10 Schritte zum Planen einer Teambesprechung über Zeitzonen hinweg

In unserer globalisierten Welt gehören Teams, die in unterschiedlichen Zeitzonen arbeiten, zum unternehmerischen Alltag. Das Planen einer Teambesprechung über Zeitzonen hinweg kann jedoch zu einer Herausforderung werden, insbesondere wenn es darum geht, einen geeigneten Termin zu finden, der tatsächlich für alle passt.

Ein Zeitzonen-Meeting-Planer ermöglicht es, die Verfügbarkeit aller benötigten Teilnehmenden in Echtzeit zu überprüfen und die Besprechung im Team vorausschauend zu planen.

Erfahren Sie in unseren 10 Schritten, wie Sie eine Meetingplanung über mehrere Zeitzonen hinweg realisieren und welche Rolle dabei geeignete Tools, Umfragen, eine klare Agenda, Einladungen, Erinnerungen aber beispielsweise auch Möglichkeiten zur Meeting Aufzeichnung oder die Zusammenfassung der Ergebnisse spielen. 

FAQ

Schritt 1: Finden Sie heraus, in welchen Zeitzonen Ihre Kollegen arbeiten und welche individuellen Anforderungen damit verbunden sind

Für das Planen einer Teambesprechung über Zeitzonen hinweg ist es wichtig, eine nachhaltige Grundlage zu schaffen, denn in den meisten Fällen werden Team-Meetings regelmäßig abgehalten.

Bevor Sie Besprechungen über mehrere Zeitzonen planen, sollten Sie im ersten Schritt einen persönlichen Grundstein legen und die geplanten Teilnehmenden direkt via E-Mail oder Telefon fragen, zu welchen Zeiten in welchen Zeitzonen diese am besten verfügbar sind und damit verbunden eine hohe Bereitschaft besteht, an Online-Meetings teilzunehmen.

Klären Sie in diesem Kontext auch gleich, worauf es den einzelnen Kollegen bei zukünftigen Online-Konferenzen ankommt, welche Schwerpunkte sie sehen und wo mögliche Hürden bestehen, auch bei der zeitlichen Machbarkeit der jeweiligen Besprechung in der Zeitzone des Mitarbeitenden.

So schaffen Sie eine vertrauensvolle Grundlage für alle weiteren Teambesprechungen und signalisieren, dass es Ihnen wichtig ist, dass alle Kollegen, die an den virtuellen Gesprächen teilnehmen, gleichermaßen eingebunden werden und deren Bedürfnisse in der gesamten Terminplanung von Anfang an Berücksichtigung finden.

Mit diesem Vorgehen schaffen Sie eine hohe Akzeptanz und Motivation, die von Ihnen koordinierten Termine auch tatsächlich wahrzunehmen und gemeinsam über Zeitzonen hinweg die Projektarbeit voranzubringen.

Schritt 2: Verwenden Sie einen geeigneten Meeting-Zeitzonen-Planer für die Teambesprechung

Die Meetingplanung über mehrere Zeitzonen setzen Sie am besten praktisch um, indem Sie sich mit geeigneten digitalen Tools beschäftigen und eine passende Anwendung auswählen, die sich problemlos in Ihre bereits vorhandene IT-Infrastruktur integrieren lässt. Die in Meeting-Planer-Zeitzonen Tools enthaltenen Funktionen helfen Ihnen, auf effiziente und organisierte Art und Weise zu planen und dadurch Zeit und Ressourcen zu sparen.

Zeitzonen-Meeting-Planer wie Bitrix24 fördern dabei das einfache Management von Meetings, denn Sie haben die Möglichkeit schnell und einfach einzusehen, wann welche Ihrer Kollegen in verschiedenen Zeitzonen verfügbar sind. Zusätzlich unterstützen Sie die Zusammenarbeit und den Informationsaustausch innerhalb des Teams und tragen so zu einem verbesserten Teamwork bei.

Mit der Anwendung reduzieren Sie Missverständnisse oder vergessene Termine, denn Sie stellen sicher, dass alle Meetingteilnehmer unabhängig von ihrer geografischen Lage die richtige Uhrzeit sehen, frühzeitig eingeladen und an bevorstehende Besprechungstermine erinnert werden.

