Nur mit einem effektiven HR-Zeitmanagement sind Unternehmen in der Lage, Aufgaben in vordefinierten Zeiträumen zu erledigen und dabei die Arbeitsbelastung, die Leistungsfähigkeit und die Handlungsspielräume in einer guten Balance zu halten.
Lange Arbeitszeiten sind nicht zwingend mit einer produktiven Umsetzung gleichzusetzen. Hier ist es entscheidend, zunächst die Zeitmanagement Definition näher zu betrachten und sich mit den Möglichkeiten, die eine HR-Zeitmanagement-Software bietet, auseinanderzusetzen, um darauf aufbauend Zeitmanagement und Leistungsbeurteilung vorzunehmen.
Wir stellen Ihnen in diesem Artikel 10 effektive Human Resources Zeitmanagement-Grundlagen vor, mit denen Sie Stress reduzieren, HR-Ressourcen optimal einsetzen und die Gesamtleistung in Ihrem Unternehmen langfristig erhöhen.
FAQ
Was ist Zeitmanagement?
Zeitmanagement ist der Prozess der Planung und bewussten Kontrolle der Zeit, die für bestimmte Aufgaben und Aktivitäten aufgewendet wird, insbesondere um die Effektivität, Effizienz und Produktivität zu steigern. Das Ziel von Zeitmanagement besteht darin, Menschen dazu zu befähigen, ihre Arbeit besser und effizienter in kürzerer Zeit zu erledigen.
Worin liegen die Vorteile von Zeitmanagement?
Die Vorteile von Zeitmanagement liegen in der höheren Qualität des Outputs, einer erhöhten Produktivität, einer verbesserten Erfolgsquote sowie der Tatsache, dass die Zeiten priorisiert für die wichtigsten Dinge genutzt werden.
Was umfasst Zeitmanagement im HR?
Zeitmanagement im HR umfasst Maßnahmen, die dafür sorgen, dass im Personalwesen Zeiten effektiv verwaltet werden und die passenden Zeitfenster für anfallende Aufgaben und Projekte zur Verfügung stehen. Das HR-Zeitmanagement ermöglicht es Mitarbeitenden, Aktivitäten nach ihrer Bedeutung zuzuordnen und die dafür begrenzt zur Verfügung stehende Zeit optimal auszunutzen.
Was ist eine HR-Zeitmanagement-Software?
Eine HR-Zeitmanagement-Software ist eine Lösung zur Verwaltung und Überwachung von Arbeitszeiten. Sie kommt im Bereich Human Resources zum Einsatz nicht nur um die Arbeitszeiten der Mitarbeitenden zu erfassen, sondern auch um Prozesse zu optimieren und die Produktivität zu verbessern.
Was ist wichtig für ein gutes Zeitmanagement?
Für ein gutes Zeitmanagement ist es wichtig, dass der gesamte Tagesablauf gut organisiert ist und die gesetzten Ziele anhand von klaren Priorisierungen realisierbar sind. Mit Zeitlimits für Aufgaben und nötigen Pausen setzen Sie ein effektives Zeitmanagement um.
1. Organisieren Sie den Tagesablauf
Ein gutes HR-Zeitmanagement steht und fällt mit der Organisation des Tagesablaufs. Sorgen Sie dafür, dass Vorgesetzte und Mitarbeitende ihren Tag damit beginnen, ihren bevorstehenden Arbeitstag zu strukturieren.
Nutzen Sie für dieses Vorhaben spezielle To-do-Listen, in denen erfasst wird, welche Aufgaben anstehen und welche Priorität die jeweilige Tätigkeit hat.
Starten Sie Ihren Arbeitstag nicht, indem Sie sich sofort in die Arbeit stürzen, sondern verbringen Sie mindestens 10 Minuten damit, die wichtigsten Aktivitäten zu sortieren und zu planen.
Verwalten Sie Ihre Aufgabenliste nicht nach dem FIFO (First In – First Out) Prinzip. Nicht jede neu hinzukommende Aufgabe muss sofort erledigt werden. Vermeiden Sie hier ein mögliches Chaos. Eine wöchentliche Planung kann Ihnen dabei helfen, den Überblick über Ihre Aufgabenliste zu bewahren und wichtige Tätigkeiten zu priorisieren.
Zur Organisation des Tagesablaufs gehört es auch, dass Sie sich wertvolle Pufferzeiten einplanen. Diese dienen dazu, unvorhergesehene Problemstellungen zu bewältigen oder kurzfristige, aber wichtige Anfragen zeitnah zu erfüllen.
