Im Jahre 2022 sind einige wichtige Trends zu beobachten, denen sich kein Unternehmen verschließen sollte. Dazu gehört der verstärkte Einsatz hybrider Arbeitsmodelle mit flexiblen Arbeitszeiten, die Organisation der Zusammenarbeit von und mit Remote-Mitarbeitern, der Einsatz künstlicher Intelligenz im Service und Support und die Integration von Lösungen zur Personalverwaltung, Zeiterfassung und Planung. Wie sind diese Aufgaben ganzheitlich zu lösen?
„Focus Workforce-Management“ ist ein moderner Ansatz dazu. Im Mittelpunkt dieses Konzepts steht die wichtige Ressource Mitarbeiter. Besonders in personalintensiven Prozessen geht es darum, den Einsatz der Mitarbeiter bestmöglich zu koordinieren, um zu jeder Zeit die Bestqualifiziertesten am richtigen Ort einsetzen zu können.
Um die komplexen Prozesse wie Budgetierung, Termin- und Zeitmanagement, Leistungsüberwachung und die Auswertung der erfassten Daten zu managen, bedarf es einer guten Workforce-Management Software.
Den Schlüssel für die Effizienz bei der Einführung eines Systems, das allen Anforderungen der Ressourcenverwaltung gerecht wird, geben Ihnen die folgenden 10 Tipps.
Was ist Workforce-Management?
Hinter dem Begriff des Workforce-Managements steht die Idee, die Mitarbeiter eines Unternehmens als wertvolle Ressourcen bestmöglich einzusetzen. Um die Mitarbeiter als Ressourcen wirklich effizient einsetzen zu können, müssen Personalwesen, Kontrolle und Produktivitätsmanagement interagieren. Software-Tools unterstützen diese koordinierte Verfahrensweise und helfen bei der Standardisierung und Automatisierung von Verfahren.
Welche Relevanz hat Workforce-Management in der modernen Arbeitswelt?
Dem Workforce-Management wird in der modernen Arbeitswelt ein hoher Stellenwert eingeräumt. In einer digitalen Arbeitsumgebung mit schnell wechselnden Prioritäten sollen die für das Projektmanagement benötigten personellen Ressourcen verfügbar sein. Das beinhaltet, die benötigte Anzahl von Mitarbeitern mit ausreichender Qualifikation an jedem Ort und zu jeder Zeit bereitstellen zu können.
Welche Herausforderungen gilt es, mit Workforce-Management zu meistern?
Viele Unternehmen stehen derzeit vor großen Herausforderungen, wie unsicheren Märkten mit stark schwankender Nachfrage, einer fortschreitenden Digitalisierung und Nachwirkungen der Pandemie mit Workforce-Management zu meistern. Das Aufbrechen starrer Arbeitsmodelle mit flexiblen Arbeitszeiten und Agilität bieten Lösungsansätze für diese Aufgaben.
Welche vorrangigen Ziele verfolgt ein Workforce-Management?
Die vorrangigen Ziele des Workforce-Managements bestehen darin, möglichst alle Mitarbeiter des Unternehmens effizient und flexibel einzusetzen. Damit wird gezielt auf Bedarfsschwankungen reagiert. Durch eine Synchronisation vorhandener Kapazitäten mit dem Auftragsvolumen wird die Wirtschaftlichkeit des Unternehmens gesteigert. Weitere Ziele liegen in der Verbesserung der Mitarbeiterzufriedenheit und einer Verwaltungsoptimierung.
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Human Resources (HR) sind eine wichtige Basis für den Erfolg eines Unternehmens. Der Fokus im Workforce-Management muss deshalb auf dem Einsatz der Mitarbeiter auf der entsprechender Position liegen, die der fachlichen Qualifikation passt, zugleich aber auch die Teamfähigkeit beinhaltet. Ein weiterer Schwerpunkt für ein erfolgreiches Workforce-Management liegt in der Entwicklung einer ausgeprägten Unternehmenskultur. Sie beinhaltet klare Zielstellungen, unterstützt das Teambuilding und motiviert Mitarbeiter zur Übernahme eigenverantwortlicher Arbeit.
Nach der geeigneten Personalauswahl kommt es darauf an, dass der richtige Mitarbeiter auch zur richtigen Zeit und am richtigen Ort eingesetzt wird. Nur damit lässt sich die erwartete Produktivität erreichen oder im Dienstleistungssektor ein Service bieten, der zu einer verbesserten Kundenzufriedenheit führt. Intelligent erarbeitete Dienstpläne sorgen dafür, dass motivierte Mitarbeiter ihrer Tätigkeit mit hoher Effizienz nachgehen können, schlechtes Timing beim Mitarbeitereinsatz sorgt dagegen für verminderte Leistungen und Kosten dem Unternehmen letztlich Geld. Flexible Arbeitszeitmodelle, die auch die Bedürfnisse der Mitarbeiter berücksichtigen, bieten eine gute Basis für den Einsatz der Human Resources.