Wichtige Sicherheitsstufen lassen sich über Zugriffsrechte realisieren. Flexible Einstellungsoptionen ermöglichen hier eine exakte Definition, welche Kollegen Zugang zu einem bestimmten Kalender haben.

Schritt 3: Prüfen Sie an welchen Stellen es günstige Überschneidungen der Zeitzonen für ein Meeting gibt

Planen Sie eine Teambesprechung über Zeitzonen hinweg, indem Sie in diesem Schritt herausfinden, welche Arbeitszeiten der Kollegen sich in den verschiedenen Zeitzonen überschneiden.  

Ein Terminplaner für Gruppen und eine Terminfindungsfunktion für die einfache Koordination zählen zu den Werkzeugen, die eine Termingestaltung besonders leicht machen. Darin findet sich unter anderem beispielsweise, wie in Bitrix24 auch eine Anwesenheitsliste, in der Mitarbeitende Urlaubstage und Dienstreisen eintragen, die später automatisch angezeigt und mit der Terminplanung für Teams abgeglichen werden. So vermeiden Sie eine Überschneidung von Privat- und Geschäftsterminen und stellen sicher, dass die benötigten Teilnehmenden bei Ihrem Meeting dabei sind.

Wenn Ihr Team zu flexiblen Arbeitszeiten oder in Gleitzeit tätig ist, entscheiden Sie sich für einen Standardarbeitszeit Bereich, der für Teambesprechungen geeignet ist.

Bei großen Zeitunterschieden müssen Sie hier womöglich jedoch Abstriche machen und einige Teilnehmende besonders zeitig am Morgen oder später am Abend einbinden, um eine Teambesprechung durchzuführen.  

Schritt 4: Arbeiten Sie mit einer Umfrage, in der Sie konkrete Besprechungszeiten vorschlagen

Holen Sie sich rund um die konkrete Terminplanung das Feedback Ihrer Teamkollegen ein, indem Sie eine Umfrage starten, in der Sie mögliche Besprechungszeiten, die Sie bereits im vorangegangenen Schritt evaluiert haben, vorschlagen.

Umfragen ersparen viel Zeit, denn Sie müssen nicht auf E-Mail oder Chat-Nachrichten setzen, um mögliche Terminabstimmungen zu präzisieren, sondern erhalten auf eine konkrete Frage im Handumdrehen eine klare Antwort.

Dabei haben Sie wie bei der Umfrage von Bitrix24 die Option, diese anonym, öffentlich oder normal (Nutzer entscheidet über Sichtbarkeit) durchzuführen und konkret zu definieren, ob alle Teammitglieder oder nur bestimmte Mitarbeitende / Projektgruppen / Abteilungen daran teilnehmen sollen.

Sobald die Umfrage beendet ist, können Sie mit der Auswertung beginnen und überprüfen, welche Vorschläge bei Ihren Kollegen auf einen großen gemeinsamen Konsens stoßen.

Berücksichtigen Sie dabei, dass es auch trotz hoher Zustimmungsrate und einem detaillierten Planen einer Teambesprechung über Zeitzonen hinweg kurzfristig, beispielsweise durch Krankheit,  zu Ausfällen kommen kann.

An dieser Stelle besteht unter anderem die Möglichkeit, Aufzeichnungen von Teambesprechungen und die Zusammenfassung von Ergebnissen zu nutzen, die wir in späteren Schritten näher beschreiben, um auch kurzfristig abwesende Kollegen auf den neuesten Stand zu bringen.

Schritt 5: Definieren Sie einen gemeinsamen Termin im Kalender

An dieser Stelle finalisieren Sie die Meetingplanung über mehrere Zeitzonen, indem Sie alle gewonnenen Erkenntnisse aus den vorangegangenen Schritten bündeln und einen passenden Termin festlegen.

Wichtig ist es dabei, dass Sie diesen im gemeinsamen Kalender als Termin fixieren und dazu Kalender-Apps verwenden, die die Koordination von Meetings über Zeitzonen hinweg erleichtern. 

In der Regel haben Sie hier die Möglichkeit, den Kalender so einzustellen, dass Zeiten in Ihren eigenen und anderen Zeitzonen angezeigt werden. So bietet beispielsweise der Google Kalender eine automatische Zeitänderung, wenn Sie Ihr Meeting in einer ausgewählten Zeitzone abhalten und einen Teilnehmenden aus einer anderen Zeitzone hinzufügen.