2. Integrieren Sie eine HR- und Zeitmanagement-Software
Eine HR- und Zeitmanagement-Software wie Bitrix24 bietet Ihnen ein softwareunterstütztes Zeitmanagement und eine realistische Leistungsbewertung, die durch zahlreiche integrierte Tools umsetzbar sind und eine Effizienzsteigerung auf persönlicher und Team-Ebene gewährleisten.
Damit erhalten Sie Stempeluhr- und Tagesplanungs-Tools, die es Ihren Mitarbeitern ermöglichen, ihren Arbeitstag zu beginnen, zu pausieren und zu beenden, Tagespläne oder Tagesberichte zu erstellen und Ereignisse außerhalb des Büros zu planen, wie beispielsweise Vor-Ort-Termine bei Kund•innen.
Über eine eingebundene Arbeitszeitbestätigung besteht die Möglichkeit, dass Vorgesetzte Änderungen bestimmter Zeiten zustimmen müssen.
Mithilfe von Arbeitsberichten lässt sich eine Berichterstattung täglich, wöchentlich oder monatlich realisieren.
Eine Software wie Bitrix24 erinnert alle Kolleg•innen daran, ihre Berichte zu senden. Alle Arbeitsberichte können mit Kommentaren und Effizienz-Bewertungen versehen werden.
3. Delegieren Sie Aufgaben, um Zeiten effizient zu verwalten
Insbesondere Vorgesetzten und Projektmanager•innen fällt es manchmal schwer, die zahlreichen Aufgaben, die es zu erledigen gilt, an die richtigen Mitarbeitenden abzugeben.
Team- und HR-Zeitmanagement bedeutet jedoch auch die Fähigkeit, Aufgaben und Zeiten effizient zu verwalten und zu prüfen, an wen sie zu delegieren sind.
Dies gilt insbesondere für Tätigkeiten, die plötzlich auftauchen und erledigt werden müssen, für die aber bislang kein Zeitfenster vorgesehen war. Überlegen Sie in diesem Zusammenhang, an welche Person die Aufgabe übertragen werden kann, um eine schnelle und nachhaltige Lösung zu schaffen.
Entscheidend ist dabei, dass Sie im Vorfeld die anstehenden Aufgaben genau anschauen und in Aktivitäten unterteilen, die Sie persönlich erledigen müssen und Tätigkeiten, die von Teammitgliedern möglicherweise besser und schneller umsetzbar sind.
Das Delegieren von Aufgaben bringt aber noch einen weiteren Vorteil mit sich. Die Übertragung von Verantwortung gibt vielen Kolleg•innen einen Motivationsschub und signalisiert ihnen Vertrauen. Sie werden sich bei der Umsetzung besonders einbringen und somit zur Leistungssteigerung im gesamten Projekt beitragen.
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4. Automatisieren Sie Workflows
Eine weitere Zeitmanagement-Grundlage für HR-Teams ist das Thema Automatisierung.
Bürokratische, manuelle Geschäftsabläufe führen zu langen Entscheidungswegen und einer Reduktion der Handlungsflexibilität.
Die Workflow-Automatisierung offeriert Unternehmen eine Reihe an Vorteilen, zu denen eine gesteigerte Effizienz, eine höhere Zufriedenheit von Mitarbeitenden, Daten- und Aufgabengenauigkeit und die Steigerung der gesamten Produktivität zählen.
Sparen Sie Zeit, indem Sie Workflows rationalisieren und vereinfachen. Automatisieren Sie Abläufe wie das Hinzufügen wichtiger Aufgaben zur Aufgabenliste, Genehmigungsprozesse zum Beispiel rund um Urlaubsanträge oder Spesenabrechnung oder den Abgleich von Arbeitszeiten mit der Lohn- und Gehaltsabrechnung.
Lösungen wie Bitrix24 halten passend dazu spezielle Automatisierungsregeln bereit, darunter regelmäßige Workflows, Status, Autostart, Trigger oder Wertberechnung, die direkt auf einer zentralen Plattform im Unternehmen zur Anwendung kommen können.
Im Personalwesen besteht unter anderem die Option, die gesamte Unternehmensstruktur online abzubilden und ein Mitarbeiterverzeichnis anzulegen, das den Zeitaufwand und das lange Suchen nach Informationen deutlich reduziert.
5. Nutzen Sie einen gemeinsamen Online-Kalender für die Mitarbeiterplanung
Zu einem nachhaltigen HR-Zeitmanagement gehört es auch, dass Sie Unternehmenskalender, gemeinsame Kalender für Abteilungen und Projektgruppen, sowie persönliche Kalender für jeden Mitarbeitenden praktisch anwenden.