Ein erfolgreiches Workforce-Management ohne geeignete Software-Tools ist unfassbar. Viel zu komplex sind HR-Prozesse, die Personaleinsatz und Mitarbeiterverwaltung koordinieren, als dass sie ohne technische Unterstützung gemeistert werden könnten.
Eine Workforce-Management Software sollte folgende wesentliche Features enthalten:
- Möglichkeiten auf unterschiedliche Weise mit den Mitarbeitern des Teams zu kommunizieren,
- Eine Aufgabenverwaltung, die eine Möglichkeit zur Interaktion mit Zeitplänen und Terminkalendern der Teammitglieder bietet,
- Überwachung von Budgets und Zielvorgaben und Ausgabe von Warnungen, wenn die Planvorgaben in Gefahr geraten,
- Bereitstellung von Daten, auf deren Basis Dienstpläne erstellt und Personalentscheidungen getroffen werden können.
Mit den geeigneten Werkzeugen, wie sie Bitrix24 zur Verfügung stellt, wird das Mitarbeitermanagement zum Erfolg. Alle HR-Dokumente und Mitarbeiterkontakte werden über einen zentralen Ablageort verwaltet. Arbeitszeiten werden erfasst und ausgewertet, die tägliche Arbeit wird damit für jedes Teammitglied nachvollziehbar. Im Social Intranet können Arbeitsleistungen durch Likes und Badges belohnt werden, was direkte Motivationssteigerung zur Folge hat. Die richtige Teamverwaltungs-Software vereint zudem die Datenverwaltung mit der internen Kommunikation auf einer einheitlichen Plattform.
Damit das Workforce-Management in Ihrem Unternehmen effektiv und erfolgreich funktioniert, ist eine Kommunikation erforderlich, die alle Teams und deren Mitarbeiter einbezieht. Denn Kommunikation trägt zur Verbesserung der teaminternen Zusammenarbeit bei, optimiert Arbeitsabläufe und hilft dadurch, die Projektziele termingerecht zu erfüllen. Höchste Priorität bekommt in diesem Zusammenhang der Einsatz der geeigneten Kommunikations-Tools, die besonders hilfreich für die Verwaltung der Remote-Teams und allen ihren Besonderheiten sind.
Aufgabe des Managements ist es, herauszufinden, welche Methoden am wirkungsvollsten und am besten funktionieren. Beim Workforce-Management sind die richtigen Kommunikationskanäle integraler Bestandteil. Durch Teamkommunikations-Tools werden die Informationsflüsse innerhalb des Unternehmens optimiert. Sie können orts- und zeitunabhängig genutzt werden und sichern allen Mitarbeitern – unabhängig davon, ob sie im Büro oder im Homeoffice arbeiten – den gleichen Wissensstand. Die kontinuierliche Interaktion gewährleistet, dass Aufgaben termingerecht erfüllt werden können. Ein Activity Stream sorgt dafür, dass Informationen an die Projektteams gesendet und von den Mitarbeitern gelesen und danach bestätigt werden können. Das bietet wiederum die Möglichkeit, bei Störungen im Projektablauf, rechtzeitig durch gezielte Steuerung der Personalressourcen einzugreifen.
Zur Planung des Personalbedarfs und den effektiven Einsatz der Mitarbeiter bedarf es einer exakten Prognose, die Zeitaufwand bei der Projektbearbeitung messt. Beide Faktoren sind deshalb wichtige Kriterien für das Workforce-Management. Eine möglichst exakte Terminplanung ist die wichtige Grundlage für den Einsatz der Mitarbeiter. Dabei kann die Analyse bereits erfolgreich umgesetzter Projekte mit ähnlichen Zielstellungen notwendig sein. Die geeignete Projektmanagementsoftware mit integrierter Berichterstattung und einer zentralen Dokumentenverwaltung bieten hierfür die beste Unterstützung.
Zu den Anforderungen der Terminierung in Bezug auf das Workforce-Management gehören der aufgabenbezogene Personaleinsatz, die Prognose über einen möglichen Personalzuwachs, eine Aufgabenzuweisung zu anderen Projekten bei personeller Überbesetzung.
Um den effizienten Personaleinsatz während der Projektarbeit und damit die Prognosen überprüfen zu können, bedarf es einer korrekten Erfassung der tatsächlich geleisteten Arbeitszeit, die für die zugewiesenen Arbeitsaufgaben benötigt wurde. Zeiterfassungs-Tools, die über eine Verknüpfung der Arbeitszeit mit dem Terminkalender oder den To-Do-Listen der Aufgabenverwaltung verfügen, bieten die besten Voraussetzungen zur Erfüllung dieses Bedürfnisses.
