

Nutzen Sie zum Beispiel die Option ähnliche Produkte zusammenzuhalten und organisieren Sie diese in Listen, und ordnen Sie diese ausgewählten Kategorien zu. Anhand einer strukturierten Produktgruppierung fällt es Ihnen in der Praxis leichter, alle Produkte im Blick zu behalten und diese bei Bestellungen aufzufinden.

Darüber hinaus besteht die Option, eine hybride Methode zu verfolgen, bei der die meistverkauften Produkte in Gruppen gehalten werden, die sich besonders nah an der Packstation befinden.

Verfolgen Sie eine optimierte Organisationsstruktur, sorgen Sie automatisch dafür, dass Sie Ihr Lager in Ordnung halten.

2. Wählen Sie für Ihren Onlineshop die beste E-Commerce-Bestandsverwaltungssoftware aus

Die Einführung einer Bestandsmanagement-Software ist ein zentraler Aspekt und zählt zu den wichtigsten Tipps der Bestandsverwaltung. Mit einer smarten Lösung gewährleisten Sie ständige Produktverfügbarkeit, eine schnelle Bestellungsabwicklung, pünktliche Lieferungen und vermeiden zu volle oder leere Lager.

Eine E-Commerce-Bestandsverwaltung zeigt Ihnen Lagerbestände und ermöglicht alle damit verbundenen Aufgaben zentral zu verwalten und durchzuführen.

Mit einer effizienten Bestandsverwaltung wie Bitrix24 verwalten Sie Ihre Bestände, Lager und Verkäufe direkt in Ihrem CRM. So behalten Sie stets den Überblick und Kontrolle über den gesamten Verkaufsprozess vom Einkauf, über Bestellungen bis hin zur Produktlieferung und Retouren.

Die Softwarelösung erleichtert Ihnen die umfassende Bestandsverwaltung mit Bestandskorrektur, Bestellmanagement, Umlagerung und Omnichannel-Vertriebssupport und bietet eine vollständige CRM-Integration.

Dadurch werden alle Vertriebsdaten mit Ihrem Bestand automatisch in Echtzeit synchronisiert, um sicherzustellen, dass Sie immer alles auf Lager haben.

Einer der zusätzlichen Tipps zur Bestandsverwaltung sind mobile Anwendungen, wie Sie Bitrix24 anbietet und über die Sie auch von unterwegs aus mit Wareneingang und Bestandskorrekturen arbeiten. Scannen Sie darüber hinaus Strichcodes über die Bitrix24 mobile App. Welche Vorteile damit verbunden sind, erfahren Sie im Detail im nachfolgenden Tipp.

3. Automatisieren Sie Ihre Bestandsverwaltung durch das Scannen von Barcodes

Betreiben Sie einen Onlineshop, kann es sein, dass Sie täglich hunderte oder gar tausende Bestellungen bearbeiten müssen. Halten Sie sich dabei immer vor Augen, dass eine fehlerfreie manuelle Umsetzung über einen längeren Zeitraum hinweg kaum möglich ist.

Sie können Ihren Bestand durch den Einsatz eines Barcode-Systems optimal kontrollieren. Dies gilt nicht nur für klassische Bestellungen, die problemlos durchlaufen, sondern beispielsweise auch für Retouren, bei denen vorher gescannte Produkte zurückgesendet, bearbeitet und wieder ins Lager gebracht werden müssen und gleichzeitig eine Rückerstattung oder Gutschrift an den Kunden erfolgt.

Ein durchdachtes Barcode-Scan-System kann sicherstellen, dass es nicht nur den Kommissionierern deutlich leichter gemacht wird, Artikel im Lager in den passenden Regalen zu finden, sondern dass es auch Ihnen als Shop-Betreiber jederzeit gelingt, die volle Kontrolle und den Überblick zu behalten. So lässt sich unter anderem die Kommissioniergenauigkeit erheblich verbessern und die nachgelagerten Kosten senken, weil Bestellungen seltener falsch verpackt oder versendet werden.

Mit dem passenden Barcode-Scanner oder auch einer mobilen App erfassen Sie nahtlos alle Produkte und führen Korrekturen an Ihrem Bestand durch, auf Wunsch auch ganz ohne PC.

4. Analysieren Sie Ihre Bestandsdaten

Rund um die E-Commerce-Bestandsverwaltung sind die gesammelten Bestandsdaten ein bedeutender Indikator dafür, wie Sie in Zukunft Ihre Bestände am besten verwalten können. Zu den Tipps zur Bestandsverwaltung zählt an dieser Stelle eine genaue Betrachtung aller Bestellungen und Verkaufsdaten, mit der Möglichkeit auf Rückschlüsse zu Nachbestellungen und Lagerhaltung.

