Dokumentenmanagement in Bitrix24

Mit Bitrix24 haben Sie die Möglichkeit, die Dokumente digital in der Cloud oder lokal zu verwalten.

In Bitrix24 können Sie Dateien im Format Dokument (.docх), Tabelle (.xlsх), Präsentation (.pptх) mithilfe von Bitrix24.Docs, Desktop Anwendungen, Services Google Docs, MS Office Online, Office365 in Bereichen Bitrix24.Drive oder Dokumente erstellen.

Wenn Sie mehr Infos zu diesem Thema benötigen, folgen Sie bitte dieser Anleitung.

Die Dateien werden mit diesen Programmen erstellt:

- Google Docs
- Office 365
- MS Office Online
- Bitrix24.Drive

Das Bearbeiten von Dateien ist

- Online in der Cloud (Sie werden auf Dokumente via Google Docs oder MS Office Web App zugreifen)
- oder lokal (Sie werden Dokumente in der auf Ihrem Computer installierten Anwendung bearbeiten)

möglich.

 Integrationen mit externen Online-Speichern

Beim Erstellen einer neuen Nachricht, neuen Aufgabe, eines neuen Termins oder einer neuen Einheit im CRM haben Sie die Möglichkeit, eine Datei hinzuzufügen. Diese Datei können Sie von Ihrem PC hochladen, aus Bitrix24 auswählen, von einem externen Drive herunterladen oder Mithilfe von Google Docs erstellen.

Damit Sie die Datei von einem externen Online-Speicher herunterladen können, müssen Sie in Ihrem jeweiligen Online-Account bei Dropbox, Google Drive, OneDrive usw. angemeldet sein.

 Flexible Einstellungen der Zugriffsrechte

Die Zugriffsrechte können Sie flexibel für einzelne Ordner und Dateien einstellen. Es ist außerdem möglich, die Dateien freizugeben und gemeinsam daran zu arbeiten.

 Öffentliche Dateien bzw. Links

Sie haben die Möglichkeit, die Dateien per öffentliche Links mit den Kunden bzw. anderen Nutzern zu teilen.

Den öffentlichen Link zur Datei können Sie in Bereichen Mein Drive, Unternehmensdrive oder im Drive der Projektgruppe im Kontextmenü der Datei oder in der Übersicht rechts bekommen.

Integration mit Office 365

Wenn Sie in Ihrem Unternehmen Office 365 nutzen und jeder Nutzer eigenen Account hat, geben Sie in den Einstellungen dementsprechend Office 365 ein, damit die Dokumente online via Office 365 angezeigt und bearbeitet werden können.

Sperrfunktion für Dokumente

Wird ein gleichzeitiges Bearbeiten von Dokumenten durch mehrere Mitarbeiter nicht erwünscht, steht jedem Nutzer in Bitrix24 eine Sperrfunktion zur Verfügung.

Änderungshistory

Unter Änderungshistory der Datei sehen Sie folgende Informationen:

- Von wem die Datei geändert wurde
- Name der Datei
- Wann die Änderungen vorgenommen wurden
- Größe der Datei
- ID der Datei

Geschäftsprozesse automatisieren

Bitrix24 ermöglicht es Ihnen, verschiedene Dokumentenworkflows zu erstellen, um bspw. einen Entwurf des Dokumentes zu veröffentlichen und es zu genehmigen, um eine Expertenmeinung oder eine mehrstufige Genehmigung zu bekommen etc.

Datensicherheit

Bitrix24 ist einer der sichersten Cloud-Services, welcher für die Zusammenarbeit benutzt werden kann. Alle Daten, die Sie auf Bitrix24 hochgeladen haben, sind sicher aufbewahrt und gut geschützt, und nur Sie können auf diese Daten entsprechend dem System der Nutzerberechtigungen zugreifen.

Mehr über die Einstellungen jeder einzelnen Funktion erfahren Sie in unserem FAQ Bereich.