Flexible Arbeitszeiten und hybride Arbeitsmodelle bieten eine gute Basis für ein erfolgreiches Workforce-Management. Durch diese Instrumente lässt sich der Personaleinsatz besser steuern. Als Ergebnisse bekommt man Kosteneinsparungen, Produktivitätssteigerungen und die Erhöhung der Mitarbeiterzufriedenheit, was letztlich zu einer höheren Bindung hoch qualifizierter Fachkräfte führt.
Flexible Arbeitszeiten ermöglichen den besseren Personaleinsatz, gezielt nach der Auftragslage oder den Kundenbedürfnissen bei hohem Service- oder Supportbedarf. Bei einem hybriden Arbeitsmodell wird ein Teil der Arbeitszeit im Büro verbracht, ein anderer Teil remote aus dem Homeoffice. Einerseits wird man für Kundenberatungen oder Teammeetings anwesend, andererseits entfällt bei der Remote-Tätigkeit der Arbeitsweg. Die Zeit, die für diesen Weg gespart wird, kann wiederum als flexible Variationszeit gegenüber festen Vorgaben einer Büroarbeitszeit genutzt werden.
Flexible Arbeitszeitmodelle und hybrides Arbeiten unterstützen nicht nur das Unternehmen durch die Möglichkeit zum effizienten Einsatz der Mitarbeiter. Solche Regelungen verbessern auch die Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben und bieten zudem gute Möglichkeiten für eine Weiterbildung.
Beim Einsatz der Mitarbeiter für die bevorstehenden Arbeitsaufgaben ist die alleinige Auswahl nach fachlichen Kriterien nicht immer die richtige Methode. Die fachliche Kompetenz ist von großer Bedeutung und verdient Beachtung, allerdings können persönliche oder gesundheitliche Gründe die Verfügbarkeit eines Mitarbeiters oder dessen Leistungsfähigkeit einschränken. Ein gutes Management zeichnet sich dadurch aus, Kenntnisse über jeden einzelnen Mitarbeiter zu gewinnen, um seine Verhaltensweise zu verstehen und bewerten zu können.
Ein wichtiges Instrument, um Verständnis für die Wünsche oder eventuelle Befindlichkeiten des Menschen zu bekommen, sind individuelle Mitarbeitergespräche. Diese sollten unbedingt in einer vertrauensvollen Atmosphäre und auf Augenhöhe stattfinden. Work-Life-Balance oder eine Flexibilisierung der Arbeitszeit dürfen kein Tabu-Thema sein. Eine weitere Möglichkeit besteht in der Durchführung von Umfragen nach der Mitarbeiterzufriedenheit. Auch hier gilt es, offen und verständnisvoll auf Kritik zu reagieren.
Nur mit dem Verständnis der Unternehmensführung für die persönlichen Interessen der eigenen Mitarbeiter und der Kenntnis der Mitarbeiterzufriedenheit lässt sich Workforce-Management effizient umsetzen.
Für ein erfolgreiches Projektmanagement ist der Einsatz der fachlich qualifiziertesten Mitarbeiter bei den ihren Fähigkeiten entsprechenden Aufgaben erforderlich, wie bereits zuvor dargelegt wurde. Damit allein ist es aber nicht getan. Die fachliche Eignung sagt noch lange nichts über die Produktivität eines Mitarbeiters aus. Sie bildet die Basis dafür, dass ein Teammitglied seine Arbeit qualitätsgerecht zu leisten vermag, Metriken müssen die Leistungen bewerten. Es gibt keine einheitlichen Kennzahlen, mit der sich die Produktivität jedes Mitarbeiters bewerten lässt. Unternehmen verfolgen unterschiedliche Geschäftsziele. Im produzierenden Gewerbe werden andere Kriterien für die Produktivität gelten als in einer Werbeagentur. Die folgenden Kennzahlen werden aber – mindestens zum Teil – in fast jedem Unternehmen messbar sein:
● die mitarbeiterbezogene Arbeitsbelastung,
● die durchschnittliche Bearbeitungszeit für eine vergleichbare Arbeitsaufgabe,
● die Qualität der Arbeit hinsichtlich Fehlerquote oder Kundenreklamation,
● die Effizienz der geleisteten Arbeit, also das Verhältnis von Arbeitsergebnis zu genutzten Ressourcen,
● die Kundenzufriedenheit, sofern diese direkt in Bezug auf die geleistete Arbeit des Mitarbeiters gebracht werden kann.