Der damit verbundene Einkauf ist mit besonderen Herausforderungen verbunden, denn es gilt Kund•innen zufriedenzustellen, indem Sie Produkte auf Lager haben, aber gleichzeitig einen zu hohen Lagerbestand vermeiden und die finanziellen Ziele Ihres Unternehmens erfüllen.

Unterstützt werden Sie auch an dieser Stelle effektiv durch eine Softwarelösung zum Bestandsmanagement. Anhand von umfassenden Analysen und Berichten behalten Sie nicht nur selbst den Überblick, sondern können Ihren Kolleg•innen im Unternehmen geschäftsbereichsübergreifend wichtige Daten zur Verfügung stellen, die die Produktivität steigern und es ermöglichen das volle Informationspotenzial aus Ihren Bestandsdaten herauszuholen.

5. Prüfen Sie den tatsächlichen Warenbestand

Bei den folgenden Tipps zur Bestandsverwaltung geht es darum, Ihre durchgeführten Analysen rund um Ihre Bestandsdaten in der Praxis zu überprüfen.

Regelmäßige Audits stellen sicher, dass Ihr Bestand mit den von Ihnen aufgezeichneten Daten übereinstimmt. Fehlende Audits können dazu führen, dass Sie zu wenig Produkte auf Lager haben oder bestimmte Produkte unauffindbar sind beziehungsweise beliebte Waren nicht rechtzeitig nachbestellt werden.

Audits können über klassische physische Inventur und dem damit verbundenem Zählen umgesetzt oder über eine Zykluszählung realisiert werden. Anders als die Inventur, die meist zum Ende des Geschäftsjahres durchgeführt wird, erspart die Zykluszählung im Unternehmen am Ende des Jahres eine vollständige Zählung, da die Zählungen das ganze Jahr über in Zyklen durchgeführt werden.

Darüber hinaus ist auch eine stichprobenartige Kontrolle möglich, die sich auf die Auswahl eines bestimmten Produktes, das Zählen und den anschließenden Vergleich mit der Produktmenge der Produktdaten konzentriert. Stichprobenartige Überprüfungen sind besonders nützlich als Ergänzung zur physischen Inventur.

Verwalten Sie Ihre Bestände mit Bitrix24

Mit Bitrix24 geht kein Produkt mehr verloren. Unsere Bestandsverwaltung gibt Ihnen den vollen Überblick Ihrer Lager
JETZT ANMELDEN

6. Legen Sie Mindestmengen fest

Vereinfachen Sie Ihre Bestandsverwaltung, indem Sie eine Mindestmenge für jedes Produkt festlegen, die sofort am Lager verfügbar sein muss. Sobald der Lagerbestand unter die vorgegebenen Werte fällt, wird eine Nachbestellung durchgeführt.

Dieses Vorgehen wird auch als Par-Level bezeichnet. Es ermöglicht, dass Sie Ihre Verkaufsdaten genau analysieren und über Mindestmengen Ihren Bestellprozess systematisch verbessern. Dabei handelt es sich nicht um einen statischen Vorgang, sondern vielmehr um einen dynamischen Prozess, der immer wieder zu hinterfragen und anzupassen ist.

Wenn Ihr Lagerbestand unter diese vorgegebenen Werte fällt, wissen Sie, dass es an der Zeit ist, mehr zu bestellen. Aus diesem Grund ist es wichtig, dass sie ihre Par-Level einige Male im Laufe des Jahres auf Sinnhaftigkeit hin überprüfen. Hat sich im Zeitverlauf eine Änderung ergeben, scheuen Sie sich nicht, Ihr Par-Level nach oben oder unten hin anzupassen.

7. Arbeiten Sie nach dem First-in first-out Prinzip

First-in, first-out wird verkürzt auch als FIFO bezeichnet und beschreibt eine Bestandsführung, bei der das älteste Produkt (First In) zuerst verkauft wird (First Out). 

Dieses Prinzip ist besonders dann entscheidend, wenn Sie mit verderblichen Produkten arbeiten, kann aber auch für andere hilfreich sein, insbesondere dann, wenn sich im Laufe der Zeit die Funktionen oder das Verpackungsdesign der Produkte verändern.

Um das System in der Praxis umzusetzen, benötigen Sie ein gut organisiertes Lager, bei dem ein neues Produkt sozusagen von hinten zugeführt wird oder auf andere Art und Weise sichergestellt wird, dass die alten Produkte zuerst verkauft werden.

Entwickeln Sie ein System, bei dem der Vorgang gewährleistet wird und ältere Produkte immer zuerst verkauft werden, um eine Überlagerung zu vermeiden.

