Die Remote-Arbeit hat sich in vielen Branchen und Unternehmen etabliert und bietet für Arbeitnehmer und Freelancer zahlreiche Vorteile. Außerdem hat sie neue Arbeitsformen definiert, damit Mitarbeiter das Arbeiten von zu Hause planen können.
Um Ihre Remote-Mitarbeiter nahtlos in Projekte integrieren zu lassen und den ständigen Kontakt im Team zu gewährleisten, müssen Sie hilfreiche Tools dafür bereitstellen. Im Home-Office lauern jedoch zahlreiche Ablenkungen, welche Ihre Produktivität beeinträchtigen können. Ein Plan für die Arbeit von zu Hause aus kann hier eine wertvolle Hilfestellung bieten.
Eine persönliche Wochenübersicht unterstützt Sie dabei, die Arbeit von zu Hause aus planen zu können, einen Überblick über wichtige To-Dos zu behalten und die richtige Work-Life-Balance zu erreichen.
Wir haben zehn Tipps für die Arbeit von zu Hause aus für Sie aufgeführt, mit denen Sie all Ihre Aufgaben optimal erledigen und nie wieder eine Deadline verpassen werden.
FAQ
Wie kann ein Anfänger im Homeoffice arbeiten?
Es ist wichtig, Arbeitszeiten festzulegen und einen passenden Arbeitsort zu finden, an dem Sie nicht von Familienmitgliedern oder Routinetätigkeiten wie dem Sitzen auf dem Couch und dem Fernsehen abgelenkt werden.
Welche Geräte benötigen Sie, um von zu Hause aus zu arbeiten?
Um remote zu arbeiten, benötigen Sie nicht viel Ausrüstung – in der Regel reicht ein leistungsfähiger Computer mit Webcam und Wlan aus. Zusätzlichen Komfort können dabei technische Geräte wie ein extra Monitor oder eine Bluetooth-Maus bieten. Sobald eine stabile Internetverbindung besteht, können Sie Ihre Remote-Arbeit detailliert planen und praktisch umsetzen.
Welche Tools sind für Remote-Teams am nützlichsten?
Zu den nützlichsten Tools, die die Zusammenarbeit und Kommunikation mit Kollegen erleichtern, gehören Projekt- und Aufgabenmanagement-Plattformen mit Kommunikationstools, darunter Videokonferenzen, Gruppen-Chats, gemeinsame Dokumente und ein gemeinsamer Kalender.
Wie überwachen Sie Ihre Mitarbeiter im Homeoffice?
Jeder Arbeitgeber will die Produktivität seiner Remote-Mitarbeiter überwachen. In diesem Zusammenhang ist es zu erwähnen, dass eine direkte Überwachung der Mitarbeiter eine rechtliche Grauzone darstellt und darüber hinaus frustrierend für Ihre Kollegen sein kann. Um Ihre Mitarbeiter zu motivieren und gleichzeitig einen Überblick über die Arbeitseffizienz zu erhalten, ist das Tracken von Arbeitszeiten empfehlenswert.
Wie binde ich Remote-Mitarbeiter an mein Unternehmen?
Um eine stärkere Bindung Ihrer Mitarbeiter an das Unternehmen aufzubauen, können Sie beispielsweise After-Work Online-Meetings wie gemeinsames Kochen oder kreative Quiz-Abende mithilfe von Konferenztools organisieren. Vergessen Sie außerdem nicht, Ihr Team mit Auszeichnungen und Belohnungssystemen zu motivieren.
Tipp 1: Tracken Sie Ihre Arbeitszeit
Um Ihre Remote-Arbeit optimal zu planen, müssen Sie zunächst eine präzise und zuverlässige Arbeitszeitverwaltung
umsetzen, bei der Sie eine genaue Übersicht über Ihre Arbeitszeit erhalten. So wissen Sie, welche Aufgaben Sie an einem Arbeitstag erledigen können. Dabei werden Sie durch eine passende Software unterstützt.
Eine Vorlage für den Arbeitsplan kann beispielsweise wie folgt aussehen:
Montag: 9 Uhr - 10 Uhr: Morgenmeeting, 11 Uhr - 13 Uhr: Aufgabenliste nach Dringlichkeit abarbeiten, 14 Uhr - 15 Uhr: Pause, 16 Uhr - 17 Uhr: Controlling und Planung, 17 Uhr: Arbeitsende.
Eine Projektmanagement Software bildet den Arbeitsplan für die Woche in einem Dashboard ab und erleichtert den Überblick über erledigte und noch offene Aufgaben für die Woche.
Mit dem Zeittracking verhindern Sie, dass Sie sich mehr aufladen, als Sie tatsächlich an einem Tag bewältigen können. Zeigen Sie einen Wochenplan auch Ihren Haushaltsangehörigen, um immer Zeit und Raum für ungestörtes und produktives Arbeiten zu haben.