Auch der Outlook Kalender verfügt über eine Zeitzonen-Funktion, mit deren Aktivierung automatisch die Zeitzonen für Besprechungen angepasst werden. Arbeiten Sie in einer Zeitzone und diverse Kollegen in einer anderen, werden die Uhrzeiten entsprechend der Zeitzonen individuell angepasst.

Lösungen wie der Bitrix24 Kalender ermöglichen in diesem Zusammenhang eine nahtlose Zwei-Wege-Synchronisierung mit verschiedenen Kalendern, darunter Google Kalender und Outlook Kalender. Nach der Synchronisierung werden alle Termine aus dem Bitrix24 Kalender, auch Google Kalender oder im MS Outlook sichtbar und umgekehrt.

Schritt 6: Arbeiten Sie mit rotierenden Besprechungszeiten

Beim Planen einer Teambesprechung über Zeitzonen hinweg ist es leider eine gelebte Praxis, dass es immer Kollegen gibt, die Sie zu ungünstigen Zeiten zu Meetings einladen, wenn diese beispielsweise eigentlich noch nicht am Arbeitsplatz sitzen oder bereits im Feierabend wären.

Hier gilt es Fingerspitzengefühl zu beweisen und niemanden dauerhaft zu benachteiligen. Selbst wenn es sehr praktisch erscheint, immer die gleiche Besprechungszeit in regelmäßigen Abständen zu nutzen, kann die Fairness den einzelnen Teamkollegen gegenüber darunter leiden.

Ziehen Sie es aus diesem Grund in Erwägung, ein rotierendes Terminsystem zu finden, in dem jeder Kollege einmal an der Reihe ist und somit abwechselnd an einem besonders günstigen oder für ihn eher unpassenden Termin teilnimmt.

Das Rotieren der Besprechungszeiten stellt sicher, dass jeder zumindest hin und wieder eine für ihn ideale Besprechungszeit bekommt, die sich gut in den Arbeitsalltag integrieren lässt. Setzen Sie hier dauerhaft auf einen Ausgleich und kommunizieren Sie diesen auch offen.

Schritt 7: Legen Sie eine klare Agenda fest

Stellen Sie im Vorfeld immer sicher, dass jeder Besprechungsteilnehmer gut informiert und optimal vorbereitet in ein Meeting kommt. Eine klare Agenda ist beim Planen einer Teambesprechung über Zeitzonen hinweg wichtig, um zu gewährleisten, dass alle Kollegen die gleichen Vorstellungen davon haben, was besprochen und von ihnen erwartet wird.

Mit Hilfe einer Agenda legen Sie die Tagesordnung und die zugehörige Zeitplanung fest. Sie richten den Fokus auf ausgewählte Themen und sorgen dafür, dass mit effektiven Zeitplänen Gespräche fokussiert bleiben und nicht ausufern.

Ein vordefinierter Zeitrahmen fördert die Einhaltung von Abläufen und reduziert die Gefahr, dass die vorher geblockte Zeit deutlich überschritten wird. 

Achten Sie darauf, dass für jeden Tagesordnungspunkt zeitlich auch eine Diskussion eingeplant wird, um zu gewährleisten, dass alle Kollegen ihre Sichtweisen, Fragen und Anliegen äußern können.

Eine klare Agenda unterstützt sie darüber hinaus dabei, effektiv zu kommunizieren und all ihre Punkte klar und präzise zu platzieren. Schaffen Sie Transparenz, indem Sie Ihre Agenda mit allen Tagesordnungspunkten im Vorfeld an die Teilnehmenden des Meetings übermitteln und diese die Gelegenheit haben, sich alle Schwerpunkte genau anzuschauen und sich darauf vorzubereiten.

Schritt 8: Senden Sie eine Einladung an alle Teilnehmenden sowie eine automatisierte Erinnerung vor dem Besprechungsbeginn

Erstellen Sie eine Besprechung beispielsweise in Ihrem Bitrix24-Kalender und geben Sie den Titel, die Zeit, das Datum und die Dauer der Besprechung an und fügen Sie die nötigen Kollegen hinzu, indem Sie auf Teilnehmende hinzufügen klicken und deren E-Mail-Adressen oder Bitrix24-Konten eingeben.