Damit die Mitarbeiter ihre Fähigkeiten richtig einsetzen, müssen sie ihre Kompetenzen weiterentwickeln. Schulungs- und Qualifizierungsprogramme gehören deshalb unmittelbar zu einem erfolgreichen Workforce-Management. Denn Mitarbeiter, die entsprechend dem Unternehmensportfolio qualifiziert sind, bieten ein viel größeres Einsatzspektrum als Fachleute für einzelne Arbeitsaufgaben.
Zum Workforce-Management jedes Unternehmens sollte deshalb die Ausarbeitung eines Schulungsprogramms gehören. Dieses beinhaltet zunächst die Einarbeitung neuer Mitarbeiter und die Integration in ein Projektteam gemäß den ausgebildeten Fähigkeiten. Für die Fort- und Weiterbildung sind Unterlagen über den Einsatz und den Support der genutzten Projektmanagement-Software, der Kollaborations-Tools sowie weiterer benötigter Branchensoftware aufzubereiten. Nachrichten aus der Branche und zu innovativen Entwicklungen im Unternehmen sollten die Angebote ergänzen. Hilfreich ist in diesem Zusammenhang der Aufbau einer eigenen Wissensdatenbank innerhalb des Unternehmens. Hier können die neuesten Ergebnisse aus der Projektarbeit einfließen.
Als Unternehmer sollten Sie es nicht verpassen, Ihren Mitarbeitern Angebote anzubieten, die einen Karriereaufstieg ermöglichen. In Deutschland herrscht derzeit ein akuter Fachkräftemangel. Gut ausgebildete Mitarbeiter werden dem Unternehmen langfristig nur dann die Treue halten, wenn die eigenen Vorstellungen zur Karriereplanung berücksichtigt werden.
Die oben beschriebenen Tipps beschäftigten sich mit wesentlichen Einflüssen zur erfolgreichen Gestaltung eines Verwaltungsprozesses. Es lohnt sich aber auch, einige Fehler zu vermeiden.
Personal- und Arbeitsplanung bedeutet nicht, jede Arbeitsaufgabe oder jede einzelne Stunde aller Teammitglieder bis ins Detail zu managen. Damit werden Kreativität und Eigenverantwortlichkeit so stark eingeschränkt, dass die Produktivität darunter leidet. Ebenso wenig hilfreich ist eine ständige Kontrolle jedes einzelnen Mitarbeiters. Dadurch geht Wertschätzung verloren und die Motivation sinkt. Stattdessen sollte das Vertrauen in die Leistungsfähigkeit jedes Einzelnen gestärkt werden.
Teams benötigen keine permanente Kontrolle, sondern die Anwesenheit eines Ansprechpartners im Management. Die interne Kommunikation darf nicht nur innerhalb der Projektgruppe funktionieren, sie muss auch die Führungsebene einbeziehen. Ist der Teammanager zu bestimmten Arbeitszeiten nicht direkt vor Ort ansprechbar, sind technische Möglichkeiten wie der Videochat oder eine Videokonferenz eine gute Alternative.
Innerhalb der Teamarbeit sollten einzelne Mitarbeiter niemals bevorzugt werden. Gleiches gilt in Bezug auf die Ressentiments gegenüber einzelnen Teammitgliedern. Workforce-Management kann nur dann erfolgreich umgesetzt werden, wenn alle Mitarbeiter des Teams gleichbehandelt werden.
Workforce-Management ist immer mit einer Analyse und Bewertung von Mitarbeiterdaten verbunden. Nur wenn der Teamleiter die Fähigkeiten seiner Mitarbeiter genau beurteilen kann, wird er sie richtig einsetzen können, eine hohe Produktivität erzielen und Projekttermine einhalten können.
Metriken zur Erfassung der Mitarbeiterproduktivität und eine detaillierte Erfassung von Arbeits- und Ausfallzeiten unterliegen in Deutschland allerdings dem Mitbestimmungsrecht des Betriebsrates. Das gilt zumindest für größere Unternehmen. Bereits bei der Planung zur Softwareeinführung für das Workforce-Management sollte bei der Produktpräsentation von Systemanbietern der Betriebsrat hinzugezogen werden. Eine Betriebsvereinbarung, die sowohl die Bedürfnisse des Unternehmens als auch die seiner Mitarbeiter berücksichtigt, schützt vor einem späteren Rechtsstreit. Das gilt vor allem auch bei der Erfassung von Daten, die nach dem deutschen Datenschutzgesetz nur bei Vorliegen einer Einverständniserklärung erhoben werden dürfen.
Unternehmen, wie Bitrix24, bieten Ihre Lösungen datenschutzkonform und auf Wunsch mit dem Hosting in einem deutschen Rechenzentrum an.