Tipp 2: Priorisieren Sie Ihre Aufgaben
Um das Arbeiten von zu Hause planen zu können, ist es notwendig, Prioritäten zu setzen. Sicherlich wissen Sie, dass viele Mitarbeiter, wenn die Deadline für ein Projekt noch in weiter Ferne liegt, dazu neigen, dieses so lange wie möglich aufzuschieben.
Indem Sie ein wichtiges Projekt farblich oder irgendwie noch als besonders wichtig markieren, werden Sie dieses Projekt definitiv nicht verpassen. Aufgaben, die Sie immer wieder in Ihrem Arbeitsplan sehen, werden Sie automatisch schneller erledigen.
Nicht jede Arbeitsaufgabe muss jedoch sofort erledigt werden. Arbeiten von zu Hause planen heißt sich zunächst von dringenden To-Dos zu weniger wichtigen Aufgaben vorzuarbeiten.
Vergeben Sie beispielsweise anhand einer Skala von eins bis zehn die Priorität Ihrer täglichen Aufgaben. Eine Vorlage für den Arbeitsplan mit Aufgabenprioritäten kann wie folgt gestaltet werden: Montag: Slogan entwerfen (Priorität 1), Abstimmung mit dem Kunden (Priorität 2), täglichen Blog-Text entwerfen (Priorität 8).
Dadurch behalten Sie im Blick, welcher Arbeitsablauf sinnvoll ist, um gesetzte Deadlines einzuhalten. Planen Sie sich außerdem stets etwas Pufferzeit für Notfälle oder dringende Aufgaben ein.
Tipp 3: Vergessen Sie Pausen nicht
Es kann so oft passieren, dass man vergisst Pausen zu machen, weil die Grenzen zwischen Arbeit und Freizeit im Homeoffice verschwimmen.
Legen Sie regelmäßige Pausen ein, um sich die Beine zu vertreten und vom Bildschirm zu erholen. Experten empfehlen, 10.000 Schritte am Tag zu gehen. Vermeiden Sie es, stundenlang vor dem Bildschirm zu sitzen, ohne sich zwischendurch zu bewegen.
Legen Sie fixe Zeiten fest, in denen Sie nicht mit Ihren Projekten beschäftigt sind, und lassen Sie sich dabei nicht durch E-Mails oder Smartphone-Anrufe ablenken.
Das wirkt sich positiv auch auf Ihre Produktivität aus. Aus diesem Grund müssen Sie besonders auf eine Balance zwischen Arbeit und Freizeit achten, wenn Sie das Arbeiten von zu Hause planen. Ihre Familie und Freunde werden es Ihnen danken.
Tipp 4: Achten Sie auf eine bewusste Morgenroutine
Zu den Tipps für die Remote-Arbeit gehört auch dieser wertvolle Hinweis: Auch wenn Sie nicht vorhaben, Ihr Homeoffice zu verlassen, sollten Sie aus Ihrer Jogginghose in eine bürotaugliche Kleidung wechseln.
Die tägliche Morgenroutine trägt dazu bei, dass Sie sich emotional auf Ihren Arbeitstag einstellen. Ziehen Sie eine klare Grenze zwischen dem Aufstehen und dem Beginn des Arbeitstags.
Widerstehen Sie der Versuchung, im Pyjama oder in der Jogginghose im Bett zu arbeiten. Ein fester Arbeitsplatz und Arbeitskleidung sorgen dafür, dass Sie einen produktiven Arbeitstag haben und jederzeit für Videokonferenzen bereit sind.
Tipp 5: Melden Sie sich während Ihrer Arbeitszeit von Social-Media-Konten ab
Falls Sie Social Media nicht für Ihre Arbeit benötigen, ist es empfehlenswert, sich von jedem ablenkenden sozialen Netzwerk abzumelden. Nichts ist verlockender, als durch die Social-Media-Feeds zu stöbern, aber bevor Sie es wissen, haben Sie bereits eine Stunde damit verbracht, durch Newsfeeds zu scrollen, anstatt an Ihren Projekten zu arbeiten.
Social Media können süchtig machen, daher sollten Sie davon absehen, Ihre Whatsapp oder Direct-Nachrichten zu überprüfen. Es kann anfangs nicht einfach sein, aber je länger Sie versuchen, sich nicht ablenken zu lassen, umso produktiver werden Sie Ihre täglichen Aufgaben erledigen und umso mehr Zeit werden Sie für Ihre Freizeit haben.
Studien zeigen, dass man im Durchschnitt 75 Mal am Tag den Posteingang überprüft – diese Zeit könnten Sie produktiver nutzen, wenn Sie sich keine Gelegentheit dazu geben würden. Es kann helfen, sich ebenfalls fixe Zeiten für das Checken von Nachrichten und Mails festzulegen, damit Sie sich besser auf Ihre wichtigen Aufgaben konzentrieren können.
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Tipp 6: Verfolgen Sie Ihre Leistung
Überschreiten Sie oftmals Ihre Projektdeadlines? Egal, ob es an der Kommunikation mit Ihrem Team liegt, oder Sie sich zu häufig ablenken lassen. Um wieder produktiver arbeiten zu können, müssen Sie nicht nur rechtzeitig aufstehen und sich anziehen, sondern auch Ihren Arbeitsplan im Blick behalten. Machen Sie es sich am Wochenende zur Aufgabe, Ihre Leistung der vergangenen Woche zu evaluieren und Ihre Arbeitsaufgaben für die kommende Woche zu planen.