Darin sollte alles erfasst werden, was an Aufgaben und Terminen ansteht, inklusive aller Mittagspausen und Zeiten, die Sie aufwenden müssen, um beispielsweise Telefonate zu führen oder Emails zu beantworten.
Mit einem Online-Kalender fokussieren Sie Ihre Aufmerksamkeit und planen gemeinsame Zeiten mit Ihren Kolleg•innen. Über eine sorgfältige Planung stellen Sie sicher, dass es nicht zu Terminüberschneidungen kommt oder Termine vergessen werden.
Über gemeinsame Kalender mit Terminfindungsfunktion lassen sich bequem Termine auch abteilungsübergreifend mit Kolleg•innen planen und passend dazu automatisch Einladungen zum jeweiligen Ereignis versenden.
Praktische Erinnerungen, die Sie über eine HR-Zeitmanagement-Software automatisiert verschicken lassen können, garantieren darüber hinaus, dass es nicht zu Zeitüberschreitungen kommt und wichtige Termine rechtzeitig wieder ins Bewusstsein der Mitarbeitenden gerufen werden.
Achten Sie außerdem darauf, dass die Kalender aller Mitarbeitenden integriert und auch automatisch mit dem Freizeitverwaltungssystem synchronisiert werden. Damit gewährleisten Sie, dass Urlaubstage, Dienstreisen oder Krankenstände Berücksichtigung finden und in der Abwesenheitsliste einsehbar sind.
6. Werten Sie Arbeitsberichte aus
Ein Arbeitsbericht dient als formelles Dokument, in dem Informationen über Arbeitsaktivitäten von Mitarbeitenden festgehalten werden. Arbeitsberichte bilden eine wichtige Grundlage im HR-Zeitmanagement. Über eine Software für Tagesberichte wie Bitrix24 strukturieren Sie wichtige Informationen in anschaulichen Berichten.
Realisieren Sie unter anderem ein tägliches Reporting oder erinnern Sie Teammitglieder daran, dass Sie zum Ende eines Arbeitstages oder am Abschluss der Woche einen Bericht senden müssen.
Über Arbeitsberichte haben Mitarbeitende die Möglichkeit zu erklären, welchen Aktivitäten sie derzeit nachgehen und wie viel Zeit sie dafür am Tag aufgewendet haben. Damit unterstützen Sie nicht nur ein gewisses Maß an Selbstkontrolle und Eigenverantwortung, sondern erhalten auch die Informationen darüber, welche Aufgaben in welchem Zeitfenster umgesetzt wurden.
Lösungen wie Bitrix24 sind hier für Mobilgeräte optimiert, so dass tägliche Arbeitsberichte auch von unterwegs aus eingereicht werden können.
Tagesberichte helfen Ihnen dabei, Lücken und Probleme zu erkennen und rechtzeitig einzugreifen, wenn Deadlines nicht einzuhalten sind. Realisiert wird dies beispielsweise, indem Sie anhand der Tagesberichte die Arbeitslast anders verteilen oder weitere Kolleg•innen zum Projekt hinzuziehen, um eine fristgerechte Fertigstellung zu gewährleisten.
7. Führen Sie effektiv Meetings durch
Zahlreiche Meetings können zu einem echten Zeitkiller werden und bei unsachgerechter Durchführung die Produktivität im gesamten Unternehmen deutlich einschränken.
Stellen Sie im Rahmen vom HR-Zeitmanagement sicher, dass die Durchführung von Meetings einer konkreten Planung folgt und dabei ein fest definierter Zeitrahmen nicht überschritten wird. Die Umsetzung erfolgt am besten anhand einer Agenda, die Sie bereits im Vorfeld vor dem Zusammentreffen aufstellen und darin wichtige Gesprächspunkte und Ziele festhalten, die im Meeting unbedingt erreicht werden sollen.
Schaffen Sie eine Meetingkultur, indem Sie nicht ständig aufeinanderfolgende Meetings planen, sondern diese nach Abteilungen oder Teams verteilen und so gut wie möglich zeitlich und inhaltlich straffen. Erinnern sie auch alle Kollegen daran, sich an die vorgeschriebene Agenda des Meetings zu halten, um die Zeit effektiv zu nutzen und nicht vom eigentlichen Thema abzuschweifen.
8. Verwenden Sie professionelle Vorlagen, um Zeit zu sparen und Fehler zu vermeiden
In den meisten Unternehmen werden E-Mails, aber auch Angebote und Rechnungen sowie HR-Formulare regelmäßig wiederverwendet. Für ein optimales HR-Zeitmanagement bieten in diesem Zusammenhang professionelle Vorlagen eine wichtige Zeitersparnis.