Wenn Sie einen Termin im Kalender erstellt haben, sorgen Sie so dafür, dass Sie an entsprechend alle Teilnehmende eine Einladung versenden. Wenn Sie zum Beispiel eine Projektgruppe zu einem Meeting einladen, dann wird jeder Teilnehmende der Gruppe eine Benachrichtigung über die Einladung erhalten und kann diese bestätigen oder ablehnen. Nach der Bestätigung des Termins wird dieser direkt und automatisch im eigenen Kalender des Teilnehmenden festgehalten.

Zusätzlich haben Sie beim Planen einer Teambesprechung über Zeitzonen hinweg auch die Option, eine Erinnerung einzustellen, damit Sie und Ihre Teamkollegen vor einer bestimmten Zeit des Terminanfangs nochmals erinnert werden. 

Dazu können Sie jedem Termin eine Erinnerung hinzufügen, um eine automatisierte Erinnerung vor dem Beginn der Besprechung einzurichten. Wählen Sie den Zeitpunkt aus, zu dem die Erinnerung gesendet werden soll, und geben Sie eine Nachricht ein, die die Mitarbeitenden an die bevorstehende Besprechung erinnert.

Mit Bitrix24 werden Termine auch über unterschiedliche Zeitzonen hinweg eingehalten

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Schritt 9: Zeichnen Sie Teambesprechungen auf

Wenn Sie eine Besprechung über mehrere Zeitzonen planen, kann es trotz sorgfältiger Koordination dazu kommen, dass Teamkollegen aus den unterschiedlichsten Gründen ein Meeting verpassen oder auch nach erfolgreicher Teilnahme im Nachgang noch einmal bestimmte Passagen ins Gedächtnis bringen wollen.

Zeichnen Sie Sitzungen auf, während sie stattfinden und stellen Sie die Aufzeichnung im Anschluss an die Besprechung jedem Teammitglied oder anderen Stakeholdern zur Verfügung.

Auf diese Weise kann sich jede•r das Meeting später nach Belieben ansehen und das Planen einer Teambesprechung über Zeitzonen hinweg wird zusätzlich erleichtert, da eine lückenlose Dokumentation jedes Gesprächs existiert.

Beachten Sie, dass Sie die Zustimmung aller Teilnehmenden benötigen, bevor Sie Ihr Meeting aufzeichnen. Weisen Sie zu Beginn der Besprechung darauf hin, dass Sie eine Aufzeichnung vornehmen, um diese anschließend allen Kollegen zur Verfügung zu stellen.

Schritt 10: Protokollieren Sie die Ergebnisse und senden Sie diese an alle Teilnehmenden

Protokollieren Sie beim Planen einer Teambesprechung über Zeitzonen hinweg die Ergebnisse und Maßnahmen der Besprechung und senden Sie diese an alle Teilnehmenden, um sicherzustellen, dass alle auf dem gleichen Stand sind.

Notieren Sie sämtliche Aufgaben, die während der Teambesprechung zugewiesen wurden, und halten Sie fest, wer konkret für deren Umsetzung verantwortlich ist. Vereinbaren Sie Fristen für die Umsetzung und halten Sie diese Aufgaben auf einer gemeinsamen To-Do-Liste fest.

Auf den Punkt gebracht: So planen Sie ein Team-Meeting über Zeitzonen hinweg!

Unabhängig davon, ob Ihre Teams remote oder hybrid arbeiten oder in ganz unterschiedlichen Büroräumen weltweit verteilt sind, das Planen einer Teambesprechung über Zeitzonen hinweg erfordert Fingerspitzengefühl.

Ein Meeting-Zeitzonen-Planer bietet dafür eine wertvolle Grundlage und unterstützt Sie mit geeigneten Schritten dabei, Besprechungen problemlos zu koordinieren und durchzuführen.

Bieten Sie in diesem Zusammenhang bei sich wiederholenden Meetings nicht nur rotierende Zeiten an, bei denen jeder Teilnehmende einmal eine für ihn besonders günstige Zeit nutzen kann, sondern setzen Sie auch auf gemeinsame Kalender, Einladungen und Aufzeichnungen der Besprechungen. So realisieren Sie Teambesprechungen, die effizient und maßgeblich zum Projekterfolg beitragen.