8. Priorisieren Sie Ihre Produkte nach der ABC-Methode

Ein weiterer Tipp zur Bestandsverwaltung ist die ABC Methode. Dieser Ansatz geht davon aus, dass bestimmte Produkte mehr Umsatz erzielen als andere und diese über eine Priorisierung optimiert werden.

A-Produkte machen dabei rund 80 % ihres Umsatzes aus, B-Produkte erzielen 15 % ihres Umsatzes und C-Produkte haben nur 5 % Anteil am Gesamtumsatz.

A-Produkte sind demnach am profitabelsten und stellen den wertvollsten Produktanteil in Ihrem Unternehmen dar. Stellen Sie sicher, dass diese Produkte stets verfügbar sind, damit umgehend Verkäufe realisiert werden können.

Für Ihre C-Produkte können Sie in Erwägung ziehen den Lagerbestand zu minimieren oder vielleicht durch einen vollständigen Abverkauf endlich zu beseitigen. Hierfür bieten sich beispielsweise Rabattaktionen an, die es ermöglichen C-Produkte so zu vermarkten, dass sie Lagerraum und Verkaufskapazitäten schaffen für A- und B-Produkte.

9. Setzen Sie auf Outsourcing bei der Lagerhaltung- und abwicklung

Eine der häufigsten Ursachen für eine mangelhafte Bestandsverwaltung liegt in fehlenden Ressourcen für die Lagerhaltung und -abwicklung (Fulfillment). Häufig verfügen Unternehmen nicht über ausreichend Zeit oder Personal, um sicherzustellen, dass das Inventar ordnungsgemäß verwaltet und beispielsweise auch Retouren und andere Sonderfälle korrekt abgearbeitet werden.

Wertvolle Tipps zur Bestandsverwaltung beinhalten im Rahmen der Bestandsverwaltung die Auslagerung des Fulfillments an einen externen Partner•in.

Die Umsetzung ist selbstverständlich mit Kosten verbunden, die aber langfristig dafür sorgen können, dass Sie mehr Produkte verkaufen und Geschäfte mit zufriedenen Kund•innen realisieren.

Denn ein externer Partner•in kann Ihnen dabei helfen, die Lagerverwaltung und zuverlässige Lieferung an die Kund•innen sicherzustellen und auch die Abwicklung von Kundenretouren zu übernehmen. Das Fulfillment hält Ihnen den Rücken frei und sorgt dafür, dass Sie sich auf wichtige Aspekte Ihres Geschäftsmodells konzentrieren können.

10. Erarbeiten Sie einen Notfallplan

Auch bei einer gut durchdachten Bestandsverwaltung sind Sie nicht vor Problemen geschützt. Treten Notfallsituationen auf, für die es keinen Plan B gibt, kann das zu einer Lähmung des gesamten Geschäftsablaufs führen.

Das kann zum Beispiel dann passieren, wenn Ihre Verkäufe unerwartet steigen, es zu Cash-Flow Engpässen kommt, in Ihrem Lager nicht genügend Platz vorhanden ist, Fehleinschätzungen im Bestand erfolgten oder aber die Produkte zu viel Aufwand in Anspruch nehmen.

Finden Sie heraus, wo genau die Risiken für Ihren Onlineshop liegen und erstellen Sie passend dazu einen Notfallplan. 

Ein Notfallplan gehört zu den Tipps zur Bestandsverwaltung, mit dem Sie auch in Krisensituationen einen kühlen Kopf bewahren können. Legen Sie darin Schritte und Maßnahmen fest, die greifen, wenn ein Problem auftritt. Mit diesem Vorgehen wirken Sie proaktiv Notsituationen entgegen und können schnell und agil auf Veränderungen reagieren.

So funktioniert’s: Effektive Bestandsverwaltung für Ihren Onlineshop!

Mit unseren Tipps zur Bestandsverwaltung fällt es Ihnen in Zukunft deutlich leichter, Ihren Bestand zu verwalten und vorausschauend zu planen. Prüfen Sie, welche Hinweise sich in Ihrem Unternehmen besonders effizient umsetzen und sich optimal in Ihren Geschäftsablauf integrieren lassen.  

Eine gute Organisation, eine smarte E-Commerce-Bestandsverwaltungssoftware, das Scannen von Barcodes aber auch die Analyse und die Prüfung des Bestands gehören dazu.

Darüber hinaus können Ihnen festgelegte Mindestmengen und Methoden wie First-in, First-out oder ABC dabei helfen, das Management zu optimieren. Zusätzlich besteht die Option über Outsourcing von Lagerhaltung und -abwicklung und Notfallpläne eine effektive Bestandsverwaltung sicherzustellen.