Durch die Verwendung von vorgefertigten Vorlagen können Sie viel Zeit bei der Erstellung und Ausformulierung einsparen und stellen darüber hinaus sicher, dass die Inhalten den internen Richtlinien entsprechen und in immer gleicher, hochwertiger Form das Unternehmen verlassen.
Nehmen Sie sich Zeit für die einmalige Erstellung professioneller Vorlagen und greifen Sie dabei auf vorgefertigte Templates zurück. Füllen Sie die Vorlagen mit Informationen, die wiederkehrend benötigt werden und stellen Sie dabei auch Regeln rund um das Corporate Design auf.
Die Vorlagen lassen sich bequem abspeichern und können von zugriffsberechtigten Mitarbeitenden im Unternehmen jederzeit verwendet werden, um zeiteffizient E-Mails oder andere Dokumente an Kolleg•innen, Geschäftspartner•innen und Kund•innen zu senden.
9. Arbeiten Sie mit Zeit-Management-Techniken
Wertvolle Unterstützung im HR-Zeitmanagement erhalten Sie auch durch die Nutzung von Zeitmanagement-Techniken und Arbeitszeitverwaltung. Eine besonders interessante Methode ist dabei die Pomodoro-Technik. Sie lässt sich besonders leicht umsetzen und ist eine zuverlässige Option, Zeiten einzusparen und erstklassige Ergebnisse zu erzielen.
Sie wenden die Technik am besten an, indem Sie sich eine Aufgabe auswählen und einen Timer auf 25 Minuten einstellen. Innerhalb der Zeitspanne konzentrieren Sie sich zu 100 % auf die anstehende Tätigkeit und lassen sich nicht durch andere Aktivitäten ablenken. Sind die 25 Minuten um, machen Sie für etwa 5 Minuten Pause und prüfen kurz, wie weit Sie mit Ihrer Arbeit vorangekommen sind. Nehmen Sie nun die nächste Aufgabe in Angriff und bearbeiten Sie diese wieder 25 Minuten lang. So gelingt es ihnen, an einem produktiven Arbeitstag 12 Pomodoros zu schaffen.
Geben Sie nicht gleich auf, wenn sich der Erfolg nicht direkt einstellt. Die Methode erfordert viel Selbstbeherrschung, ist aber mit etwas Übung höchst effektiv.
10. Beugen Sie einem Burnout vor
Ganz gleich, ob eine unendliche To-Do-Liste, zahlreiche kräfteraubende Meetings oder diverse Ablenkungen oder alles auf einmal – ein erhöhter Stresslevel führt nicht selten zu einem Burnout mit weitreichenden Folgen für Psyche und allgemeinen Gesundheitszustand. Lassen Sie es gar nicht erst so weit kommen, indem Sie auf ein ausgewogenes Zeitmanagement setzen und sicherstellen, dass Sie und Ihre Kolleg•innen niemals bis zur vollkommenen Erschöpfung arbeiten.
Nehmen Sie sich hier bewusst Zeit für Pausen, Ruhephasen und Abwechslung. Diese sollten nicht nur im Urlaub, sondern auch über den Tag verteilt möglich sein. Achten Sie auch darauf, dass alle Mitarbeitenden einem Burnout vorbeugen, indem sie sich hin und wieder auch die nötigen Pausen gönnen.
Dies wird schon durch kleine Veränderungen im Alltag möglich, indem sie beispielsweise die Mittagspause für ein gutes Essen oder einen Spaziergang nutzen oder einen Smalltalk bei einer guten Tasse Kaffee mit einem Kollegen halten. Sorgen Sie für frischen Wind und einen freien Kopf, um wieder top motiviert an die Arbeit gehen zu können.
Fazit: Zeitmanagement-Tipps für Profis anwenden
Wir haben Ihnen nicht nur die Frage "Was ist Zeitmanagement?" beantwortet, sondern auch wertvolle Grundlagen an die Hand gegeben, die Sie bei einem nachhaltigen HR-Zeitmanagement unterstützen.
Effektives Zeitmanagement bietet Ihnen eine wertvolle Basis, um die Potentiale Ihrer HR-Ressourcen optimal zu kanalisieren und dabei auch die menschliche Komponente nicht außer Acht zu lassen.
Räumen Sie der Verwaltung von Arbeitszeit eine hohe Priorisierung im Unternehmensalltag ein. Dies fördert nicht nur den wirtschaftlichen Erfolg Ihres Unternehmens, sondern sorgt auch für eine höhere Mitarbeiterzufriedenheit und eine damit einhergehende hohe Loyalität Ihrer Belegschaft.