Dadurch wird sichergestellt, dass Sie Ihre Meilensteine nicht aufschieben, sondern stattdessen Ihre geplanten Ziele erreichen. Diese Evaluierung können Sie auch dazu nutzen, um Ihren Arbeitsplan zu optimieren und an Ihren Arbeitsumfang anzupassen.
Tipp 7: Schaffen Sie sich einen deutlich abgegrenzten Arbeitsraum
Wenn Sie das erste Mal das Arbeiten von zu Hause planen, sollten Sie sich um einen geeigneten Arbeitsraum kümmern. Dabei geht es sowohl um einen abschließbaren Büroraum als auch um einen deutlich abgegrenzten Bereich, wie einen Schreibtisch im Wohnzimmer.
Leider ist es im Homeoffice manchmal schwierig, die nötige räumliche Abgrenzung zu schaffen. Möglich wird dies unter anderem durch mobile Trennwände, aber auch über eine offene Kommunikation. Teilen Sie Ihren Familienmitgliedern mit, dass Sie jetzt beschäftigt sind und dabei nicht gestört werden wollen.
Machen Sie deutlich, welche Erwartungen Sie an Ihre Familie während der Arbeitszeit stellen und welche Spielregeln damit verbunden sind.
Tipp 8: Gestalten Sie Ihr Homeoffice gesund
Bei der Planung der Remote-Arbeit gilt es, auf eine ergonomische Arbeitsumgebung zu achten. Sie werden auf Dauer nicht acht Stunden auf Ihrem Küchenstuhl arbeiten können, ohne Rückenschmerzen zu bekommen.
Ebensowenig wird eine instabile Internetverbindung zu produktiven Arbeitsmeetings führen. Kümmern Sie bei der Ausstattung Ihres Arbeitsplatzes darum, dass Sie sich auch nach langer Zeit in Ihrem Büro wohlfühlen.
Wichtig ist eine gute Lichtquelle, eine komfortable Sitzgelegenheit und ein Schreibtisch, der so organisiert ist, dass Sie alles griffbereit haben, wenn Sie es benötigen. Versuchen Sie auch, die Unterlagen und Geräte am Ende Ihres Arbeitstages beiseite zu legen und so bewusst die Grenze zwischen Arbeit und Freizeit zu ziehen.
Tipp 9: Setzen Sie auf eine regelmäßige Kommunikation
Bei einer dezentralen Arbeit kann es schwierig sein, den Stand eines Projekts zu verfolgen. Aus diesem Grund sollten Sie sich unbedingt eine effektive Kommunikation und geeignete Kollaborationssoftware sichern.
Planen Sie zum Beispiel regelmäßig Videokonferenzen und Meetings ein, in denen Sie die Aufgabenverteilung und mögliche Schwierigkeiten besprechen, die im Laufe Ihres Projekts entstehen. Nutzen Sie diese Meetings auch dazu, Feedback einzuholen oder in der Kaffeepause zu plaudern.
Tipp 10: Bereiten Sie Ihre Mahlzeiten am Vortag vor
In der Mittagspause bleibt fast keine Zeit zum Kochen. Daher kann es sehr vorteilhaft sein, am Vortag Ihre Mahlzeit zuzubereiten. In Ihrer Pause können Sie dann zu ihrer Mahlzeit greifen, ohne diese erst kochen zu müssen und haben so die Option, Ruhezeiten intensiver zur Erholung zu nutzen.
Ein wöchentlicher Speiseplan hilft Ihnen dabei, Ihre Mahlzeiten ausgewogen zu gestalten und die typische Konzentrationsschwäche nach dem Mittagessen zu vermeiden. Erstellen Sie diesen für die ganze Woche im Voraus. Das sorgt für Abwechslung und erleichtert Ihnen den Einkauf für die kommenden Wochentage.
Fazit – Arbeiten von zu Hause planen: Mit einem Wochenplan haben Sie stets den Überblick über Ihre Aufgaben!
Sie wissen jetzt, wie Sie Ihre Remote-Arbeit am besten planen. Mit diesem Wochenplan profitieren Sie von einem produktiveren Arbeitsablaufes und werden Sie nie wieder Ihre Deadlines verpassen.
Selbstverständlich erfordert die Remote-Arbeit mehr Selbstdisziplin, als die Büroarbeit. Ein Wochenplan verhindert, dass Sie mehr Arbeit übernehmen, als Sie tatsächlich bewältigen können. Dabei ist es besonders wichtig, klare Grenzen zwischen Arbeit und Freizeit zu ziehen und sich einen richtigen Homeoffice-Arbeitsplatz zu schaffen. Vergessen Sie aber nicht, Zeit für Pausen und Gespräche einzuplanen, um eine gute Work-Life-Balance zu erreichen.
